Gute Kommunikation: So legen Sie die Basis für den Projekterfolg

Ohne effektive Kommunikation gibt es keine erfolgreichen Projekte.

Ein transparenter Informationsaustausch verhindert, dass Missverständnisse, Verwirrung oder unnötige Konflikte Ihre Projekte verzögern. Dies wird dadurch erreicht, dass die Hauptbeteiligten über Ziele, Fristen und Ergebnisse informiert werden und die Projekte von Anfang bis Ende in Schwung gebracht werden.

Sie sollten bedenken, dass die Auswirkungen schlecht kommunizierter Projektinformationen weit über die Teamdynamik hinausgehen und zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen, minderwertiger Arbeit und sogar zu Geschäftsverlusten führen können. Daher ist es wichtig zu wissen, wie man Tools, Projektdaten und Mitarbeiter effizient verwaltet, um sinnvolle, strategische Gespräche zu führen.

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die Auswirkungen der Kommunikation auf die Projektergebnisse und wie Sie die Gespräche mit den Beteiligten mithilfe eines Projektmanagement-Tools zentralisieren können.

Was ist Projektkommunikation?

Bei der Projektkommunikation geht es darum, den richtigen Personen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt und im besten Format zukommen zu lassen, damit sie sie leicht verstehen können.

Der Projektleiter muss dafür sorgen, dass die Kommunikation zwischen ihm und dem Projektteam, den Kunden, den Lieferanten und anderen am Projekt Beteiligten bis zum Abschluss der Arbeiten zielgerichtet, sachdienlich und ununterbrochen verläuft.

Für die Kommunikation in einem Projekt gibt es zahlreiche Möglichkeiten, z. B. E-Mail, persönliche oder Online-Besprechungen, Projektmanagement-Software, Apps für die Zusammenarbeit, Statusberichte, Aufgabenlisten und vieles mehr.

Um den Überblick darüber zu behalten, welche Informationen über welchen Kanal zu welchem Stakeholder gelangen müssen, sollten Sie einen soliden Projektkommunikationsplan erstellen. Das bedeutet, dass Sie klare Richtlinien für die Weitergabe von Informationen innerhalb eines Projekts festlegen und dabei die Kommunikationspräferenzen und -erwartungen der einzelnen Personen berücksichtigen müssen.

Führungskräfte ziehen es beispielsweise vor, wöchentlich per E-Mail oder in persönlichen Besprechungen über den Projektstatus informiert zu werden. Gleichzeitig kann es für Ihr Team angenehmer sein, über eine Messaging-App wie Slack miteinander zu kommunizieren und über ein Projektmanagement-Tool regelmäßige Updates zu ihren Aufgaben zu geben.

Warum ist Kommunikation im Projektmanagement wichtig?

Die Projektkommunikation ist das Herzstück der Teamzusammenarbeit und trägt dazu bei, dass Teams, die im Büro oder an einem anderen Ort arbeiten, qualitativ hochwertige Ergebnisse termingerecht und unter Einhaltung des Budgets liefern. Ihr Ziel ist es, einen kontinuierlichen Informationsaustausch zwischen den Beteiligten zu ermöglichen, sei es durch Feedback zu einer abgeschlossenen Aufgabe, durch die Beantwortung von Fragen, die ein Teammitglied gestellt hat, oder durch die Einholung der Zustimmung des Kunden zu bestimmten Änderungen, die erforderlich sind, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Zu den wichtigsten Zielen der Kommunikation bei der Verwaltung eines Projekts gehören:

• Weitergabe des Projektplans und des Zeitplans an die Beteiligten
• Zuteilung von Projektaufgaben an die Teammitglieder und Übernahme von Verantwortung für ihre Ergebnisse
• Erstellung einer schriftlichen Projektdokumentation, die während des gesamten Projekts als Referenz verwendet werden kann
• Stakeholder über den Projektstatus auf dem Laufenden halten, während die Arbeit voranschreitet
• Ermöglichung des freien Austauschs von Feedback unter den Beteiligten
• Identifizierung von Problemen, bevor sie zu Hindernissen werden, und Erarbeitung der besten Lösungen durch offene Diskussionen
• Straffung des Entscheidungsfindungsprozesses unter Wahrung der Transparenz in allen Aspekten des Projektmanagementprozesses
• Steigerung der Motivation und Produktivität des Teams für eine pünktliche Projektabwicklung

Doch bei so vielen verschiedenen Kommunikationskanälen kann es für Projektmanager eine echte Herausforderung sein, das Feedback und die Ideen der verschiedenen Interessengruppen in verwertbare Erkenntnisse umzuwandeln.

