Getting-Things-Done - die GTD-Methode im Überblick!

Dieses Zitat wird Thomas A. Edison zugeschrieben, der seine Ideen, Skizzen, Entwürfe, Experimente und Beobachtungen in mehr als 5.000 Notizbüchern festgehalten hat. Sie halfen ihm, seine unzähligen Projekte zu organisieren und zu dokumentieren, darunter seine Erfindungen wie die Glühbirne, den Phonographen und die Filmkamera.

Diese Notizbücher waren ein wesentlicher Bestandteil seines Arbeitsprozesses, und viele davon sind heute in Archiven aufbewahrt, um Einblicke in Edisons kreativen Denkprozess zu bieten. Sie sind ein beeindruckendes Zeugnis seiner unermüdlichen Arbeit und seines außergewöhnlichen Innovationsgeists. Edison hatte verstanden, dass der menschliche Geist nicht immer in der Lage ist, alles zu behalten, und nutzte seine Notizbücher als Erweiterung seines Gedächtnisses. Diese Praxis half ihm, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass keine seiner wertvollen Ideen verloren ging.

Der Gedanke, sein Gedächtnis durch externe Informationsspeicher zu erweitern, ist also nicht ganz neu. Das Konzept trägt vom einfachen Einkaufszettel bis zur finalen Checkliste vor dem Start ins Weltall. Die Welt ist voller Listen.

Man kann sich die meisten Zeitmanagement-Methoden als eine Sammlung von Listen (genauer gesagt  Warteschlangen  oder "Queues") mit hinterlegten Workflows vorstellen. Der Unterschied liegt in der Menge und Art der Listen und der spezifizierten Workflows. Die Eisenhower-Matrix z.B. bestünde so betrachtet aus vier Listen, einem einfachen Kategorisierungsprozess und einem ebenso einfachen Abarbeitungsprozess.

Die GTD-Methode hat verglichen mit anderen Methoden dieser Art ein sehr konkretes und differenziertes Bild von einem produktiven Workflow. Wenn Sie bei der Arbeit häufig schon im Voraus an Ihre nächste Aufgabe denken, kann Ihnen die Getting-Things-Done-Methode helfen. Bei diesem Ansatz geht es darum, diese Gedanken aus dem Kopf zu bekommen und in ein To-Do-Listen-Tool zu übertragen, sodass Sie Ihre gesamte Gehirnleistung auf Arbeit verwenden können, die wirklich wichtig ist, anstatt ständig an Ihre nächsten Aufgaben zu denken.

Was ist die Getting-Things-Done-Methode (GTD)?

Die Getting Things Done (GTD)-Methode ist ein weit verbreitetes System zur Selbstorganisation und Produktivitätssteigerung. Es wurde entwickelt von David Allen, um Menschen dabei zu helfen, ihre Aufgaben, Verpflichtungen und Ideen effizient zu managen, ohne sich von der täglichen Flut an To-dos überwältigen zu lassen.

Die Grundidee hinter GTD ist, dass das menschliche Gehirn besser arbeitet, wenn es sich nicht mit der Verwaltung von Aufgaben beschäftigen muss, sondern frei ist, sich auf die Erledigung der aktuellen Aufgabe zu konzentrieren. Dazu lagert man alle anstehenden Aufgaben in ein verlässliches externes System aus, um den Kopf "freizumachen". Das reduziert Stress und erhöht die persönliche Produktivität.

Der Workflow der GTD-Methode besteht aus fünf Schritten:

• Erfassen: Alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen werden in einem vertrauenswürdigen System gesammelt. Das kann ein Notizbuch, eine App oder ein digitales Tool sein. Wichtig ist, alles aus dem Kopf zu bekommen, damit keine Gedanken mehr "schwirren".

• Verarbeiten: Im nächsten Schritt wird jede Aufgabe durchgesehen und geklärt, was damit zu tun ist. Es wird entschieden, ob eine Aktion erforderlich ist, ob die Aufgabe delegiert oder verschoben wird oder ob sie gar nicht mehr relevant ist.

• Organisieren: Die verarbeiteten Aufgaben werden nach Prioritäten, Projekten und Kontexten geordnet. Aufgaben, die sofort erledigt werden können, werden direkt bearbeitet, während größere Projekte in überschaubare Teilaufgaben zerlegt und in Kategorien wie "Warten auf" oder "Nächste Schritte" organisiert werden.

