Projektmanagement-Soft­ware Vergleich: Die 11 Besten [2025]

Was ist eine Projektmanagement-Software?

Bevor wir vergleichen, klären wir: Was genau ist eigentlich eine Projektmanagement-Software?

Eine gute Lösung unterstützt Sie bei allen Phasen eines Projekts – von der Planung über die Durchführung bis zum Abschluss. Sie hilft, Aufgaben zu strukturieren, Ressourcen zu verwalten, den Überblick zu behalten. Alles an einem Ort.

Typische Funktionen einer Projektplanung Software sind:

• Aufgabenmanagement: Aufgaben erfassen, zuweisen, priorisieren. Klar, einfach, nachvollziehbar.

• Zeitmanagement: Deadlines setzen. Fortschritte verfolgen. Flaschenhälse erkennen, bevor sie entstehen.

• Ressourcenplanung: Wer macht was, wann und wie lange? Und was kostet das?

• Kommunikation im Team: Kommentare, @Mentions, Updates – direkt bei der Aufgabe, ohne endlose E-Mails.

• Dokumentation: Protokolle, Dateien, To-Dos – alles digital, alles aktuell.

• Projektcontrolling: Budgets, Zeitaufwand, Meilensteine. Am besten in Echtzeit. Am besten übersichtlich.

Viele Werkzeuge bieten darüber hinaus Dashboards, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards oder sogar automatisierte Workflows.

Die meisten Projektmanagement Werkzeuge sind heute cloudbasiert, das heißt: Sie arbeiten online, ortsunabhängig, oft auch mobil. Einige Anbieter setzen auf Open Source, andere auf proprietäre Enterprise-Modelle.

Wichtig: Nicht jede Projektmanagement-Software ist für jeden geeignet. Wer agil arbeitet, hat andere Anforderungen als jemand, der nach klassischem Wasserfallmodell plant. Manche Teams brauchen maximale Flexibilität. Andere eher Kontrolle und Compliance.

Deshalb lohnt es sich, genauer hinzusehen – und die Tools im Detail zu vergleichen. Genau das tun wir im nächsten Schritt.

Welche Vorteile bringt der Einsatz einer Projektmanagement-Software?

Gute Projektarbeit ist kein Zufall. Sie entsteht aus Klarheit, Zusammenarbeit und Kontrolle. Eine Projektmanagement-Software unterstützt Sie genau dabei – Tag für Tag. Sie schafft Ordnung, wo Komplexität herrscht. Sie verbindet Menschen, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Und sie macht sichtbar, was sonst untergeht.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen, welche Vorteile Projektmanagement Tools im Arbeitsalltag wirklich bringen – jenseits bunter Versprechen.

1. Bessere Übersicht über Aufgaben und Prozesse

Mit einer Projektplanung Software sehen Sie auf einen Blick, wo Ihr Projekt steht. Wer arbeitet woran? Was ist erledigt? Was verzögert sich? Visualisierungen wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme oder Dashboards helfen, komplexe Abläufe verständlich darzustellen.

Das Ergebnis: Weniger Überraschungen. Weniger Chaos. Mehr Struktur.

2. Effiziente Zusammenarbeit im Team

E-Mails gehen unter. Informationen verteilen sich auf zig Kanäle. Mit einer guten Projektmanagement-Software holen Sie alle Beteiligten an einen Tisch – digital. Aufgaben lassen sich zuweisen, kommentieren, priorisieren. Dateien, Notizen, Termine? Alles zentral an einem Ort.

Gerade für Remote-Teams oder hybride Arbeitsmodelle ist das ein unschätzbarer Vorteil. Und auch klassische Büroteams profitieren: kürzere Wege, weniger Missverständnisse, schnellere Abstimmungen.

3. Klares Zeitmanagement und realistische Planung

Zeit ist oft das knappste Gut im Projekt. Eine moderne Projektmanagement-Software hilft, Deadlines zu setzen und einzuhalten. Sie erkennen Engpässe früh, planen Puffer realistisch ein und sehen, wenn Aufgaben aus dem Ruder laufen.

Mit Funktionen zur Zeiterfassung oder automatisierten Erinnerungen behalten Sie Kontrolle – ohne Mikromanagement.

4. Ressourcenschonendes Arbeiten

Wer ist überlastet? Wer hat Kapazitäten frei? Ressourcenplanung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor – und oft schwierig ohne System. Tools wie Wrike, Microsoft Project oder OpenProject ermöglichen eine gezielte Verteilung von Personal, Zeit und Budget.

Das schützt Ihre Teams vor Überforderung. Und es schützt Ihr Projekt vor Verzögerungen.

5. Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Gute Software dokumentiert mit – automatisch. Wer hat was entschieden? Wann wurde welche Änderung vorgenommen? Wurden Meilensteine erreicht?

Gerade für Projektleiter, die Rechenschaft ablegen müssen – ob intern oder gegenüber Kunden – ist das ein Vorteil. Sie können Abläufe nachvollziehbar darstellen und Entscheidungen belegen.

6. Bessere Kontrolle über Budget und Projektziele

Die meisten Tools bieten Möglichkeiten zum Projektcontrolling. Sie können Budgets hinterlegen, Ist-Zeiten mit Soll-Zeiten vergleichen, Warnungen bei Abweichungen erhalten. So behalten Sie nicht nur die Zeit, sondern auch die Kosten im Griff.

Ein echtes Plus für Projekte mit engem Rahmen oder vielen Stakeholdern.

7. Skalierbarkeit für kleine und große Teams

Ob Zwei-Mann-Startup oder internationales Großprojekt: Viele Projektmanagement-Tools lassen sich skalieren. Sie starten mit einer kostenlosen Basisversion – und wachsen mit dem Projekt. Tools wie Trello, Asana oder Monday.com bieten einfache Einstiege mit klaren Upgrade-Pfaden.

