Jira Alternative Allegra

Zusammenfassung

Die beiden hier untersuchten Projektmanagement-Tools haben eine große Schnittmenge an Funktionen und sind in etwa gleich lange auf dem Markt. Im folgenden haben wir die aus unserer Sicht wesentlichen Unterschiede zwischen der Jira-Alternative Allegra und Jira zusammengestellt:

Pro Jira

• Jira ist weit verbreitet und es gibt viele Integrationen mit anderen Systemen.
• Jira besitzt ein umfangreiches und stabiles REST-APi.
• Jira hat viele gut dokumentierte Extension Points, die von Third Parties für Erweiterungen der Funktionalität genutzt werden.
• Jira unterstützt vor allem agile Entwicklungsprozesse und DevOps sehr gut.

Pro Allegra

• Allegra kann auf eigenen Rechnern (Self Hosting) betrieben werden. Bei Jira ist diese Option nur für sehr große Benutzerkontingente verfügbar und damit sehr teuer.
• Allegra besitzt starke Strukturierungsmöglichkeiten sowohl für Projekte mit Portfolios und Teilprojekten wie auch Aufgaben mit Teilaufgaben in beliebiger hierarchischer Tiefe. So lassen sich auch sehr große Projekte mit vielen Beteiligten übersichtlich verwalten.
• Allegra unterstützt nicht nur agiles Projektmanagement (Scrum und Kanban), sondern mit interaktiven Gantt-Diagrammen und Ressourcen-Belegungsdiagrammen auch klassisches und hybrides Projektmanagement.
• Allegra bietet viele nützliche Methoden an wie z.B. RACI, Getting Things Done und Eisenhower-Prinzip.
• Allegra hat ein Wiki integriert, das vor allem zur Dokumentation von Besprechungsergebnissen und Prozessen (Qualitätssicherung) geeignet ist.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Jira eine Teilmenge der Funktionalität von Allegra abdeckt. Der Anwendungsbereich von Allegra ist weiter gespannt und deckt neben agilem auch klassisches und hybrides Projektmanagement ab.

Installation und Betrieb

Beide Systeme erlauben das Anlegen einer Testinstanz in der Cloud. Mit Hilfe eines Wizards wird man dann soweit geführt, dass eine passende Grundkonfiguration vorliegt. Will man etwas spezielleres, verweist Jira auf seine umfangreiche Dokumentation, während Allegra neben Tutorials eine Beratung per Videokonferenz anbietet.

Jira hält seine Daten auf Servern in den USA und garantiert die Einhaltung deutscher Datenschutzstandards.

Allegra nutzt denselben Cloud-Anbieter wie Jira, jedoch stehen die Server für europäische Kunden in Frankfurt und Paris und unterliegen damit den strengen europäischen Datenschutzrichtlinien. Die Rechenzentren sind nach den Normen ISO / IEC 27001 und DIN EN ISO 9001 zertifiziert und für die auftragsbezogene Datenverarbeitung zugelassen.

Im Jahr 2022 hat Jira angekündigt, den Betrieb von Jira-Servern auf Kundenrechnern nur noch für große Nutzerzahlen anzubieten. Das zwingt de facto alle mittelständischen Unternehmen in die Jira-Cloud. Allegra kann wie schon seit langer Zeit auf eigenen Rechnern oder in der Allegra Cloud betrieben werden und ist damit unter den danz wenigen ernsthaften Anbietern von Task Management-Software und Projektmanagement-Software, die den Eigenbetrieb der Software ohne irgendwelche Einschränkungen unterstützen.

Einführung, Betreuung und Integration

Atlassian, der Anbieter von Jira, sieht sich nicht als Beratungsunternehmen oder Systemhaus. Benötigt ein Kunde Unterstützung bei der Einführung und Konfiguration des Produkts, kann er sich an unabhängige Berater wenden. Durch die große Verbreitung der Software ist es nicht schwierig, geeignete Experten zu finden.

Allegra versteht sich mehr als Lösungsanbieter und wirbt mit dem Versprechen, nicht nur Softwarelizenzen zu verkaufen, sondern von der Bedarfsanalyse über ein Proof of Concept bis zur Betreuung während des Betriebs alles zu liefern, um die vom Kunden erwartete Lösung zu realisieren.

Allegra bietet einen deutschsprachige Kundensupport und berät per Telefon, E-Mai, Kontaktformular und mit Hilfe von Webkonferenzen.

