PRINCE2-Methode: Was ein Projektmanager wissen muss

Was ist die PRINCE2-Methode?

PRojects In a Controlled Environments oder PRINCE2 gehört zu den am weitesten verbreiteten Projektmanagement-Methoden der Welt. Sie ist so flexibel, dass unterschiedlichste Organisationen und Projekte von nahezu jeder Art, Größe und Branche sie gewinnbringend einsetzen können.

PRINCE2 organisiert die Projektarbeit in überschaubaren und kontrollierten Phasen (siehe auch "Die 5 Projektmanagement-Phasen") und folgt in dieser Hinsicht einem klassischen Waterfall-Modell. Sie steht deshalb dem traditionellen Projektmanagement-Ansatz näher als agilen Vorgehensweisen.

Ursprünglich 1989 von der Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA) für die britische Regierung entwickelt, ist die PRINCE2-Methode inzwischen allgemein bekannt und wird von Projektteams in über 150 Ländern eingesetzt.

Der Erfolg von PRINCE2 basiert auf seinen 7 Prinzipien (warum), Prozessen (wie) und Themen (was). Diese Elemente erleichtern es Projektmanagern, ihre Projekte on Time und on Budget ins Ziel zu bringen.

Die 7 Prinzipien der PRINCE2-Methode

Die Kernprinzipien von PRINCE2 bilden das Fundament, auf dem jedes Projekt steht. Diese Grundlagen sind nicht verhandelbar. Regelmäßig ist das eigene Vorgehen an diesen Prinzipien zu messen und ggfs. zu korrigieren. Hier sind nun die 7 Prinzipien:

1. Projekte müssen eine kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung haben.

Jedes Projekt muss einen klaren Geschäftszweck und einen praktischen Nutzen haben, der die geschätzten Kosten und potenziellen Risiken überwiegt. Das vermeidet die Verschwendung von Ressourcen und hält die Projekteigentümer auf Kurs.

2. Das Projektteam muss aus Erfahrungen lernen.

Die Teammitglieder müssen ihre Erfahrungen dokumentieren und dabei in eine Form bringen, die sie für nachfolgende Projekte einfach nutzbar macht. Das bewirkt den Unterschied zwischen solchen, die zwölf mal ein Jahr Erfahrung haben zu denen, die zwölf Jahre Erfahrung haben.

3. Rollen und Verantwortlichkeiten müssen klar definiert sein.

Jeder, der an einem Projekt beteiligt ist, muss von Anfang an wissen, was von ihm erwartet wird und was er von anderen erwarten kann. Die Rollen und zugeordneten Verantwortlichkeiten werden z.B. in einem Projekthandbuch dokumentiert.

4. Die Arbeit muss in überschaubare Phasen unterteilt werden.

Der Projektmanager unterteilt die Arbeit in Phasen, die durch Reviews getrennt werden. In diesen Reviews bewerten der Projektmanager und der Projektauftraggeber den Fortschritt und dokumentieren alle Lektionen, die in der aktuellen Phase gelernt wurden. Erst danach geht ein Projekt in die nächste Phase.

5. Der Projektvorstand (Auftraggeber) sollte nur ausnahmsweise eingreifen.

Wenn das Projekt auf Kurs ist und alles gut läuft, hält sich der Projektauftraggeber zurück. Er wird jedoch beratend und entscheidend mitwirken, wenn Probleme auftauchen, die sich auf die Projektanforderungen (Zeit, Kosten, Umfang usw.) auswirken. Eine solche Situation sollte eine Ausnahme darstellen.

6. Projekte sollten sich auf die Qualität der gelieferten Produkte konzentrieren.

Bevor mit der eigentlichen Arbeit begonnen wird, muss eine detaillierte Produktbeschreibung vorliegen, die für jedes (Zwischen-)Produkt klare Qualitätskriterien festlegt. Dahinter steht die Erfahrung, das Qualität nicht am Projektende durch Testen oder Prüfen erreicht werden kann, sondern ein kontinuierliches Anliegen über alle Projektphasen hinweg sein muss.

7. Der Projektmanager sollte die Vorgehensweise auf die Bedürfnisse des jeweiligen Projekts abstimmen.

Die Anpassung von PRINCE2 an die Größe, Komplexität, Umgebung und Anforderungen eines Projekts führt zu besseren Ergebnissen als das blinde Befolgen der Methode.