Für Großunternehmen gibt es spezialisierte Lösungen mit erweiterten Funktionen und Integrationen in bestehende Systeme.

8. Automatisierung von Routineaufgaben

Wiederkehrende Aufgaben binden Zeit. Viele moderne Tools ermöglichen heute Workflow-Automatisierungen. Beispielsweise: Wenn Aufgabe A abgeschlossen ist, wird Aufgabe B automatisch erstellt und zugewiesen. Oder: Erinnerungen gehen drei Tage vor Fälligkeit raus.

Das spart Zeit. Und es reduziert Fehler.

9. Mehr Motivation durch Klarheit

Ein oft unterschätzter Effekt: Wenn Teams wissen, was zu tun ist – und warum –, arbeiten sie motivierter. Ein gutes Tool zeigt Ziele, Fortschritte, Verantwortlichkeiten. Jeder sieht, wie der eigene Beitrag ins Ganze passt.

Das schafft Sinn. Und das fördert das Miteinander.

Fazit: Warum Sie nicht auf Projektmanagement-Software verzichten sollten

Projektmanagement Software für KMU, Konzerne oder Agenturen – die Vorteile sind universell. Sie sparen Zeit, vermeiden Fehler, steigern die Qualität. Sie behalten Kontrolle über Kosten, Termine, Teams.

Kurz: Sie machen Ihre Projekte erfolgreicher.

Im nächsten Abschnitt stellen wir Ihnen die beliebtesten Projektmanagement-Tools im Vergleich vor – übersichtlich, praxisnah und nach dem Alphabet geordnet. Damit Sie das finden, was zu Ihnen passt.

Projektmanagement-Software Vergleich: 11 Tools im Überblick

Nicht jedes Projekt ist gleich – und nicht jedes Tool passt zu jedem Team. Deshalb haben wir für Sie elf beliebte Projektmanagement-Tools verglichen. Alphabetisch geordnet, praxisnah beschrieben und klar bewertet. Ob Sie in einem Start-up arbeiten oder ein Großprojekt leiten – hier finden Sie das passende Werkzeug.

1. Allegra

Die Projektmanagement-Software Allegra der Alltena GmbH lässt sich passend als eine Kombination von Jira und Wrike beschreiben. Allegra unterstützt ziemlich umfassend agile, klassische und hybride Projektmanagement-Modelle. Durchgängig werden bewährte Methoden wie das Eisenhower-Prinzip, Earned Value, Getting Things Done und RACI-Matrix eingesetzt, um auch in großen Vorhaben Übersichtlichkeit zu gewährleisten. Die Software entwickelt sich immer noch massiv weiter und ist auch hinsichtlich Bedienbarkeit, Design und Funktionalität auf dem Weg zur absoluten Spitzenklasse.

Modern, ausgereift, komplett, aber wenig bekannt

Allegra unterstützt praktisch alle wichtigen Leistungsmerkmale für eine teamfähige Aufgabenmanagement-Software und Projektmanagement-Software., man kann damit z.B. gut einen Projektplan erstellen. Die Bedienoberfläche ist aufgeräumt und modern. Die Konfigurierbarkeit schüchtert einen am Anfang etwas ein, erweist sich nach kurzer Beschäftigung damit jedoch als logisch und durchdacht. Das Gantt-Diagramm, die Ressourcen-Ansicht und der graphische Workflow-Editor sind alle interaktiv.

Umfassendes Rollen- und Berechtigungssystem

Das Rollen- und Berechtigungssystem macht einen durchdachten Eindruck und basiert auf dem RACI-Matrix Prinzip. Zugriffsberechtigungen sind bis auf einzelne Felder hin einstellbar. Alle wichtigen Methoden wie Earned-Value, Meilenstein-Trend, Eisenhower-Prinzip und Getting-Things-Done werden unterstützt. Praktisch überall lassen sich Operationen durch Ziehen und Verschieben (Drag & Drop) ausführen.

Allegra unterstützt die gängigen Datenbanksysteme und läuft auf allen verbreiteten Betriebssystemen. Es ist in Java und JavaScript geschrieben, seit über zehn Jahren auf dem Markt und wird von ca. 10.000 Nutzern eingesetzt.

Server stehen in Deutschland

Allegra Cloud wird auf Servern betrieben, die in Frankfurt a.M., Berlin und Karlsruhe stehen. Allegra Cloud ist voll DSGVO-konform. Es existiert ein persönlich ansprechbarer Support, der per E-Mail, Telefon und Webkonferenz unterstützt.

Hauptfunktionen:

• Multi-Projektmanagement

• Gantt-Diagramme, Kanban, Scrum

• Ressourcen- und Kostenplanung

• Projektcontrolling

Stärken:

• Flexibel einsetzbar: für Wasserfall, Scrum oder Kanban

• Sehr hohe Anpassbarkeit

• Datenschutzkonform (Hosting in Deutschland und Self Hosting)

Schwächen:

• Konfiguration recht komplex in der Einarbeitung

• noch wenig bekannt

Preismodell:
Von 6.60€/Nutzer/Monat bis 14,60€/Nutzer/Monat bei 25 Nutzern, self hosted

Geeignet für:
Teams aller Größen, KMUs, Behörden, Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen, Defense

2. Asana Projektmanager Software

Asana ist ein viel genutztes cloud-basiertes Project Management Tool, um Projekte zu verwalten. Eine attraktive Bedienoberfläche mit vielen Anleitungen und Hinweisen macht den Einstieg relativ komfortabel. Mit der kostenlosen Version für einen Nutzer kann man nicht produktiv arbeiten; sie ist lediglich ein Lockangebot.

Vorlagen, Listen und Boards

Beim Anlegen eines Projektes geht man von einer Projektvorlage aus. Davon gibt es eine ganze Reihe fertig und man kann sich auch eigene anlegen. Im Zentrum des Werkzeugs stehen Projekte, in denen Aufgaben verwaltet werden. Pro Projekt existiert nur eine Art von Aufgabe, man kann also z.B. keine Risiken oder offenen Punkte definieren.

