Collaboration-Software: 6 beliebte Tools im Vergleich

Einleitung

Collaboration-Software hilft Teams, auch wenn sie geografisch verteilt sind, effektiv zusammen zu arbeiten. Collaboration Tools müssen sicherstellen, dass

• alle Beteiligten angemessen informiert sind
• jedem Beteiligten klar ist, was bis wann von ihm erwartet wird
• Verantwortliche den Arbeitsfortschritt in Echtzeit beobachten können
• die Belastung der Ressourcen objektiv darstellbar ist

Eines der populärsten Collaboration-Tools ist Excel, obwohl es dafür eigentlich nie gedacht war und auch nicht geeignet ist. Für die populäre Verwaltung von Aufgaben in (Excel-) Listen gibt es nachvollziehbare Gründe:

• Viele Mitarbeiter kennen diesen Ansatz aus dem Bereich des persönlichen Zeit- und Produktivitätsmanagements (Filofax, Time/System etc.).
• Das Prinzip ist intuitiv zu erfassen und flexibel.
• Man kann einfach filtern.
• Man kann schnell einfache Berichte erstellen.
• Das Werkzeug steht praktisch jedem zur Verfügung.
• Viele Leute kennen das Werkzeug aus anderen Anwendungsbereichen.

Warum sollte man für professionelle Teamarbeit ein echtes Kollaborations-Tool oder eine Projektmanagement-Software nutzen? Hier sind die wesentlichen Gründe:

• Es gibt bei Excel keine Versionskontrolle. Oft werden die Tabellen per E-Mail verschickt und nach kurzer Zeit gibt es verschiedene, inkonsistente Versionen. Bei zentraler Speicherung auf einem Dateiserver bleibt unklar, wer die Dateien geändert hat und was geändert wurde.
• Man kann in Excel nicht steuern, wer was sieht oder bearbeiten kann.
• In Projekten mit mehreren Firmen ist es schwierig, eine zentrale Kopie auf einem für alle zugänglichen Dateiserver zu halten.
• Es gibt keine Unterstützung für Arbeitspakete-Strukturen oder einen Projektstrukturplan, nur flache Listen. Das macht die Verwaltung großer Projekte schwierig.
• Es gibt keine automatischen Änderungsbenachrichtigungen. Es bleibt dem jeweiligen Bearbeiter überlassen, Betroffene zu informieren.
• Es gibt keine Unterstützung für automatisierte Arbeitsabläufe.

Moderne Collaboration Software wie die im Folgenden vorgestellten Collaboration Tools sind darauf ausgelegt, die Defizite des Excel-Ansatzes aufzuheben. Das gelingt den folgenden Produkten in unterschiedlichem Maß. Die Reihenfolge ist alphabetisch und impliziert keine Bewertung, und die Auswahl ist natürlich sehr subjektiv:

1. Allegra
2. Asana
3. Bitrix24
4. Microsoft Teams
5. Slack
6. Trello

1. Allegra

Die Projektmanagement-Software Allegra von Alltena unterstützt ziemlich umfassend agile, klassische und hybride Projektmanagement-Modelle. Durchgängig werden bewährte Projektmanagement-Methoden wie das Eisenhower-Prinzip, Earned Value, Getting Things Done und RACI-Matrix eingesetzt, um auch in großen Vorhaben Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

Allegra bietet alle wichtigen Leistungsmerkmale für eine Kollaborations-Software. Die Bedienoberfläche des Collaboration-Tool ist aufgeräumt und modern. Beim Einstieg kann einen die Konfigurierbarkeit etwas einschüchtern. Doch nach kurzer Beschäftigung mit den hinter dem System liegenden Prinzipien erkennt man, dass alles logisch und durchdacht ist. Das Gantt-Diagramm, die Ressourcen-Ansicht, das Kanban Board und der graphische Workflow-Editor sind alle interaktiv. Außerdem werden wichtige Projektmanagement-Methoden wie die Meilensteintrendanalyse unterstützt. So lassen sich auch komplexere Projektpläne einfach erstellen.

Umfassendes Rollen- und Berechtigungssystem

Das Rollen- und Berechtigungssystem macht einen durchdachten Eindruck und basiert auf dem RACI-Matrix Prinzip. Zugriffsberechtigungen sind bis auf einzelne Felder hin einstellbar. Alle wichtigen Methoden wie Earned-Value, Meilenstein-Trend, Eisenhower-Prinzip und Getting-Things-Done werden unterstützt. Praktisch überall lassen sich Operationen durch Ziehen und Verschieben (Drag & Drop) ausführen.

Allegra unterstützt die gängigen Datenbanksysteme und läuft auf allen verbreiteten Betriebssystemen. Es ist in Java und JavaScript geschrieben, seit über zehn Jahren auf dem Markt und wird von ca. 10.000 Nutzern eingesetzt.

Server stehen in Deutschland

Allegra Cloud wird auf Servern betrieben, die in Frankfurt a.M., Berlin und Karlsruhe stehen. Allegra Cloud ist voll DSGVO-konform. Es existiert ein persönlich ansprechbarer Support, der per E-Mail, Telefon und Webkonferenz unterstützt.

2. Asana

Asana ist ein viel genutztes cloud-basiertes Collaboration-Tool, um Projekte zu verwalten. Eine attraktive Bedienoberfläche mit vielen Anleitungen und Hinweisen macht den Einstieg relativ komfortabel. Mit der kostenlosen Version für einen Nutzer kann man nicht produktiv arbeiten; sie ist lediglich ein Lockangebot. Das minimale brauchbare Nutzerkontingent bedient bis zu 5 Nutzer und kostet etwa 350 € im Jahr.

Vorlagen, Listen und Boards

Beim Anlegen eines Projektes geht man von einer Projektvorlage aus. Davon gibt es eine ganze Reihe fertig und man kann sich auch eigene anlegen. Im Zentrum des Werkzeugs stehen Projekte, in denen Aufgaben verwaltet werden. Pro Projekt existiert nur eine Art von Aufgabe, man kann also z.B. keine Risiken oder offenen Punkte definieren.

Die Aufgaben können in Listen-Ansichten oder auf Boards dargestellt werden. Die Projektmanagement Software Asana bietet eine Zeitleisten-Ansicht ähnlich einem Gantt-Diagramm sowie eine Kalender-Ansicht. Man kann sich eigene Eingabeformulare erstellen.

Gute Lösung mit ein paar Lücken

Es ist offensichtlich, dass das Konzept des Collaboration Tools von Asana vielen Nutzern eine völlig ausreichende Funktionalität bietet. Auf folgende Punkte solltest Du aber achten, wenn Du mit Asana starten willst. Asana passt, wenn

• Du keine Work Breakdown Structure benötigst, also hierarchisch angeordnete Aufgaben. Unteraufgaben können nur eine Ebene tief angelegt werden
• Du keine Teilprojekte benötigst, die gibt es nicht
• Du keine schreibgeschützten und unsichtbaren Aufgabenattribute benötigst
• Du Aufgaben, Risiken, offene Punkte, Meilensteine etc. alle gleich behandeln kannst
• Du keine Tabellen in den Aufgabenbeschreibungen benötigst
• Du auf Methoden wie RACI oder Earned Value verzichten kannst
• Du keinen Vergleich von einem Ist-Zustand eines Projekts zu einem Soll-Zustand benötigst

Server-Standort in den USA und Europa

Die Aufgabenmanagement-Software Asana läuft nur in der Cloud. Im Enterprise-Lizenzmodell gibt es die Möglichkeit Daten auf europäischen Servern zu hinterlegen. Somit kann Asana europäische Datenschutzrichtlinien einhalten.

3. Bitrix24

Die Collaboration-Software Bitrix24 unterstützt Teamarbeit in vier Kategorien:

• Kommunikation
• Aufgaben und Projekte
• Customer Relationship Management
• Service Desk
• Website Building

Hinter dem Bereich Kommunikation stehen ein Chat, ein Video­konferenz­system und ein gemeinsam nutzbarer Kalender. Der Bereich “Aufgaben und Projekte” offeriert Funktionen für ein einfaches Aufgaben- und Projektmanagement.

Die Stärke von Bitrix24 ist sein CRM-Modul, das man als ernsthafte und preiswerte Alternative zu SalesForce und SugarCRM verstehen kann. Die große Nutzergemeinde kommt aus diesem Segment.

Der Funktionsumfang im Bereich “Aufgaben und Projekte” ist allerdings nicht mit dem einer wirklichen Projektmanagement-Software wie Allegra zu vergleichen. So kennt Bitrix24 kein Konzept von Vorgangstypen. Es werden ausschließlich Aufgaben verwaltet. Man kann also nicht zwischen einer Fehlermeldung, einem Verbesserungsvorschlag und einer Projektaufgabe unterscheiden. Das System bietet auch keine Möglichkeit, Projekte und Vorgänge in hierarchischen Strukturen zu organisieren.

Zugangsberechtigungen

In Bitrix24 lassen sich keine eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen definieren. Vordefinierte Rollen sind auf Projektebene verfügbar und werden auf alle Aufgaben angewendet. So lässt sich der Zugriff auf Projektebene steuern, jedoch nicht auf einzelne Aufgaben innerhalb eines Projekts.

Das Collaboration-Tool Bitrix24 wird sowohl als DSVGO-konforme Cloud-Lösung wie auch als On Premises-Lösung angeboten. Nach Angaben des Herstellers gibt es eine große Nutzergemeinde.

4. Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ähnlich wie Slack ein Collaboration-Tool, mit dem man seine Arbeit rund um eine chat-basierte Kommunikation innerhalb und außerhalb eines Unternehmens organisiert. Aufgrund einer starken Integration in Office 365 kann man von Teams aus Dokumente aus anderen Office-Diensten und Applikationen mit Kollegen gemeinsam besprechen und bearbeiten.

Mit Teams kann man auch Online-Besprechungen abhalten, entweder mit der Videochat-Funktion oder einer einfachen Telefonkonferenz.

Teams greift das vom privaten Umfeld gewohnte Kommunikationsverhalten mit WhatsApp auf und übersetzt es in die Arbeitswelt. Es reduziert als Collaboration-Software vor allem den Gebrauch von E-Mails und greift damit einen der wesentlichen Produktivitätskiller in der modernen Arbeitswelt an. Der Kommunikationsfluss wird dadurch erleichtert, man wird weniger gestört und stört weniger. Nahtlos kann man zur direkteren Kommunikationsform eines Video-Anrufs oder einer Telefonkonferenz wechseln.

So ist Microsoft Teams auf der einen Seite eine sehr spezielle Kollaborations-Lösung, auf der anderen Seite aber auch der mögliche Kern gut organisierter Teamarbeit.

5. Slack

Slack ist ein gut gemachtes Chat-Programm, in dem die Team-Kommunikation in “Channels” organisiert wird. Slack schlägt vor, auch Dokumente in den Channels zu verteilen und sieht den Channel als durchsuchbares Archiv. Dadurch wird die Funktion des Collaboration Tools jedoch überdehnt.

Slack bleibt ein Chat-Programm mit der Stärke, mehr oder weniger intensiv mit anderen Collaboration Tools zusammenarbeiten zu können. Das Slack-API ist sehr gut gemacht. Hier ein kleiner Auszug von zur Verfügung stehenden Integrationen:

Slack wird nur als Cloud-Lösung angeboten.

6. Trello

Wenn man nach einer Collaboration-Software sucht, steht Trello was den Leistungsumfang und den Verbreitungsgrad anbelangt ziemlich weit oben auf der Liste. Es bietet eine klare, aufgeräumte und moderne Bedienschnittstelle und einen großen Funktionsumfang.

Trello wird ausschließlich als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller betriebenen Cloud angebotenen. Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards.

Boards statt Projekte

Trello eignet sich durch den „Board-mit Listen“-Ansatz vor allem gut für kleinere Projekte. Das System ist umfassend konfigurierbar. Es stehen viele sogenannte „Power-Ups“ zur Verfügung, die sich board-weise freischalten lassen. Es gibt solche Power-Ups z.B. mit Funktionen für hierarchische Strutkurierung, News, Zeiterfassung, Dateien, Repository, Foren, Kalender und eine interaktive Gantt-Ansicht.

Im Collaboration Tool Trello heißen Vorgänge „Karten“. Diese werden in Listen organisiert, die wiederum zu einem „Board“ gehören. Es gibt Board-Vorlagen und mit entsprechenden Power-Ups lassen sich die Karten auch hierarchisch anordnen. Es gibt aber in diesem Sinne keine Board-Typen, über die sich davon abgeleitete Boards mit deren Eigenschaften zentral konfigurieren ließen.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In Trello gehören die Vorgänge bzw. Karten zu einer Liste, die das Verhalten entsprechender Vorgänge beeinflussen kann. Listen kann man beliebig anlegen z.B. für „Aufgaben“, „Aktionspunkte“ und „Problemberichte“ oder auch nach andren Merkmalen sortiert.

Listen können eigene Workflows haben und unterschiedliche Attribute. Z.B. hat ein Aktionspunkt optional einen Termin, bei einer Aufgabe müssen hingegen ein Anfangs- und Enddatum zwingend angegeben werden.

Vorgangshierarchien

Trello bietet über Power–Ups die Möglichkeit, Karten voll hierarchisch zu organisieren. Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs über sogenannte „Rules“ einschränken.

Kurz zusammengefasst hier die wesentlichen differenzierenden Merkmale von Trello gegenüber Alternativen:

• Trello gibt es nicht als On-Premises-Lösung, nur als SaaS in der Cloud des Anbieters
• Trello eignet sich gut für kleinere Projekte mit einer überschaubaren Anzahl von Vorgängen
• Trello unterstützt nur einfache, nicht-grafische Workflows
• Trello bietet nur eingeschränkte hierarchische Strukturierungsmöglichkeiten

Fazit

Die hier vorgestellten Produkte geben einen gewissen Überblick über verschiedene Arten von Collaboration-Software. Allegra ist ein Vertreter einer echten Projektmanagement-Software und Aufgabenmanagement-Software, ohne die effektive Zusammenarbeit nur unvollständig gelingen kann. Asana und Trello fokussieren sich ganz auf einfaches Aufgabenmanagement, Bitrix24 auf CRM und Servicedesk, während Microsoft Teams und Slack Kollaboration um eine chat-basierte Kommunikation herum organisieren.