Agiles Projektmanagement erklärt: Methoden, Tools und Tipps

Was ist agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement bezeichnet eine Klasse von Methoden, Prinzipien und Praktiken, die aus der Softwareentwicklung kommen. Es gibt Versuche, diese Vorgehensweise auf andere Projektarten zu übertragen.

Die Notwendigkeit von agilem Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist notwendig, weil traditionelle, nicht-agile Methoden oft starr und unflexibel sind, was zu Schwierigkeiten bei der Anpassung an veränderte Anforderungen führt. Während klassische Ansätze auf detaillierte, langfristige Planung setzen, ermöglicht agiles Projektmanagement eine iterative und inkrementelle Vorgehensweise. So können Teams schneller auf Feedback und Marktveränderungen reagieren.

Damit reduziert sich das Risiko, dass Projekte scheitern, weil sie nicht mehr den aktuellen Bedürfnissen entsprechen. Agilität fördert auch eine engere Zusammenarbeit zwischen Teams und Kunden, was bei traditionellen Methoden oft zu kurz kommt. In einer zunehmend dynamischen und unsicheren Welt bietet agiles Projektmanagement die nötige Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die starre Methoden nicht leisten können.

Das agile Manifest

Das "Agile Manifest" beschreibt die Prinzipien des agilen Projektmanagements so:

• Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge: Der Erfolg eines Projekts hängt in erster Linie von den Menschen ab, die daran arbeiten, und wie gut sie miteinander kommunizieren. Prozesse und Werkzeuge sind wichtig, aber sie sollten die zwischenmenschlichen Interaktionen unterstützen, nicht ersetzen.
• Funktionierende Software über umfassende Dokumentation: Das primäre Ziel ist die Lieferung eines funktionierenden Produkts, das den Anforderungen entspricht. Dokumentation ist nützlich, aber sie sollte nicht wichtiger sein als das eigentliche Produkt.
• Zusammenarbeit mit dem Kunden über Vertragsverhandlungen: Eine enge und kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Kunden ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Endprodukt seinen Bedürfnissen entspricht. Dies wird als wichtiger angesehen als starre Vertragsbedingungen.
• Reagieren auf Veränderungen über das Befolgen eines Plans: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind Schlüsselmerkmale agiler Methoden. Anstatt sich starr an einen ursprünglichen Plan zu halten, wird darauf geachtet, auf Veränderungen in den Anforderungen oder im Umfeld schnell reagieren zu können.

Wenn Individuen und Interaktionen über Prozesse und Werkzeuge gesetzt werden, bedeutet das nicht, dass letztere unwichtig wären. Es macht nur deutlich, dass die besten Werkzeuge wenig wert haben, wenn sie nicht von entsprechend fähigen Personen genutzt werden. Dokumentation wird nicht abgewertet, aber der Fokus liegt auf dem Kundennutzen und nicht auf Prozessqualität als Selbstzweck. Was die Verträge angeht: Hinterher muss der Kunde zufrieden sein und der Hersteller muss einen Gewinn machen. Das erreicht man besser durch Zusammenarbeit als durch vermeintliche Absicherungen durch Verträge. Und anzuerkennen, dass ein Plan nie statisch ist, gebietet die Lebens- und Projekterfahrung.

Die agile Projektmethodik

Die agile Projektmethodik ist eine flexible und iterative Vorgehensweise im Projektmanagement, die auf kontinuierlicher Anpassung und enger Zusammenarbeit basiert. Sie funktioniert, indem Projekte in kleinere, überschaubare Einheiten (Sprints) unterteilt werden, in denen jeweils ein funktionsfähiges Produktinkrement entwickelt wird. Diese Sprints ermöglichen regelmäßiges Feedback und schnelle Anpassungen an sich ändernde Anforderungen.

Wie funktioniert agiles Projektmanagement?

Agiles Projektmanagement stützt sich auf eine Reihe von Methoden, Prinzipien und Praktiken. Diese kamen zuerst bei Projekten in der Softwareentwicklung auf. Inzwischen gibt es viele Anwendungsfelder außerhalb des Software-Entwicklungs-Kontexts.

Agile Methoden im Überblick

Die im agilen Projektmanagement am häufigsten eingesetzten Methoden sind in der nachfolgenden Illustration dargestellt. Scrum und Kanban sowie Kombinationen davon sind in vielen Unternehmen am weitesten verbreitet.

