Task Management Software gesucht?

Task Management Software oder Aufgabenmanagement-Software soll Anwendern helfen, ihre Aufgaben (Tasks) zu sammeln, zu strukturieren und abzuarbeiten. In diesem Beitrag zeige ich die verschiedenen Kategorien von Aufgabenmanagement-Lösungen und erkläre die wichtigsten Leistungsmerkmale. Ein Beitrag mit den besten Werkzeugen für Task Management und Aufgabenverwaltung findest Du später ebenfalls in diesem Blog.

Task Management Tools kann man in zwei Klassen aufteilen:

• Persönliche Produktivitätstools
• Team-orientierte Kollaborationswerkzeuge

Die erste Klasse hat sich aus den Notizbüchern und “analogen” Produktivitäts-Management-Werkzeugen wie Filofax und Time Systems heraus entwickelt. Die zweite Klasse hat ihren Ursprung in den Bug Tracking-Systemen der Software-Entwickler. Die Unterscheidung ist nicht immer ganz klar, da viele Hersteller ihre persönliche Lösung mit Kollaborationsfunktionen nachträglich erweitert haben.

Task Management Software für den persönlichen Gebrauch

Viele Menschen benutzen zu ihrer persönlichen Entlastung Aufgabenlisten, in denen sie festhalten, was sie zu erledigen haben. Manche nutzen dafür ein Notizbuch, andere ihre Smartphones. Es gibt sehr viele Anwendungen für diesen Zweck. Sie unterscheiden sich im Umfang der Leistungsmerkmale, der Art der Integration mit. anderen Werkzeugen, sowie der Art und Weise, wie sie ihre Daten speichern.

Heute allgemein üblich ist es, solche persönlichen Aufgabenlisten in einer Cloud-Umgebung zu speichern und sie so auf allen Geräten zur Verfügung zu haben. Betriebssysteme wie Android, iOS und Windows haben schon einfache Anwendungen vorinstalliert, die für diesen Zweck verwendet werden können.

Dazu gibt es noch leistungsfähigere Werkzeuge. Die besten bzw. am weitesten verbreiteten sind

• Things für Mac und iOS
• Todoist
• Outlook Task-Manager

Diese Lösungen zeichnen sich dadurch aus, dass sie eine bessere Kategorisierung und Strukturierung der Aufgaben erlauben und z.T. die Grundgedanken der Getting-Things-Done-Methodik (s.u.) implementieren. Einige dieser Werkzeuge bieten auch einfache Team-Unterstützung an, so dass Aufgaben delegiert oder eingesehen werden können.

Task Management Tools für Teams

Da heute kaum noch jemand allein für sich arbeiten kann, spielt in vielen Fällen auch die Koordination von Aufgaben zwischen Teammitgliedern sowie die Kommunikation eine wichtige Rolle. Für die Zusammenarbeit in Projekten reicht es nicht aus, wenn jeder für sich seine persönlichen Aufgabenlisten führt. Hier kommt hinzu, dass auch andere über den Bearbeitungszustand von Aufgaben Bescheid wissen müssen. Es muss möglich sein, Tasks einfach zu delegieren, sie durch einen Workflow zu steuern und sie einem begrenzten Kreis von Personen zugänglich zu machen. Das erfordert entsprechend funktionale Projektmanagement-Tools.

Welche Leistungsmerkmale sind entscheidend?

Das muss letztlich jeder selbst entscheiden. Hier ist die essentielle Liste:

• Benutzerdefinierte Attribute: Früher oder später benötigst du zusätzliche Kategorisierungsmöglichkeiten, nicht nur “Tags” und “Labels”.
• Rollenbasierter Zugriffsschutz: Zugang zu Aufgaben anderer Teammitglieder muss über Rollen und Berechtigungen konfigurierbar sein; Benutzer-Level u.ä. reicht nicht aus.
• Speicherbare komplexe Filter: Einfaches Sortieren oder Filtern nach einzelnen Attributen genügt nicht.
• Unterstützung des Getting-Things-Done-Prinzips: Dazu gehört z.B. die Möglichkeit einer Wiedervorlage und Delegation.
• Unterstützung der RACI-Matrix: Für eine systematische Zuweisung von Zuständigkeiten notwendig; es gibt nichts Besseres.
• Eisenhower-Prinzip: Wichtigkeit und Dringlichkeit kombiniert für eine klare Priorisierung von Aufgaben

Darüber hinaus gibt es Leistungsmerkmale, die ab einer gewissen Aufgabenmenge wichtig werden. Dazu gehören

• Hierarchische Aufgaben: Notwendig in der Projektarbeit, um z.B. einen Projektstrukturplan abbilden zu können. Einfache “Sub-Tasks” reichen nicht aus.
• Workflows: Damit können Arbeitsabläufe gesteuert und automatisiert werden. Ein Muss, sobald die Organisation mehr als nur ein paar Personen involviert.
• Unterstützung agiler Praktiken: Ein Task Board bzw. Kanban Board und Burn Charts sind beliebte Darstellungen von Aufgaben in Besprechungen
• Leistungsfähige APIs und Integrationsmöglichkeiten

Die Getting-Things-Done-Methode

“Getting Things Done” ist eine Methode für das persönliche Aufgabenmanagement nach David Allen. Alles was in Gedanken, auf dem Schreibtisch oder auf dem Computer erscheint “Elemente”, wird nach einem Schema klassifiziert.