Die Aufgaben können in Listen-Ansichten oder auf Boards dargestellt werden. Die Projektmanagement Software monday.com bietet eine Zeitleisten-Ansicht ähnlich einem Gantt-Diagramm sowie eine Kalender-Ansicht. Man kann sich eigene Eingabeformulare erstellen.

Gute Lösung mit ein paar Lücken

Es ist offensichtlich, dass das Konzept des Projektmanagement Tools von Asana vielen Nutzern eine völlig ausreichende Funktionalität bietet. Auf folgende Punkte solltest Du aber achten, wenn Du mit Asana starten willst. Asana passt, wenn

• Du keine Work Breakdown Structure benötigst, also hierarchisch angeordnete Aufgaben. Unteraufgaben können nur eine Ebene tief angelegt werden
• Du keine Teilprojekte benötigst, die gibt es nicht
• Du keine schreibgeschützten und unsichtbaren Aufgabenattribute benötigst
• Du Aufgaben, Risiken, offene Punkte, Meilensteine etc. alle gleich behandeln kannst
• Du keine Tabellen in den Aufgabenbeschreibungen benötigst
• Du auf Methoden wie RACI oder Earned Value verzichten kannst
• Du keinen Vergleich von einem Ist-Zustand eines Projekts zu einem Soll-Zustand benötigst

Amerikanische Firma, Server-Standorte in den USA und Europa

Die Projektmanagement-Software Asana läuft in der Cloud. Im Enterprise-Lizenzmodell gibt es die Möglichkeit Daten auf europäischen Servern zu hinterlegen. Somit kann Asana europäische Datenschutzrichtlinien einhalten.

Asana finanzielle Situation

Asana wurde 2008 u.a. von Facebook-Mitbegründer D. Moskovitz gegründet. Im Jahr 2023 hat das Unternehmen bei einem Umsatz von 547 Mio. USD einen Verlust von 407 Mio. USD verbucht. Im Jahr 2024 lag der Umsatz bei 652 Mio. USD und der Verlust bei 257 Mio. USD. Asana hat seit seinem Börsengang immer Verluste in Höhe des halben Umsatzes gemacht, will aber ab 2026 ein positives Ergebnis erzielen. Die Strategie scheint auf maximalen Gewinn von Marktanteilen ausgelegt zu sein, in der Hoffnung, später durch Einsparungen oder Preiserhöhungen profitabel zu werden.

Hauptfunktionen:

• Aufgaben- und Projektplanung
• Zeitleisten, Boards, Kalenderansicht
• Automatisierungen
• Integrationen mit über 100 Tools (Slack, Google Drive etc.)

Stärken:

• Sehr intuitiv und schnell erlernbar

• Viele visuelle Darstellungen

• Leistungsstarke Team-Kommunikation

Schwächen:

• Kein echtes Projektcontrolling

• Für sehr große Projekte mit Abhängigkeiten begrenzt geeignet

Preismodell:
Kostenlose Basisversion, Premium ab ca. 13€/Nutzer/Monat bis 30€/Nutzer/Monat

Geeignet für:
Startups, Marketingteams, kleinere bis mittlere Projektgruppen

3. Jira

Jira ist ein für die Softwareentwicklung optimierter Issue Tracker und ein beliebtes Scrum-Werkzeug. Jira ist weitgehend konfigurierbar und bietet viele Schnittstellen zu anderen für die Softwareentwicklung nützlichen Werkzeugen wie Wikis, Source Code Repositories und Continuous Integration Systemen. Es unterstützt einfache Workflows und kann über eine Reihe von APIs erweitert werden.

Perfekt für agiles Projektmanagement

Jira setzt in Bezug auf Funktionalität und Bedienbarkeit den Maßstab für eine agile Projektmanagement-Software für die Softwareentwicklung. Die Standard-Arbeitsabläufe wie z.B. Sprints erstellen und abarbeiten sind optimiert. Die Bedienoberfläche ist funktional, freundlich und aufgeräumt. Alle notwendigen Ansichten wie z.B. konfigurierbare Task Boards und Listen sind da. Die unterschiedlichen Vorgangstypen wie Epics, User Stories und Tasks werden auch unterschiedlich behandelt.

Klassisches Projektmanagement nicht unterstützt

Jira unterstützt keine Projekthierarchien und nur eine Ebene von Sub-Tasks. Damit kann man keinen Projektstrukturplan oder eine Work Breakdown Structure abbilden. Es fehlen auch Ansichten zur Zeitplanung (kein Gantt) und zur Ressourcen-Planung. Es fehlt ein Konzept von “Projekttypen” z.B. für Hardware- und Software-Teilprojekte in einem Embedded System. Zum Teil gibt es Angebote anderer Hersteller, die versuchen, fehlende Funktionalität durch Plug-Ins zu ergänzen.

Amerikanische Firma, hohe Kosten für On Premises

Jira wird sowohl als Cloud-Lösung wie auch als On Premises Lösung angeboten. Der Anbieter legt sich in Bezug auf den Server-Standort nicht fest und verspricht lediglich, seine Kunden dabei zu unterstützen, DSGVO-konform zu sein.

Die On Premises-Lösung ist mit einem Mindestpreis von ca. 50.000 Euro pro Jahr für kleinere Benutzerzahlen uninteressant. Hinzu kommt die Frage der Unterstützung von Plugins, die in Zukunft hauptsächlich für das Cloud-Angebot weiterentwickelt werden sollen.

Jira basiert auf Java- und JavaScript-Technologie und unterstützt alle wichtigen Datenbanksysteme. Die Installation ist sowohl auf Windows-Servern wie auch auf Linux-Servern relativ einfach.