Die 7 Prozesse der PRINCE2-Methode

Das PRINCE2-Rahmenwerk besteht aus 7 Prozessen. Jeder Prozess umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die es Managern ermöglichen, ein Projekt zu organisieren, zu leiten und termingerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Wie im obigen Abschnitt erwähnt, sollten Sie diese Prozesse für jedes Projekt anpassen. Auf diese Weise wird die Arbeit so reibungslos und effizient wie möglich ablaufen.

Starten eines Projekts

Dies ist die Phase, in der die Organisation die Machbarkeit des Projekts feststellt.

Zuerst reicht jemand ein Projektmandat zur Genehmigung ein, das kurz die geschäftliche Rechtfertigung des Projekts beschreibt.

Wenn der Projektausschuss das Mandat genehmigt, erstellt der Projektmanager einen detaillierteren Projektbericht. Dieses Dokument enthält den Geschäftsfall, die erreichbaren Ziele, die Ressourcen, die zu erbringenden Leistungen und den Implementierungsprozess. Der Letztere wird am besten in einem Projekthandbuch festgehalten. Spätestens zu diesem Zeitpunkt sollten auch die einzusetzende Projektmanagement-Software festgelegt werden.

Einleiten eines Projekts

Der Prozess “Initiieren eines Projekts” zielt darauf ab, die Aktivitäten festzulegen, die für die Lieferung der Produkte erforderlich sind. Mit anderen Worten: Er legt die Grundlage für das Projekt, damit jeder Beteiligte das Endziel versteht.

Zu diesem Zweck erstellt der Projektmanager einen Projektplan, der die 6 wesentlichen Leistungsziele – Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen – abdeckt. Dieser Plan und die Projektinitialisierungsdokumentation dienen als Basisdokumente, die der Projektvorstand und der Projektmanager verwenden, um den Arbeitsfortschritt zu bewerten und mit möglichen Hindernissen umzugehen.

Sobald der Projektvorstand den Plan und die anderen Initiierungsdokumente genehmigt hat, kann die Arbeit beginnen.

Ein Projekt leiten

Dieser Prozess ermöglicht es dem Projektauftraggeber, durch die von ihm getroffenen Entscheidungen für das Projekt verantwortlich zu sein. Darüber hinaus gibt das Gremium die Richtung und Kontrolle vor und übt seine Autorität in entscheidenden Momenten der Projektlaufzeit aus.

Zur Verdeutlichung: Zu den Aktivitäten, die in den Prozess “Ein Projekt leiten” involviert sind, gehören die Autorisierung der Initiierung des Projekts, das Projekt selbst, eine Projektphase und der Abschluss des Projekts.

Steuerung einer Phase

Der Hauptzweck dieses Prozesses besteht darin, dass der Projektmanager die Aufgaben oder “Arbeitspakete” dem Projektteam und dem Teamleiter zuweist. Der Projektmanager überwacht dann die Arbeit während jeder Phase und prüft die Qualität der abgeschlossenen Arbeit.

Außerdem muss der Projektmanager dem Projektvorstand über den Fortschritt berichten und den aktuellen Status der Etappe in Bezug auf den Etappenplan überprüfen. Falls Verzögerungen oder Probleme auftreten, nimmt er die notwendigen Änderungen vor, damit das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt.

Diese Abfolge von Aktivitäten wiederholt sich für jede Phase des Projekts, bis der Prozess “Closing a Project” beginnt.

Management der Produktlieferung

Dieser Prozess soll sicherstellen, dass das Projekt planmäßig verläuft und die gelieferten Produkte den zuvor festgelegten Erwartungen entsprechen.

In diesem Fall muss der Teammanager einen Plan erstellen, der die Erstellung und Lieferung der Produkte ermöglicht, die in den vom Projektmanager zugewiesenen Arbeitspaketen enthalten sind.

Außerdem muss der Teammanager die Qualität dieser Produkte überprüfen, die Genehmigung des Vorstands einholen und die fertigen Arbeitspakete an den Projektmanager liefern.

Verwalten von Phasengrenzen

Dieser Prozess ermöglicht es dem Projektvorstand und dem Manager, jede Phase des Projekts im Hinblick auf die Qualität und die Einhaltung des ursprünglichen Plans zu überprüfen. Die gesammelten Informationen helfen dem Projektvorstand bei der Entscheidung, ob er die nächste Phase genehmigen oder das Projekt ganz einstellen soll.

