ALPEN-Methode für Zeitmanagement: Definition und Vorteile

Was verbirgt sich hinter der ALPEN-Methode?

1. A: Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten aufschreiben
2. L: Länge schätzen
3. P: Pufferzeiten einplanen
4. E: Entscheidungen treffen
5. N: Nachkontrollieren

Diese Methode für Zeitmanagement und zur Steigerung der Produktivität wurde von dem Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Prof. Lothar J. Seiwert entwickelt. "Die ALPEN-Methode ist so einfach wie wirkungsvoll”, sagt der erfolgreiche Autor zahlreicher Selbsthilfebücher. Sie fokussiert den Anwender auf eine pragmatische Tagesplanung und das konsequente Setzen von Prioritäten, mit einem Aufwand von fünf Minuten Planung pro Tag.

Wie man die ALPEN-Methode anwendet

1) Schreiben Sie Ihre Aufgaben und Aktivitäten auf:

Wenn Sie die ALPEN-Methode anwenden, sollten Sie dies idealerweise am Abend vor dem nächsten Tag tun. Erstellen Sie eine To-Do-Liste mit allen Aufgaben und Aktivitäten, die Sie erledigen müssen, sowie mit allen Terminen und Pausen für den nächsten Tag. Falls erforderlich, können Sie auch noch ausstehende Arbeiten vom Vortag auf die Aufgabenliste setzen. Es ist nicht notwendig, eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten, wenn Sie diese Punkte aufschreiben.

Erstellen Sie eine Liste mit allem, was Sie tun müssen
Die erste Stufe dieses Zeitmanagementplans besteht darin, dass Sie oder Ihre Teammitglieder zu Beginn des Tages jede einzelne Aufgabe aufschreiben, die Sie zu erledigen haben. Dabei spielt es keine Rolle, wie umfangreich oder bedeutend diese Aufgaben sind, alles aufzuschreiben; Ziele und Vorgaben sind der Ausgangspunkt.

2) Schätzen Sie, wie lange die Arbeit dauern wird:

Schätzen Sie nun grob, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt benötigen werden. Bitte denken Sie daran:

• Seien Sie bei Ihren Zeitschätzungen realistisch und stützen Sie sich auf Ihre Erfahrung.
• Machen Sie Ihren Zeitplan nicht zu eng
• Setzen Sie sich ein Zeitlimit
• Schreiben Sie bei Terminen auch die genauen Zeiten auf
  Schätzen Sie die Länge der einzelnen Aufgaben
  Als Nächstes sollten Sie sich notieren, wie lange die einzelnen Aufgaben Ihrer Meinung nach dauern werden. So können Sie Ihre Zeit besser einteilen, wenn Sie planen, wie Sie Ihren Tag verbringen wollen.

3) Planen Sie Pufferzeit ein:

(Unter Pufferzeit versteht man im Projektmanagement die zusätzliche Zeit, die zu einer Zeitschätzung hinzugefügt wird, um ein Projekt auf Kurs zu halten. Sie ermöglicht es den Projektmanagern, unvorhergesehene Situationen zu berücksichtigen, ohne die Koordination eines Projekts grundlegend ändern zu müssen).

Da sich Verspätungen nicht ausschließen lassen, sollten Sie Pufferzeiten einplanen, die auf folgenden Näherungen basieren:

• Verwenden Sie 60 % Ihrer Zeit für die Planung bestimmter Arbeiten und Aktivitäten.
• 40 % der Zeit als Puffer einplanen (50 % des gesamten Zeitpuffers für unerwartete
  und spontane Aktivitäten)
  Selbst wenn Sie sich genau an diese 60:40-Regel halten, werden Sie nicht immer alles schaffen können.
  Dies kann unter anderem an Ihrer persönlichen Leistungskurve liegen (machen Sie Pausen!).
• Pufferzeit einplanen
  Wenn Sie eine ungefähre Vorstellung davon haben, wie lange jede Ihrer Aufgaben dauern wird, fügen Sie am Ende ein wenig Pufferzeit hinzu. Auf diese Weise geraten Sie nicht in Verzug, selbst wenn Sie die Dauer einer Aufgabe unterschätzen, und stellen sicher, dass Ihr Plan nicht durch eine unangemessene Erwartungshaltung durchkreuzt wird.
• Nach der APLEN-Methode sollten Sie 40 % Ihres Tages für diese zusätzliche Pufferzeit einplanen. Wenn Sie eine Aufgabe vor der geschätzten Endzeit abschließen, haben Sie mehr Zeit für die nächste Aufgabe oder können eine Pause einlegen, bis es Zeit ist, die nächste Aufgabe zu beginnen.