Atlassian finanzielle Situation

Atlassian, der Hersteller von Jira, hat 2024 einen Nettoverlust (EBT) von 300 Mio. USD bei einem Umsatz von 4,36 Mrd. USD eingefahren, allerdings bei einem gut positivem EBIT. Atlassian hat seit 2017 Nettoverluste produziert. Die Strategie scheint auf maximalen Gewinn von Marktanteilen ausgelegt zu sein. Es zeichnet sich ab, dass die Profitabilität nicht zuletzt durch Preiserhöhungen erreicht werden soll. So ist z.B. für kleinere und mittelständische Firmen keine bezahlbare On Premises-Lösung mehr im Angebot.
Jira von Atlassian ist der Goldstandard für agiles Projektmanagement in IT-Teams. Besonders stark in Softwareentwicklung und DevOps.

Hauptfunktionen:

• Scrum- und Kanban-Boards
• Release-Planung
• Issue- und Bugtracking
• Zeiterfassung & Berichte

Stärken:

• Hochgradig anpassbar für agile Methoden
• Starke Community und Plugin-Vielfalt
• Nahtlose Integration mit Bitbucket, Confluence etc.

Schwächen:

• Steile Lernkurve
• Für Nicht-Tech-Teams schnell überfordernd

Preismodell:
Free bis 10 Nutzer, dann ab ca. 8 €/User/Monat

Geeignet für:
Entwicklungsteams, Agile Softwareprojekte, Technische Teams

4. Monday

Die Lösung mit dem besten Marketing

“Ich möchte die Leute umarmen, die das erfunden haben” sagt Monday über Monday. Monday sagt auch über Monday, dass es einen ähnlichen Funktionsumfang bietet wie Wrike. Monday macht auch sonst vielversprechende Aussagen. Ich habe mir also Monday angeschaut, ohne vorher etwas geraucht zu haben.

Schön (und) bunt

Die Bedienoberfläche von Monday ist übersichtlich gestaltet und macht regen Gebrauch von bunten Farben. Statt langweiliger Listen gibt es viele bunte Kacheln, die mit Symbolen versehen sind. Alles ist großzügig dimensioniert. Für den, der es bunt mag, gibt es wenig Besseres.

Wo sind die Projekte?

Eine Projektmanagement-Software ohne Projekte? Geht das? Die Antwort ist: Nein! Monday organisiert alle Aufgaben in “Views”, auf denen sich “Boards” befinden. Es werden eine Reihe von Board-Typen zur Verfügung gestellt, wie z.B. eine Kalenderansicht oder eine Timeline. In der Tabellenansicht lassen sich die Spalten der Boards konfigurieren. Für die Boards gibt es auch Vorlagen. Sieht alles auch etwas nach Trello aus, man wird doch wohl nicht dort abgekupfert haben?

Mit Monday kann es inzwischen auch komplexer werden

Durch den ursprünglich einfachen Ansatz von Monday war Projektmanagement nie komplex. Der Grund: Die Software unterstützte die Bearbeitung komplexerer Aufgabenstellungen einfach nicht. Hier ist ein Auszug von dem, was immer noch nicht geht:

• Nur Boards, keine Projekte oder Teilprojekte. Ab ca. 30 Aufgaben pro Board leidet die Übersicht zusehends
• Keine Aufgabenhierarchie, damit keine Work Breakdown Structure möglich
• Sehr einfacher Zugriffsschutz auf entweder eine gesamte Zeile auf dem Board, alle Inhalte oder nur lesend
• Das ganze Layout und Design ist bei Vorhaben mit mehr als 5 Leuten und ein paar hundert Aufgaben wohl überfordert

Kein Spielzeug mehr?

Diese Frage kann nur jeder für sich beantworten. Monday bietet von beidem etwas, man kann damit spielen und man kann damit auch überschaubare Aufgabenstellungen bearbeiten. Die Funktionalität hat sich im vergangenen Jahr deutlich weiterentwickelt, wodurch das Werkzeug allerdings auch komplizierter wurde.

Israelische Firma, Server stehen in den USA und Europa

Monday wird nur als Cloud-Lösung angeboten und auf Servern des Amazon Web Services betrieben. Je nach Standort des Kunden kommen Server an europäischen Standorten oder in Nordamerika zum Einsatz. Monday versichert die Einhaltung der einschlägigen Datenschutz-Standards und bezeichnet sich als DSGVO-konform.

Mondays finanzielle Situation

Monday hat 2022 einen Nettoverlust von 136 Mio. USD bei einem Umsatz von 519 Mio. USD erzielt. 2023 lag der Umsatz bei 729 Mio. USD und der Nettoverlust bei knapp 2 Mio. USD. Seit seinem Börsengang hat Monday immer hohe Nettoverluste produziert. Durch massive Investitionen ins Marketing möchte Monday sich wohl Marktanteile sichern, um die dann später profitabel bewirtschaften zu können.

Einordnung:
Monday.com ist eine moderne, visuelle Projektmanagement-Software, die auf Flexibilität und einfache Bedienung setzt.

Hauptfunktionen:

• Aufgaben- und Teamverwaltung

• Workflows & Automatisierungen

• Zeiterfassung

• Integrationen & Dashboards

Stärken:

• Extrem visuell und intuitiv

• Einfach zu individualisieren

• Viele Vorlagen für verschiedene Branchen

Schwächen:

• Bei komplexen Abhängigkeiten eingeschränkt

• Performance bei großen Projekten kann nachlassen

Preismodell:
12 €/User/Monat bis 24€/Nutzer/Monat bei 25 Nutzern

Geeignet für:
Startups, Marketing, Agenturen, HR-Projekte

5. MS Project Projektmanager Software

Ein Werkzeug für den Projektplaner

MS Project ist vielen als Desktop-Software bekannt und hat einen schlechten Ruf. Der basiert vor allem darauf, dass der Umgang mit einem solch mächtigen Werkzeug fundierte Kenntnisse im Projektmanagement und der damit verbundenen Terminologie voraussetzt. Hinzu kommt, dass sich die umfangreiche Funktionalität der Software dem Benutzer nahezu ungefiltert und komplett darbietet, was auch erfahrene Projektmanager als anstrengend empfinden.
Seit Jahrzehnten im Einsatz – und immer noch eine der mächtigsten Lösungen für klassisches Projektmanagement.

