Gantt-Diagramm: Grundlagen & Tipps für dein Projekt

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Das Gantt-Diagramm ist benannt nach dem von Henry Laurence Gantt um 1900 erfundenen System zur Kontrolle von Arbeitsleistung. Es stellt den Ablaufplan eines Projekts mit Hilfe von Balken über einem Zeitstrahl dar. Dieses Diagramm wird deshalb auch Balkendiagramm oder Balkenplan genannt. Von einem Timeline Diagramm unterscheidet es sich dadurch, dass es auch die Abhängigkeiten zwischen Vorgängen darstellt. Gantt-Diagramme zählen zu den effektivsten Projektmanagement-Methoden.

Ein Gantt-Diagramm dokumentiert den tatsächlichen und geplanten sachlichen und zeitlichen Projektablauf. Es stellt die Ablaufelemente – d.h. Vorgänge und Meilensteine – unter Berücksichtigung ihrer Zusammenhänge, Randbedingungen und Abhängigkeiten mit Angabe von Startdatum, Dauer und Enddatum leicht erkennbar dar.

So geht das in Allegra

Die Basis für ein Gantt-Diagramm ist in der Regel ein Projektstrukturplan (PSP). Der PSP lässt sich aber auch direkt im Gantt-Diagramm als Work Breakdown Structure anlegen. Dabei gehen weder Informationen noch die Übersichtlichkeit verloren. Die Vorgänge im Gantt Diagramm ergeben sich aus den Teilprojekten, Teilaufgaben und Arbeitspaketen des Projektstrukturplans.

Gantt-Diagramm Aufbau: Die wichtigsten Elemente im Überblick

Projekte: Der Zeitrahmen auf einen Blick

Ein Kernmerkmal der Gantt-Darstellung ist die Möglichkeit, Elemente hierarchisch anzuordnen. Auf den obersten Ebenen befinden sich dabei die Projekte bzw. Teilprojekte. Diese gliedern sich in untergeordnete Aktivitäten bzw. Produkte. So gibt es in einem klassischen Projekt z.B. Aktivitäten für die einzelnen Phasen wie Planung und Umsetzung. In einem agilen Projekt würde das Gantt-Diagramm unterhalb der Projektebene in Release- und Sprint-Aktivitäten aufgeteilt werden.

Der voraussichtliche Zeitrahmen eines Projekts ergibt sich aus den Anfangs- und Endterminen der in ihm enthaltenen Vorgänge.

Verfolgen Sie Projektzeitpläne mit Allegra

Vorgänge: Dauer, Anfangs- und Enddatum

Aktivitäten bzw. Vorgänge fassen Arbeitseinheiten wie z.B. Arbeitspakete (Tasks, Aufgaben) zusammen. Vorgänge müssen selbst wieder beliebig tief in Teilvorgänge gegliedert werden können. Oft ist es hilfreich, statt echter Vorgänge und Aktivitäten die aus diesen Vorgängen resultierenden Ergebnisse (Produkte) einzusetzen. Der Vorteil liegt darin begründet, dass es leichter zu prüfen ist, ob ein Produkt wirklich fertig ist, als festzustellen, ob genügend getan wurde.

Vorgänge besitzen üblicherweise ein Anfangsdatum, eine Dauer und ein Enddatum. In manchen Werkzeugen wird durch Einfärbung des Vorgangsbalkens der aktuelle Arbeitsfortschritt dargestellt.

Dauer und Aufwand: Oft verwechselt

Im Projektmanagement beziehen sich "Dauer" und "Aufwand" auf zwei unterschiedliche Konzepte:

1. Dauer: Die Dauer bezeichnet die Zeitspanne, die benötigt wird, um eine bestimmte Aufgabe oder ein Projekt von Anfang bis Ende zu erledigen. Sie gibt an, wie lange es insgesamt dauert, bis ein Vorgang abgeschlossen ist, unabhängig davon, wie viele Ressourcen oder Arbeitskräfte daran beteiligt sind. Beispielsweise kann eine Aufgabe eine Dauer von 5 Tagen haben, auch wenn in dieser Zeit nur wenige Stunden täglich daran gearbeitet wird.

2. Aufwand: Der Aufwand hingegen beschreibt die Menge der Arbeit, die erforderlich ist, um eine Aufgabe zu erfüllen. Er wird oft in Arbeitsstunden oder Arbeitstagen gemessen. Der Aufwand berücksichtigt, wie viel Arbeitskraft (z. B. Anzahl der Stunden, die ein Mitarbeiter an einer Aufgabe arbeitet) erforderlich ist. Eine Aufgabe kann z. B. 40 Stunden (Aufwand) erfordern, unabhängig davon, ob diese in 5 Tagen oder 2 Wochen verteilt werden.