4) Entscheidungen treffen:

Setzen Sie Prioritäten: Was müssen Sie zuerst erledigen? Was ist wichtiger, was ist weniger wichtig? Was kann delegiert werden? Gibt es etwas, das nicht notwendig ist und weggelassen werden kann?Bearbeiten Sie Ihre Liste
Nachdem Sie alle Aufgaben auf Ihrer Liste mit Zeitangaben versehen haben, bearbeiten Sie sie. Stellen Sie fest, welche Punkte Priorität haben und welche Sie auf einen anderen Tag verschieben und vorerst von Ihrer Liste streichen können.

Sobald Sie die Liste bearbeitet haben, können Sie einen Zeitplan erstellen, in dem Sie alle zu erledigenden Aufgaben auflisten und angeben, wie viel Zeit Sie sich für die Erledigung der Aufgaben gegeben haben. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr entscheiden, was als Nächstes zu tun ist, und können viel kreativer und produktiver sein.

5) Rückblick:

Bei dieser Überprüfung sollten Sie kontrollieren, ob Sie Ihre Aufgaben bewältigt haben und ob Ihre Planung korrekt war. Sie sollten besonders auf die Qualität Ihrer Planung achten und die gewonnenen Erkenntnisse und
die gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen nutzen, um Ihre Planung in Zukunft zu verbessern. Prüfen Sie, ob Sie die Punkte auf Ihrer Aufgabenliste erledigt haben, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen haben und nichts unerledigt bleibt. Jede Arbeit, die Sie nicht erledigt oder unvollständig gelassen haben, sollten Sie in Ihren Plan für den nächsten Tag aufnehmen.

Reflektieren Sie den Prozess Wenn Sie Ihren ALPEN-Zeitmanagementplan befolgt haben und hoffentlich erfolgreich waren, gehen Sie zu Ihrer Liste zurück und reflektieren Sie sie. Waren Ihre Schätzungen, wie lange die Aufgaben dauern würden, korrekt? Haben Sie alles erledigt, was Sie wollten, oder müssen Sie Ihre Effizienz neu bewerten? Dieser Prozess gibt Ihnen die Möglichkeit, die Aufgaben zu markieren, die Sie morgen erledigen werden, was Ihnen das Leben leichter machen wird, wenn Sie diese Methode erneut anwenden wollen.

Teamarbeit mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode eignet sich hervorragend für Einzelpersonen, die ihre Aufgabenliste auf Vordermann bringen wollen, aber kann man sie auch für die Organisation von Aufgaben in Ihrem Team verwenden? Auf jeden Fall! Hier sind einige Anpassungen, die Sie für die Effizienz des gesamten Teams vornehmen müssen:

Planen Sie Pufferzeiten für Besprechungen und Aufgaben in den Kalendern ein, um die täglichen Unwägbarkeiten auszugleichen, die einen sorgfältig geplanten Tag zum Scheitern bringen können. Es ist auch hilfreich, täglich ein 30-Minuten-Zeitfenster für dringende (sprich: ungeplante) Arbeitsanforderungen einzurichten.Arbeiten Sie gemeinsam an Listen, um Zeit für die Zusammenarbeit zu planen. Dies ist eine gute Gelegenheit, um gemeinsam Aufgabenlisten zu erstellen oder sie mit Kollegen zu teilen, damit diese wissen, wann ihre Teamkollegen an etwas Wichtigem arbeiten und nicht unterbrochen werden sollten. Die gemeinsame Planung Ihrer Aufgabenliste ermöglicht es den Teammitgliedern auch, gemeinsam Pausen einzulegen.Bei den Schritten der ALPEN-Methode ist es wichtig, das Team zu ermutigen, seine Aufgabenliste für den nächsten Tag zu erstellen, bevor der Arbeitstag beendet wird. Auf diese Weise hat jeder einen strukturierten Tag vor sich und kann sich gleich am Morgen mit den Aufgaben befassen, die für ihn Priorität haben.

Zusammenfassung