Asana-Alternative Allegra: viel mehr als ein Ersatz

Allegra vs. Asana – der Vergleich

Du kennst Asana und suchst eine leistungsfähigere Projektmanagement-Software als Alternative? Oder möchtest Du eine neue Lösung zur erfolgreichen Projektsteuerung einführen, bist auf Asana gestoßen und suchst nach einer Asana-Alternative, die Du auch selbst betreiben kannst?

Wir haben uns beide Team Collaboration Tools genau angeschaut und miteinander verglichen. Das Ergebnis findest Du übersichtlich kategorisiert im folgenden Beitrag.

Für Eilige: Die wichtigsten Unterschiede

Aus der Vogelperspektive gibt es drei wesentliche Unterschiede zwischen der Asana-Alternative Allegra und Asana bei ansonsten vielen Gemeinsamkeiten:

• Allegra und Asana sind beide als Software as a Service in der Cloud verfügbar. Allegra kann jedoch auch gekauft und firmenintern installiert und betrieben werden (Self Hosting).
• Asana ist ein Werkzeug für die Arbeitsverwaltung in Teams. Allegra bietet die gleiche Funktionalität, ist darüber hinaus aber auch ein ziemlich komplettes Projektmanagement-Werkzeug mit Gantt Charts, Kanban- und Scrum-Unterstützung und der Möglichkeit der Ressourcenplanung.
• Allegra bietet vollständige Unterstützung agiler Methoden mit Epics, User Stories, Backlogs, Sprints, Burn Charts usw. Darüber hinaus unterstützt Allegra das Scaled Agile Framework (SAFe), um auch größere Vorhaben agil abwickeln zu können.

Du kannst Dir die Projektmanagement-Software Allegra deshalb als Asana+ vorstellen. Allegra ist im Bereich Aufgabenmanagement und bei der Arbeitsverwaltung mindestens genau so leistungsfähig und einfach zu bedienen wie Asana, kann bei Bedarf aber noch mehr. Im folgenden betrachten wir die beiden Projektmanagement-Tools etwas detaillierter.

1. Cloud und Self Hosting

Asana hält seine Daten auf Servern in den USA und bietet Enterprise-Kunden Serverstandorte in der EU an und garantiert die Einhaltung deutscher Datenschutzstandards. Die Cloud-Server für Allegra stehen für europäische Kunden in Leipzig und Paris und unterliegen damit immer den strengen europäischen Datenschutzrichtlinien.

Das deutsche Rechenzentrum, in dem die Daten in Allegra gespeichert werden, ist nach den Normen ISO / IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert und für die auftragsbezogene Datenverarbeitung zugelassen. Dies garantiert Allegra-Benutzern höchste Sicherheitsstandards. Die Datenübertragung zwischen dem Rechenzentrum und dem Endgerät wird mit der sicheren SSL-Methode verschlüsselt.

Die DSGVO und die Rechte der Betroffenen gemäß Art. 12-22 DSGVO haben die höchste Priorität bei der Erhebung personenbezogener Daten. In unserem Blog-Beitrag findest Du detaillierte Informationen zum Thema DSGVO und Datenschutz bei Allegra.

Allegra-Benutzer werden immer darüber informiert, wo Ihre Daten gespeichert sind, wie sie gespeichert werden und wofür sie verwendet werden. Dies garantiert Datensicherheit und legt größten Wert auf den Schutz des Unternehmenswissens.

Allegra bietet Sicherheit für Deine Arbeit: Mit einem deutschen Serverstandort und einer stabilen Cloud.

2. Einführung, Betreuung und Integration

Jeder kann sich Allegra herunterladen und kostenlos ausprobieren. Alternativ kann man beim Anbieter eine eigene Testinstanz in der Cloud beantragen. Der Anbieter hilft ab einem bestimmten Lizenzvolumen auch mit der Anpassung und Erstkonfiguration des Werkzeugs noch in der Testphase.

Auch bei Asana kann man sich ohne Verpflichtung und Kosten einen Eindruck von der Software machen. Allerdings ist das auf ganz kleine Teams beschränkt; sobald man echte Szenarien implementieren will, muss man zahlen.

Der deutschsprachige Kundensupport von Allegra berät Dich per Telefon, E-Mai, Kontaktformular und mit Hilfe von Webkonferenzen zu Konfigurations- und Anwendungsfragen. Die Einführung der Software wird durch ein in den Lizenzkosten enthaltenes Onboarding-Paket im Umfang von mehreren Stunden deutlich erleichtert und beschleunigt.

Dadurch, dass jeder Allegra-Kunde einen eigenen dedizierten virtuellen Server erhält, lässt sich die Lösung gut in bestehende IT-Infrastruktur einbinden. Über die vielfältigen APIs können kundenspezifische Erweiterungen angebaut werden, z.B. für die Integration mit ERP-, CRM und CI/CD-Systemen. Es gibt eine Reihe sofort benutzbarer Integrationen für Single Sign On sowie CI/CD-Systemen wie Gitlab und Jenkins.