Kurz gesagt: Dauer bezieht sich auf den Kalenderzeitraum, während sich der Aufwand auf die tatsächliche Arbeitszeit bezieht, die investiert werden muss.

Dauer der Aufgaben und kritischer Pfad

Die Dauer der Aktivitäten und Arbeitspakete bestimmt die Balkenlänge. Balken einzelner Aufgaben dürfen sich im Gantt-Chart überlappen. Es empfiehlt sich, zwischen den einzelnen Aktivitäten Pufferzeiten einzuplanen.

Wenn Aufgaben das Projektende beeinflussen und keine Pufferzeiten zwischen ihnen liegen, dann befinden sie sich auf dem kritischen Pfad. Eine Verzögerung auf dem kritischen Pfad führt immer auch zu einen Verzögerung des Projektendes. Dieses Konzept kennen Sie vielleicht bereits aus der Arbeit mit Netzplänen.

Meilensteine: Die Schlüsselmomente im Projekt

Meilensteine kennzeichnen den Abschluss einer Phase bzw. Etappe im Projekt. Sie repräsentierten daher Ziele, die bereits im Projekt erreicht worden sind oder die anzustreben sind. Meilensteine werden im Gantt-Chart durch eine Raute gekennzeichnet. In vielen Werkzeugen werden Vorgänge mit einer Dauer von null als Meilensteine interpretiert.

In manchen Projekten gibt es Meilensteine, die sich aus übergeordneten, nicht durch das Projekt kontrollierbaren Randbedingungen ergeben wie z.B. einem Messetermin. Solche Meilensteine dürfen dann nicht verschoben werden. Gute Gantt Tools bieten daher die Möglichkeit, bestimmte Vorgänge und insbesondere Meilensteine gegen Terminverschiebungen zu schützen.

So legen Sie Meilensteine im Allegra Gantt-Diagramm an

Beachten Sie den kritischen Pfad

Die Dauer der Aktivitäten und Arbeitspakete bestimmt die Balkenlänge. Balken einzelner Aufgaben dürfen sich im Gantt-Chart überlappen. Es empfiehlt sich, zwischen den einzelnen Aktivitäten Pufferzeiten einzuplanen. Wenn Aufgaben das Projektende beeinflussen und keine Pufferzeiten zwischen ihnen liegen, dann befinden sie sich auf dem kritischen Pfad. Eine Verzögerung auf dem kritischen Pfad führt immer auch zu einen Verzögerung des Projektendes. Dieses Konzept kennen Sie vielleicht bereits aus der Arbeit mit Netzplänen.

Für wen eignen sich Gantt-Diagramme?

Gantt-Diagramme eignen sich für eine Vielzahl von Zielgruppen im Projektmanagement, insbesondere für diejenigen, die eine klare, visuelle Darstellung von Aufgaben, Zeitplänen und Abhängigkeiten benötigen. Sie sind besonders nützlich für:

1. Projektmanager:

   • Gantt-Diagramme helfen Projektmanagern dabei, komplexe Projekte zu planen, den Fortschritt zu überwachen und Ressourcen zu verwalten. Sie bieten eine Übersicht, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen und welche Abhängigkeiten bestehen.

2. Projektteams:

   • Für Teammitglieder bieten Gantt-Diagramme eine klare Darstellung ihrer Aufgaben, Fristen und Abhängigkeiten. Dies hilft ihnen, ihre eigenen Arbeiten besser zu priorisieren und zu koordinieren.

3. Stakeholder:

   • Stakeholder, wie Kunden, Führungskräfte oder Investoren, profitieren von Gantt-Diagrammen, da diese eine klare und visuelle Übersicht des Projektfortschritts bieten. Sie ermöglichen es ihnen, auf einen Blick zu erkennen, ob das Projekt im Zeitplan liegt.

4. Ressourcenplaner:

   • Personen, die für die Zuweisung und Verwaltung von Ressourcen (Mitarbeiter, Ausrüstung usw.) verantwortlich sind, können mit Gantt-Diagrammen den Einsatz der Ressourcen im Zeitverlauf planen und Engpässe erkennen.

5. Führungskräfte:

   • Für Führungskräfte bietet ein Gantt-Diagramm die Möglichkeit, sich auf einfache Weise über den Status eines Projekts zu informieren und sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt, ohne in zu viele Details eintauchen zu müssen.