Die Methoden beschreiben ein generelles Vorgehen, während die agilen Praktiken (oder Techniken) jeweils eins von vielen Elementen einer Methodik darstellt. Beispiele für agile Praktiken sind:

• Task Boards (Übersicht über aktuelle Aufgaben, unterteilt in To-do/in Bearbeitung/erledigt)
• Daily-Standup-Meetings (tägliche kompakte Meetings zum Status Quo)
• Definition of Done (klare Kriterien, wann eine Aufgabe als erledigt gilt)
• User Story (Anforderungen an das Produkt aus Kundensicht beschreiben)
• Burn-Down-Charts (Visualisierung des Projektfortschritts)

Scrum

Scrum ist eine weit verbreitete Methode des agilen Projektmanagements, die darauf abzielt, Teams dabei zu unterstützen, komplexe Projekte effizient und flexibel zu bewältigen. Entwickelt in den 1990er Jahren, hat sich Scrum als eine der beliebtesten agilen Methoden etabliert, da es iterative und inkrementelle Entwicklungsprozesse fördert. Ein zentrales Element von Scrum ist der Sprint, ein festgelegter Zeitraum von ein bis vier Wochen, in dem ein funktionsfähiges Produktinkrement erstellt wird.

Scrum-Teams bestehen typischerweise aus einem Product Owner, der die Anforderungen definiert und priorisiert, einem Scrum Master, der den Prozess moderiert und Hindernisse beseitigt, sowie den Entwicklungsteammitgliedern, die die Arbeit ausführen. Durch tägliche Stand-up-Meetings wird die Kommunikation gefördert, sodass das Team Hindernisse schnell erkennt und adressiert. Am Ende jedes Sprints findet ein Review statt, bei dem das Inkrement vorgestellt und Feedback eingeholt wird, sowie eine Retrospektive, in der das Team den Prozess reflektiert und Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert.

Kanban

Kanban ist eine agile Projektmanagement-Methode, die ursprünglich in der Automobilindustrie entwickelt wurde und sich mittlerweile in vielen Branchen etabliert hat. Im Gegensatz zu anderen agilen Methoden wie Scrum arbeitet Kanban nicht mit festen Iterationen, sondern nutzt ein kontinuierliches Flussprinzip, um Aufgaben durch den Entwicklungsprozess zu steuern. Das Herzstück von Kanban ist das Kanban-Board, auf dem Aufgaben als Karten visualisiert werden und durch verschiedene Spalten wandern, die die Phasen des Arbeitsprozesses darstellen (z.B. "Zu erledigen", "In Arbeit", "Fertig").

Ein wesentliches Prinzip von Kanban ist die Begrenzung der Work in Progress (WIP). Dadurch wird sichergestellt, dass das Team nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig bearbeitet, was die Effizienz steigert und Engpässe sichtbar macht. Kanban fördert eine kontinuierliche Verbesserung (Kaizen), indem Teams regelmäßig den Workflow analysieren und Anpassungen vornehmen, um den Prozess zu optimieren.

Da es keine festen Sprints gibt, eignet sich Kanban besonders für Projekte mit kontinuierlichem Arbeitsfluss oder für Teams, die eine hohe Flexibilität bei der Priorisierung von Aufgaben benötigen. Es ist eine effektive Methode, um den Arbeitsfluss zu optimieren und die Durchlaufzeit von Aufgaben zu verkürzen.

Scrumban

Scrumban ist eine hybride Projektmanagement-Methode, die die Vorteile von Scrum und Kanban kombiniert, um eine flexible und effiziente Arbeitsweise zu ermöglichen. Diese Methode wurde entwickelt, um die starre Struktur von Scrum mit der fließenden Flexibilität von Kanban zu verbinden, was sie besonders nützlich für Teams macht, die sowohl iterative als auch kontinuierliche Arbeitsprozesse benötigen.

In Scrumban werden Elemente aus Scrum wie Sprints, Stand-up-Meetings und Retrospektiven beibehalten, während gleichzeitig die Visualisierung und das Flussmanagement von Kanban integriert werden. Das zentrale Werkzeug ist ein Kanban-Board, das wie in Kanban genutzt wird, um den Arbeitsfortschritt zu verfolgen, jedoch innerhalb der zeitlichen Struktur von Scrum-Sprints. Scrumban erlaubt es Teams, die Anzahl der laufenden Aufgaben zu begrenzen und gleichzeitig die Flexibilität zu bewahren, Aufgaben dynamisch zu priorisieren.

