Der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität im Projektalltag

Viele Personen und Teams unterscheiden im Arbeitsalltag nicht zwischen Effektivität und Effizienz, obwohl diese zwei ganz unterschiedliche Konzepte darstellen. Beide Faktoren tragen maßgeblich zum Erfolg eines Vorhabens bei, jedoch bedarf es anderer Maßnahmen, effektiver zu werden als effizienter zu werden.

Der bekannte Managementexperte Peter Drucker formulierte es treffend in seinem Buch The Effective Executive:

Das Ziel sollte also sein, Personen und Teams zu helfen, sowohl effizient als auch effektiv zu arbeiten, d.h. sowohl die richtigen Aufgaben zu wählen und zu priorisieren als auch diese optimal auszuführen.

Um dieses Zusammenspiel zu meistern, ist es essenziell, den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität zu verstehen und zu erkennen, wann welcher Aspekt zum Tragen kommt.

Was ist Effektivität?

Ein Synonym für "Effektivität" ist der Begriff "Wirksamkeit". Ist etwas wirksam, dann erzielt es eine erwünschte Wirkung. Ist jemand effektiv, dann hat sein Handeln einen positiven Effekt, er bewirkt etwas. Ein ineffektives Team bewirkt zwar auch etwas, aber das ist nicht mit einem geplanten Ziel oder einem erwünschten Ergebnis verbunden. Dieses Team verbraucht Sauerstoff und Budget, liefert aber nichts Brauchbares.

Eine effektive Person oder ein effektives Team arbeiten auf ein Ziel hin. Die Effektivität konzentriert sich auf das Ergebnis – ob und in welchem Ausmaß ein bestimmtes Ziel erreicht wurde. Personen und Teams sind dann effektiv, wenn sie die zum jeweiligen Zeitpunkt richtigen Maßnahmen ergreifen, um die ihnen gesteckten Ziele zu erreichen. Insofern ist die Effektivität einer Person oder eines Teams stark mit seinem Zeitmanagement verknüpft.

Hier einige Beispiele für effektive Teams:

• Effektive Teams konzentrieren sich auf das, was sie beeinflussen und steuern können. Sie verwenden nicht Zeit an Dinge, die sie nicht ändern können. Jedes Projekt hat Rahmenbedingungen, die von Gesetzen oder Firmenstandards herrühren und die nicht immer sinnvoll sind. Ein Projekt ist nicht der richtige Platz, solche Vorgaben zu diskutieren, es bringt einem dem Projektziel nicht näher.
• Effektive Teams behalten bei allen Entscheidungen über das, was sie tun, das Ziel im Auge, sie denken vom Ende her. Hilft die Einführung einer neuen Entwicklungsmethodik dem Team, bessere Qualität zu liefern? Ja, ist die Antwort, aber erst ab dem dritten Projekt. Es nützt also nicht dem aktuellen Projekt, aber dem langfristigen Unternehmensziel. Das effektive Team entscheidet sich für die Einführung, obwohl es für das eigene aktuelle Projekt von Nachteil ist.
• Effektive Teams priorisieren ihre Aufgaben immer in Hinblick auf deren Wichtigkeit für das Erreichen des Projektziels. Dazu benötigen sie einen jederzeit aktuellen Überblick über alle anstehenden Aufgaben sowie eine klare Zielsetzung. Effektive Teams werden keine unwichtigen und wenig dringenden Arbeiten ausführen, solange noch wichtige und dringende offen sind.

Was ist Effizienz?

Effizienz bezeichnet das Verhältnis zwischen Ertrag und Aufwand, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen oder Ergebnis zu erzielen. Je höher der Aufwand, desto weniger effizient war das Vorgehen. Je geringer der Aufwand, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen, desto effizienter war das Vorgehen.

Hier sind einige Beispiele für Effizienz in verschiedenen Kontexten:

1. Büroarbeit: Ein Mitarbeiter nutzt automatisierte Vorlagen und Tools, um E-Mails schneller zu versenden und Berichte effizienter zu erstellen. Er spart Zeit und arbeitet produktiver.
2. Produktion: Eine Fabrik richtet ihre Produktionslinie so ein, dass der Materialabfall minimiert und die Produktionsgeschwindigkeit maximiert wird, ohne die Produktqualität zu beeinträchtigen.
3. Transport: Ein Lieferservice plant Routen so, dass die kürzesten und verkehrsgünstigsten Wege genommen werden, wodurch weniger Treibstoff verbraucht und die Lieferzeiten verkürzt werden.
4. Energieverbrauch: Ein energieeffizientes Haus verwendet LED-Beleuchtung, Solarpaneele und gut isolierte Fenster, um den Energieverbrauch zu senken und gleichzeitig den Komfort der Bewohner zu erhalten.
5. Teamarbeit: Ein Team nutzt Projektmanagement-Software, um Aufgaben zu organisieren, Prioritäten zu setzen und Kommunikationswege zu verkürzen. Dadurch können sie Projekte schneller und mit weniger Missverständnissen abschließen. In all diesen Beispielen geht es darum, mit minimalem Aufwand (Zeit, Ressourcen, Energie) das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

Unterschied zwischen effizient und effektiv

Die folgende Tabelle fasst die wesentlichen Unterschiede zwischen effektivem und effizientem Handeln zusammen.

Um den Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz zu verdeutlichen, nehmen wir an, dass einer Ihrer Kunden mit Ihren letzten Warenlieferungen Qualitätsprobleme hatte. Nun bittet er um ein Gespräch. Sie sitzen in Frankfurt und er in Berlin.

Was ist wichtiger für den Projekterfolg: Effektivität oder Effizienz?

Ob Effektivität oder Effizienz wichtiger für den Projekterfolg ist, hängt stark von der jeweiligen Projektphase und den spezifischen Zielen ab. Beide sind wichtig, aber ihre Gewichtung kann sich im Verlauf eines Projekts verschieben:

• Effektivität ist häufig der entscheidende Faktor am Anfang eines Projekts. Es geht darum, die richtigen Ziele zu setzen und sicherzustellen, dass die richtigen Maßnahmen ergriffen werden. Wenn das Team nicht effektiv ist, können selbst die effizientesten Prozesse nutzlos sein, weil das Projekt auf die falschen Ziele ausgerichtet ist. Effektivität bedeutet in diesem Kontext, das richtige Problem zu lösen oder die richtige Strategie zu verfolgen.

• Effizienz wird wichtiger, sobald das Projekt richtig ausgerichtet ist. Nachdem die richtigen Ziele identifiziert wurden, sorgt Effizienz dafür, dass die Ressourcen – wie Zeit, Geld und Arbeitskraft – optimal eingesetzt werden. Effizienz maximiert die Produktivität und hilft dabei, das Projekt innerhalb des Zeitrahmens und Budgets zu halten.

Insgesamt ist es am wichtigsten, zuerst effektiv zu sein, um sicherzustellen, dass man die richtigen Dinge tut. Effizienz wird dann entscheidend, um diese Dinge optimal und ressourcenschonend umzusetzen. Beide Aspekte sollten im Gleichgewicht sein, aber Effektivität hat häufig den Vorrang, weil es wichtiger ist, das richtige Ziel zu verfolgen, als irgendein Ziel schnell zu erreichen.

Beginnen Sie mit Effektivität

Effektivität bedeutet, sein Tun auf das zu fokussieren, was einem hilft, die angestrebten Ziele zu erreichen. Ziele sind oft hierarchisch angelegt, z.B. so:

1. Unternehmensziele
2. Projektziele
3. Teamziele
4. Persönliche Ziele

Entsprechend findet man effektives Vorgehen auf jeder dieser Ebenen wieder. In allen Fällen sind festgelegte, klare und verständliche Ziele eine conditio sine qua non für effektives Handeln. Der Prozess der Zielfindung selbst steht vor dem effektiven Vorgehen und ist kein Teil davon.

Effektiv arbeiten diejenigen, die bei allem, was sie tun, ihre Ziele im Blick behalten. Sie tragen damit falls vorhanden dazu bei, die Ziele auf übergeordneten Ebenen zu erreichen. Maßnahmen oder Handeln, das Ziele unberücksichtigt lässt, ist nicht zielführend und damit nicht effektiv. Den Weg zu einem falschen Ziel möglichst schnell hinter sich zu bringen, trägt nicht zum Erfolg bei.

Deshalb hat die Beantwortung der Frage, wie eine Person oder ein Team effektiver werden kann, mehr Bedeutung als die Frage, wie seine Effizienz gesteigert werden kann. Effizient zu sein, nützt nichts, wenn man an den falschen Dingen arbeitet, d. h. es mag zwar eine großartige Fähigkeit sein, die Ressourcen bestmöglich zu nutzen, aber Effizienz schafft nur dann einen wirklichen Wert, wenn sie im Rahmen der Leitlinien der Effektivität eingesetzt wird.