• Durchsehen: Regelmäßig (mindestens wöchentlich) wird das gesamte System überprüft, um sicherzustellen, dass es aktuell und vollständig ist. Dabei werden Prioritäten neu bewertet und Aufgaben angepasst.

• Erledigen: Im letzten Schritt geht es darum, die Aufgaben effizient abzuarbeiten, basierend auf Prioritäten und Verfügbarkeit von Zeit und Ressourcen.

Wir gehen weiter unten auf diese Schritte detaillierter ein.

Vorteile der GTD-Methode

Die GTD-Methode bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere für Menschen, die mit einer großen Anzahl von Aufgaben und Projekten befasst sind. Der wichtigste Nutzen liegt darin, dass sie mentalen Freiraum schafft, indem sie alle Aufgaben in ein verlässliches System auslagert. Dies reduziert das ständige Nachdenken über offene To-dos und ermöglicht es, sich voll und ganz auf die jeweilige Aufgabe zu konzentrieren.

Zusätzlich hilft die Methode dabei, den Überblick zu behalten und keine Aufgaben zu vergessen. Durch das systematische Erfassen und Organisieren aller Verpflichtungen wird sichergestellt, dass nichts verloren geht. Die GTD-Methode ist flexibel und kann an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden, unabhängig davon, ob es sich um berufliche Projekte, private Aufgaben oder kreative Ideen handelt.

Wie funktioniert die GTD-Methode?

Der GTD-Workflow besteht aus fünf einfachen Schritten, die Struktur in die Bearbeitung der To-Dos bringen soll:

1. Erfassen (Capture)

Der erste Schritt der Getting Things Done (GTD)-Methode besteht darin, alle Gedanken, Aufgaben und Verpflichtungen aus dem Kopf zu bekommen und in einem externen System zu erfassen. Dieses System, das David Allen als „Inbox“ ("Eingangskorb") bezeichnet, dient als Sammelort für alles, was Ihre Aufmerksamkeit beansprucht – berufliche Aufgaben, private Projekte oder spontane Ideen. Es spielt keine Rolle, ob Sie ein digitales Tool wie eine App, eine Software oder ein analoges Notizbuch verwenden; entscheidend ist, dass Sie regelmäßig alles festhalten, was in Ihren Kopf kommt. Das Ziel ist es, den Geist von der Aufgabe der Speicherung zu entlasten, da unser Gehirn besser für die Verarbeitung von Informationen geeignet ist.

Im Fokus steht zunächst das Erfassen bzw. Sammeln, nicht das sofortige Organisieren. Alles, was als „Zeug“ in Ihrem Kopf herumschwirrt, wird einfach in den Eingangskorb übertragen. Diese Inbox ist nicht mit einem klassischen E-Mail-Eingangskorb zu verwechseln, sondern eher eine umfassende To-do-Liste, die all Ihre Aufgaben und Informationen sammelt, bevor sie später strukturiert werden. Es spielt dabei keine Rolle, ob diese Informationen unstrukturiert oder unvollständig sind – das Wichtigste ist, dass sie aus dem Kopf heraus an einen sicheren Ort gelangen.

Das Erfassen muss unkompliziert und schnell erfolgen, sodass Sie jederzeit Informationen und Aufgaben hinzufügen können, ohne dass Details verloren gehen. Wenn Sie mit einem Team arbeiten, kann eine Work-Management-Plattform genutzt werden, um nicht nur Ihre eigenen Aufgaben zu erfassen, sondern auch die Arbeit des Teams zu organisieren. Ergänzende Informationen wie Fälligkeitsdaten, Beteiligte oder wichtige Dokumente können später hinzugefügt werden, um den Kontext zu vervollständigen. Entscheidend ist, dass durch das regelmäßige Erfassen sofort Entlastung geschaffen wird und Sie sich auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren können, ohne ständig an noch unerledigte Aufgaben denken zu müssen.

