Die Eisenhower-Matrix im Detail: Definition, Funktion & Tipps für ein besseres Zeitmanagement
von Gabriella Martin
Die Eisenhower-Matrix ist im Zeitmanagement eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben, bei der Sie diese nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien einordnen: Aufgaben, die sofort erledigt werden, Aufgaben, die später angegangen werden, Aufgaben, die delegiert werden, und Aufgaben, die verworfen werden können. Dadurch verringert sich der Termindruck und die Beschäftigung mit unnützen Tätigkeiten geht zurück.
Was ist die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix ist eine Methode, um Aufgaben basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Mit ihrer Hilfe können Sie die Abarbeitungs-Reihenfolge effektiv bestimmen und Ihre Zeit und die Zeit Ihres Teams optimal nutzen. Die Eisenhower Matrix hilft, die Produktivität zu steigern und Überlastung zu vermeiden. Sie ist auch unter dem Namen Eisenhower-Prinzip bekannt und geht angeblich zurück auf den amerikanischen General und späteren Präsidenten Dwight D. Eisenhower.
Prinzipien der Eisenhower-Methode: So unterscheiden Sie zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben
Die Begriffe "dringend" und "wichtig" scheinen auf den ersten Blick eine ähnliche Bedeutung zu haben. Bei genauerer Betrachtung gibt es jedoch wichtige Unterschiede, die beim Arbeiten mit der Eisenhower-Matrix zum Tragen kommen. Ein wesentlicher Faktor spielt dabei der Nutzen der erledigten Aufgabe.
Dringende Aufgaben sind in der Regel gut sichtbar, weil ihr Fälligkeitstermin in der nächsten Zukunft liegt oder schon vergangen ist. Ihr Nutzen nimmt bei Lieferung nach dem Termin schnell ab. Hier liegt eine Falle: Während aus der Wichtigkeit einer Aufgabe häufig eine Dringlichkeit abgeleitet werden kann, ist das umgekehrt nicht der Fall. Ein unwichtige Aufgabe wird nicht dadurch wichtig, dass sie morgen fällig ist.
Wichtige Aufgaben tragen zur Wertschöpfung bei, d.h. sie haben einen bedeutenden Nutzen. Es kann sein, dass der Nutzen bei verspäteter Erledigung nur langsam zurückgeht. Die Konsequenzen einer verspäteten Erledigung solcher Punkte werden deshalb erst nach einiger Zeit sichtbar. Wichtige Aufgaben, die nicht gleichzeitig dringend sind, werden leicht verschoben oder vergessen.
Dringend: Wieviel Zeit bleibt noch bis zum Termin?
Wichtig: Welchen Nutzen ergibt eine pünktliche Lieferung? Oder umgekehrt, welcher Schaden entsteht durch eine verspätete Lieferung?
Dringende Aufgaben verlangen sofortige Aufmerksamkeit und haben klare Konsequenzen, wenn sie nicht rechtzeitig erledigt werden. Das Aufschieben dieser Aufgaben erhöht den Stress und kann letztlich zu Burnout führen.
Beispiele für dringende Aufgaben:
- Ungeplanter Besuch eines wichtigen Investors Ein bedeutender Investor kündigt spontan einen Besuch in Ihrem Büro an, um sich ein Bild von aktuellen Projekten zu machen. Es erfordert sofortige Vorbereitung und Abstimmung, um einen guten Eindruck zu hinterlassen.
- Plötzliches Wetterphänomen bei einem Outdoor-Event: Während einer wichtigen Outdoor-Veranstaltung zieht unerwartet ein Sturm auf. Sofortige Entscheidungen müssen getroffen werden, um das Event zu sichern, Teilnehmer zu informieren und alternative Pläne umzusetzen.
- Kritischer Software-Bug vor einem Live-Webinar: Kurz vor dem Start eines wichtigen Webinars, das von Hunderten von Teilnehmern verfolgt wird, wird ein schwerwiegender Bug in der verwendeten Software entdeckt. Das Problem muss sofort behoben werden, um den reibungslosen Ablauf des Webinars zu gewährleisten.
