Kapazitätsplanung: Was sie ist und wie man sie umsetzt

von Christoph Friedrich

Eine wirksame Kapazitätsplanung stellt sicher, dass die Projektleiter über die erforderlichen Ressourcen für die Projekte verfügen, die sie abschließen müssen, bevor diese tatsächlich anlaufen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben mehrere Projekte gleichzeitig in der Pipeline des Unternehmens und müssen feststellen, dass Sie nicht genügend Mitarbeiter mit der erforderlichen Verfügbarkeit und den erforderlichen Fähigkeiten haben, um die Arbeit zu erledigen.

Sie könnten versuchen, die Aufgaben mit den vorhandenen Ressourcen zu bewältigen. Wenn Sie jedoch nicht riskieren wollen, dass Ihr Team ausbrennt und qualitativ minderwertige Produkte abliefert, müssen Sie die Fristen überschreiten.

Wenn Sie andererseits einen Teil der Aufgaben an Auftragnehmer vergeben, um die ursprünglichen Termine einzuhalten und keine Kompromisse bei der Qualität einzugehen, werden die Projekte das Budget überschreiten.

In jedem Fall müssen Sie erhebliche Abstriche machen, um die dreifachen Zwänge Ihrer Projekte auszugleichen. Und selbst dann könnten Ihre Kunden unzufrieden sein, was sich negativ auf den Ruf Ihres Unternehmens auswirken würde.

Wir haben diesen ausführlichen Leitfaden erstellt, um Ihnen zu zeigen, wie Sie die Kapazität Ihres Projektteams effizient mit den aktuellen und prognostizierten Anforderungen in Einklang bringen und die Fristen und Kundenerwartungen einhalten können.

Was ist Kapazitätsplanung?

Bei der Kapazitätsplanung wird ermittelt, ob Sie über die richtigen Ressourcen (z. B. Mitarbeiter mit den richtigen Fähigkeiten) verfügen, um den Bedarf innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zu decken.

Das Hauptziel der Kapazitätsplanung besteht darin, eine optimale Auslastung Ihrer Ressourcen zu gewährleisten, damit die Teams nicht überlastet werden oder auf Arbeit warten und die Projekte rechtzeitig, im Rahmen des Umfangs und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden können.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Kapazitätsplanung?

Insgesamt ermöglicht Ihnen die Kapazitätsplanung die Entwicklung erfolgreicher langfristiger Strategien, während Sie gleichzeitig ein klares Bild von den Fähigkeiten Ihres Teams und seiner Verfügbarkeit für neue Projekte erhalten.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Vorteile eines Kapazitätsplans:

Treffen Sie datengestützte Entscheidungen und bleiben Sie wettbewerbsfähig

Die Kapazitätsplanung verschafft Ihnen Zugang zu relevanten Daten und hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, wenn es darum geht, neue Projekte zu übernehmen, neue Mitarbeiter einzustellen oder sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen.

Kurz gesagt: Wenn Sie wissen, mit welchen Ressourcen Sie planen können, wie Sie bestehende Prozesse optimieren können und welche Änderungen Sie vornehmen müssen, um die Kapazitätsanforderungen für neue Projekte zu erfüllen, können Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus sein und gleichzeitig hochwertige Ergebnisse liefern.

Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über die Fähigkeiten Ihres Teams

Ein wesentlicher Teil der Kapazitätsplanung besteht darin, die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder im Auge zu behalten. Sobald Sie wissen, wer welche Aufgaben erledigen kann, können Sie die Arbeit je nach Qualifikationsniveau zuweisen.

Auf diese Weise stehen Ihnen für komplexere Aufgaben immer die richtigen Mitarbeiter zur Verfügung, und Sie können Projekte innerhalb des Budgets und der kürzest möglichen Zeit abschließen. Außerdem wird Ihr Team motivierter sein, wenn es Aufgaben zugewiesen bekommt, die es angemessen bewältigen kann, ohne sich unterfordert zu fühlen.