Hauptfunktionen:

• Zeit- und Ressourcenplanung

• Gantt-Diagramme

• Budgetverfolgung

• Integration mit Office 365

Stärken:

• Umfassendes Reporting

• Ideal für strukturierte, lineare Projekte

• Gut in Microsoft-Umgebungen integrierbar

Schwächen:

• Veraltet wirkende Oberfläche

• Sehr technischer Einstieg

Preismodell:
Ab ca. 25 €/User/Monat (Cloud-Version), On-Premise teurer

Geeignet für:
Konzerne, Bau- und Industrieprojekte, erfahrene Projektleiter

Die Desktop-Version der MS Project Projektmanager Software ist für ein modernes, team-basiertes, kollaboratives Projektmanagement ungeeignet. Es wird aber auch ein MS Project Server angeboten, und für diesen wiederum ein Web-Interface.

MS Project Server: Zu komplex für das Team

Um das ganze Team in das Projektmanagement einbeziehen zu können, muss eine Projektmanagement-Software rollen-basiert reduzierte Ansichten auf die Funktionalität bieten können. Dazu muss die Software auch in der Lage sein, wichtige, auf das Projektmanagement zurückwirkende Prozesselemente zu unterstützen (z.B. Issue Tracking, Requirements Management, Continuous Integration).

Genau das bietet MS Project leider nicht. Auch in der Web-Version bleibt die Lösung ein Werkzeug für den Projektplaner, der versuchen muss, durch Besprechungen und Abfragen den Plan immer wieder an die harsche Wirklichkeit anzupassen.

MS Project Installation und Support

MS Project kommt von Seiten des Herstellers ohne persönlich ansprechbaren Support. Der Nutzer kann auf ein Hilfe-Center zugreifen und dort mit Hilfe von Suchanfragen sich selbst helfen.

Die Installation des Projektmanagement Tools kann ausschließlich auf Windows-Servern erfolgen und bedarf fundierter System-Administrator-Kenntnisse. Die Software muss nach der Installation konfiguriert werden, um sie an die eigenen Prozesse anzupassen.

6. OpenProject

Die beste Open Source Projektmanagement-Software

Wenn man nach einer kostenlosen Projektmanagement-Software sucht, steht OpenProject was die Qualität und den Leistungsumfang anbelangt ziemlich weit oben auf der Liste. Das Projekt zählt zu den besten Lösungen, die ich gefunden habe. Es hat sich aus dem Redmine-Projekt abgespalten und wird unabhängig von diesem weiterentwickelt. Es bietet eine klare, aufgeräumte und moderne Oberfläche.

Großer Funktionsumfang

OpenProject eignet sich gut für Projekte, die mit Softwareentwicklung zu tun haben. Das System ist umfassend konfigurierbar. Wie Redmine bietet es sogenannte “Module” an, die sich projektweise freischalten lassen. Solche Module existieren mit Funktionen für Tickets (Issue Tracking), Zeiterfassung, News, Dokumente, Dateien, Wiki, Repository, Foren, Kalender und eine interaktive Gantt-Ansicht.

Projekt- und Vorgangshierarchien

OpenProject ermöglicht es, Projekthierarchien und Vorgangshierarchien beliebiger Tiefe anzulegen. Vorgänge können miteinander verknüpft werden, z.B. durch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Aufwände lassen sich kategorisiert verbuchen.

Keine Unterstützung für agile Methoden

Um herauszufinden, was OpenProject nicht bietet, habe ich mir die Liste der Funktionen der kostenpflichtigen Enterprise-Version angeschaut. Es wird schnell klar, dass es in der kostenlosen Variante kein Agile Board für Scrum und Kanban gibt. Auch fehlt Unterstützung für Single Sign-On, Attribut-Highlighting, Volltextsuche in Anhängen, ein brauchbares Workflow-System und leider auch eine so rudimentäre Funktion wie ein Multi-Select-Custom Field. Ich habe auch keine Möglichkeit gefunden, die Eingabeformulare frei zu gestalten.

Gut für klassisches PM und Issue Tracking

Die kostenlose Variante eignet sich deshalb vor allem für klassisches Projektmanagement, zur Aufgabenverwaltung und als Issue Tracking Tool, in dem man keine Workflows benötigt und die Anzahl der Attribute für Aufgaben überschaubar bleibt.

OpenProject wird von einer Firma in Berlin betreut und zusammen mit einer aktiven Entwickler-Community weiterentwickelt. Das Projekt hat auf Github ca. 3100 Sterne.

OpenProject Installation und Technologie

Die kostenlose Projektmanagement-Software OpenProject ist in Ruby on Rails geschrieben und unterstützt das Datenbanksystem Postgresql. Ich habe mein Testsystem auf einem Linux-Server installiert, was mit einem Docker-Container relativ einfach war. Die Installation auf Windows-Servern ist möglich, aber anspruchsvoll.
OpenProject ist eine Open Source Projektmanagement Software, die viele klassische Funktionen mit agilen Methoden kombiniert.

Hauptfunktionen:

• Gantt-Charts, Work Packages

• Agile Boards

• Zeiterfassung

• Projektcontrolling

Stärken:

• Datenschutzkonform (EU-Hosting)

• Sehr strukturiert und flexibel

• Ideal für hybride Projekte

Schwächen:

• Bedienung etwas techniklastig

• Weniger ansprechend im Design

Preismodell:
Kostenlose Community-Version; Enterprise ab 5 € pro User

Geeignet für:
IT-Teams, NGOs, Unternehmen mit Fokus auf Datenschutz

Hier geht es zum Download für OpenProject.