In der Zwischenzeit muss der Projektmanager die Lektionen dokumentieren, die er während der aktuellen Phase gelernt hat, um die Arbeit in zukünftigen Phasen zu verbessern. Er ist auch für die Aktualisierung des Projektplans und des Business Case sowie für die Planung der nächsten Phase verantwortlich.

Ein Projekt abschließen

Das Projekt sollte ein klares Ende haben. Das bedeutet, dass das Team alle Ziele erreicht hat und die Produkte an den zufriedenen Kunden ausliefert.

Der Projektleiter ist für alle Aktivitäten verantwortlich, die mit dem Abschluss eines Projekts verbunden sind. Dazu gehören die Übergabe der Produkte, die Überprüfung der Gesamtleistung und die Aufforderung an den Projektvorstand, das Projekt abzuschließen.

Die 7 Themen der PRINCE2-Method

Die PRINCE2-Themen spiegeln wider, wie das Projektmanagement-Team die Prinzipien anwendet und sie während des gesamten Projekts anspricht, um alles auf Kurs zu halten. Im Allgemeinen stellen diese Themen Wissensbereiche dar, die Ihnen die notwendigen Informationen zu bestimmten Projektmanagement-Themen liefern.

Auch hier sollten Sie die Themen immer an die Anforderungen des Projekts, das Sie leiten, anpassen.

1. Business Case

Der Business Case enthält die Informationen, die bestimmen, ob ein Projekt durchführbar, realisierbar und eine lohnende Investition ist. Nach PRINCE2 erstellt der Projektmanager dieses Dokument, pflegt es und bezieht sich am Ende jeder Projektphase darauf.

2. Organisation

Der Projektmanager muss die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitglieder innerhalb einer Organisation, die an einem Projekt beteiligt sind, definieren und aufzeichnen.

3. Qualität

Dieses Thema hilft, ein Qualitätskontrollsystem zu definieren und zu implementieren, das sicherstellt, dass die Produkte die Anforderungen erfüllen und für den vorgesehenen Gebrauch geeignet sind.

4. Planen

Die Informationen in diesem Thema unterstreichen die Tatsache, dass jedes Projekt einen Plan braucht. Denn wer nicht plant, plant zu scheitern. In PRINCE2 gibt es drei Planungsebenen: den Projektplan (der vom Projektvorstand verwendet wird), den Stufenplan (der vom Projektmanager verwendet wird) und den Teamplan (der vom Teammanager verwendet wird).

5. Risiko

Der Zweck dieses Themas ist es, den besten Ansatz zur Aufdeckung, Bewertung und Kontrolle potenzieller Risiken während des Lebenszyklus eines Projekts zu bieten.

6. Änderung

Dieses Thema bezieht sich auf die Verwaltung von Änderungsanfragen und den Umgang mit Problemen, die während des Projekts auftreten können. Einfach ausgedrückt, muss der Projektmanager einen geeigneten Weg finden, um Änderungen zu vereinbaren und zu genehmigen, bevor sie implementiert werden.

7. Fortschritt

Die Verfolgung des Projektfortschritts ist wichtig, um den Projektstatus im Vergleich zum Plan zu überwachen, die Durchführbarkeit des Projekts zu überprüfen und Abweichungen zu kontrollieren.

Was sind die Schlüsselrollen im PRINCE2-Projektmanagement?

In der PRINCE2-Methode gibt es drei Führungsrollen: den Projektleiter, den Teamleiter und den Projektvorstand. Zum Projektvorstand gehören auch die Führungskraft, der leitende Anwender und der leitende Lieferant.

In einigen Fällen sind weitere unterstützende Rollen beteiligt, z. B. die Projektsicherung und der Projekt-Support.