Beispiele für solche “Elemente ” sind Aufgaben, offene Punkte, Bug-Reports, Ideen und Kundenanfragen. Der Empfänger kann den Zufluss der eingehenden Elemente nicht direkt beeinflussen. Alle eingehenden Elemente werden zunächst im persönlichen Eingangskorb gesammelt. Der “Korb” ist in einer Projektmanagement-Software ein Ordner oder anderer Container.

Die dort eingegangenen Elemente werden regelmäßig analysiert. Es gibt drei mögliche Ergebnisse dieser Analyse:

• Ein Element ist “umsetzbar“, das heißt, es ist etwas zu tun.
• Ein Element ist “nicht umsetzbar“, das heißt, es muss nur zur Kenntnis genommen und eventuell irgendwo abgelegt werden.
• Ein Element erfordert eine Sequenz von Aktionen, möglicherweise unter Beteiligung mehrerer Menschen und über einen längeren Zeitraum. Dazu müssen “geplante Vorgänge” erstellt oder geändert werden. “Geplante Vorgänge” können zum Beispiel ein Projektstrukturplan für ein Projekt oder ein Scrum Produkt-Backlog sein.

Für nicht umsetzbare Elemente gibt es drei Körbe, in denen diese platziert werden können:

• Müll, die Elemente hier werden nicht weiter betrachtet und irgendwann gelöscht.
• Inkubator, Elemente, die momentan und in naher Zukunft keine Handlung erfordern, aber möglicherweise später betrachtet werden. Diese Elemente dienen als Kristallisation für die künftige Arbeit. Beispiel für Elemente in diesem Korb sind Ideen, Wünsche, Verbesserungen, etc..
• Referenz/Favoriten. Dieser Korb enthält Material, das eines Tages wichtig oder gerade häufig benötigt wird, zum Beispiel FAQ, Anforderungen, Standards, etc.

Für umsetzbare Elemente haben Sie drei Körbe:

• Nächste Aktionen. Hier platzieren Sie Elemente, an denen Sie in naher Zukunft arbeiten möchten. Es gibt keine echte Planung oder eine Frist für die nächsten Aktionen. Wenn es Fristen oder Termine gibt, die berücksichtigt werden müssen, sollten die Elemente in den Kalender-Korb platziert werden.
• Kalender. Hier platzieren Sie alle Aktionen, die eine strenge Beziehung zu Datum oder Zeit haben, z.B. einen Termin oder eine Besprechung oder ähnliches. Der Kalender enthält drei Arten von Elementen: Termine, Aktionen, Tag und Tag-spezifische Informationen.
• Delegiert/warten. Dieser Korb enthält Aktionen, die Sie an einen anderen delegiert haben.

Der Korb für “geplante Vorgänge” wird regelmäßig überprüft. Ein Teil der Elemente in diesem Korb kann evtl. zu einem der umsetzbaren Körbe verschoben werden.

Die RACI-Methode

In jedem Projekt sollten die Zuständigkeiten klar definiert sein. Unabhängig von der Teamgröße muss jeder die ihm zugewiesene Rolle verstehen, d.h. jeder muss wissen, für welche Aktivitäten und Aufgaben er zuständig ist.

Eine Möglichkeit, die Rolle jedes Teammitglieds zu definieren, ist die Verwendung einer RACI-Matrix. In der originalen Version ist es ein Diagrammsystem, das für alle anfallenden Aufgaben die Personen benennt, die irgendwie mit dieser Aufgabe zu tun haben. Dadurch soll Verwirrung bezüglich der Verantwortlichkeiten abgebaut und die Effizienz des Projekts erhöht werden. So werden Entscheidungen schneller getroffen, die Verantwortlichkeit ist klar und die Arbeitsbelastung ist gleichmäßig verteilt.

Sie informiert die Organisation über die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter, da sie zeigt, welche Rolle (n) jeder Person zugewiesen ist. Zum Beispiel kann die Organisation sehen, ob jemand zu oft in die verantwortliche Rolle versetzt wurde oder nicht. Mit anderen Worten, hat diese Person eine Menge oder zu wenige Aufgaben zu erfüllen. So weiß die Organisation, ob jemand zu viele hat oder mehr Verantwortung übernehmen kann.

Verwenden Sie RACI für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts, da alle Beteiligten betroffen sind. Dies reduziert Fehlkommunikation und erhöht die Produktivität. Also, wenn eine Aufgabe falsch abgeschlossen wurde RACI sagt Ihnen, wer beteiligt war und letztlich verantwortlich.

Kurz gesagt, RACI erleichtert Ihnen das richtige Gespräch mit den richtigen Leuten. Im Gegenzug spart jeder Zeit.

Das Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip bietet vier Kategorien an, mit Hilfe derer Aufgaben für die Bearbeitung eingeplant werden können. Dabei wird zwischen “Dringlichkeit” und “Wichtigkeit” unterschieden:

• Wichtig und dringend: diese Tasks sollten zuerst erledigt werden
• Nicht wichtig und dringend: diese Task sollten wenn möglich direkt anschließend erledigt werden
• Wichtig und nicht dringend: diese Tasks können gelegentlich bearbeitet werden
• Nicht wichtig und nicht dringend: Diese Aufgaben braucht man eigentlich gar nicht zu erledigen

Viele Task Management Tools bieten die Möglichkeit an, Aufgaben zu priorisieren oder mit Tags oder Labeln zu versehen. Oft lassen sich die Prioritäten konfigurieren, und dann bieten sich dazu diese vier Klassen an.

Wollen Sie mehr über den Unterschied zwischen Aufgabenmanagement und Projektmanagement erfahren, schauen Sie sich diesen Artikel zu “Projektmanagement vs. Aufgabenmanagement“.