7. ProjeQtOr

Vielseitiges Projektmanagement Tool

ProjeQtOr ist eine sehr umfangreiche Software für allgemeines Projektmanagement. Das Produkt deckt viele Prozessbereiche ab, u.a. Projektplanung, Ressourcen-Management, Incident-Management, Anforderungsmanagement und Testmanagement.

Als ich die Projektmanager Software installiert hatte und mich angemeldet hatte, wurde ich mit einer Fülle an Bedienelementen und Funktionen konfrontiert. Hinter der voreingestellten Konfiguration liegt ein bestimmter Entwicklungs­­prozess, den man zunächst an seinen eigenen anpassen muss. Die voreingestellte Konfiguration eignet sich für ein Systemhaus, das für externe Kunden Softwareentwicklungs-Projekte durchführt.

Eingabemasken und Felder nicht konfigurierbar

Benötigt man bestimmte Funktionen nicht, können diese nicht immer von der Bedienoberfläche entfernt werden. Auch können keine eigenen Felder und Eingabemasken definiert werden. Wenn der eigene Prozess zu dem in diesem Projektmanagement Tool abgebildeten passt, sollte man sich ProjeQtOr näher ansehen. Die Installation und Erst-Inbetriebnahme auf einem Linux-Server benötigt etwa eine Stunde.

Sehr komplexe Bedienoberfläche

Die vielen Funkionen ziehen leider nach sich, dass die Bedienoberfläche sehr komplex erscheint. Die zur Verfügung stehende Gantt-Darstellung ist nicht wirklich interaktiv. Die wenigen Kontextmenüs und geringe Drag & Drop-Funktionalität erschweren die Arbeit mit dieser Projektmanager Software. Der Workflow-Editor des Tools ist tabellarisch und nicht graphisch. Für agiles Projektmanagement gibt es wenig Unterstützung.

ProjeQtOr Installation und Technologie

Es ist nicht erkennbar, dass ProjeQtOr direkt von einer Firma unterstützt wird. Kommerzieller Support ist über ein Kontaktformular auf der Webseite zu erhalten. Die Sourceforge-Administratoren sitzen in der Nähe von Toulouse in Frankreich. Das Projekt ist seit 2010 relativ konstant aktiv.

ProjeQtOr ist in PHP und JavaScript geschrieben und hat auf Sourceforge ca. 400 Downloads pro Woche.
ProjectQtOr ist ein weniger bekanntes, aber leistungsfähiges Open Source Tool mit Fokus auf Projektplanung und Controlling.

Hauptfunktionen:

• Klassisches PM mit Gantt, Zeitplanung

• Risiko- und Qualitätsmanagement

• Ressourcen- und Budgetverwaltung

Stärken:

• Umfassende Projektstruktur

• Kostenlos nutzbar

• Ideal für langfristige Projekte

Schwächen:

• Veraltetes UI

• Wenig Nutzer-Support

Preismodell:
Komplett kostenlos (Open Source)

Geeignet für:
Technikaffine Projektleiter, Forschung & Bildung

Hier geht es zum Download für ProjeQtOr.

8. Redmine

Ausgereiftes, umfangreiches Projektmanagement-Werkzeug

Ehre, wem Ehre gebührt. Redmine bedient die Kategorie “kostenlose Projektmanagement Software” seit 2006. Redmine ist ein Projektmanagement Tool vor allem für Softwareprojekte. Die Projektmanager Software ist sehr konfigurierbar. Es bietet sogenannte “Module” für Tickets (Issue Tracking), Zeiterfassung, News, Dokumente, Dateien, Wiki, Repository, Foren, Kalender und eine nicht-interaktive Gantt-Ansicht.

Man kann sogenannte “Tracker” anlegen, um Vorgänge unterschiedlicher Art getrennt voneinander behandeln zu können. Für Projekte, Aufgaben, Zeiteinträge und Benutzer können kundenspezifische Felder angelegt werden. Es gibt Integrationen mit SVN und Git. Aufgaben können auch per E-Mail angelegt werden.

Projekt- und Vorgangshierarchien

Redmine unterstützt Projektplanung mit Projekthierarchien und Vorgangshierarchien beliebiger Tiefe. Aufgaben können miteinander verknüpft werden, z.B. durch Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen. Es gibt einfache, tabellarische Workflows. Aufwände lassen sich kategorisiert verbuchen.

Ein paar Defizite

Redmine ist ein ausgereiftes, hochwertiges und konfigurierbares System, das sich für unterschiedliche Arten von Teams eignet. Wenn man nach Defiziten schaut, kann man die nicht mehr zeitgemäße Gestaltung der Bedienoberfläche, das Fehlen von Drag & Drop-Funktionalität, das rudimentäre Gantt-Diagramm, fehlende Konfigurationsmöglichkeit für Eingabeformulare und die nur ansatzweise Workflow-Unterstützung ins Feld führen.

Der am schwersten wiegende Punkt dürfte jedoch die fehlende Unterstützung von agilen Methoden im Kern-System sein. Benötigt ein Team Unterstützung für Scrum oder Kanban, kann es sich z.T. mit Plug-Ins behelfen.

Redmine Installation und Technologie

Das Redmine Projekt hat zur Zeit ein Team von zwei aktive Entwicklern plus eine große Nutzer-Community. Die Projektmanager Software Redmine basiert auf dem Framework Ruby on Rails und unterstützt eine ganze Reihe von Datenbanksystemen. Aufgrund der verwendeten Technologie ist eine Installation auf Unix-Systemen einfach, auf Windows-Systemen aber eine Herausforderung. Das Projekt hat auf Github ca. 3400 Sterne.
Redmine ist ein klassisches Open Source Projektmanagement Tool, das sich durch hohe Anpassbarkeit und Plugin-Vielfalt auszeichnet.