Der Hauptvorteil von Scrumban ist die Möglichkeit, das Beste aus beiden Welten zu nutzen: die Struktur und die regelmäßige Überprüfung von Scrum, kombiniert mit der Flexibilität und dem kontinuierlichen Fluss von Kanban. Diese Methode eignet sich besonders gut für Teams, die in einem Umfeld arbeiten, in dem sich Prioritäten häufig ändern, aber dennoch eine gewisse Struktur beibehalten wollen, um ihre Arbeitsprozesse zu steuern.

Design Thinking

Design Thinking ist eine nutzerzentrierte Methode zur Problemlösung und Produktentwicklung, die besonders in kreativen und unternehmerischen Kontexten Anwendung findet. Der Ansatz basiert auf einem iterativen Prozess, der es Teams ermöglicht, komplexe Probleme zu verstehen, kreative Lösungen zu entwickeln und diese kontinuierlich zu testen und zu verfeinern. Design Thinking setzt den Nutzer ins Zentrum des Entwicklungsprozesses und zielt darauf ab, Lösungen zu schaffen, die sowohl funktional als auch benutzerfreundlich sind.

Der Design Thinking-Prozess besteht typischerweise aus fünf Phasen: Verstehen (Empathize), Definieren (Define), Ideen entwickeln (Ideate), Prototypen erstellen (Prototype) und Testen (Test). In der ersten Phase wird intensiv recherchiert, um die Bedürfnisse und Probleme der Nutzer zu verstehen. Anschließend werden klare Problemstellungen definiert und kreative Ideen entwickelt. Diese Ideen werden dann in Prototypen umgesetzt und in der Praxis getestet, wobei Feedback gesammelt und der Prozess iterativ wiederholt wird.

Design Thinking bietet u.a. eine stärkere Fokussierung auf die Bedürfnisse der Nutzer, die Förderung von Kreativität und Innovation sowie eine iterative Vorgehensweise, die es ermöglicht, frühzeitig auf Feedback zu reagieren und Lösungen kontinuierlich zu verbessern. Diese Methode ist besonders effektiv in der Entwicklung neuer Produkte, Dienstleistungen oder Geschäftsmodelle, die auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Nutzer abgestimmt sind.

Lean

Lean ist eine Management-Philosophie, die darauf abzielt, durch die kontinuierliche Beseitigung von Verschwendung und die Optimierung von Prozessen maximalen Wert für den Kunden zu schaffen. Ursprünglich in der Automobilindustrie, insbesondere bei Toyota, entwickelt, hat sich Lean zu einer weit verbreiteten Methode in verschiedenen Branchen etabliert. Die Grundprinzipien von Lean fokussieren sich auf die Maximierung der Effizienz, indem unnötige Schritte und Ressourcen im Produktionsprozess minimiert werden.

Lean setzt auf mehrere Kernprinzipien, darunter die Wertschöpfung aus Sicht des Kunden, die Eliminierung von Verschwendung (Muda), die kontinuierliche Verbesserung (Kaizen), und die Befähigung der Mitarbeiter, Probleme direkt anzugehen und Lösungen zu finden. Ein weiteres wichtiges Konzept ist der Pull-Prozess, bei dem Produkte und Dienstleistungen basierend auf tatsächlicher Nachfrage bereitgestellt werden, anstatt auf Prognosen zu setzen.

Die Vorteile von Lean liegen in der erhöhten Effizienz, reduzierten Kosten und der Verbesserung der Qualität, da Ressourcen gezielt auf wertschöpfende Aktivitäten konzentriert werden. Lean ermöglicht es Unternehmen, schneller und flexibler auf Veränderungen im Markt zu reagieren, indem Prozesse schlanker und agiler gestaltet werden. Diese Methode ist besonders geeignet für Organisationen, die ihre Produktions- oder Dienstleistungsprozesse optimieren und den Fokus auf kontinuierliche Verbesserung legen möchten.

Extreme Programming

Extreme Programming (XP) ist eine agile Softwareentwicklungsmethode, die darauf abzielt, qualitativ hochwertige Software schnell und effizient zu liefern. XP legt besonderen Wert auf technisches Können, kontinuierliche Zusammenarbeit und schnelles Feedback, um Entwicklungsprozesse zu optimieren und Risiken zu minimieren. Diese Methode zeichnet sich durch eine Reihe von Praktiken aus, die im Vergleich zu anderen agilen Methoden noch stärker betont werden.

Zu den wichtigsten Praktiken von XP gehören paarweises Programmieren (Pair Programming), bei dem zwei Entwickler gemeinsam an einem Computer arbeiten, sowie Testgetriebene Entwicklung (TDD), bei der Tests vor dem eigentlichen Code geschrieben werden, um sicherzustellen, dass der Code den Anforderungen entspricht. Weitere zentrale Konzepte sind die kontinuierliche Integration, bei der Codeänderungen häufig in das Hauptrepository integriert werden, und die fortlaufende Planung, die es ermöglicht, flexibel auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren.