Genaue Budgetabschätzungen vornehmen

Wenn Sie die Kapazität Ihres Teams verwalten, optimieren Sie die verfügbaren Ressourcen für den Umfang der zu erledigenden Arbeit. Das bedeutet, dass Sie die Anzahl der Arbeitsstunden, die für eine Projektleistung erforderlich sind, genau abschätzen können und so vermeiden, dass mehr Mitarbeiter als nötig an einem Projekt arbeiten.

Das Beste daran ist, dass Sie die Kapazitätsplanung nutzen können, um Grundlinien für ähnliche Projekte in der Zukunft zu erstellen, wodurch es einfacher wird, hervorragende Ergebnisse unter Einhaltung des Budgets zu liefern.

Burnout verhindern und Produktivität steigern

Durch die Erstellung eines Kapazitätsplans können Sie sicherstellen, dass Sie über genügend Mitarbeiter verfügen, um Ihre Projekte abzuschließen, ohne diese zu überlasten. Dieser Aspekt ist von entscheidender Bedeutung, zumal Burnout im Jahr 2020 zu den häufigsten psychischen Problemen bei Arbeitnehmern gehörte und mit dem Fortschreiten der Pandemie einen Höchststand erreichte.

Wenn Sie also wollen, dass Ihr Team gesund und produktiv ist, müssen Sie seine Arbeitsbelastung effektiv ausbalancieren. Um dies zu erreichen, müssen Sie Aufgaben unter Berücksichtigung von Fähigkeiten und Verfügbarkeit zuweisen und gleichzeitig Möglichkeiten zum Lernen und Wachsen schaffen.

Optimieren Sie den Einstellungsprozess

Nicht zuletzt ermöglicht Ihnen die Kapazitätsplanung einen umfassenden Überblick über Ihre Projektauslastung, die Verfügbarkeit Ihres Teams und die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Fähigkeiten, so dass Sie intelligentere Einstellungsentscheidungen treffen können.

Wenn Sie ein neues Projekt in Angriff nehmen wollen, können Sie sofort sehen, ob Ihr Team genug Zeit hat, um daran zu arbeiten, und ob es über die Fähigkeiten verfügt, die der Komplexität der anstehenden Aufgaben entsprechen. Außerdem wissen Sie, ob Sie einen Auftragnehmer für ein bestimmtes Projekt oder einen Vollzeitmitarbeiter für eine langfristige Tätigkeit einstellen sollen.

Was ist der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung?

Obwohl diese Begriffe synonym verwendet werden, gibt es einen entscheidenden Unterschied zwischen Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung.

Während sich die Kapazitätsplanung auf das Verhältnis zwischen Angebot und Nachfrage Ihrer Ressourcen konzentriert, geht es bei der Ressourcenplanung darum, die Zuordnung der verfügbaren Ressourcen zu den Projektaufgaben zu optimieren.

Mit anderen Worten: Sie können die Kapazitätsplanung als ersten Schritt betrachten, wenn es darum geht, festzustellen, ob Ihr Unternehmen über genügend Talente verfügt, um ein neues Projekt durchzuführen, und ob die Einstellung von Auftragnehmern oder Vollzeitkräften erforderlich ist.

Sobald dieser Prozess abgeschlossen ist, sorgt die Ressourcenplanung oder der zweite Schritt dafür, dass die Mitarbeiter je nach ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit den Aufgaben innerhalb der einzelnen Projekte zugewiesen werden.

Welche Strategie der Kapazitätsplanung sollten Sie anwenden?

Es gibt drei verschiedene Ansätze für die Kapazitäts­planung: Lead, Lag und Match. Jede dieser Strategien legt fest, wie ein Unternehmen auf eine sich ändernde Nachfrage und Markt­verschie­bungen reagiert, was unterschiedliche Risikoniveaus mit sich bringt.