3. Perspektiven und Ansichten

Asana und Allegra bieten unterschiedliche Ansichten von Projekten und Aufgaben. Beide Team Collaboration Tools haben eine Board-Ansicht. Asana bildet damit einen Workflow ab, der in Form von Karten erstellt wird.

Die Allegra (Kanban) Board-Ansicht enthält auch den Aufgabenstatus, der dem Benutzer auf einen Blick zeigt, welche Aufgaben geplant, aktiv, abgeschlossen oder überprüft werden. Dies ermöglicht eine klare und kooperative Projektarbeit.

4. Aufgabenmanagement

Sowohl Allegra als auch Asana bieten Aufgabenlisten an, die sich in ihrem Funktionsumfang voneinander unterscheiden. Asana bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, anhand von Fälligkeitsterminen und einer Kalenderansicht zu sehen, wann die Arbeit fällig ist, und bietet benutzerdefinierte Felder, die gefiltert werden können, um verschiedene Ansichten zu zeigen, wie und bis wann die Arbeit erledigt wird. In Allegra verfügt die Aufgabenliste über ein Ampelsystem zum Priorisieren von Aufgaben und Festlegen von Fristen mithilfe eines Kalenders sowie zum Filtern und Gruppieren von Funktionen. Diese starken Merkmale gewährleisten eine strukturierte und klare Projekt- und Teamarbeit.

Weiter ermöglichen die unterschiedlichen Aufgabenstati bei Allegra eine gute teamorientierte Zusammenarbeit. Insbesondere mit Hilfe des Überprüfungsstatus (aus der Team Cloud) ist die Zusammenarbeit zwischen der verantwortlichen Person und dem Ausführenden einfach und transparent.

Der Bearbeiter versetzt die Aufgabe in den Überprüfungsstatus. Die verantwortliche Person sieht diese Aufgabe in ihrem Cockpit und kann sie dann auf den Status “erledigt” oder wieder auf “in Bearbeitung” setzen. Dies bedeutet, dass der Bediener weiß, ob die Aufgabe abgeschlossen ist oder weiter verarbeitet werden soll.

Mit Hilfe des einzigartigen Allegra-Projektstrukturbaums wird das Projekt visuell und inhaltlich strukturiert.

Vergleichbar mit einer verzweigten Baumstruktur besteht ein Projekt aus einem Projektheader (blau), Paketen (grün) und Aufgaben (weiß). Zusätzliche Aufgabendetails ermöglichen eine schnelle und agile Aufgabenverarbeitung, da auf Inhalte direkt zugegriffen werden kann, ohne die Aufgabe selbst zu öffnen.

5. Projektmanagement

Mit Asana können Aufgabenabhängigkeiten definiert werden, die in Form von Pfeilen in der Zeitleiste angezeigt werden. Der Unterschied zur Vorgänger- / Nachfolgerfunktion von Allegra im Gantt-Diagramm besteht aus den folgenden Merkmalen:

Das Verschieben einer Aufgabe innerhalb des Gantt-Diagramms hat direkte und unmittelbare zeitliche Auswirkungen auf die nachfolgenden Aufgaben, die miteinander in Beziehung stehen.

Mit Allegra können Aufgaben automatisch angepasst und die kritischen Abläufe innerhalb des Projekts einfach gesteuert werden. Mit dieser Funktion sparen Projektmanager wertvolle Planungszeit bei der Organisation der gesamten Prozessstruktur.

Allegra als Asana-Alternative bietet auch visuelle Vorschläge innerhalb des Gantt-Diagramms zum Festlegen einer Abfolge von Aufgaben, sobald ein Vorgänger definiert wurde. So planst Du Deine Projekt intuitiv im Gantt-Diagramm.
Die benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Funktion, die in Allegra verwendet wird, macht Allegra außerdem äußerst benutzerfreundlich. Eine detaillierte Beschreibung über den Nutzen von Gantt-Diagrammen findest Du hier.

Die intuitive und leicht verständliche Benutzerfreundlichkeit von Allegra unterstreicht auch Netzsieger – ein bedeutendes Vergleichsportal:

Die optisch ansprechende Allegra-Web-App bietet alle Funktionen für professionelles Aufgaben- und Projektmanagement und ist intuitiv, selbsterklärend und einfach zu bedienen.

Bestimme Meilensteine und sichere so den Projektfortschritt.
Die Meilensteinfunktion steht Allegra-Benutzern zur Verfügung. Dies gibt dem Benutzer einen Überblick über wichtige Ankerpunkte innerhalb seiner Projekte und bietet nicht nur die Möglichkeit, wichtige Projektereignisse zu überprüfen, sondern stellt ihm auch ein Kontrollinstrument zur Verfügung. Das Setzen von Meilensteinen im Gantt-Diagramm oder innerhalb der jeweiligen Aufgabe erlaubt eine genaue Kontrolle des Projektfortschritts.

