Time Blocking: Warum Kalender in Zeitblöcke einteilen zu mehr Produktivität führt

Goethe hat in seinem Leben ca. 15.000 Briefe geschrieben und ca. 20.000 empfangen. Das entspricht in etwa einem Brief pro Tag. Telefongespräche und Chats hat er nach allem, was wir wissen, nicht geführt.

Ein bekannter Jurist erzählte mir dieser Tage, er bekomme täglich ca. 400 E-Mails. Der vom Branchenverband bitkom erhobene Durchschnitt für die Anzahl an E-Mails im beruflichen Postfach liegt bei 26 pro Tag. Statista hat ermittelt, dass jeder Nutzer von Kurz­nach­richten­diensten zwischen 10 und 20 Nachrichten pro Tag erhält (lol).

Der ständige Strom an Meldungen kann dazu führen, dass diese uns am Gängelband führen und diktieren, womit wir uns beschäftigen. So hüpfen wir wie ein Tanzbär von einer Aufgabe zur anderen und hetzen von Besprechung zu Besprechung.

Die ständigen Kontextwechsel sind eine wesentliche Ursache für eine geringe Produktivität. Die Geschäftigkeit gibt uns zunächst das Gefühl, fleißig und arbeitsam zu sein. Betrachten wir dagegen die erzielten Ergebnisse, beschleicht uns eine böse Ahnung: Wir verbrauchen viel Zeit mit dem unproduktiven Hin- und Herschalten zwischen unterschiedlichen Themen.

Wozu Zeitmanagement?

Der Verfasser des Kohelet im Alten Testament wusste schon ca. 400 Jahre vor Christus:

"Ein jegliches hat seine Zeit, und alles Vorhaben unter dem Himmel hat seine Stunde:"

Pred 3,1, Lutherbibel 2017

Zeitmanagement ist also keine Erfindung der Neuzeit, sondern ein alter Hut. Zeit ist eine Resource, die jedem Menschen nur begrenzt zur Verfügung steht. Viele Bücher sind geschrieben worden die der Frage nachgehen, wie man seine Zeit am besten nutzt.

Wir beschäftigen uns hier mit der Arbeitszeit. Und da macht es einen Unterschied, welchen Tätigkeiten wir wann nachgehen. Ein in einschlägigen Kreisen bekannter Autor soll gesagt haben:

"A 40 hour time-blocked work week, I estimate, produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure."

Cal Newport, Autor von "Deep Work"

In einer 2018 durchgeführten Umfrage über 100 Produktivitätshacks wurde Time Boxing - eine Zeitmanagement-Strategie nahe verwandt mit dem Time Blocking - als am wirksamsten eingestuft.

Methodisches Zeitmanagement kann dazu beitragen, weg von wenig ergeb­nis­orien­tier­ter Geschäftig­keit hin zu mehr Produktivität zu kommen. Eine geeignete Zeitmanagement-Strategie kann uns ein viel größeres Gefühl der Kontrolle über unseren Arbeitstag geben. Wir entscheiden selbst, was und wann wir es tun wollen, schalten alle Ablenkungen für diesen Zeitraum aus und erledigen es dann.

Die Vorteile des Zeitmanagement und insbesondere des Time Blocking sind zahlreich, vielfältig und äußerst wirkungsvoll. Die Praxis verbessert unser Gefühl (Kontrolle), unsere individuelle Leistung (persönliche Produktivität) und die Leistung des Teams, in dem wir arbeiten (verbesserte Zusammenarbeit). Dies ist vielleicht die wichtigste Fähigkeit oder Praxis, die wir als moderner Berufstätiger entwickeln können, da sie uns so viel Zeit verschafft, um alles andere zu erreichen. Außerdem ist sie einfach anzuwenden und kostet nichts.

Was ist Time Blocking?

Beim Time Blocking wird jeder Tag in definierte Zeitblöcke unterteilt. Anstatt über den ganzen Tag verteilt E-Mails auf E-Mails zu reagieren, legen wir beispielsweise einen Zeitblock fest, z.B. von 8:00 bis 8:30 Uhr, um unseren Posteingang zu leeren und auf Nachrichten zu antworten. Sobald unser Posteingang leer ist, gehen wir zur nächsten Aufgabe über.

Wesentliches Element des Time Blocking ist es, Zeitblöcke für "Deep Work", also konzentriertes Arbeiten an einer Art von Aufgabe, festzulegen. Neue Aufgaben werden kategorisiert und dem nächsten dafür vorgesehenen freien Zeitblock zugeteilt. Dadurch vermeiden wir unproduktives Multitasking und verhindern, dass Unterbrechungen unseren Tag bestimmen. Wir arbeiten die anstehenden Aufgaben schneller ab und sind produktiver.