Die Vorteile von Extreme Programming liegen in der hohen Codequalität, der schnellen Anpassungsfähigkeit und der engen Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und Kunden. XP fördert eine enge Rückkopplungsschleife, die es ermöglicht, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Diese Methode ist besonders geeignet für Projekte, die in einem dynamischen Umfeld stattfinden, wo Anforderungen oft wechseln und eine schnelle, zuverlässige Lieferung von Software erforderlich ist.

Agile Prinzipien und Praktiken

Agiles Projektmanagement basiert auf einer Reihe von Prinzipien und Praktiken. Im wesentlichen sind diese im sogenannten “Agilen Manifest” zusammengefasst.

Agile Prinzipien

Agiles Projektmanagement basiert auf einer Reihe von Prinzipien und Praktiken. Im wesentlichen sind diese im sogenannten “Agilen Manifest” zusammengefasst. Die wichtigsten technischen und organisatorischen agilen Prinzipien sind in der folgenden Illustration dargestellt.

Wir unterscheiden zwischen organisatorischen und technischen Prinzipien. Die selbst-organisierenden Teams sind das für die agile Vorgehensweise wesentliche charakteristische Merkmal. Es räumt den Projektteams größtmöglichen Handlungsspielraum und Entscheidungsfreiheit in Bezug auf die Planung und Vorgehensweise bei der Umsetzung ein.

Die anderen Prinzipien basieren zum Teil auf Ansätzen früherer Vorgehensweisen und sind nicht alle eine Erfindung der agilen Community. Zu erwähnen ist allerdings, dass durch das Aufsetzen dieser Prinzipien einige Punkte, die eigentlich selbstverständlich sein sollten, nun explizit gemacht werden. Dazu gehört zum Beispiel das Akzeptieren von Änderungen, den Kunden in den Mittelpunkt seiner Bemühungen zu stellen, und auch sogenannte Todesmärsche zu vermeiden.

Auf der technischen Seite ist das leitende Prinzip das getaktete Arbeiten in Iterationen, die sich über eine Dauer von wenigen Wochen erstrecken. Während einer Iteration sind Änderungen der Anforderungen unzulässig, beim Übergang zu einer neuen Iteration jedoch möglich.

Verbunden mit diesem iterativen Vorgehen ist der Ansatz, zuerst Tests zu schreiben und danach den Code für die eigentliche Funktion. Das ermöglicht ein flexibles Eingehen auf Änderungswünsche, da durch die automatisierten Tests sichergestellt werden kann, dass nicht betroffene Funktionalität durch die Änderungen nicht beeinträchtigt wird. In der Praxis lassen sich aber manche Tests erst sinnvoll entwickeln, wenn man schon ein Stück weit in die Implementierung eingedrungen ist.

Anforderungen mithilfe von Szenarien zu entwickeln ist keine Erfindung der agilen Community, sondern wurde schon vorher praktiziert. Dabei ist allerdings zu beachten, dass diese Art von Anforderungserstellung für sicherheitskritische Anwendungen oft nicht ausreichend ist. Sie bietet sich vor allem da an, wo Systeme einen großen Teil ihrer Funktionalität an der Benutzerschnittstelle zur Verfügung stellen. Das ist bei eingebetteten Systemen häufig nicht der Fall, man denke nur an eine Motor-Steuerungssoftware mit dem Gaspedal als Benutzer-Interface.

Agile Praktiken

Neben den Prinzipien beinhaltet agiles Projektmanagement einige technische und organisatorische Praktiken. Auch von diesen gab es einige schon vor dem Erscheinen der agilen Methodik. Die wichtigsten agilen Praktiken sind in der folgenden Illustration dargestellt.

Die Praktiken lassen sich wie die Prinzipien in solche technischer und solcher organisatorischer Art einteilen. Die drei wichtigsten technischen Prinzipien sind die des Test driven development, das Grundlage ist für das Refactoring und für die Continuous Integration. So lassen sich in kurzen Abständen neue Versionen einer Software mit wachsendem Funktionsumfang ausliefern.

Das Refactoring erlaubt es, auf Anforderungsänderungen schnell zu reagieren und reduziert den Planungs- und Dokumentationsaufwand. Der Continuous Integration folgt die Continuous Delivery, d.h. die Veröffentlichung von neuen Version in kurzer Abfolge.