Gantt-Diagramme eignen sich besonders gut für:

• Mittelgroße bis große Projekte: Sie ermöglichen es, viele Aufgaben und Abhängigkeiten zu visualisieren.
• Projekte mit klar definierten Fristen: Wenn es wichtig ist, Termine und Meilensteine im Auge zu behalten.
• Projekte mit mehreren Teams oder Abteilungen: Um zu sehen, wie sich verschiedene Arbeitspakete zeitlich aufeinander beziehen.

Weniger geeignet sind Gantt-Diagramme für:

• • Sehr kleine Projekte oder Projekte ohne klare Fristen: Hier kann der Aufwand für das Erstellen eines Gantt-Diagramms größer sein als der Nutzen.
  • Agile oder flexible Projekte: In agilen Umgebungen, die auf schnelle Anpassungen angewiesen sind, werden häufig andere Methoden wie Kanban-Boards bevorzugt, da Gantt-Diagramme weniger flexibel auf Änderungen reagieren.

Vorteile des Gantt-Diagramms

• Die Gantt-Darstellung ist auch für Laien schnell verständlich
• Das Gantt-Diagramm gibt einen schnellen Überblick über Aktivitäten des Projekts
• Die Dauer der Aktivitäten ist durch die Balkenlänge leicht erkennbar
• Beziehungen zwischen den Aktivitäten sind durch Verbindungslinien leicht erkennbar
• Der aktuelle Status im Projekt ist schnell erfassbar
• Pufferzeiten lassen sich einfach identifizieren
• Kritische Aktivitäten bzw. Abläufe lassen sich identifizieren

Abhängigkeiten im Gantt-Diagramm

Es ist für Projekte typisch, dass einige der zu erledigenden Aufgaben voneinander abhängig sind. Die zwei wesentlichen Typen von Abhängigkeiten sind

• Abhängigkeiten über gemeinsam genutzte Ressourcen
• Logische Abhängigkeiten

Manche Vorgänge können erst begonnen werden, wenn andere beendet sind, oder sie sind beispielsweise abhängig vom Beginn einer anderen Aktivität.

Diese linear ablaufenden Beziehungen müssen in das Balkendiagramm eingepflegt werden. Im Gantt Chart gibt es dazu vier unterschiedliche Beziehungstypen:

Ende-zu-Anfang

Eine Aufgabe kann erst starten, wenn eine vorherige beendet ist. Das ist der häufigste Fall. Beispiel: Der Dachstuhl kann erst errichtet werden, nachdem das oberste Stockwerk gemauert wurde und die Decke des obersten Stockwerks errichtet worden ist.

Ende-zu-Ende

Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige beendet ist. Beispiel: Ein Bauabnahmeprozess kann erst dann abgeschlossen werden, wenn alle anderen Aufgaben ebenfalls erledigt worden sind. Er kann aber durchaus schon begonnen werden, wenn andere Vorgänge noch offen sind.

Anfang-zu-Anfang

Diese Art einer Abhängigkeit bedeutet, dass die Nachfolgeaufgabe erst dann beginnen kann, wenn die Vorgängeraufgabe ebenfalls begonnen hat. Wenn Sie zum Beispiel einen Tisch für Ihre Gäste vorbereiten, können Sie mit der Zubereitung der Beilage beginnen, sobald Sie das Hauptgericht zum Braten in den Ofen geschoben haben.

Anfang-zu-Ende

Eine Aufgabe kann erst enden, wenn eine vorherige gestartet ist. Dieses ist eine in der Praxis seltene Konstellation und eignet sich vor allem für Übergabeprozesse. Wenn Sie z. B. an einer Tankstelle in Schichten arbeiten, können Sie Ihre Arbeit nicht beenden und nach Hause gehen, bevor Ihr Kollege, der die nächste Schicht abdeckt, eintrifft und die Aufgabe übernimmt.

Für eine kurze Projektlaufzet ist es günstig, wenn möglichst viele Aufgaben parallel ablaufen können. In diesem Fall ist es dann eine Frage der zur Verfügung stehenden Ressourcen, wie lange es bis zur Fertigstellung eines Projektes dauert.

Sind Abhängigkeiten festgelegt, können moderne Projektmanagement-Werkzeuge das beim Verschieben von Terminen berücksichtigen. Wird ein Vorgang verschoben, verschieben sich entsprechend auch alle davon abhängigen Vorgänge, es sei denn, sie sind vorher als feste, unverrückbare Aufgaben markiert worden.

Gantt-Diagramm erstellen: Excel oder Projektmanagement-Software?

