ALPEN-Methode für Zeitmanagement: Definition und Vorteile

Was verbirgt sich hinter der ALPEN-Methode?

1. A: Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten aufschreiben
2. L: Länge schätzen
3. P: Pufferzeiten einplanen
4. E: Entscheidungen treffen
5. N: Nachkontrollieren

Diese Methode für Zeitmanagement und zur Steigerung der Produktivität wurde von dem Wirtschaftswissenschaftler und Zeitmanagement-Experten Prof. Lothar J. Seiwert entwickelt. "Die ALPEN-Methode ist so einfach wie wirkungsvoll”, sagt der erfolgreiche Autor zahlreicher Selbsthilfebücher. Sie fokussiert den Anwender auf eine pragmatische Tagesplanung und das konsequente Setzen von Prioritäten, mit einem Aufwand von fünf Minuten Planung pro Tag.

Wie man die ALPEN-Methode anwendet

1) Schreiben Sie Ihre Aufgaben und Aktivitäten auf:

Wenn Sie die ALPEN-Methode anwenden, sollten Sie dies idealerweise am Abend vor dem nächsten Tag tun. Erstellen Sie eine To-Do-Liste mit allen Aufgaben und Aktivitäten, die Sie erledigen müssen, sowie mit allen Terminen und Pausen für den nächsten Tag. Falls erforderlich, können Sie auch noch ausstehende Arbeiten vom Vortag auf die Aufgabenliste setzen. Es ist nicht notwendig, eine bestimmte Reihenfolge einzuhalten, wenn Sie diese Punkte aufschreiben. Diesen Vorgang können Sie auch mit einer SWOT-Analyse abgleichen, um die für Sie wichtigen Ziele im Auge zu behalten.

2) Schätzen Sie, wie lange die Arbeit dauern wird:

Schätzen Sie nun grob, wie viel Zeit Sie für jeden Punkt benötigen werden. Bitte denken Sie daran:

• Seien Sie bei Ihren Zeitschätzungen realistisch und stützen Sie sich auf Ihre Erfahrung.
• Machen Sie Ihren Zeitplan nicht zu eng
• Setzen Sie sich ein Zeitlimit
• Schreiben Sie bei Terminen auch die genauen Zeiten auf

3) Planen Sie Pufferzeit ein:

Die Pufferzeit dient dazu, unvorhergesehene Situationen zu berücksichtigen, ohne die ursprüngliche Planung grundlegend ändern zu müssen.

• Planen Sie 60 % der für einen Vorgang vorgesehenen Zeit für die eigentliche Ausführung ein
• Planen Sie 40 % als Puffer für unvorhergesehene Ereignisse und Fehlschätzungen ein.
  Wenn Sie eine Aufgabe vor der geschätzten Endzeit abschließen, haben Sie mehr Zeit für die nächste Aufgabe oder können eine Pause einlegen, bis es Zeit ist, die nächste Aufgabe zu beginnen.

4) Entscheidungen treffen:

Setzen Sie Prioritäten: Was müssen Sie zuerst erledigen? Was ist wichtiger, was ist weniger wichtig? Was kann delegiert werden? Gibt es etwas, das nicht notwendig ist und weggelassen werden kann?

Sobald Sie die Liste bearbeitet haben, können Sie einen Zeitplan erstellen, in dem Sie alle zu erledigenden Aufgaben auflisten und angeben, wie viel Zeit Sie sich für die Erledigung der Aufgaben gegeben haben. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr entscheiden, was als Nächstes zu tun ist, und können viel kreativer und produktiver sein. Hier bietet es sich an, ähnliche Aufgaben gemäß der Time-Blocking Methode zusammenzufassen.

5) Rückblick:

Bei dieser Überprüfung sollten Sie kontrollieren, ob Sie die Punkte auf Ihrer Aufgabenliste bewältigt haben und ob Ihre Planung korrekt war. Jede Arbeit, die Sie nicht erledigt oder unvollständig gelassen haben, sollten Sie in Ihren Plan für den nächsten Tag aufnehmen. Sie sollten besonders auf die Qualität Ihrer Planung achten und die gewonnenen Erkenntnisse und Erfahrungen nutzen, um Ihre Planung in Zukunft zu verbessern.

Teamarbeit mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hilft Einzelnen, ihre Tage zu ordnen. Doch sie funktioniert auch für Teams. Fügen Sie Pufferzeiten in den Kalender ein. Nicht viel. Gerade genug, um die Unwägbarkeiten eines Arbeitstages auszuhalten, ohne den Kurs zu verlieren. Legen Sie jeden Tag ein kurzes Zeitfenster für dringende, ungeplante Aufgaben fest. Das hält das Team beweglich.

Arbeiten Sie gemeinsam an Ihren Listen. Setzen Sie sich zusammen, teilen Sie Ihre Aufgaben und stimmen Sie sich ab. So weiß jeder, wann ein Kollege tief in der Arbeit steckt und nicht gestört werden darf. Gemeinsam geplante Listen schaffen Raum für echte Zusammenarbeit — und sogar für gemeinsame Pausen, die das Team zusammenhalten.

Am Ende des Tages sollte jeder seine Aufgaben für morgen festlegen. Still, fokussiert, ohne Hast. Dann beginnt der nächste Morgen nicht im Nebel, sondern mit klaren Zielen. Und ein Team, das seine Ziele kennt, arbeitet schneller, ruhiger und besser zusammen.

Kurz gesagt...

Arbeitsmanagement kann ganz einfach sein: mit der ALPEN-Methode, der Zeitmanagement-Methode, die verlangt, dass Sie mit sorgfältig erstellten Aufgabenlisten, Pufferzeiten und geplanten Pausen arbeiten, um Ihren Tag produktiv zu gestalten. Diese Methode lässt sich auch gut mit der Eisenhower-Matrix kombinieren.