Effizienz und Effektivität im Team - so erreichen Sie beides

Optimal arbeitende Personen und Teams sind sowohl effektiv als auch effizient. Wie lässt sich die Effektivität und Effizienz steigern? Die einfache Antwort lautet: Durch

• Schulungen
• Methoden
• Tools

In einer Übersicht über Zeitmanagement-Methoden haben wir die wichtigsten dieser Art zusammengetragen und kurz erklärt. In einer Übersicht über klassische Projektmanagement-Methoden haben wir ebenfalls die wichtigsten zusammengetragen. Darüber hinaus gibt es noch einen Überblick über agile Methoden. Ein Vergleich guter Projektmanagement-Software sollte Ihnen helfen, auch hier schnell einen Überblick zu bekommen. Im folgenden beziehen wir uns gelegentlich auf das Tool Allegra, das die zuvor diskutierten Themen gut unterstützt.

Schaffen Sie eine klare Aufgabenstruktur (effektiv)

Ein wichtiges Merkmal effektiver Teams ist die Priorisierung der Aufgaben und ihre Ausrichtung auf die gesetzten Ziele hin. Das lässt sich leicht durch eine geeignete Workmanagement-Software unterstützen. Die einfacheren Systeme dieser Kategorie erlauben nur eine flache Aufgabenstruktur, was für kleinere Projekte vollkommen ausreichen kann. Die mächtigeren Werkzeuge wie Allegra unterstützen eine tiefe Strukturierung mit beliebiger Verlinkung, so das auch größere Vorhaben mühelos abgebildet werden können.

Sorgen Sie für klare Zuständigkeiten und transparentes Projektmonitoring (effektiv)

Ein weiteres Merkmal effizienter Teams ist, dass jeder jederzeit weiß, was die direkten Ziele sind, was zu tun ist und von wem und insbesondere, für was jeder selbst zuständig ist. Projektmanagement-Software mit Unterstützung der RACI-Matrix hat sich in diesem Punkt als sehr wirksam erwiesen. Das RACI-Prinzip hilft Teams auch dabei, gut zu kommunizieren, d.h. Mitarbeitern weder einer Informationsflut auszusetzen noch ihnen notwendige Informationen aus Versehen vorzuenthalten.  

In effizienten Teams übernimmt jeder selbst die Verantwortung dafür, den aktuellen Zustand seiner Aufgaben wahrheitsgetreu darzustellen. Aus diesen Angaben lässt sich ein Projektstand oder das Belastungsprofil von Mitarbeitern ohne mühsames Nachfragen und langwierige Besprechungen jederzeit transparent ermitteln.

Mehr Effizienz durch Automatisierung und Integration (effizient)

Oft sind es die kleinen Dinge, tausendfach wiederholt, die zu merklichen Aufwänden führen. Nicht immer, aber häufig lässt sich hier durch Automatisierung von Workflows Produktivitätspotential heben. Das kann das automatische Eskalieren von zu lange unbearbeiteten Vorgängen sein, oder die automatische Änderung des zuständigen Bearbeiters nach einer Vorgangsänderung. Oder man spart sich viel Zeit und vermeidet mögliche Informationsdefizite durch ein automatisches Kommunikationsschema.

Durch die Integration einer Workmanagement-Software mit bestehenden Kundendatenbanken, ERP-Systemen oder Versionskontrollsystemen ergeben sich weitere potentielle Produktivitätsgewinne durch Synergieeffekte.

Entdecken Sie Verbesserungsbedarf (effizient)

Um Verbesserungspotenzial im Projektmanagement zu entdecken, können Sie verschiedene Ansätze und Techniken verwenden, die auf Analyse, Feedback und kontinuierlicher Verbesserung basieren. Hier sind einige bewährte Methoden, die Ihnen dabei helfen können:

1. Retrospektiven und Lessons Learned

• Regelmäßige Retrospektiven: Am Ende eines Projekts oder eines Sprints sollten Sie und Ihr Team Rückblicke durchführen, um herauszufinden, was gut funktioniert hat und wo es Probleme gab. Dies ermöglicht es, Schwächen im Prozess zu identifizieren und zu verbessern.
• Lessons Learned dokumentieren: Erstellen Sie ein Dokument oder eine Datenbank, in der alle Erkenntnisse gesammelt werden. Dies hilft, zukünftige Projekte effizienter zu gestalten.

2. Stakeholder-Feedback

• Stakeholder-Befragungen: Fragen Sie regelmäßig nach Feedback von internen und externen Stakeholdern. Das hilft, blinde Flecken zu identifizieren, die Sie selbst vielleicht nicht wahrnehmen.
• Kundenzufriedenheit messen: Verwenden Sie Tools wie Net Promoter Score (NPS) oder regelmäßige Umfragen, um zu verstehen, wie zufrieden die Kunden mit dem Projektfortschritt und den Ergebnissen sind.