Lead

Die Lead-Kapazitätsplanung ist die extremste aller Kapa­zitäts­planungs­strate­gien, da sie eine Kapazitäts­erweiterung in Erwartung von Verän­derungen der Marktnachfrage beinhaltet. Mit anderen Worten: Diese Strategie basiert auf Ihrer Einschätzung, dass die Projektauslastung steigen wird und Sie daher neue Mitarbeiter einstellen müssen.

Neugründungen und wachsende Unternehmen können von der Lead-Strategie profitieren, da sie in der Lage sind, mehr Arbeit zu bewältigen und den Kunden­anfor­derungen gerecht zu werden. Wenn sich jedoch herausstellt, dass die Schätzungen ungenau sind oder daneben liegen, könnte dies zu überbesetzten Teams führen, denen Sie nicht genug Arbeit zuweisen können.

Lag

Bei dieser konservativen Strategie wird die Kapazität nur dann erhöht, wenn eine Nachfrage in Echtzeit besteht. Das bedeutet, dass Sie ständig mit voller Kapazität arbeiten und Ihr Team keine neuen Projekte annehmen kann.

Ein erheblicher Nachteil dieser Kapazitäts­planungs­strategie besteht darin, dass Sie Gefahr laufen, Ihr Team zu überlasten und potenzielle Kunden zu verlieren, da keine Talente für die Lieferung von Produkten/Dienstleistungen zur Verfügung stehen. Die Strategie der zeitlichen Verzögerung ist jedoch eine gute Wahl für Unternehmen, die ihre Personalkosten minimieren wollen.

Match

Die Match-Planungsstrategie ist moderater und beinhaltet schrittweise Anpassungen Ihrer Kapazitäten, bis Sie die optimale Auslastung Ihrer Ressourcen erreicht haben. Außerdem müssen Sie bei dieser Strategie den Markt ständig auf Nachfrage­änderungen in Echtzeit überwachen, damit Sie den Kapazitäts­bedarf korrekt abgleichen können.

Da es sich bei der Kapazitäts­anpassungs­planung um eine risikoarme Strategie handelt, kann sie von vielen Unternehmen unabhängig von ihrer Größe angewandt werden. Darüber hinaus ermöglicht die Strategie der Kapazitäts­anpassung Ihrem Unternehmen im Vergleich zur Lag-Strategie eine einfachere Skalierung, während Sie gleichzeitig ein Team aufbauen können, das in der Lage ist, selbstbewusst neue Projekte zu übernehmen, sobald diese in Ihrer Pipeline ankommen.

Wie kann ein Kapazitätsplanungstool Ihnen und Ihrem Team helfen?

Die Umsetzung Ihrer Kapazitäts­planungs­strategie ist einer der ersten Schritte zur Erreichung Ihrer strategischen Ziele. Deshalb ist es wichtig, ein Projektmanagement-Tool zu haben, mit dem Sie den Überblick über Ihre Ressourcen behalten, die Arbeitsbelastung Ihres Teams überwachen und die Kommunikation mit den Beteiligten verbessern können.

Mit Allegra können Sie Aufgaben einfach planen und terminieren und den Fortschritt mit Hilfe von interaktiven und benutzerfreundlichen Gantt-Diagrammen verfolgen. Diese Diagramme bieten Ihnen einen besseren Überblick über die Ressourcenzuweisung und den Projektfortschritt, so dass die Kapazität Ihres Teams niemals die ideale Auslastung überschreitet.

Dank der fortschrittlichen Ressourcenplanungsfunktionen von Allegra verlieren Sie nie den Überblick über die Verfügbarkeit Ihres Teams. Behalten Sie den Überblick über das Arbeitspensum und die Freizeit aller Mitarbeiter, indem Sie die Basiskalender und die persönlichen Kalender nutzen, die auf der Registerkarte Arbeitspensum verfügbar sind.

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Christoph Friedrich

Allegra Senior Consultant
Christoph Friedrich ist Informatiker und zertifizierter Project Management Professional. Er hat viel Erfahrung mit der Einführung und Integration von Projektmanagement-Werkzeugen sowie der Analyse und Definition von Prozessen im Projekt- und Service-Management.

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