ClickUp Projektmanagement-Software Test

ClickUp Projektmanagement-Software

Mit ClickUp bekommst du eine schöne web-basierte Projektmanagement-Software. Von einfachem Aufgabenmanagement bis hin zu einfachem Projektmanagement kannst du damit vieles abdecken. Mit einem interessanten Hierarchiekonzept von Workspaces, Spaces und Ordnern kann das System verglichen mit vielen anderen Projektmanagement-Tools bei der Strukturierung von Projekten punkten, auch wenn echte Unterstützung für WBS und Projektstruktur fehlt. ClickUp ist auch eines der wenigen Projektmanagement-Werkzeuge, das die Getting Things Done-Methode unterstützt.

1. Allgemeine Funktionalität

Betrieb

ClickUp gibt es nur in der Cloud als Software as a Service (SaaS) und kann nicht auf eigenen Servern betrieben werden. Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards. Die Daten befinden sich in den USA und Europa.

Projekte und Projekttypen

In der ClickUp Projektmanagement-Software verwaltet man Vorgänge in Listen. Die Listen kann man in Ordnern organisieren. Die Ordner gehören zu Spaces. Es ist nicht möglich, mehrere Ebenen von Spaces oder von Ordnern anzulegen. Verwendet man einen Space für ein Projekt, ließe sich nur eine Ebene von Teilprojekten in der Form von Ordnern darstellen.

In der ClickUp Projektmanagement-Software lassen sich Vorlagen für Spaces aus existierenden Spaces erstellen. Man kann allerdings die Konfiguration existierender Spaces, die auf einer bestimmten Vorlage basieren, nicht zentral ändern.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In der ClickUp Projektmanagement-Software gehört ein Vorgang immer zu einer Liste, vergleichbar einem Vorgangstyp. Die Liste definiert z.B. die Attribute eines zur Ihr gehörenden Vorgangs. Man kann beliebig eigene Listen anlegen.

Vorgangshierarchien

ClickUp bietet genau eine Hierarchieebene an. Diese „Sub-Tasks“ werden z.T. anders behandelt und dargestellt als die „richtigen“ Vorgänge. Eine hierarchische Strukturierung von Arbeitspaketen lässt sich damit nicht realisieren.

Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich nicht abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs einschränken. Er ist fest eingestellt auf den Listentyp des übergeordneten Vorgangs. Damit kann z.B. nicht verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet werden kann.

Benachrichtigungen

ClickUp besitzt ein einfaches, konfigurierbares Benachrichtigungssystem.

Benachrichtigungen können verschickt werden per Email im Browser oder auf ein Mobilgerät. Es ist z.B. nicht möglich, Benachrichtigungen nur zu verschicken, wenn ein schon geschlossener Vorgang wieder geöffnet wird und seit dem Schließen mindestens zwei Wochen vergangen sind. Es gibt eine @-Funktion und eine Erinnerungsfunktion.

Zugangsberechtigungen

Die Gewährung von Zugriffsrechten erfolgt in ClickUp rollenbasiert und projektspezifisch. Berechtigungen können vergeben werden für

• ein komplettes Projekt bzw. einen Arbeitsbereich
• Vorgangstypen wie Tasks, offene Punkte oder Problemberichte
• einzelne Attribute wie z.B. das Budget für einen Vorgangs

Das Berechtigungssystem erlaubt es, sehr genau zu steuern, wer was sehen oder ändern darf.

Eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen lassen sich nicht defnieren.

Attribute

In der ClickUp Projektmanagement-Software kann man ohne Programmierung über die Weboberfläche kundenspezifische Attribute konfigurieren.

Es steht eine umfangreiche Auswahl an Attributtypen zur Verfügung, wie z.B. Label, Personenauswahl oder Datumsfelder. Es fehlt allerdings die Möglichkeit, sinnvolle Voreinstellungen zu definieren, z.B. voreingestellte Werte für ein Anfangs- oder Enddatum.

Jeder Space hat sein eigenes Set an Attributen.

Eingabemasken

In der ClickUp Projektmanagement-Software kann für jede Liste eine Eingabemaske definiert werden. Die Reihenfolge der Felder ist nicht konfigurierbar. Für jeden Ordner können eigene Felder eingestellt werden. Für das Neuanlegen eines Vorgangs gibt es keine eigene Eingabemaske.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In der ClickUp Projektmanagement-Software gibt es eine einfache Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen.

Über Plug-Ins können eigene Verknüpfungstypen eingebracht werden.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, vorkonfigurierte Cockpits zu nutzen oder sich ein eigenes Cockpit aus einer umfangreichen Liste von Cockpit-Kacheln zusammenzustellen. Cockpits lassen sich als Vorlagen speichern und können zentral Benutzern von Systemadministratoren zugewiesen werden. Es stehen u.a. folgende Cockpit-Elemente zur Verfügung:

• Durchschnittliche Antwortzeit
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Anzahl Vorgänge in Zustand X über der Zeit
• Aktivitätenstrom
• Vordefinierte Filter

Berichtsfunktion

Berichte lassen sich in ClickUp nur durch Exportieren in CSV Dateien erstellen.