Hauptfunktionen:

• Aufgabenmanagement

• Zeiterfassung

• Gantt-Diagramme

• Wissensdatenbank & Foren

Stärken:

• Komplett kostenlos

• Ideal für Entwicklerteams

• Große Community

Schwächen:

• Technisch in Einrichtung und Betrieb

• Altbackenes Design

Preismodell:
Open Source / kostenlos

Geeignet für:
IT-Teams, interne Projektarbeit, Budgetbewusste

Hier geht es zu Download für Redmine.

9. Trello

Gut gemachtes Task-Board, aber kein Projektmanagement-Tool

Trellos einfache und übersichtliche Ansicht ist benutzerfreundlich. Die Kanban Board-Ansicht kann als Workflow oder als eine Art „Notizzettel“ angelegt werden. Die Einfachheit von Trello liegt natürlich auch daran, dass keine Ansichten-Vielfalt vorhanden ist.

Ein Projekt oder Workflow kann ausschließlich in Form von Boards organisiert werden. Hilfreiche Ansichten wie ein Gantt-Chart, eine Aufgabenliste oder ein Projektstrukturbaum fehlen. Wem es wichtig ist, Projekte zu visualisieren und damit einen schnellen und intuitiven Zugang zu komplexen Projektinhalten herzustellen, für den ist eine reine Kanban-Board-Ansicht zu wenig.

Bedingter Schutz von Daten

Trello hat – wie Asana – einen US-amerikanischen Server-Standort, was eine fehlende BDSG (neu)-Konformität zur Folge hat. Wer Wert auf Datensicherheit und den Schutz von personenbezogenen Daten legt, der muss an dieser Stelle einen „Kompromiss“ eingehen. Seine Firmendaten werden an außereuropäischen Standorten gespeichert.

Online-Hilfen, aber kein persönlicher Kunden-Service

User, die gerne einen persönlichen Service in Anspruch nehmen, werden bei Trello nicht fündig. Es werden allerdings Alternativen – wie YouTube-Tutorials und statische Texte – auf der Homepage angeboten. Diese ersetzen zwar keine persönliche Ansprechpartner, aber geben dem User erste Antworten.

Kein Tool für komplexe Projekte

Wer seine Arbeitsweise mit Trello professionell digitalisieren möchte, stößt schnell an seine Grenzen. Die sehr einfachen Funktionen führen dazu, dass komplexe Projekte und Arbeitsprozesse nicht mehr abgebildet werden können. Der Vergleich zwischen Trello und Allegra liefert hier weitere Informationen zu den Features von Trello und greift auch das Thema „Praxishintergrund“ auf.

Für eine komplett agile Arbeitsweise ist Trello eine sehr gute Lösung. Wer aus dem eher traditionellen Umfeld kommt, ist mit einem Hybrid aus klassisch und agil sicher besser bedient. Denn ein Gantt-Chart, eine Projekt-übergreifende Ansicht, Zeiterfassung & Controlling und einige weitere Features wird man bei Trello nicht finden.
Trello ist der Inbegriff des Kanban-Boards und ideal für kleine, agile Teams, die einfache Strukturen schätzen.

Hauptfunktionen:

• Karten- und Board-System

• Checklisten, Fälligkeitsdaten

• Power-Ups (Integrationen)

Stärken:

• Extrem einfach zu bedienen

• Visuell ansprechend

• Kostenlos für viele Use Cases

Schwächen:

• Kein echtes Projektcontrolling

• Keine Ressourcenplanung

Preismodell:
Free-Version mit starken Grundfunktionen; Business Class ab 5 €/User/Monat

Geeignet für:
Startups, Kreativteams, schnelle Task-Verwaltung

10. Wrike

Cloud-Lösung mit großem Funktionsumfang

Wrike bietet seine gleichnamige Projektmanagement-Software unter verschiedenen Tarifmodellen an, in denen unterschiedlich viel Funktionalität geboten wird. Ich habe die Enterprise-Version getestet, da die kostenlosen Angebote und das Professional-Angebot funktional zu eingeschränkt sind.

Ordner, Projekte und Aufgaben

Wrike arbeitet mit den Begriffen “Ordner”, “Projekte” und “Aufgaben”. Aufgaben lassen sich beliebig verschachteln. Auch Projekte und Ordner können hierarchisch strukturiert und in “Spaces” zusammengefasst werden. Aufgaben können mit eigenen Feldern versehen werden. Man benötigt etwas Zeit, um sich an diese Modellierung zu gewöhnen; danach erscheint es einem einleuchtend.

Alle wichtigen Sichten da

Wrike bietet eine Listensicht, eine Kanban-Board–Sicht, eine Gantt-Darstellung, eine Kalendersicht und eine Tabellendarstellung der Aufgaben. Eine besondere Stärke von Wrike ist sein Workflow-Modul. Damit lassen sich eine Reihe Aufgaben automatisieren.

Keine Unterstützung für Scrum

Für agiles Projektmanagement bietet Wrike ein Kanban-Board. Echte Unterstützung für Scrum gibt es leider nicht; es fehlt das Konzept von Backlogs, Epics, User Stories und Sprints. Damit ist die Software hauptsächlich für klassisches Projektmanagement geeignet, nicht aber für agiles oder hybrides Projektmanagement.

DSGVO-konform

Der kalifornische Anbieter betreibt europäische Server am Standort Amsterdam und hostet die Nutzerdaten im europäischen Wirtschaftsraum. Wrike ist DSGVO-konform. Wer kein agiles Projektmanagement benötigt und mit den Preisen zurecht kommt, findet in Wrike eine ausgereifte, funktional reichhaltige Lösung für einfaches Workflow-Management und klassisches Projektmanagement.
Wrike richtet sich an professionelle Teams, die viele Projekte gleichzeitig steuern. Besonders stark im Projektcontrolling und Reporting.

