awork Alternative Allegra

awork: Einfache Work Management-Software

awork ist eine einfache Software für allgemeines Aufgabenmanagement in Teams. Mit awork lassen sich Aufgaben strukturieren, zuweisen und nachverfolgen. awork hat Funktionen für einfaches Projektmanagement, zählt aber nicht zu den echten Projektmanagement-Tools.

Pro und Contra

Allgemeine Funktionalität

Betrieb

awork wird ausschließlich als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller betriebenen Cloud angebotenen. Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Die Daten befinden sich ausschließlich in der EU.

Projekte und Projekttypen

In awork verwaltet man Vorgänge in Projekten bzw. Arbeitsbereichen. Bereiche haben Typen, so dass sich Einstellungen zentral für alle Bereiche eines Typs vornehmen lassen.

In awork lassen sich Vorlagen für Projekte bzw. Bereiche anlegen.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In awork sind die Vorgangstypen fest vorgegeben und können nicht ergänzt oder geändert werden.

Vorgangshierarchien

awork bietet genau eine Hierarchieebene an. Diese „Sub-Tasks“ werden z.T. anders behandelt und dargestellt als die „richtigen“ Vorgänge. Eine hierarchische Strukturierung von Arbeitspaketen lässt sich damit nicht realisieren.

Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich nicht abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs einschränken. Damit kann z.B. nicht verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet wird.

Benachrichtigungen

awork besitzt ein gut konfigurierbares Benachrichtigungssystem. Wann was an wen verschickt wird, lässt sich einstellen.

Es gibt eine @-Funktion und eine Erinnerungsfunktion.

Zugangsberechtigungen

Es lassen sich eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen defnieren.

Attribute

In awork gibt es keine Unterstützung für kundenspezifische Attribute.

Eingabemasken

In awork können keine eigenen Eingabemasken definiert werden.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch in der Aufgabenverwaltung stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In awork gibt es keine Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, vorkonfigurierte Cockpits zu nutzen oder sich ein eigenes Cockpit aus einer umfangreichen Liste von Cockpit-Kacheln zusammenzustellen. Es gibt aber keine Cockpit-Vorlagen und Cockpits können auch nicht zentral Benutzern von Systemadministratoren zugewiesen werden. Es stehen u.a. folgende Cockpit-Elemente zur Verfügung:

• Meine Vorgänge
• Anzahl Vorgänge in Zustand X über der Zeit
• Aktivitätenstrom
• Vordefinierte Filter

Berichtsfunktion

Berichte lassen sich in awork nicht basierend auf Berichtsvorlagen oder durch direkten Export nach Excel oder PDF realisieren. Berichtsvorlagen existieren nicht.

Benutzerverwaltung

Eine Synchronisation von awork mit einem Verzeichnisserver ist nicht vorgesehen.

awork bietet keine Integration mit gängigen Single-Sign-On-Systemen.

Es gibt keine Unterstützung für Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Software bietet eine schöne, aufgeräumte und modern wirkende Bedienoberfläche. Der normale Anwender kommt auch ohne Schulung relativ schnell zurecht. Durch eine kontextbezogene Hilfe wird man unterstützt, wenn mal etwas nicht offensichtlich ist.

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von awork vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern. Es werden auch Schulungen angeboten.

Die Bedienoberfläche kann an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Über eine umfangreiche REST-Schnittstelle sind in awork nahezu alle Funktionen zugänglich, die auch an der Bedienoberfläche angeboten werden. So können z.B. Benutzer verwaltet werden, Projekte angelegt, geändert und gelöscht werden oder Abfragen ausgeführt werden.

awork kann vom Nutzer erweitert werden, es gibt dafür entsprechende Schnittstellen.

Aufgabenmanagement

Delegieren

Die Software unterstützt die Delegation von Vorgängen nicht. Es ist nicht möglich, nach Weitergabe eines Vorgangs an jemand anderen diesen Vorgang so zu markieren, dass er als delegiert erkennbar ist.

Stellvertreter-Funktion

In awork ist es nicht möglich, Nutzern Stellvertreter zuzuordnen.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

awork erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

awork erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

awork unterstützt die GTD-Methode nicht.

Unterstützung der RACI Matrix

Für die Aufgabenverwaltung und das Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://en/task-management/raci-matrix.html).

awork bietet leider keine Möglichkeit, eine RACI-Matrix zu modellieren.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

awork bietet einen Workflow Editor an.

Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

awork bietet leider keine Unterstützung für ein Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

awork unterstützt lediglich eine Hierarchieebene mit Sub-Tasks. Damit lassen sich keine WBS oder Projektpläne erstellen.

Interaktives Gantt-Diagramm

Mit Gantt-Diagrammen lassen sich der zeitliche Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festlegen und darstellen. awork bietet eine einfache, interaktive Gantt-Komponente. Es ist nicht möglich, den kritischen Pfad darzustellen. Es gibt auch keine Projektfortschrittsbalken und man kann den aktuellen Planungsstand nicht mit einem Basisplan vergleichen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Kalender, aus dem die Verfügbarkeit hervorgeht. Die Verfügbarkeit wird bei der Ressourcenplanung vom System berücksichtigt.

Projektfortschritt

Es gibt in awork die Möglichkeit, Projektfortschritt über die Menge der schon erledigten Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabenmenge zu messen. Es ist darüber hinaus für noch offene Aufgaben möglich, den geschätzten Restaufwand bis zur Fertigstellung anzugeben.

Damit ist in awork eine rudimentäre, unaufwändige Art der Fortschrittsbeobachtung vorhanden, die jedoch für ein etwas anspruchsvolleres Projektmanagement nicht ausreichend ist.

Agiles Projektmanagement

Die Software unterstützt agiles Projektmanagement ansatzweise mit einer Taskboard-Ansicht. Wichtige agile Prozesselemente wie Epics, User Stories, Backlogs und Sprints stehen nicht oder nur ungenügend zur Verfügung.

Für Software-Entwickler fehlen Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

Alternative Lösungen

Neben Allegra ist sicherlich auch Jira eine leistungsfähige Alternative zu awork. Wenn Sie mehr über Jira wissen wollen, schauen Sie sich diesen Jira-Test an.

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