2. Verarbeiten (Clarify)

Nachdem alle relevanten Informationen gesammelt wurden, beginnt der nächste Schritt der GTD-Methode: das Verarbeiten. Hierbei wird das erfasste Material durchgesehen und in konkrete, umsetzbare Aufgaben oder relevante Informationen umgewandelt. Jede Aufgabe wird systematisch überprüft, um zu entscheiden, zu welcher der folgenden Kategorien sie gehört:

• Erledigen: Aufgaben, die weniger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, sollten sofort bearbeitet werden, um sie schnell von der Liste zu streichen.
• Delegieren: Wenn eine Aufgabe nicht in den eigenen Verantwortungsbereich fällt oder jemand anderes sie besser erledigen kann, wird sie an die entsprechende Person delegiert.
• Verschieben: Aufgaben, die mehr Zeit oder Planung erfordern, werden in die entsprechende Liste oder Kategorie verschoben, um später bearbeitet zu werden.
• Ablage: Informationen, die als Referenzmaterial dienen, aber keine sofortige Aktion erfordern, werden archiviert.

Während des Verarbeitens sollte darauf geachtet werden, dass jede Aufgabe ausreichend Informationen enthält. Dazu gehört

• ein klarer Titel
• Kontextinformationen
• Dokumente oder Dateien
• sowie die Zuordnung zum entsprechenden Projekt oder Ziel.

Wichtige Aspekte wie das Stadium der Arbeit, mögliche Blockaden oder Abhängigkeiten von anderen Aufgaben sollten ebenfalls berücksichtigt werden.

Bei größeren Projekten oder komplexen Aufgaben ist es ratsam, diese in kleinere, handhabbare Schritte zu gliedern. Zum Beispiel könnte die Aufgabe „E-Book verfassen“ in mehrere kleinere Aufgaben wie „Konzept erstellen“, „Gliederung entwerfen“ und „Text schreiben“ aufgeteilt werden.

Ein wichtiger Teil des Verarbeitungsprozesses ist zudem die Priorisierung der Aufgaben. Indem jeder Aufgabe eine Priorität zugewiesen wird, kann flexibel auf Veränderungen reagiert werden. Fristen verschieben sich oft oder es kommen unerwartete Aufgaben hinzu. Durch die Festlegung der Priorität wird sichergestellt, dass die wichtigsten Aufgaben erledigt werden, während weniger dringende Aufgaben bei Bedarf delegiert oder verschoben werden können.

Erst nach dem Verarbeiten erfolgt das Organisieren, bei dem die Aufgaben endgültig aus dem Eingangskorb in die entsprechenden Projekte oder Listen verschoben werden.

3. Organisieren (Organize)

In diesem Schritt wird das bearbeitete Material in ein strukturiertes System eingeordnet. Die Organisation erfolgt durch Listen oder Kategorien, die verschiedene Arten von Aufgaben abbilden.

Liste	Bedeutung
Eingangskorb	Hier wird alles gesammelt, was über die verschiedenen Kommunikationskanäle hereinkommt. In Allegra  finden Sie hier.z.B. automatisch alle Vorgänge, die ihnen neu als Bearbeiter zugewiesen wurden.
Projekte	Aufgaben, die mehrere Handlungsschritte erfordern und in einem Projekt realisiert werden sollen, verschieben Sie auf diese Liste. In Allegra wären das die regulären Vorgangslisten in den verschiedenen Projekten.
nächste Schritte	Hier finden Sie die Aufgaben, die in einem bestimmten Handlungskontext stehen und sobald wie möglich erledigt werden sollten.
Delegiert	(Warten/Warten auf) Dies sind Aufgaben, die einen vorherigen Schritt erfordern. In Allegra wird diese Kategorie für das Delegieren von Aufgaben genutzt.
Wiedervorlage	(Kalender) Wichtige Termine mit einem festen Zeitrahmen, wie zum Beispiel Besprechungen, tragen Sie hier ein.
Abfall	Material, dass nicht weiter zu beachten ist und irgendwann gelöscht werden kann
Ideenspeicher	(Vielleicht/Irgendwann) Aufgaben, die keine Priorität haben und vielleicht auch nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden (können).
Favoriten	(Referenzmaterial) Hier können Sie all das unterbringen, was für Aufgaben oder Projekte von Belang sein könnte, wie zum Beispiel Artikel oder Fotos

Durch diese Struktur wird gewährleistet, dass nichts vergessen wird und jede Aufgabe ihren Platz im System findet.

