Kollaboration – Best Practice für die virtuelle Zusammenarbeit

Keine Frage, die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt. Das gilt auch und insbesondere für Wissensarbeiter, deren Zusammenarbeit eine grundlegende Voraussetzung ist, um mit den schnelllebigen Entwicklungen Schritt halten zu können. Um so wichtiger ist es, das Thema Knowledge Collaboration nicht länger zu vernachlässigen, sondern ihm den strategischen Stellenwert einzuräumen, den es verdient.

Doch was verbirgt sich eigentlich hinter dem Begriff “Wissensarbeiter”. Im ersten Moment denkt man hier wohl an Think Tanks, an Spezialisten, die hinter dem Schreibtisch sitzend ihre Konzepte entwerfen. Doch diese Vorstellung ist in der heutigen Arbeitswelt längst überholt. In ihrer vom US-amerikanischen Softwareunternehmen Citrix in Auftrag gegebenen Spotlight-Analyse “Virtuelle Teams brauchen eine starke Führung!” äußern sich die Analysten von PAC dazu klar: Wissensarbeiter seien heute auch Monteure, Tischler oder Landwirte. 150 Führungskräfte mehrerer Firmen wurden innerhalb der Studie befragt.

Was versteht man eigentlich unter Wissensarbeit? Diese sei, so die Studienautoren, durch drei Merkmale definiert:

• Es handele sich um eine komplexe Aufgabenstellung,
• deren Bearbeitung Wissen, Kreativität und Teamarbeit voraussetzt und
• die sich nicht nach vordefinierten Routinen erledigen lässt.

Das Wissen und die Kreativität der Mitarbeiter sind in der heutigen Zeit existenzielle Schlüsselfaktoren für die Produktivität in Unternehmen. Doch viel zu oft scheitert es an den Rahmenbedingungen, die einen offenen Austausch und effektive Kommunikation nicht genügend fördern.

Dabei ist es gerade die Kommunikation, die über Erfolg oder Misserfolg eines Projektes entscheiden: Mehr als ein Drittel ihrer Arbeitszeit – laut Studie beträgt der Anteil 38 Prozent – bringen Mitarbeiter für Kommunikation und Kooperation auf. Dies gilt auch für virtuelle Teams, die sich, so das Ergebnis der Studie, auch hin und wieder einmal persönlich treffen müssen. Der Anteil mobiler Kollegen und Home Office Arbeitsplätzen nimmt kontinuierlich zu. Immer mehr Projekte erfordern die Zusammenarbeit im Team auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Ohne Kollaboration sind die Herausforderungen der heutigen Zeit nicht mehr zu meistern.

Doch sage und schreibe jeder zweite der befragten Entscheider hält die Rahmenbedingungen für Kollaboration für gerade einmal mittelmäßig. Dies betreffe sowohl die technologischen, als auch die organisatorischen und kulturellen Gegebenheiten. Obwohl der Markt durchaus reife Kollaboration Tools bereit halte. Doch oft würden die Möglichkeiten dieser Werkzeuge schlicht nicht richtig ausgeschöpft. Die Folge: Frust bei den Mitarbeitern, Unzufriedenheit mit dem Arbeitgeber – die Konzentration auf die Kernaufgaben leidet.

Bevor wir uns der Frage widmen, wie diese Situation zu verbessern ist, macht es Sinn, einmal nach den Ursachen zu schauen. Drei Gründe kristallisierten sich in der Umfrage besonders heraus:

1. Weder über eine Performance-Steuerung noch durch Anreizsysteme wird die Nutzung von Kollaboration Technologien gefördert. Dies gaben mit vierzig Prozent eine hohe Anzahl der befragten Führungskräfte zu verstehen.
2. Ein weiterer Grund geht mit dem erstgenannten Hand in Hand: Zahlreiche Führungskräfte stehen nicht hinter dem Einsatz entsprechender Technologien (38 Prozent der Nennungen), was auch
3. mit Bürokratie und umständlichen Bestellprozessen (37 Prozent) sowie einer konservativen Unternehmenskultur (32 Prozent) zu tun habe, die den Einsatz von Collaboration Tools erschweren würde.