Klassisches Projektmanagement vs. agiles Projektmanagement

Die folgende Tabelle vergleicht die klassisches Projektmanagement anhand einiger Merkmale mit agilem Projektmanagement.

Vorteile des agilen Projektmanagements

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Agile Methoden ermöglichen es Teams, schnell auf Veränderungen in den Anforderungen oder im Marktumfeld zu reagieren, was in dynamischen Projekten entscheidend ist.
• Kundenorientierung: Durch regelmäßige Iterationen und Feedback-Schleifen wird sichergestellt, dass das Produkt kontinuierlich an den Bedürfnissen des Kunden ausgerichtet bleibt, was die Kundenzufriedenheit erhöht.
• Verbesserte Teamkommunikation: Agile fördert eine enge Zusammenarbeit und offene Kommunikation innerhalb des Teams und mit Stakeholdern, was Missverständnisse minimiert und die Effizienz erhöht.
• Frühe und regelmäßige Lieferung von Ergebnissen: Die iterative Vorgehensweise ermöglicht es, frühzeitig funktionsfähige Produktversionen zu liefern, was den Nutzen für den Kunden schneller sichtbar macht.
• Reduziertes Projektrisiko: Durch kontinuierliche Überprüfung und Anpassung werden Probleme frühzeitig erkannt und können umgehend adressiert werden, was das Risiko von Fehlentwicklungen verringert.

Nachteile des agilen Projektmanagements

• Schwierigkeiten bei der Langfristplanung: Da agiles Projektmanagement auf Flexibilität setzt, kann es schwierig sein, langfristige Zeitpläne und Ressourcenplanungen zu erstellen, was in Projekten mit festen Deadlines problematisch sein kann.
• Mangel an Dokumentation: Agile Methoden legen oft weniger Wert auf umfassende Dokumentation, was in späteren Projektphasen oder für Wartungsarbeiten zu Herausforderungen führen kann.
• Erforderliche Disziplin und Erfahrung: Agiles Arbeiten erfordert ein hohes Maß an Selbstorganisation und Disziplin im Team. Ungeübte Teams können Schwierigkeiten haben, die Prinzipien effektiv umzusetzen.
• Höherer Kommunikationsaufwand: Die ständige Interaktion und Abstimmung im Team sowie mit Stakeholdern kann zeitintensiv sein und erfordert oft mehr Meetings und Absprachen als in traditionellen Methoden.
• Ungeeignet für stark regulierte Projekte: In Projekten, die strikte regulatorische Anforderungen erfüllen müssen oder in denen eine genaue Vorabplanung erforderlich ist, kann agile Methodik schwer anwendbar sein.

Agiles Projektmanagement Zertifizierungen

Agile Projektmanagement-Zertifizierungen sind formale Qualifikationen, die Fachleuten helfen, ihre Kenntnisse und Fähigkeiten in agilen Methoden zu belegen. Zu den bekanntesten Zertifizierungen gehören der

• Certified ScrumMaster (CSM)
• Professional Scrum Master (PSM)
• Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)

Diese Zertifikate bieten eine fundierte Einführung in agile Prinzipien und Praktiken und werden von Organisationen weltweit anerkannt. Sie helfen Fachleuten, ihre Karrierechancen zu verbessern und ihre Fähigkeiten in der Anwendung agiler Methoden zu vertiefen.

Tools für agiles Projektmanagement

Die Auswahl an Tools für agiles Projektmanagement erscheint zunächst ziemlich groß. Blickt man näher hin, findet man eine Reihe von Werkzeugen, die ein Taskboard als Synonym für agiles Projektmanagement sehen. Möchte man volle Unterstützung mit Backlogs, Epics, User Stories, Task, Burn Charts, Sprints etc., dann ist die Auswahl nicht mehr so groß.

Hier sind drei beliebte Tools für agiles Projektmanagement:

• Jira: Ein weit verbreitetes Tool, das speziell für die Verwaltung von agilen Projekten entwickelt wurde, insbesondere für Scrum und Kanban.
• Allegra: Allegra ist ein vielseitiges Projektmanagement-Tool, das verschiedene agile Methoden wie Scrum, Kanban und hybride Ansätze unterstützt. Es bietet Funktionen zur Planung, Verwaltung und Überwachung von Projekten und ist besonders nützlich für Teams, die eine flexible und anpassbare Lösung für ihre agilen Prozesse suchen.
• ClickUp: Ein All-in-One-Tool, das verschiedene agile Methoden unterstützt und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten bietet, um die Zusammenarbeit im Team zu optimieren.