Nach den Schritten Verarbeiten und Organisieren sollte Ihr Eingangskorb leer sein. Alles sollte in das entsprechende Projekt oder in die entsprechende Liste verschoben worden sein, so dass Sie beim nächsten Blick in den Eingangskorb nur noch neue Vorgänge vorfinden sollten.

4. Durchsehen (Reflect)

Die GTD-Methode ist keine Methode, bei der man eine Aufgabe notiert und sie dann einfach ignoriert. Stattdessen erfordert sie eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Prioritäten. Es ist daher entscheidend, die Wichtigkeit jeder Aufgabe genau zu kennen. Wenn neue Aufgaben auftauchen, die dringlicher sind als bestehende, hilft das Bewusstsein über die Priorität jeder Aufgabe dabei, den Arbeitsplan flexibel anzupassen und besser auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren.

Wann und wie oft sollte man seine Aufgaben überprüfen?

Das Durchsehen der Aufgaben kann leicht zur Ablenkung werden – es sollte also nicht zu oft geschehen, da es sonst die Konzentration beeinträchtigt. Eine gute Empfehlung ist, die Aufgaben zweimal täglich zu überprüfen: Einmal morgens, um den Tag zu planen, und einmal abends, um sich auf den nächsten Tag vorzubereiten. Machen Sie das Durchsehen zu einem festen Bestandteil Ihrer täglichen Routine. So können Sie den Tag mit einem klaren Kopf beginnen, ohne das Gefühl zu haben, ständig Ihre Aufgabenliste oder Ihren Kalender neu ordnen zu müssen. Denken Sie daran, dass die GTD-Methode darauf abzielt, Ihnen den Kopf frei zu machen. Vermeiden Sie es daher, Ihre Aufgaben zu oft durchzugehen, da dies kontraproduktiv wäre.

Zusätzlich empfiehlt es sich, einmal pro Woche eine umfassendere Überprüfung durchzuführen. Dabei sollten Sie die in den letzten Tagen abgeschlossenen Aufgaben sowie die für die kommende Woche geplanten durchgehen. So stellen Sie sicher, dass nichts übersehen wurde und Sie mit klaren Prioritäten in die neue Woche starten können.

Tipp: Das regelmäßige Durchsehen Ihrer GTD-Listen können Sie nach der Time Blocking-Methode einplanen.

5. Erledigen (Engage)

Der letzte Schritt der GTD-Methode ist die eigentliche Durchführung der Aufgaben. Hierbei geht es darum, die Aufgaben effizient und in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten. Die Entscheidung, welche Aufgabe als nächstes angegangen wird, basiert auf mehreren Faktoren:

• Verfügbare Zeit: Wie viel Zeit steht aktuell zur Verfügung? Manche Aufgaben erfordern lange Zeiträume, andere können schnell erledigt werden.
• Verfügbare Energie: Was ist die mentale oder physische Energie, die für die aktuelle Aufgabe benötigt wird? An einem stressigen Tag kann es sinnvoll sein, kleinere Aufgaben zu erledigen, während anspruchsvolle Projekte für Zeiten mit höherer Energie reserviert werden.
• Priorität: Welche Aufgaben haben die höchste Dringlichkeit oder den größten Nutzen?

Durch diesen strukturierten Ansatz wird gewährleistet, dass immer die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit in Angriff genommen werden. Wer möchte, kann zusätzlich eine Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip vornehmen.

Getting Things Done im Team

Getting Things Done für Teams nutzbar zum machen bietet deutliche Vorteile. So kann jeder Mitarbeiter auch seine persönliche Aufgabenverwaltung auf diese Weise einfach organisieren. Wiedervorlage-Termine kann jeder Mitarbeiter individuell für jeden Vorgang vergeben. Vorgänge können delegiert werden und bleiben doch im Beobachtungsbereich der delegierenden Person.

Der “Referenzkorb” kann verwendet werden, um häufig benutzte Vorgänge schnell griffbereit zu haben (“Favoriten”). Im “Eingangskorb” landen alle Vorgänge, die einem Mitarbeiter neu zugewiesen worden sind.