Oft wird vergessen, Zeit für sich selbst einzuplanen. Egal, ob es fünf Minuten oder eine Stunde sind, Time Blocking zwingt uns dazu, diese dringend benötigte "Me-Time" in unseren Kalender einzutragen. In dieser Zeit reflektieren wir, treiben Sport, lesen oder tun andere Dinge, die uns glücklich machen. S. R. Covey nennt das in seinem berühmten Buch „The 7 Habits of Highly Effective People“ „die Säge schärfen“.

Welche Time Blocking-Varianten gibt es?

Unter dem Oberbegriff „Time Blocking“ gibt es eine Reihe von Varianten. Wir dürfen diese Varianten nicht als strenge Regeln auffassen, denn wir treten ja nicht in einen Orden ein. Vielmehr sind die vorgestellten Methoden flexibel an die individuellen Bedürfnisse und den Arbeitsstil anpassbar, oder, wie der alte Fritz es ausdrückte, kann durch entsprechende Kombination und Anpassung jeder „nach seiner Façon selig werden“.

Die folgende Tabelle gibt eine Übersicht über gängige Varianten des Time Blocking, die dann weiter unten detaillierter besprochen werden.

Task Batching

Beim Task Batching werden ähnliche oder verwandte Aufgaben gruppiert und in einem zusammenhängenden Zeitblock erledigt. Anstatt Aufgaben einzeln und unabhängig voneinander zu erledigen, konzentrieren wir uns während des Batching-Zeitblocks auf eine bestimmte Art von Aufgaben.

Der Zweck des Task Batchings besteht darin, die Effizienz zu steigern, indem wir ähnliche Aufgaben in einem Durchgang erledigen. Dadurch können wir den Wechsel der mentalen Ressourcen und die Kontextwechsel minimieren, die mit dem ständigen Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben einhergeht.

Beispielsweise könnten wir E-Mails nur zu bestimmten Zeiten abrufen und beantworten. Dieser Zeitblock ist unser "E-Mail-Batching-Zeitblock". Durch das Bündeln der E-Mail-bezogenen Aufgaben verhindern wir, dass wir durch ständige E-Mail-Benachrichtigungen abgelenkt werden. Weitere mögliche Kategorien wären z.B. Telefonanrufe, Recherchen, Berichte oder kreative Aufgaben. Durch diese strukturierte Herangehensweise können wir uns besser auf die spezifischen Anforderungen einer Aufgabenkategorie konzentrieren und möglicherweise auch eine höhere Qualität der Arbeit erzielen.

Time Boxing

Beim Time Boxing werden feste Zeitintervalle für einzelne Aufgaben oder Projekte festgelegt. Wir legen einen bestimmten Zeitraum fest, in dem wir ausschließlich an einer Aufgabe arbeiten, und versuchen, diese innerhalb dieses begrenzten Zeitrahmens abzuschließen.

Time Boxing bedeutet, dass wir für jede Aufgabe oder Aktivität einen dedizierten Zeitblock in unserem Kalender einplanen. Während dieses Zeitblocks widmen wir uns ausschließlich dieser Aufgabe und setzen alles daran, sie innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erledigen.

Die Idee hinter dem Time Boxing ist, dass eine zeitliche Begrenzung dazu führt, dass wir uns besser fokussieren und produktiver arbeiten. Durch das Setzen eines klaren Zeitlimits zwingen wir uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren und Ablenkungen zu minimieren. Es hilft auch dabei, Prokrastination zu reduzieren, da wir ein Bewusstsein für die verfügbare Zeit haben und motiviert sind, die Aufgabe in diesem Zeitraum abzuschließen.

Day Theming

Day Theming ist eine Methode des Zeitmanagements, bei der bestimmte Tage der Woche bestimmten Themen oder Aufgabenkategorien gewidmet werden. Anstatt jeden Tag mit verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten zu füllen, werden spezifische Tage einem bestimmten Zweck oder einer bestimmten Art von Aufgaben gewidmet.

Das Konzept des Day Theming basiert auf der Idee, dass sich verschiedene Arten von Aufgaben besser in separaten Zeitblöcken oder Tagen erledigen lassen, anstatt sie über den gesamten Zeitraum zu verteilen. Indem wir unsere Tage thematisch gestalten, schaffen wir eine klare Struktur und fördern eine bessere Fokussierung auf die jeweiligen Aufgaben.