• Die Führungskraft: die Person, die den Business Case und die Rechtfertigung für das Projekt unterstützt und das Projektmanagement-Team ernennt, einschließlich des leitenden Anwenders, des leitenden Lieferanten und des Projektmanagers
• Der Projektmanager: die Person, die das Projekt im Namen des Projektvorstands plant, organisiert und steuert, Aufgaben delegiert und das Projekt im Tagesgeschäft leitet. Er erstellt das Projekthandbuch, in dem das konkrete Vorgehen im Projekt festgelegt wird.
• Der Senior User: Als Vertreter der Endanwender, die von den am Ende des Projekts gelieferten Produkten oder Dienstleistungen direkt betroffen sind, spezifiziert und schützt er die Bedürfnisse der Anwender
• Der Senior-Lieferant: die Produktspezialisten, die das erforderliche Fachwissen bereitstellen, um sicherzustellen, dass das Projekt die richtigen Ressourcen einsetzt und die gelieferten Produkte den Qualitätsanforderungen entsprechen
• Der Teamleiter: der Leiter des Projektteams, der dem Projektleiter unterstellt ist und dafür sorgt, dass die in den Arbeitspaketen zugewiesenen Produkte rechtzeitig fertig werden
• Projektsicherung: das Team von Personen (manchmal übernimmt der Projektvorstand diese Rolle), das überprüft, ob das Projekt in Bezug auf die Sicherheit des Unternehmens, der Benutzer und der Lieferanten auf dem richtigen Weg ist
• Projektunterstützung: Das Team von Mitarbeitern, das Unterstützung und Beratung zu Projektmanagement-Tools und Konfigurationsmanagement bietet und bei größeren Projekten auch administrative Dienste für den Projektmanager leistet

Warum Sie die PRINCE2-Methode für Ihre Projekte nutzen sollten

Die wichtigsten Vorteile der PRINCE2-Methode sind:

• Ermöglicht die Erstellung flexibler Rahmenwerke, die den Anforderungen von Projekten unterschiedlicher Größe und Komplexität gerecht werden.
• Stellt sicher, dass die Projektbeteiligten zur richtigen Zeit und am richtigen Ort während jeder Projektphase einbezogen werden.
• Stellt sicher, dass das Projekt eine kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung hat.
• Verbessert die Kommunikation zwischen dem Projektteam und anderen wichtigen Stakeholdern.
• Hilft Ihnen, potenzielle Hindernisse, auf die Sie während eines Projekts stoßen könnten, aufzudecken und zu bewältigen.
• Beinhaltet einen effizienten Prozess zur Erfassung von Lessons Learned, so dass Sie dieses Wissen für zukünftige Projekte nutzen können.
• Verfügt über ein gut etabliertes System, mit dem Sie Projektabweichungen vom ursprünglichen Plan identifizieren und verwalten können.

Der größte Vorteil der Implementierung von PRINCE2 in Ihrer Organisation ist, dass Sie Zeit und Geld sparen und gleichzeitig mühelos erfolgreiche Projekte durchführen können. Das trifft vor allem dann zu, wenn Sie die Methodik durch geeignete Projektmanagement-Tools in Ihrer Organisation befestigen.

PRINCE2-Projektmanagement-Zertifizierung

Um eine PRINCE2-Zertifizierung zu erhalten, müssen Sie zunächst an einer Schulung bei einer akkreditierten Schulungsorganisation teilnehmen, entweder in einem virtuellen, Online- oder Präsenzformat. Danach müssen Sie eine Prüfung mit unterschiedlichen Schwierigkeitsgraden ablegen, je nachdem, welche Zertifizierung Sie wählen.

Es gibt 4 Stufen der Zertifizierung für PRINCE2:

1. PRINCE2 2017 Foundation

Diese Stufe vermittelt Ihnen die grundlegenden Kenntnisse und das Verständnis von PRINCE2, die Sie benötigen, um mit dieser Methode effizient in einem Projektmanagement-Team zu arbeiten.

2. PRINCE2 2017 Practitioner

Die PRINCE2 Practitioner-Zertifizierung bestätigt, dass Sie die PRINCE2-Methode implementieren und an die Bedürfnisse spezifischer Projektszenarien anpassen können.

3. PRINCE2 Agile Foundation

Diese Zertifizierungsstufe vermittelt Ihnen die grundlegenden Kenntnisse von PRINCE2 und gängigen agilen Techniken, die Sie benötigen, um in einem Projektmanagement-Team zu arbeiten, das diese kombiniert.

4. PRINCE2 Agile Practitioner

Die PRINCE2 Agile-Zertifizierung ermöglicht es Ihnen, die PRINCE2-Prinzipien, -Prozesse und -Themen auf ein reales Projekt in einer agilen Umgebung zu übertragen.

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