Gantt-Diagramme werden heute nicht mehr auf Papier sondern mit Hilfe einer entsprechenden Software erstellt. Es gibt viele Projektmanager, die sich mit Excel auskennen und damit einfache Gantt-Charts erstellen. Eine gutes Projektmanagement-Tool bietet allerdings wichtige Leistungsmerkmale, die Excel-basierte Darstellungen und einfache Werkzeuge nicht leisten. Dazu gehören

• Nur flache Timeline mit limitierter Hierarchie
• Zugriffsschutz nur global auf Projekt- oder Dateiebene
• Keine Historie und Nachvollziehbarkeit von Änderungen
• Nicht teamfähig, nur Projektleiter kann den Plan bearbeiten

Eine modernes Gantt-Tool bietet diese Leistungsmerkmale und sollte der Standard sein, sobald es nicht nur um kleine Projekte geht.

Alternativen zum Gantt-Diagramm

Es gibt mehrere Alternativen zum Gantt-Diagramm, die für verschiedene Projektmanagement-Stile und -Anforderungen gut geeignet sein können. Hier sind einige der gängigsten Alternativen:

1. Kanban-Boards:

• Beschreibung: Kanban-Boards sind eine visuelle Methode zur Verwaltung von Aufgaben, bei der Aufgaben in Spalten aufgeteilt sind, die den Fortschritt anzeigen (z. B. "Zu erledigen", "In Bearbeitung", "Erledigt").
• Eignung: Ideal für agile Projekte und Teams, die in kontinuierlichen Workflows arbeiten. Es ist besonders hilfreich, um den Arbeitsfluss zu visualisieren und Engpässe zu erkennen.
• Tools: Allegra, Asana, Jira, Trello.

2. PERT-Diagramm (Program Evaluation and Review Technique):

• Beschreibung: Ein Netzwerkdiagramm, das Aufgaben als Knoten darstellt und ihre Abhängigkeiten durch Pfeile visualisiert. Es wird verwendet, um die zeitliche Planung von Projekten zu analysieren und die kritischen Pfade zu identifizieren.
• Eignung: Nützlich für sehr komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten und unsicheren Zeitangaben. Es ermöglicht eine genauere Planung, wenn es Unsicherheiten über die Dauer von Aufgaben gibt.
• Tools: Microsoft Project, Lucidchart.

3. Netzplantechnik (Critical Path Method, CPM):

• Beschreibung: Ähnlich wie das PERT-Diagramm, konzentriert sich die Netzplantechnik auf die kritischen Aufgaben im Projekt, die den Projektabschluss direkt beeinflussen.
• Eignung: Für Projekte, bei denen die kritischen Pfade und Abhängigkeiten im Vordergrund stehen. Es hilft bei der Identifizierung von Aufgaben, die termingerecht abgeschlossen werden müssen, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Tools: ProjectLibre, GanttProject.

4. Roadmaps:

• Beschreibung: Eine hochrangige Darstellung der wichtigsten Phasen, Meilensteine und Ziele eines Projekts. Sie zeigt keine detaillierten Aufgaben, sondern die langfristigen Ziele und Zeitrahmen.
• Eignung: Ideal für die strategische Planung und für Stakeholder, die eine Übersicht über wichtige Meilensteine und Ziele benötigen.
• Tools: Aha!, Monday.com, Roadmunk.

5. Burndown-Charts:

• Beschreibung: Ein Diagramm, das den verbleibenden Arbeitsaufwand im Vergleich zur verbleibenden Zeit darstellt. Es zeigt, wie viel Arbeit noch zu erledigen ist und ob das Team auf Kurs liegt.
• Eignung: Perfekt für agile Projekte, insbesondere in Scrum-Teams. Es hilft, den Fortschritt innerhalb eines Sprints oder einer Iteration zu überwachen.
• Tools: Alegra, Easy Agile, Jira, ScrumDo.

6. Task-Listen (To-Do-Listen):

• Beschreibung: Einfache Listen von Aufgaben, die erledigt werden müssen. Sie bieten eine klare, unstrukturierte Übersicht, was zu tun ist.
• Eignung: Ideal für kleinere Projekte oder persönliches Task-Management, bei denen keine komplexe Abhängigkeiten oder detaillierte Zeitpläne erforderlich sind.
• Tools: Todoist, Microsoft To Do, Wunderlist.

7. Mindmaps:

• Beschreibung: Eine visuelle Darstellung von Ideen, Aufgaben und Konzepten, die vom Hauptthema ausgehen und sich verzweigen.
• Eignung: Nützlich für Brainstorming-Sitzungen und für das Organisieren von Gedanken in der frühen Planungsphase eines Projekts.
• Tools: XMind, MindMeister, Coggle.