Kanban Board schnell erklärt

Was ist ein Kanban-Board?

Ein Kanban-Board ist eine physikalische oder in Software nachgebildete Tafel, mit der Du auf einfache Weise den aktuellen Arbeitsstatus eines Produktionsprozesses visualisieren kannst. Was Du produzierst, ist dabei nicht erheblich; es können Dokumente sein, Software oder physikalisch greifbare Objekte wie Elektronikgeräte. Diese Visualisierung hilft zusammen mit der dahinter stehenden Kanban-Methode, auch abstrakte Prozesselemente sichtbar zu machen, den Workflow zu verbessern, Engstellen zu identifizieren und die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen.

Struktur des Kanban-Boards

Ein modernes Kanban Board besteht aus Spalten, Karten (auch “visuelle Signale” genannt) und für jede Spalte Work-in-Progress-Grenzen. Manche Anwender bezeichnen die erste Spalte noch als den “Zusage-Punkt” und die letzte Spalte als den “Lieferpunkt”.

Die Karten oder “Visuellen Signale”

Die Karten auf dem Kanban Board repräsentieren die Elemente, die durch einen bestimmten Prozess geführt werden. Das können physikalisch greifbare Objekte wie eine Kiste voll Schrauben sein, aber auch abstraktere Entitäten wie Projekte, Dokumente, User Stories, Aufgaben und anderes.

Wenn Du wissen willst, woran ein Team gerade arbeitet, genügt ein Blick auf die Karten des Kanban Boards.

Die Spalten

Eine Spalte auf der Kanban-Tafel steht für eine bestimmte Aktivität. Die Summe und Reihenfolge der Aktivitäten bilden einen Arbeitsablauf oder Workflow ab. Ein typischer, sehr einfacher Workflow besteht aus den Spalten

• To Do
• In Progress
• Done

Durch das Verschieben der Karten von links nach rechts. Ist z.B. eine Aufgabe zu erledigen, wird ihre Karte in die Spalte “To Do” eingeordnet. Sobald jemand beginnt, die Aufgabe zu bearbeiten, kommt die Karte in die Spalte “in Progress”. Ist die Aufgabe dann erledigt, wird die zugehörige Karte in die Spalte “Done” verschoben.

Die Arbeitsabläufe können natürlich viel komplexer sein und z.B. Zustände für Reviews, Qualitätstore und Freigabepunkte beinhalten.

Work-In-Progress-Grenzen (WIP)

Ein Ziel. der Kanban-Methode ist es, einen möglichst gleichmäßigen, staufreien Prozessfluss zu fördern. Die WIP-Grenzen helfen dabei, indem sie für jede Spalte eine Obergrenze für die Anzahl der darin enthaltenen Karten festlegen. Manche Systeme erlauben es auch, statt der Anzahl der Karten andere Maßeinheiten zu verwenden wie z.B. Arbeitsstunden oder Story Points.

Ist in einer Spalte die WIP-Grenze erreicht, können keine neuen Karten mehr dahin verschoben werden. Das Team muss zuerst den Stau auflösen, bevor wieder neue Karten hinzugefügt werden können. So wird vermieden, dass Engpässe entstehen und es wird sofort sichtbar, wenn an einer Stelle mehr Arbeit anfällt als bewältigt werden kann.

Zusagepunkt

Die Kanban-Methode zielt darauf ab, die Durchlaufzeit vom Aufgreifen eines Arbeitselements (“To Do”) bis zu seiner Lieferung (“Done”) zu minimieren. Gerade in der wissensbasierten Arbeit gibt es oft viele Ideen und Anforderungen, die nicht alle sofort umgesetzt werden können. Diese hält man in einem “Backlog”. Durch Verschieben einer Karte aus dem “Backlog” in die erste Spalte signalisiert das Team, dass das dadurch repräsentierte Arbeitselement für die Bearbeitung vorgesehen ist. In einem solchen Fall bezeichnet man die erste Spalte auch als Zusagepunkt.

Lieferpunkt

Mit Aufnahme einer Karte in die letzte Spalte signalisiert das Team, dass das zugehörige Produkt oder der Service dem Kunden zur Verfügung gestellt werden kann. Deshalb nennt man diese Spalte auch Lieferpunkt. Das Zeitintervall  zwischen dem Zusagepunkt und dem Lieferpunkt nennt man “Vorlaufzeit” oder “Durchlaufzeit”. Kanban-Teams verbessern ihre Prozesse ständig, um die Vorlaufzeit zu minimieren.

Was unterscheidet ein Kanban Board von einem Scrum Board?

Scrum hat einige Ideen des Kanban-Boards aufgegriffen und benutzt diese Darstellung zur Visualisierung der Abarbeitung von Sprints. Dabei sind die wesentlichen Unterschiede:

• Scrum beschreibt einen getakteten Prozess, Kanban hingegen einen kontinuierlichen Ablauf. Ein Scrum-Board bezieht sich immer auf einen Scrum-Sprint mit einem definierten Start- und Endezeitpunkt. Ist der Sprint erledigt, wird das Board gelöscht. In Kanban existiert das Board solange, wie der Arbeitsablauf verwendet wird.
• In Scrum ist die “Sprint-Kapazität” die Begrenzung für die im gesamten Sprint bewältigbare Arbeit. Sie bezieht sich auf alle Arbeitselemente des Sprints unabhängig von ihrer Position im Workflow.
• Während eines Sprints ist die Zahl der abzuarbeitenden Elemente konstant. Das Kanban-Board erlaubt dagegen jederzeit eine Anpassung an neue Gegebenheiten.
• Im Kanban gibt es keine festgelegten Rollen wie in Scrum.

Scrum wird vor allem in der agilen Softwareentwicklung eingesetzt, während Kanban auch außerhalb der Software-Community viele Anhänger hat.

Erste Schritte mit Kanban Boards

Wenn Du Kanban einführen willst, gehst Du am besten von Deinem bestehenden Prozess aus. Nach und nach verbesserst Du diesen Prozess gemäß der Kanban-Regeln. Also:

1. Du übernimmst die aktuellen Prozesse so, wie sie derzeit gehandhabt werden, und berücksichtigst vorhandene Rollen, Zuständigkeiten und Jobfunktionen.
2. Du verfolgst eine kontinuierliche Verbesserung durch schrittweise Veränderungen.
3. Du unterstützt Führungsverhalten auf jeder Ebene, von einzelnen Mitarbeitern bis hin zum Senior Management.

Wichtig ist dabei zu beachten, das ganze Team mitzunehmen. Kanban ist nicht von oben herunter zu verordnen, sondern lebt stark von dem Gedanken, dass jedes Teammitglied sich mit dem Prozess identifiziert und ihn als etwas ihm eigenes ansieht.

So werden dann gemeinsam die Spalten und Karten erarbeitet und später immer wieder angepasst und aktualisiert.

Digitale Kanban-Boards

Es gibt ein großes Angebot an hilfreichen digitalen Implementierungen von Kanban-Boards, die u.a. es einfacher machen. geografisch verteilt zusammen zu arbeiten. Im folgenden führen wir ein paar Produkte auf.

Allegra

Allegra ist ein komplettes Projektmanagement-Werkzeug und hat auch ein sehr leistungsfähiges Kanban-Board im Angebot.

Asana

Asana ist ein gutes Werkzeug für Aufgabenmanagement und kommt ebenfalls mit einer Kanban-Darstellung.

Jira

Jira ist vor allem bei Softwareentwicklern beliebt und bietet eine sehr leistungsfähige Implementierung der Scrum-Methodik. Für eine reine Kanban-Anwendung ist die Software aufgrund der umfangreichen Konfigurationsmöglichkeiten recht komplex.

Trello

Für einfaches Aufgabenmanagement mit kleinen Teams und Projekten it Trello eine einfach zu bedienende, ansprechende Umsetzung des Kanban-Prinzips.

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