Wir könnten z.B. Montage für strategische Planung und Geschäftsentwicklung reservieren. Dienstage könnten für Kundengespräche und Zusammenarbeit mit Kunden vorgesehen sein. Mittwoche könnten wir für kreative Aufgaben oder Projektarbeit nutzen. Donnerstage könnten wir für administrative Aufgaben und Büroorganisation reservieren. Freitage könnten wir für Weiterbildung, Lernen oder persönliche Projekte verwenden.

Durch die Tagesgestaltung können wir sicherstellen, dass wir genügend Zeit für wichtige Aufgabenbereiche haben und diese nicht vernachlässigen. Wir können uns besser auf die jeweiligen Themen konzentrieren, da wir mental bereits darauf eingestellt sind und uns nicht zwischen verschiedenen Aufgaben und Kontexten hin und her bewegen müssen.

Ein Vorteil des Day Theming ist, dass es uns ermöglicht, unseren Tag im Voraus zu planen und uns auf die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Tages vorzubereiten. Es schafft auch eine gewisse Vorhersehbarkeit und Klarheit über die Aufgaben, die an einem bestimmten Tag erledigt werden müssen, und hilft dabei, Überlastung zu vermeiden.

Day Theming kann je nach unseren individuellen Bedürfnissen und Arbeitsstilen angepasst werden. Wir können die Anzahl der thematischen Tage pro Woche variieren oder auch halbe Tage für bestimmte Aufgaben reservieren, abhängig von unserem Arbeitsumfeld und unseren Verpflichtungen.

Tagesstrukturierung

Die Tagesstrukturierung im Zusammenhang mit Time Blocking bezieht sich darauf, den Tag in verschiedene Zeitblöcke oder Phasen aufzuteilen, um bestimmte Aktivitäten oder Aufgabenkategorien zu organisieren.

Dabei legen wir im Voraus fest, wie wir unseren Tag in Abschnitte unterteilen möchten. Jeder Abschnitt wird einem bestimmten Zweck oder einer bestimmten Art von Aufgaben gewidmet. Zum Beispiel könnten wir den Morgen für konzentrierte Arbeit oder Deep Work reservieren, den Nachmittag für Meetings und Zusammenarbeit und den Abend für Aufgaben mit niedrigerer Priorität oder Entspannung.

Die Tagesstrukturierung im Rahmen des Time Blocking ermöglicht es uns, unseren Zeitplan besser zu planen und unsere Ressourcen effizienter zu nutzen. Wir können unsere Energie und Konzentration gezielt auf die relevanten Aufgabenbereiche lenken und sicherstellen, dass wir genügend Zeit für hoch priorisierte Tätigkeiten haben.

Warum ist Time Blocking so effektiv?

Mehr Fokus auf das Wesentliche

Time Blocking ermöglicht uns die Fokussierung auf eine Aufgabe. Dazu minimieren wir Ablenkungen und Unterbrechungen. Es schafft die optimale Umgebung für Deep Work, ein Zustand der tiefen Konzentration und Produktivität. Im Gegensatz dazu führt ein Mangel an Fokus und ständiges Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben zu ineffizientem Arbeiten und vermindertem Output.

Fasst Aufgaben zusammen, die viel Zeit kosten

Durch die Gruppierung ähnlicher Aufgaben können wir Zeit und Energie sparen. Während "Shallow Work" Aktivitäten, die wenig geistige Anstrengung erfordern, schnell erledigt werden können, erfordert "Deep Work" eine längere ununterbrochene Zeit, um sich in komplexe Aufgaben zu vertiefen. Time Blocking ermöglicht es uns, mehrere Aufgaben zu bündeln, die ähnliche Konzentration erfordern.

Entwickelt ein besseres Gefühl für aufgewendete Zeit

Häufig unterschätzen wir die Zeit, die wir für bestimmte Aufgaben benötigen, und sind frustriert, wenn wir unsere Ziele nicht rechtzeitig erreichen. Time Blocking hilft, ein realistisches Verständnis dafür zu entwickeln, wie viel Zeit für bestimmte Aktivitäten benötigt wird. Indem wir unsere Aufgaben in Zeitblöcke einteilen, erhalten wir eine bessere Vorstellung davon, wie viel wir in einem bestimmten Zeitraum erreichen können, und können unsere Planung entsprechend anpassen.