Der beste Ansatz, um Zeit zu sparen und Ihren Kommunikationsprozess zu optimieren, ist die Investition in ein Projektmanagement-Tool, in dem alle für ein bestimmtes Projekt relevanten Informationen aufgezeichnet und an einem einzigen Ort abgerufen werden können.

Wie kann eine Projektmanagement-Software die Kommunikation verbessern?

Stellen Sie sich vor, Sie müssten die letzten E-Mail-Threads in Ihrem Posteingang nach dem einen Absatz durchsuchen, in dem ein Teammitglied Ihnen erklärt, warum die Zeitschätzung für eine bestimmte Aufgabe, an der es gerade arbeitet, geändert werden muss. Darüber hinaus müssen Sie Ihren Führungskräften zwei Stunden später darlegen, wie sich diese Änderung auf die übrigen Aufgaben auswirkt.

Der einfachste Weg, dieses stressige Szenario zu vermeiden, ist die Verwendung eines Projektmanagement-Tools, das es Ihnen ermöglicht, mit Ihrem Team zu kommunizieren, Feedback zu erhalten und den Fortschritt zu verfolgen – alles an einem Ort.

Wenn ein Projekt in einer Projektmanagement-Software abgebildet wird, erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Aufgaben, die zusammen mit den Fristen und wichtigen Meilensteinen erledigt werden müssen.

Während die Aufgaben den Teammitgliedern zugewiesen werden und sich das Projekt entwickelt, werden die im Tool gespeicherten Informationen regelmäßig aktualisiert, um den neuesten Entwicklungen Rechnung zu tragen. Dank moderner Projektmanagement-Lösungen, die eine nahtlose Datensynchronisierung über mehrere Geräte hinweg bieten, haben alle Mitglieder Ihres Teams in Echtzeit Zugriff auf dieselben Informationen, unabhängig davon, ob sie sich an ihrem Arbeitsplatz befinden oder nicht.

Darüber hinaus können Kunden als Gastnutzer zu Ihren Projekten hinzugefügt werden, um sich über den Fortschritt zu informieren und Feedback zu den Ergebnissen zu geben, bevor das Team zur nächsten Phase übergeht.

Optimieren Sie Ihren Projekt-Kommunikationsprozess mit Allegra

Allegra ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Lösung, mit der Sie kosteneffiziente Kommunikationsverfahren und -strategien entwickeln und umsetzen können. Die Oberfläche ist intuitiv, benutzerfreundlich und vielseitig und passt sich nahtlos an Ihre spezifischen Projektanforderungen an.

Sie können mit Teammitgliedern zusammenarbeiten, sich über den Fortschritt informieren oder über die Kommentarfunktion direkt Feedback zu Projektaufgaben geben. Auf diese Weise wird die gesamte Konversation von Anfang an an einem Ort geführt. Außerdem kann jeder Projektbeteiligte sehen, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist und wie der Status dieser Aktivitäten ist.

Die Wiki-Perspektive von Allegra ermöglicht es Ihnen, gemeinsam Projektdokumente wie Statusberichte, Besprechungspläne, Notizen und mehr zu erstellen und sie in Ordnern für jedes Projekt zu organisieren, so dass Sie bei Bedarf mühelos darauf zurückgreifen können.

Die Integration mit der weit verbreiteten Messaging-App Slack ist eine weitere Funktion von Allegra, die zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit im Team beiträgt. Slack-Kanäle können mit Allegra-Gruppen verknüpft werden, so dass Sie jedes Mal benachrichtigt werden, wenn ein Element erstellt, geändert oder fällig wird. Sie können auch Elemente von Allegra aus öffnen, auf Kommentare antworten und den Aufgabenstatus ändern, ohne Slack zu verlassen.

Möchten Sie das Projektmanagement-Tool von Allegra für Ihre Projekte testen? Laden Sie einfach die App auf Ihr Gerät herunter und starten Sie Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion.

Vergessen Sie nicht, unseren umfassenden Leitfaden für Anfänger zu lesen, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie das Beste aus den Funktionen von Allegra herausholen können.