Hauptfunktionen:

• Aufgaben- und Ressourcenmanagement

• Zeiterfassung

• Gantt-Charts & Dashboards

• Automatisierte Workflows

Stärken:

• Sehr skalierbar

• Exzellente Berichtsfunktionen

• Gute Integration in bestehende Systeme

Schwächen:

• Höherer Preis

• Komplex in der Einrichtung

Preismodell:
Free-Version bis 5 Nutzer; ab 9,80 €/User/Monat

Geeignet für:
Agenturen, IT-Dienstleister, große Marketing-Teams

11. ZenTao

Sehr schön für agile Software-Projekte

ZenTao ist eine Projektmanagement-Software, die sich hauptsächlich für Teams eignet, die Software agil entwickeln. Das kostenlose Tool ist vor allem in China populär, wo es auch entwickelt wird.

Die Benutzerschnittstelle der Projektmanager Software ist sauber und modern. Die Open Source-Edition ist funktional eingeschränkt, bietet aber Teams für alle Aufgaben in einem Scrum-Entwicklungsprozess alle wichtigen Leistungsmerkmale. Benötigt man Gantt-Diagramme, Excel-Import, eine Integration mit SVN/Git oder eigene Berichtsvorlagen, muss man auf eine kostenpflichtige Version wechseln. Es gibt eine chinesische und eine englische Online-Hilfe.

ZenTao unterstützt keine aufwandsbasierte Zuordnung und Abrechnung von Vorgängen; es gibt keine Unterstützung für Konten und Kostenstellen.

Klassisches PM nur eingeschränkt möglich

Die Open Source-Variante dieser Projektmanager Software hat keine benutzerdefinierbaren Felder und Eingabemasken. Die Rollen sind nicht projektspezifisch zuteilbar, sondern einem Benutzer immer fest zugeordnet. Die Berechtigungen sind nicht konfigurierbar. Die Vorgangstypen sind fest vorgegeben, es können keine eigenen angelegt werden.

ZenTao erlaubt es, sich wiederholende Aufgaben zu definieren. Es gibt keine Unterstützung für eine Vorgangshierarchie; allerdings können Tasks Child-Tasks haben. Projekte können nicht hierarchisch in Teilprojekte aufgeteilt werden.

ZenTao Installation und Technologie

ZenTao ist eine interessante Lösung, wenn man sich sicher ist, dass der im Werkzeug abgebildete Prozess zu dem eigenen passt. Das Projektmanagement Tool ist in PHP und JavaScript geschrieben und hat auf Sourceforge ca. 600 Downloads pro Woche.
ZenTao ist eine Open Source Projektmanagement-Software mit starkem Fokus auf agile Entwicklung und Testmanagement.

Hauptfunktionen:

• Aufgabenverwaltung

• Scrum- und Kanban-Boards

• Bug- und Testmanagement

• Releaseplanung

Stärken:

• Sehr umfassend für IT-Teams

• Kostenlos in der Community-Edition

• Lokal oder in der Cloud nutzbar

Schwächen:

• Komplexe Oberfläche

• Begrenzte Nutzerführung für Einsteiger

Preismodell:
Kostenlos (Community); kostenpflichtige Cloud-Versionen verfügbar

Geeignet für:
Entwicklungsabteilungen, QA-Teams, Open Source Fans

Die beste Projektmanagement-Software: Ein Fazit

Es ist zunächst erstaunlich, dass wir nicht mehr als 4 brauchbare Open Source-Produkte gefunden haben, die ernsthaft als Projektmanagement Tool eingesetzt werden können. Bis auf zwei bieten alle anderen kostenpflichtige Erweiterungen an, die die Tools dann zu kompletten Lösungen werden lassen. Interessant ist auch, dass zwei Werkzeuge aus der gleichen Codebasis hervorgegangen sind.

Die vielen (über 300) anderen Lösungen für Projektmanager Software werden entweder nicht mehr gepflegt (z.B. dotProject, ]ProjectOpen[, LibrePlan), sind nur für den Desktop-Einsatz zu gebrauchen (z.B. ProjectLibre), sind pseudo-freie Angebote oder passen nur für ganz eingeschränkte Anwendungsszenarien. Dazu gibt es eine Reihe von kostenlosen Desktop-Tools, die für Teams nicht geeignet sind.

Im kommerziellen Bereich gibt es ein großes Angebot an Lösungen, von denen ich hier ein paar der meiner Ansicht nach besten (und sei es auch nur das beste im Marketing) vorgestellt haben. Ganz kurz seien hier noch einige weitere interessante Lösungen erwähnt.

Meistertask

Meistertask ist im wesentlichen ein Task Management-System ist und erhebt nicht den Anspruch, ein komplettes Projektmanagement-Tool zu sein.

Freedcamp

Freedcamp ist eine interessante Software für allgemeines Aufgabenmanagement und Projektmanagement in Teams. Freedcamp lockt mit einer kostenlosen Einstiegsvariante, die allerdings nur für ganz einfaches Task Management gut ist. Eine echte Projektmanagement-Software wird Freedcamp erst mit den kostenpflichtigen Business- und Enterprise-Versionen.

Clickup

Von einfachem Aufgabenmanagement bis hin zu einfachem Projektmanagement kannst du mit Clickup vieles abdecken. Mit einem interessanten Hierarchiekonzept von Workspaces, Spaces und Ordnern kann das System bei der Strukturierung von Projekten punkten, auch wenn echte Unterstützung für WBS und Projektstruktur fehlt. ClickUp ist auch eines der wenigen Projektmanagement-Werkzeuge, das die Getting Things Done-Methode unterstützt.

Bitrix24

Bitrix24 ist eine multifunktionale web-basierte Kollaborations-Plattform für Kommunikation, CRM, Support und auch Aufgabenmanagement und Projektmanagement. Die Stärke von Bitrix24 liegt in seinem CRM-Modul.

awork

awork ist eine einfache Software für allgemeines Aufgabenmanagement in Teams. Mit awork lassen sich Aufgaben strukturieren, zuweisen und nachverfolgen. awork hat Funktionen für einfaches Projektmanagement, ist aber kein echtes Projektmanagement-Werkzeug.

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