Benutzerverwaltung

Eine Synchronisation von ClickUp mit einem Verzeichnisserver ist nicht vorgesehen. ClickUp lässt sich für echtes Single-Sign-On mit CAS und Shiboleth integrieren. Das System unterstützt Zweifaktor-Authentisierung.

Bedienoberfläche und Bedienbarkeit

Die Software bietet eine schöne, aufgeräumte und modern wirkende Bedienoberfläche. Der normale Anwender kommt auch ohne Schulung relativ schnell zurecht. Durch eine kontextbezogene Hilfe wird man unterstützt, wenn mal etwas nicht offensichtlich ist.

Für die Konfiguration muss man sich mit den Grundkonzepten von ClickUp vertraut machen. Dafür gibt es Material in Form von Tutorials, Videos, Foliensätzen und Benutzerhandbüchern. Es werden auch Schulungen angeboten.

Die Bedienoberfläche kann an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Über eine umfangreiche REST-Schnittstelle sind in ClickUp nahezu alle Funktionen zugänglich, die auch an der Bedienoberfläche angeboten werden. So können z.B. Benutzer verwaltet werden, Projekte angelegt, geändert und gelöscht werden oder Abfragen ausgeführt werden.

ClickUp kann nicht vom Nutzer erweitert werden, es gibt dafür keine passenden Schnittstellen.

2. Task Management

Delegieren

Die Software unterstützt die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage. Der Delegierende behält dabei die Beziehung zum Vorgang bei und das Wiedervorlagedatum ist sein persönliches. Der Delegierende besitzt eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge.

Stellvertreter-Funktion

In der ClickUp Projektmanagement-Software ist es möglich, jedem Nutzer einen Stellvertreter zuzuordnen. Der Stellvertreter kann so im Urlaubs- oder Krankheitsfall in die Rechte des ursprünglichen Nutzers eintreten und an seiner Stelle handeln. Dabei bleibt ersichtlich, wer tatsächlich eine Aktion ausgelöst hat.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

ClickUp erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

ClickUp erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

ClickUp unterstützt die GTD-Methode vollständig.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://en/task-management/raci-matrix.html).

ClickUp ist eines der wenigen Systeme auf dem Markt, das die RACI-Matrix in seine Anwendungslogik integriert hat und sie so anbietet, dass der praktische Nutzen sofort deutlich wird.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

ClickUp hat keinen grafischen Workflow-Editor. Mit Hilfe textbasierten Editors lassen sich einfache bedingte Aktionsfolgen definieren. Es gibt eine gute Auswahl von Aktionen.

3. Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

ClickUp bietet genau drei Strukturierungsebenen oberhalb der Aufgaben: Spaces, Ordner und Listen.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

ClickUp erlaubt es, Projekte eine Ebene tief in Teilprojekte zu strukturieren. Den verschiedenen Teilprojekten können eigene Aufgabentypen mit eigenen Feldern zugewiesen werden.

Multi-Projekt-Berichte

Es gibt keine Muit-Projekt-Berichte.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

In der ClickUp Projektmanagement-Software kann WBS in genau einer Hierarchiebene dargestellt werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann auf beiden Ebenen frei definiert werden.

Interaktives Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramme helfen, den zeitlichen Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festzulegen und darzustellen. ClickUp bietet eine leistungsfähige, interaktive Gantt-Komponente. Es ist möglich, den kritischen Pfad darzustellen. Es gibt Projektfortschrittsbalken und man kann den aktuellen Planungsstand mit einem Basisplan vergleichen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt keine Möglichkeit, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im System abzubilden und bei der Ressourcenplanung zu berücksichtigen.

Projektfortschritt

Der Projektfortschritt ist in ClickUp auf drei unterschiedlich genaue und aufwändige Weisen darstellbar:

• Über die Anzahl schon erledigter Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabenmenge
• Über den Zustand von Aufgaben mit zugeordnetem Fertigstellungsgrad
• Über die Leistungswertmethode (Earned Value)

Die letzte Methode erfordert es, den tatsächlich geleisteten Aufwand nachzuhalten. Dafür erhält man eine sehr zuverlässige, konservative Schätzung der aktuellen und zukünftigen Planabweichung. Der Fortschritt und die Planabweichungen werden in entsprechenden Diagrammen übersichtlich und leicht verständlich dargestellt.

Agiles Projektmanagement

Die Software unterstützt ansatzweise ein agiles Projektmanagement nach Scrum und Kanban. Es gibt entsprechende Ansichten wie ein Taskboard oder Burn Charts, aber im Kern des Systems fehlen für ein agiles Arbeiten notwendige Elemente wie Epics, User Stories, Backlogs und Sprints.

Backlog-Priorität, Sprint-Kapazität und Team Velocity werden durch entsprechende Anwendungslogik nicht unterstützt. Aus einem vorhergehenden Sprint übrig gebliebene Tasks können nicht automatisch in den nächsten Sprint übernommen werden. Sprints können nicht automatisch im Voraus erstellt werden.

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