Hilft gegen Perfektionismus

Perfektionismus kann dazu führen, dass wir zu viel Zeit mit einer einzelnen Aufgabe verbringen und andere wichtige Aufgaben vernachlässigen. Time Blocking schafft klare Grenzen und zwingt uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren. Durch die Festlegung von Zeitblöcken für einzelne Aufgaben können wir den Perfektionismus kontrollieren und uns daran erinnern, dass gute Ergebnisse oft wichtiger sind als perfekte Ergebnisse.

Vermeidet unnötige Kontextwechsel

Eine Studie der Cornell University aus dem Jahr 2020 ging der verbreiteten Annahme nach, dass schnelle Reaktionen auf Arbeits-E-Mails ein Zeichen harter Arbeit sind und dass Mitarbeiter ständig erreichbar sein müssen, um erfolgreich zu sein. Die Autoren fanden heraus, dass Empfänger von Arbeits-E-Mails die Erwartungen der Absender an die Reaktionsgeschwindigkeit überschätzen, insbesondere bei nicht dringlichen E-Mails, die außerhalb der regulären Arbeitszeiten gesendet werden.

Die Studie ergab, dass diese falsche Einschätzung der Erwartungen zu einem erhöhten Stressgefühl bei den Empfängern führte und mit einem geringeren subjektiven Wohlbefinden aufgrund des erlebten Stresses verbunden war. Die Autoren fanden jedoch heraus, dass eine einfache Anpassung seitens der Absender den E-Mail-Dringlichkeits-Bias mildern kann. Zum Beispiel kann eine kurze Notiz in den E-Mails hinzugefügt werden, um die Erwartungen an die Reaktionszeit bei nicht dringlichen Angelegenheiten zu klären.

Diese Studie verdeutlicht, dass es bei vielen Nachrichten möglich ist, ihre Bearbeitung zu bündeln und dadurch unnötigen mentalen Ressourcen-Verbrauch für Kontextwechsel zu vermeiden.

Die Planung von Aufgaben hilft bei der Zielerreichung

In einer Studie an der Harvard University von 2015 "Beyond Good Intentions: Prompting People to Make Plans Improves Follow-Through on Important Tasks" wurden die Auswirkungen der Planung von Aufgaben auf die Zielerreichung untersucht. Die Studie zeigt, dass Menschen eher geneigt sind, ihre Ziele zu erreichen, wenn sie konkret geplante Handlungspläne haben.

Die Autoren führen eine Reihe von Experimenten durch, um ihre Hypothese zu überprüfen. In einem Experiment wurden die Teilnehmer aufgefordert, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen, entweder mit oder ohne einen spezifischen Plan. Die Ergebnisse zeigen, dass diejenigen, die einen detaillierten Plan erstellt hatten, eine höhere Wahrscheinlichkeit hatten, die Aufgabe erfolgreich abzuschließen.

Ein weiteres Experiment zeigte, dass die Qualität des Plans eine Rolle spielt. Teilnehmer, die genaue Angaben zu Zeit, Ort und Vorgehensweise machten, waren eher in der Lage, ihre Ziele zu erreichen als diejenigen, die vage Pläne erstellten.

Die Autoren erklären, dass die Planung von Aufgaben einen kognitiven Rahmen schafft, der es den Menschen ermöglicht, ihre Handlungen besser zu steuern und Hindernisse zu überwinden. Indem man sich im Voraus Gedanken über den Ablauf macht, kann man sich besser auf die Durchführung der Aufgabe vorbereiten und potenzielle Stolpersteine erkennen.

Die Ergebnisse der Studie haben wichtige Implikationen für die Praxis. Indem man Menschen dazu ermutigt, konkrete Pläne zu erstellen, kann man ihre Wahrscheinlichkeit erhöhen, ihre Ziele zu erreichen. Dies kann durch einfache Interventionen wie das Erstellen von Checklisten oder das Setzen von Erinnerungen erfolgen.

Insgesamt zeigt der Artikel, dass das Erstellen konkreter Handlungspläne eine effektive Strategie ist, um die Umsetzung wichtiger Aufgaben zu verbessern. Es betont die Bedeutung der Planung und bietet praktische Hinweise, wie man Menschen dabei unterstützen kann, ihre Ziele erfolgreich zu erreichen.

Time Blocking bietet eine strukturierte Methode, um unsere Ziele in den Kalender einzubinden und sicherzustellen, dass wir genügend Zeit für ihre Verfolgung einplanen. Indem wir unsere Aufgaben konkret festlegen, steigern wir die Wahrscheinlichkeit, dass wir unsere Ziele erreichen.

Wer profitiert besonders von dieser Zeitmanagement-Methode?