Behalte mit dem Cockpit einen klaren Überblick.
Neben der Berichterstellung enthält das Cockpit von Asana eine Übersicht aller Projekte. Das Allegra-Cockpit ist voll konfigurierbar und bietet viele Möglichkeiten, Projekte, Aufgaben und Key Process Indikators (KPIs) zu visualisieren. Ampeldiagramme, Meilenstein-Trend-Diagramme, Leistungswert- und Projektfortschrittsdiagramme erlauben eine schnelle Analyse mit einem kurzen Blick..

Der Benutzer sieht nicht nur den Fortschritt des Projekts, sondern verfolgt auch:

• seine Aufgaben als Manager – Aufgaben, für die er als Führungskraft registriert ist.
• seine Aufgaben als Bearbeiter – Aufgaben, für die er als verantwortlich registriert ist.
• das Team – Aufgaben, die das gesamte Team zu erledigen hat.
• alle Projekte, für die er mindestens Leserechte hat.

Das Cockpit ist der persönliche Schreibtisch, der nicht nur die vom Benutzer auszuführenden Aufgaben, sondern die des gesamten Teams darstellt. Es vereinfacht die Selbstorganisation und Teamarbeit für den Benutzer. Verantwortliche Personen erhalten außerdem einen Überblick über zeitkritische Aufgaben, was das Projektmanagement erleichtert.

6. Agile Methoden

Um agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban wirklich zu unterstützen, genügt es nicht, eine Board-Darstellung zu bieten. Hier tritt ein wesentlicher Unterschied zwischen Allegra als Asana-Alternative und Asana auf: Allegra hat einen vollständigen Funktionsmerkmal-Umfang, was agile Methoden angeht. So sind in der Anwendungslogik Konzepte wie Epics, User Stories, Releases, Backlogs, Sprints, Team Velocity und Burn Charts unterstützt. Für größere Vorhaben gibt es die Möglichkeit, Scrum gemäß dem Scaled Agile Framework (SAFe) zu skalieren.

7. Zeit- und Kostenmanagement

Professionelles Controlling ist nur in Allegra verfügbar. Mit Hilfe des Controllings können Ausgaben – einschließlich projekt-, personen- oder aufgabenbezogener – erfasst und als Excel-Datei exportiert werden.

Im Gegensatz zu Allegra bietet Asana eine eingeschränkte Möglichkeit, den geschätzten verbleibenden Restaufwand nachzuhalten. Asana verfügt zwar über eine Zeiterfassung, es ist jedoch Sache des Benutzers, die verbleibende Zeit aus der Differenz zwischen der geplanten und der tatsächlichen Zeit im Auge zu behalten.

Allegra als Asana-Alternative bietet eine benutzerfreundliche Lösung, um die verbleibende Zeit im Fokus zu halten. Schließlich wirken sich die Bemühungen auf die Gesamtdauer und damit auf die Kosten eines Projekts aus. Mit Hilfe des geschätzten Restaufwands behält der Allegra-Benutzer den Erfolgsfaktor Zeit besser im Auge. und verhindert so, dass sein Projekt scheitert.

8. Servicedesk und Gastbenutzer

Asana bietet die Benutzerautorisierungseinstellungen für Projekte, Aufgaben und Teams. Abhängig vom Berechtigungsumfang kann jeder Asana-Benutzer andere kostenlose Gastnutzer einladen.

Allegras Autorisierungsgruppen und Rechte-Systeme bieten dem Benutzer eine eindeutige kostenlose Autorisierungsgruppe – den Gastbenutzer. Eine unbegrenzte Anzahl von Gastbenutzern kann kostenlos in ein Projekt oder einzelne Aufgaben integriert werden. Dies können externe Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder Partner sein, die Leserechte für ein Projekt und Bearbeitungsrechte für einzelne Aufgaben erhalten. Sie haben ein eigenes Cockpit und können einzelne Aufgaben bearbeiten.

Dies bedeutet, dass ein Projektmanager einen Kunden als Gastbenutzer einladen und ihm einzelne oder mehrere Aufgaben zuweisen kann, indem er ihm Bearbeitungsrechte gewährt. Der Gast nimmt daran teil, indem er Kommentare und Anhänge hinzufügt oder Checklisten überprüft und den Aufgabenstatus ändert.

Allegras Gastnutzer ermöglichen die freie Einbeziehung wichtiger Projektbeteiligter. Dies macht die Zusammenarbeit in einer Interaktion zwischen allen relevanten Projektteilnehmern einfach und transparent.

Fazit: Allegra ist mehr als eine Asana-Alternative

Asana ist ein solides Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool. Allegra überzeugt als Asana-Alternative durch:

• Deutscher Serverstandort und damit höchste Datensicherheit
• Möglichkeit zum Self Hosting
• Deutschsprachiger Kundenservice
• Vollständige Projektmanagement-Funktionalität mit Gantt-Diagrammen und Ressourcen-Planung
• Vollständige Unterstützung von Scrum und SAFe
• Leistungsfähige Workflow-Engine und sehr umfangreiche Aufgabenmanagement-Funktion
• Klares Cockpit für perfektes Projektmanagement

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