Fazit: Nicht die Technik, sondern die Unternehmenskultur stellt die eigentliche Barriere für die effektive Kollaboration in Unternehmen dar. Deutschland tut sich hier noch ein wenig schwer. Den Durchdringungsgrad heimischer Unternehmen schätzt Citrix auf gerade einmal 25 Prozent – im internationalen Vergleich hat Deutschland damit noch ein wenig Aufholbedarf. Grund genug, sich einmal die Best Practices der Experten anzusehen.

Ihre Ergebnisse haben die Analysten von PAC in fünf Ratschlägen zusammengefasst, mit denen sich die virtuelle Zusammenarbeit grundlegend verbessern lassen wird. Allen ist eines gemein: Ohne das klare Commitment der Führungsriege ist eine Verbesserung nicht zu erwarten.

Best Practice:

1. Die Verbesserung der Zusammenarbeit ist ohne Frage ein strategisches Thema. Nur mit der Unterstützung der obersten Leitung lassen sich die Rahmenbedingungen für virtuelle Teamarbeit optimal gestalten. Für die Verbesserung der Zusammenarbeit gilt daher ebenso wie für die klassische Prozessoptimierung: Das Thema gehört auf die strategische Agenda!
2. Vertrauen schaffen! Veränderungsprozesse, die bei dem Einsatz neuer Software-Lösungen in Gang gesetzt werden, lösen Ängste und Widerstände bei den Mitarbeitern aus. Doch schaffen es die Führungskräfte, den Einsatz neuer Technologien erfolgreich vorzuleben, werden Bedenken und Barrieren schnell abgebaut. Chefs haben Vorbildfunktion!
3. Vertrauen ist auch das Zauberwort, wenn es um das neue Führungsverständnis geht. Chefs, so die Analysten, müssten lernen, Verantwortung abzugeben und sich stattdessen auf klare Ziele und Definitionen verständigen. Die Schaffung einer Vertrauenskultur wirkt Wunder!
4. Und noch einmal Vertrauen: Auch virtuelle Teams bestehen aus Menschen, die sich hin und wieder einmal in die Augen sehen müssten. Respekt in der Gruppe und Anerkennung bei den Führungskräften ist bei virtuellen Teams ebenso wichtig wie in der klassischen Zusammenarbeit. Ein persönliches Treffen oder ein Austausch per Video sollte gelegentlich auf der Agenda stehen!
5. Die oben genannten Punkte zeigen bereits, dass sich das Führungsverhalten im Zuge der virtuellen Kollaboration verändern muss. Einerseits muss der Kontakt zum Mitarbeiter gehalten werden, andererseits aber auch Verantwortung abgegeben werden. Hier die richtige Balance zu finden, erfordern eine hohe emotionale Kompetenz und Fingerspitzengefühl von den Führungskräften. Situatives Führen ist angesagt!

Und wie sieht es mit der Rolle der IT bei der Entscheidung über den Einsatz der passenden Technologie aus? Wie bereits erwähnt, mangelt es nicht an funktionsfähigen Collaboration Tools mit großem Potential. Es kommt jedoch darauf an, diese richtig in die Organisation einzubetten. Die Analyse zeigt, dass die Entscheidung über den Technologieeinsatz immer seltener die IT sondern stattdessen der Fachbereich trifft. Doch das lässt die IT nicht an Bedeutung verlieren. Die IT bleibt ein unverzichtbarer Meinungsbildner und entscheidender Faktor, wenn es um Maintenance und Sicherheit geht.

Eine Basis für effektive virtuelle Zusammenarbeit bieten auch Collaboration Tools wie Allegra. Die web-basierte Technologie der Projekt- und Aufgabenmangagement Software ermöglicht Kollaboration in Echtzeit – alle beteiligten Teams und Mitarbeiter sind über Allegra verbunden, auch firmenübergreifend und weltweit.

Weitere Informationen

Falls Sie interessiert sind mehr über Projektmanagement-Kalender zu lesen, können Sie dies hier tun. In diesem Artikel können Sie eine Übersicht zu verschiedenen Collaboration-Softwares sehen.