Time Blocking ist besonders nützlich für Personen, deren Arbeit intensive Konzentration erfordert, wie beispielsweise Schriftsteller, Forscher, Programmierer oder Kreative. Aber auch für alle, die ihre Produktivität steigern und den Tag effizienter gestalten möchten, kann Time Blocking von Vorteil sein.

Time Blocking kann nicht effektiv angewendet werden, wenn unser Kalender mit Meetings überfüllt ist. Wenn wir jedoch regelmäßig Zeiträume in unserem Kalender freihalten, kann uns diese Technik dabei helfen, unsere Aufmerksamkeit auf die wirklich wichtigen Dinge zu lenken. Das Parkinsonsche Gesetz besagt, dass sich “Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht“.

Time Blocking erweist sich insbesondere als hilfreich, wenn:

• Wir zu Multitasking neigen
• Wir uns auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren und Ablenkungen vermeiden möchten
• Wir die Kontrolle über unsere Zeit und Energie am Arbeitsplatz zurückgewinnen möchten
• Wir ein besseres Verständnis dafür entwickeln möchten, wofür wir unsere Zeit aufwenden
• Wir regelmäßig das Gefühl haben, überlastet zu sein

Um Time Blocking effektiv anzuwenden, betrachten wir jeden Zeitblock als eine Phase, in der wir nicht abgelenkt werden und uns voll und ganz auf unsere Arbeit konzentrieren können. Diese Vorgehensweise wird auch als "Deep Work" bezeichnet.

Die häufigsten Time-Blocking Missverständnisse und wie sie vermieden werden

Die Zeitblöcke werden falsch eingeschätzt

Es ist wichtig, realistische Zeitblöcke für Ihre Aufgaben einzuplanen. Überladen Sie Ihren Kalender nicht mit zu vielen Aktivitäten, die in der verfügbaren Zeit nicht realistisch umsetzbar sind. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Pufferzeit einplanen, um unvorhergesehene Ereignisse oder längere Aufgaben zu berücksichtigen.

Mit der Zeit werden Sie besser darin, einzuschätzen, wie lange Aufgaben dauern, aber bis Sie Ihre Instinkte geschärft haben, sollten Sie lieber etwas mehr Zeit für Aufgaben einplanen als zu wenig. Puffern Sie Ihren Zeitplan mit zusätzlicher Zeit, um Aufgaben abzuschließen und den Übergang zwischen ihnen zu bewältigen. Sie können sogar "bedingte Zeitblöcke" erstellen, auf die Sie zurückgreifen können, wenn Sie im Rückstand sind.

Tipp: Bedenken Sie Pufferzeiten und versuchen Sie, sich nicht selbst zu überschätzen - mit der Zeit klappt das immer besser.

Starre Strukturen, wenig Flexibilität

Obwohl Time Blocking eine strukturierte Herangehensweise ist, sollten Sie dennoch Flexibilität bewahren. Manchmal erfordern unvorhergesehene Ereignisse eine Anpassung Ihres Zeitplans. Seien Sie bereit, Zeitblöcke zu verschieben oder anzupassen, um auf diese Situationen angemessen zu reagieren.

Die richtige Dauer für Zeitblöcke ist entscheidend

Es ist wichtig, die richtige Dauer für Ihre Zeitblöcke festzulegen. Ein zu langer Zeitblock kann zu Ermüdung und nachlassender Konzentration führen, während ein zu kurzer Zeitblock möglicherweise nicht ausreicht, um eine Aufgabe abzuschließen. Experimentieren Sie mit verschiedenen Zeitintervallen und finden Sie heraus, welche für Sie am besten funktionieren.

Tipp: Sie sind kein Roboter und müssen den Arbeitstag nicht auf die Minute genau berechnen. Ein geblocktes Zeitfenster für “Freizeit” bietet mehr Spielraum für verschiedene Aktivitäten - welche das sind, ist nicht unbedingt wichtig

Fazit: Time Blocking ist eine äußerst effektive Methode, um den Kalender in Zeitblöcke einzuteilen und die Produktivität zu steigern. Indem Sie Ihre Aufgaben konkret planen und ihnen dedizierte Zeitblöcke zuweisen, können Sie Ihren Fokus verbessern, komplexe Aufgaben besser bewältigen und ein besseres Verständnis für Ihre Zeiteinteilung entwickeln. Egal, ob Sie ein Schriftsteller, ein Geschäftsinhaber oder ein Student sind, Time Blocking kann Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen und Ihre Ziele effektiver zu erreichen. Probieren Sie es aus und beobachten Sie, wie sich Ihre Produktivität steigert und Ihr Terminkalender an Klarheit gewinnt.