Jede Allegra-Kundeninstanz in der Cloud läuft auf einem eigenen dedizierten virtuellen Server. Das erleichtert die Einbindung in die firmen-interne Infrastruktur. Für beide Systeme gibt es zahlreiche Integration z.B. für ERP-, CRM und CI/CD-Systeme (Gitlab, Jenkins).  Durch die große Verbreitung ist Jira hier besser aufgestellt als Allegra und man muss im Einzelfall prüfen, ob eine erforderliche Integrations-Option zur Verfügung steht.

Perspektiven und Ansichten

Jira und Allegra bieten unterschiedliche Ansichten von Projekten und Aufgaben. Beide Team Collaboration Tools haben eine Board-Ansicht. Jira bildet damit einen Workflow ab, der in Form von Karten erstellt wird.

Die Allegra (Kanban) Board-Ansicht enthält auch den Aufgabenstatus, der dem Benutzer auf einen Blick zeigt, welche Aufgaben geplant, aktiv, abgeschlossen oder überprüft werden. Dies ermöglicht eine klare und kooperative Projektarbeit.

Aufgabenmanagement

Sowohl Allegra als auch Jira bieten Aufgabenlisten an, die sich in ihrem Funktionsumfang voneinander unterscheiden. Im Gegensatz zu Jira verfügt die Aufgabenliste von Allegra über die Möglichkeit, hierarchisch beliebig tief Teilaufgaben anzulegen; bei Jira gibt es nur eine Ebene mit Unteraufgaben. Ansonsten sind die Konfigurationsmöglichkeiten der beiden Werkzeuge vergleichbar. Auch die Möglichkeiten Vorgänge zu suchen und zu filtern sind ähnlich umfangreich.

Beide Werkzeuge gehören damit zu den leistungsfähigsten Aufgabenmanagement-Systemen für Teams, die es gibt. Allegra bietet gegenüber Jira noch den Vorteil, dass an vielen Stellen in der Bedienoberfläche Kontextmenüs zur Verfügung stehen und viel per Drag & Drop gearbeitet werden kann.

Projektmanagement

Jira wird als Projektmanagement-Werkzeug beworben und bietet in dieser Hinsicht auch viel nützliche Funktionalität. Es gibt aber Merkmale, die Jira nicht (oder nur mit Third Party Plugins) anbietet und die essentiell für ein fundiertes Projektmanagement sind:

• Jira bietet keine Möglichkeit, Projekte hierarchisch zu strukturieren, z.B. mit Teilprojekten oder Portfolios. Das ist aber ab einer bestimmten Projektgröße für klassisches Projektmanagement erforderlich.
• Jira bietet keine Möglichkeit, eine Produktstruktur abzubilden; Teilaufgaben sind konfigurationsmäßig eingeschränkt. Sie können selbst keine Teilaufgaben enthalten.
• Jira erlaubt keine Zeitplanung mit Abhängigkeiten in einem Gantt-Diagramm
• Jira unterstützt keine Kapazitäts- und Ressourcen-Planung
• Jira unterstützt nicht die Leistungswertmethode (EVM) zur Verfolgung des Projektfortschritts

Allegra deckt diese Leistungsmerkmale dagegen ab und erlaubt so ein komplettes Projektmanagement einschließlich Zeitplanung, Ressourcenplanung und Kapazitätsplanung.

Meilensteine
Beide Systeme unterstützen das Konzept von Meilensteinen, die allen Projektbeteiligten einen Überblick über wichtige Ankerpunkte innerhalb der Projekte bieten und wichtige Projektetappen markieren. Meilensteine sind damit ein Kontrollelement für den Projektfortschritt. Allegra kommt mit einer Meilenstein-Trend-Analyse-Funktion, die es ermöglicht, frühzeitig mögliche Abweichungen vom Plan zu entdecken und die realistischen Termine genauer zu schätzen.

Cockpit / Dashboards
Das Cockpit ist der persönliche Schreibtisch, der nicht nur die vom Benutzer auszuführenden Aufgaben, sondern die des gesamten Teams darstellt. Es vereinfacht die Selbstorganisation und Teamarbeit für den Benutzer. Verantwortliche Personen erhalten außerdem einen Überblick über zeitkritische Aufgaben, was das Projektmanagement erleichtert.