Wichtige Aufgaben erfordern nicht unbedingt sofortige Aufmerksamkeit. Sie tragen jedoch zur Erreichung Ihrer großen und langfristigen Ziele bei. Ihre geringere Dringlichkeit schmälert nicht ihre Bedeutung. Planen Sie diese Aufgaben sorgfältig, um Ihre Ressourcen effizient zu nutzen.
Beispiele für wichtige Aufgaben:
- Entwicklung einer langfristigen Wachstumsstrategie: Die Erstellung eines Plans zur Expansion in neue Märkte oder zur Diversifizierung des Produktportfolios. Diese Aufgabe ist entscheidend für das zukünftige Wachstum des Unternehmens und erfordert gründliche Planung und Analyse.
- Mentoring eines vielversprechenden Mitarbeiters: Regelmäßige Treffen zur Entwicklung eines talentierten Mitarbeiters, der in Zukunft eine Schlüsselrolle im Unternehmen übernehmen könnte. Diese Investition in die Mitarbeiterentwicklung ist wichtig für den langfristigen Erfolg des Unternehmens.
- Implementierung eines neuen IT-Systems: Die Einführung eines neuen IT-Systems, das die Effizienz interner Prozesse verbessert. Obwohl es möglicherweise keinen sofortigen Druck gibt, ist die erfolgreiche Umsetzung entscheidend für die zukünftige Leistungsfähigkeit des Unternehmens.
Nun können Sie Ihre Aufgaben in die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix einsortieren.
Funktionsweise: Die 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix
Mit Hilfe der Eisenhower-Matrix können Sie eine lange To-do-Liste mit Aufgaben strukturieren, so dass Sie den Überblick behalten. Im besten Fall können Sie so viele Aufgaben herausfiltern, mit denen Sie sich nicht mehr beschäftigen müssen. In der Praxis verwenden Sie dazu am besten eine gute Projektmanagement-Software. Die Eisenhower-Matrix sieht vier Aufgabenkategorien vor:
- A-Aufgaben: wichtig und dringend - sofort erledigen
- B-Aufgaben: wichtig und nicht dringend - planen
- C-Aufgaben: nicht wichtig und dringend - delegieren
- D-Aufgaben: nicht wichtig und nicht dringend - eliminieren
- A-Aufgaben: Erledigen
Quadrant eins, der „Erledigen“-Quadrant, umfasst alle A-Aufgaben, also solche, die dringend und wichtig sind. Diese Aufgaben müssen sofort erledigt werden, da sie klare Konsequenzen und einen direkten Einfluss auf Ihre langfristigen Ziele haben. Aufgaben in diesem Quadranten sind oft die stressigsten und haben eine hohe Bedeutung für das Unternehmen oder Projekte. Daher sollten Sie sich zuerst auf diese Aufgaben konzentrieren, da sie nicht aufgeschoben werden können. - B-Aufgaben: Planen
Quadrant zwei ist der „Planen"-Quadrant, in dem B-Aufgaben platziert werden, also solche, die wichtig, aber nicht dringend sind. Diese Aufgaben betreffen Ihre langfristigen Ziele wie z.B. eine berufliche Weiterqualifikation oder die Einführung eines neuen Entwicklungsprozesses. Sie haben einen hohen Nutzen und können für später geplant werden. Sie sollten nach den Aufgaben des ersten Quadranten angegangen werden. Zeitmanagement-Strategien wie das Pareto-Prinzip oder die Pomodoro-Technik können helfen, diese Aufgaben effizient zu bewältigen. - C-Aufgaben: Delegieren
Quadrant drei ist der „Delegieren“-Quadrant für C-Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Diese Aufgaben erfordern zwar sofortige Erledigung, haben jedoch keinen Einfluss auf Ihre langfristigen Ziele. Da sie nicht Ihre speziellen Fähigkeiten erfordern, können Sie sie an Teammitglieder delegieren. - D-Aufgaben: Verwerfen
Die verbliebenen Aufgaben sind weder dringend noch wichtig. Wenn Sie sich damit beschäftigen, kommen Sie Ihren Zielen nicht näher. Man könnte es Zeitverschwendung nennen, wenn Sie diesen Aufgaben signifikant Zeit widmen. Sie sollten solche Aufgaben verwerfen, obwohl es oft Tätigkeiten sind, die einem leicht fallen und die angenehm sind.