3. Datenbasierte Analyse

• Kennzahlen verfolgen: Nutzen Sie Projektmanagement-KPIs wie Termintreue, Budgetabweichungen, Ressourcenauslastung und Produktivität, um Schwächen im Projektmanagement zu identifizieren.
• Burn-Down- und Burn-Up-Charts: Diese Charts können helfen, zu visualisieren, ob das Team auf Kurs ist und ob es irgendwo Blockaden gibt.

4. Risikomanagement und Problemanalyse

• Frühwarnsysteme einrichten: Implementieren Sie Risikomanagement-Prozesse, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren. Eine proaktive Risikobewältigung kann verhindern, dass kleinere Probleme zu größeren Krisen werden.
• Root Cause Analysis (Ursachenanalyse): Wenn Probleme auftreten, führen Sie eine Ursachenanalyse durch (z. B. mit der 5-Why-Technik), um zu verstehen, wo im Prozess Verbesserungsbedarf besteht.

5. Prozessverbesserung

• Lean-Methodik anwenden: Identifizieren Sie und eliminieren Sie Verschwendung (z. B. unnötige Meetings, überflüssige Schritte im Prozess), um Effizienzsteigerungen zu erzielen.
• Agile Methoden optimieren: Wenn Sie ein agiles Projektmanagement verwenden, können Sie Scrum oder Kanban-Praktiken anpassen, um Schwachstellen zu beheben. Regelmäßige Überprüfungen der Arbeitsweise (z. B. Sprint Planning, Daily Stand-ups) sind dabei wichtig.

6. Team-Kommunikation und -Zusammenarbeit

• Kommunikationswege analysieren: Schlechte Kommunikation ist häufig eine Ursache für ineffizientes Projektmanagement. Führen Sie regelmäßig Gespräche mit dem Team, um herauszufinden, ob Missverständnisse oder Informationslücken existieren.
• Teamdynamik verbessern: Achten Sie auf die Teamzusammenarbeit. Tools wie Tuckman’s Phasenmodell (Forming, Storming, Norming, Performing) können helfen, die aktuelle Phase des Teams zu verstehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

7. Technologie und Werkzeuge überprüfen

• Projektmanagement-Software analysieren: Nutzen Sie die vorhandenen Tools effizient? Manchmal kann die Optimierung oder der Wechsel der Software (z. B. von Jira oder Asana zu Allegra) einen großen Unterschied machen.
• Automatisierungsmöglichkeiten prüfen: Identifizieren Sie repetitive Aufgaben, die automatisiert werden können, um die Arbeitslast zu verringern und Fehler zu reduzieren.

8. Benchmarking

• Best Practices anwenden: Vergleichen Sie Ihre Prozesse mit Branchen-Best-Practices oder ähnlichen Projekten in Ihrem Unternehmen. Benchmarking kann helfen, bewährte Methoden zu erkennen und zu übernehmen.
• Externe Bewertungen einholen: In einigen Fällen kann es hilfreich sein, einen externen Experten oder Berater hinzuzuziehen, um eine objektive Einschätzung der aktuellen Prozesse zu erhalten.

9. Projektziele regelmäßig überprüfen

• SMART-Ziele nutzen: Stellen Sie sicher, dass die Ziele des Projekts spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sind. Wenn diese Kriterien nicht erfüllt sind, kann es zu Ineffizienz kommen.
• Ziele anpassen: Es kann notwendig sein, die Ziele im Verlauf des Projekts anzupassen, wenn sich Anforderungen ändern oder neue Erkenntnisse hinzukommen.

10. Kontinuierliches Lernen und Entwicklung

• Mitarbeiterschulungen: Bieten Sie regelmäßige Schulungen für Ihr Team an, um deren Projektmanagement-Kenntnisse und Fähigkeiten zu erweitern.
• Knowledge Sharing fördern: Fördern Sie den Austausch von Wissen innerhalb des Teams durch interne Workshops oder Wissensplattformen.

Durch die Anwendung dieser Methoden und Techniken werden Sie in der Lage sein, Schwachstellen und Verbesserungspotenzial in Ihrem Projektmanagement zu identifizieren und proaktiv anzugehen.

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert Effektivität und Effizienz

Geschwindigkeit allein ist bedeutungslos, wenn sie einen nicht zum Ziel bringt. Schnelligkeit kann nur dann wertvoll sein, wenn sie mit Klarheit und einer guten Richtung kombiniert wird.

Umgekehrt ändern sich sinnvolle Ziele im Laufe der Zeit, und was heute noch ein erstrebenswertes Ziel war, kann morgen schon überholt sein. Es ist deshalb notwendig, seine Ziele möglichst effizient zu verfolgen, um z.B. ein Marktfenster nicht zu verpassen. Deshalb ist beides notwendig: Effektivität und Effizienz.