Sowohl Jira als auch Allegra haben umfangreiche Cockpits bzw. Dashboards. Beide Systeme haben Cockpit-Extension-Points, die eine Erweiterung der Cockpit-Kacheln durch Third Parties erlauben. Die Cockpits sind bei beiden Systemen voll konfigurierbar und bieten viele Möglichkeiten, Projekte, Aufgaben und Key Process Indikators (KPIs) zu visualisieren. Ampeldiagramme, Meilenstein-Trend-Diagramme, Leistungswert- und Projektfortschritts-Diagramme erlauben eine schnelle Analyse mit einem kurzen Blick.

Eine detaillierte Beschreibung über den Nutzen von Gantt-Diagrammen finden Sie hier.

Agile Methoden

Um agile Projektmanagement-Methoden wie Scrum und Kanban wirklich zu unterstützen, genügt es nicht, eine Board-Darstellung zu bieten. Hier bieten sowohl Allegra als Jira-Alternative wie auch Jira alles Wünschenswerte an. So sind in der Anwendungslogik Konzepte wie Epics, User Stories, Releases, Backlogs, Sprints, Team Velocity und Burn Charts unterstützt. Insgesamt ist die Unterstützung agiler Methoden insbesondere für Softwareentwickler eine der Stärken von Jira, bei denen Allegra sich noch nicht ganz so perfekt darstellt wie die große Konkurrenz.

Zeit- und Kostenmanagement

Professionelles Controlling ist nur in Allegra verfügbar. Mit Hilfe des Controllings können Ausgaben – einschließlich projekt-, personen- oder aufgabenbezogener – erfasst und als Excel-Datei exportiert werden.

Im Gegensatz zu Allegra bietet Jira keine Möglichkeit, den geschätzten verbleibenden Restaufwand nachzuhalten. Jira verfügt zwar über eine Zeiterfassung, es ist jedoch Sache des Benutzers, die verbleibende Zeit aus der Differenz zwischen der geplanten und der tatsächlichen Zeit im Auge zu behalten.

Allegra als Jira-Alternative bietet eine benutzerfreundliche Lösung, um die verbleibende Zeit im Fokus zu halten. Schließlich wirken sich die Bemühungen auf die Gesamtdauer und damit auf die Kosten eines Projekts aus. Mit Hilfe des geschätzten Restaufwands behält der Allegra-Benutzer den Erfolgsfaktor Zeit besser im Auge. und verhindert so, dass sein Projekt scheitert.

Servicedesk und Gastbenutzer

Jira bietet die Benutzer-Autorisierungseinstellungen für Projekte, Aufgaben und Teams. Es gibt eine Jira-Variante speziell für Helpdesk-Anwendungen.

Allegras Autorisierungsgruppen und Rechte-Systeme bieten dem Benutzer eine eindeutige kostenlose Autorisierungsgruppe – den Gastbenutzer. Eine unbegrenzte Anzahl von Gastbenutzern kann kostenlos in ein Projekt oder einzelne Aufgaben integriert werden. Dies können externe Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten oder Partner sein, die Leserechte für ein Projekt und Bearbeitungsrechte für einzelne Aufgaben erhalten. Sie haben ein eigenes Cockpit und können einzelne Aufgaben bearbeiten.

Dies bedeutet, dass ein Projektmanager einen Kunden als Gastbenutzer einladen und ihm einzelne oder mehrere Aufgaben zuweisen kann, indem er ihm Bearbeitungsrechte gewährt. Der Gast nimmt daran teil, indem er Kommentare und Anhänge hinzufügt oder Checklisten überprüft und den Aufgabenstatus ändert.

Allegras Gastnutzer ermöglichen die freie Einbeziehung wichtiger Projektbeteiligter. Dies macht die Zusammenarbeit in einer Interaktion zwischen allen relevanten Projektteilnehmern einfach und transparent.

Fazit

Jira ist eines der umfangreichsten und am weitesten verbreiteten Projekt- und Aufgabenmanagement-Tools am Markt. Für Allegra als Jira-Alternative spricht:

• Deutscher Serverstandort und damit höchste Datensicherheit
• Möglichkeit zum Self Hosting
• Deutschsprachiger Kundenservice
• Vollständige Projektmanagement-Funktionalität mit Gantt-Diagrammen und Ressourcen-Planung
• Vollständige Unterstützung von Scrum und SAFe
• Leistungsfähige Workflow-Engine und sehr umfangreiche Aufgabenmanagement-Funktion
• Klares Cockpit für perfektes Projektmanagement

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