Ziele der Eisenhower-Methode
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Managers ist die Priorisierung von Aufgaben, sowohl seiner eigenen als auch derer, die er seinen Mitarbeitern überträgt. Die Priorisierung resultiert in einer Belegungs-Reihenfolge für jeden Mitarbeiter.
Das Ziel und die Funktion der Eisenhower-Methode ist es, Aufgaben effektiv zu priorisieren und zu managen, um die Zeit effizient zu nutzen und die Produktivität zu steigern. Durch die Einteilung von Aufgaben in Kategorien nach Dringlichkeit und Wichtigkeit hilft die Methode, den Fokus auf wirklich entscheidende Tätigkeiten zu legen, unwichtige Aufgaben zu eliminieren und so den Arbeitsalltag besser zu organisieren. Dies führt zu einer Reduzierung von Stress und einer Verbesserung der Entscheidungsfindung, indem man sich auf das Wesentliche konzentriert.
Eisenhower-Prinzip: Beispiele aus der Praxis
Damit Sie besser verstehen, welche Aufgaben in jeden Quadranten Ihrer Eisenhower Matrix gehören, haben wir einige Eisenhower-Prinzip Beispiele für Sie zusammengestellt.
- Projekt-Deadline heute: Ein wichtiges Projekt muss bis Ende des Tages abgeschlossen sein, sonst verpassen Sie die Frist.
- Serverausfall: Der Hauptserver deines Unternehmens ist ausgefallen, und es ist wichtig, diesen sofort wieder in Betrieb zu nehmen, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten.
- Krankheitsfall im Team: Ein Teammitglied, das an einem wichtigen Projekt arbeitet, ist plötzlich krank, und es ist dringend erforderlich, seine Aufgaben neu zu verteilen, um den Projektfortschritt sicherzustellen.
- Langfristige Strategieentwicklung: Erarbeiten eines neuen Plans zur Expansion in neue Märkte, der langfristig wichtig ist, aber nicht sofort umgesetzt werden muss.
- Fortbildung: Teilnahme an einer Schulung oder einem Kurs, der für deine berufliche Weiterentwicklung wichtig ist, aber keinen sofortigen Einfluss auf deine aktuellen Projekte hat.
- Netzwerkaufbau: Aufbau und Pflege von beruflichen Kontakten, die langfristig wichtig für dein berufliches Wachstum sind, aber nicht unmittelbar erforderlich sind.
- Beantwortung einfacher E-Mails: E-Mails, die zwar zeitnah beantwortet werden müssen, aber keine strategische Bedeutung haben.
- Routineberichte erstellen: Regelmäßige Berichte, die zwar erstellt werden müssen, aber keine tiefgreifenden Entscheidungen beeinflussen.
- Besprechungstermine koordinieren: Organisieren von Meeting-Terminen, was erledigt werden muss, aber nicht deine direkte Aufmerksamkeit erfordert und delegiert werden kann.
- Überprüfen von Social Media: Zeitaufwand auf sozialen Medien, der weder dringlich noch wichtig ist.
- Nicht notwendige Meetings: Meetings, die keinen direkten Mehrwert für deine aktuellen Projekte oder Aufgaben bieten.
- Durchblättern von Werbung: Konsumieren von Werbe- oder anderen Unterhaltungsinhalten, die keine Relevanz für deine Arbeit haben.
Diese Matrix hilft Ihnen, Ihre Aufgaben besser zu priorisieren und effektiver zu arbeiten. Und denken Sie daran: Legen Sie am besten getrennte Matrizen für Arbeit und Privates an. So können Sie Ihre To-do-Listen mit den für die jeweilige Zeit und den jeweiligen Ort am besten geeigneten Methoden abarbeiten.
Weitere Zeitmanagement-Methoden
Alternative Zeitmanagement Methoden
Neben der Eisenhower-Matrix gibt es noch einige andere Zeitmanagement-Methoden: