Projekthandbuch: Tipps zur Erstellung und Vorlage!
von Gabriella Martin
Das Projekthandbuch ist eines der wichtigsten Dokumente in einem Projekt. Es legt vor allem den Prozess fest, nach dem im Projekt gearbeitet wird. Es beschreibt auch die eingesetzten Werkzeuge, Programmiersprachen und Rahmenwerke. Es ist das erste Dokument, dass ein neuer Projektmitarbeiter lesen sollte. Dieser Artikel zeigt angelehnt an das V-Modell XT, wie ein gut strukturiertes Projekthandbuch inhaltlich gestaltet werden sollte.
Einleitung
Das Projekthandbuch ist eines der wichtigsten Dokumente in einem Projekt. Es legt vor allem den Prozess fest, nach dem im Projekt gearbeitet wird. Es beschreibt auch die eingesetzten Werkzeuge, Programmiersprachen und Rahmenwerke. Es ist das erste Dokument, dass ein neuer Projektmitarbeiter lesen sollte. Dieser Artikel zeigt angelehnt an das V-Modell XT, wie ein gut strukturiertes Projekthandbuch inhaltlich gestaltet werden sollte.
Das V-Modell ist ein generischer Vorgehensstandard, der für unser Projekt angepasst und konkretisiert werden muss. Dieses Projekthandbuch legt die notwendigen Anpassungen und Ausgestaltungen fest (“Tailoring”). Es beschreibt sozusagen unseren projektspezifischen Prozess.
Wenn Du noch nie mit dem V-Modell zu tun hattest: „Produkte“ bedeutet darin alles, was im Rahmen eines Vorhabens produziert wird, also nicht nur das Endprodukt, sondern auch alle Arten von Dokumenten und Zwischenergebnissen.
Das Projekthandbuch beinhaltet
- eine Kurzbeschreibung des Projekts
- die Beschreibung des Tailoring-Ergebnisses. Dazu gehören als wesentliche Bestandteile eine Liste mit den Typen der zu erstellenden Produkte sowie eine Beschreibung der Rollen
- den grundlegenden Projektdurchführungsplan
- die notwendige und vereinbarte Unterstützung des Auftraggebers
- Organisation und Vorgaben für die Planung und Durchführung des Projekts und die anstehenden Entwicklungsaufgaben.
Dazu gehören z.B. eine Liste der einzusetzenden Werkzeuge, Programmiersprachen und Rahmenwerke. Der Projektleiter muss dieses zentrale Produkt in Abstimmung mit den Schlüsselpersonen des Projekts erarbeiten.
Im Projekthandbuch werden auch Häufigkeit und Notwendigkeit der Erzeugung weiterführender Produkte, die für die Planung und Durchführung des Projekts, für das Ausschreibungs- und Vertragswesen sowie für die Prozessverbesserung notwendig sind, festgelegt, zum Beispiel Projektstatusberichte, Risikolisten, Verträge und Bewertungen von Vorgehensmodellen.
Hinweis an den Projektleiter: Gehe alle Punkte in diesem Dokument durch. Wenn Du auch nach längerer Überlegung keine Idee hast, wozu ein Abschnitt in Deinem Vorhaben gut sein soll, lass ihn weg! Schlimmer als etwas zu viel wegzulassen ist etwas hinzuschreiben, ohne den Nutzen zu sehen.
Projektüberblick, Projektziele und Erfolgsfaktoren
Das Projekthandbuch ist eine unverzichtbare Informationsquelle und Richtlinie für alle Projektbeteiligten. In diesem Abschnitt wird kurz, prägnant und möglichst plastisch das gemeinsame Projektleitbild dargestellt.
Projektspezifisches V-Modell
Projekttyp
Systementwicklungsprojekt (AG/AN)
Projekttypvariante
AG-AN-Projekt mit Entwicklung, Weiterentwicklung oder Migration
Anwendungsprofil
| Kaufmännisches Projektmanagement | nein |
| Messung und Analyse | nein |
| Informationssicherheit und Datenschutz (AG/AN) | ja |
| Funktionssicherheit (AG/AN) | ja |
| Projektgegenstand | HW und SW |
| Unterauftrag | nein |
| Prototypentwicklung | ja |
| Fertigprodukte | ja |
| Benutzerschnittstelle | ja |
| Altsystem | nein |
| Betriebsübergabe (AG/AN) | nein |
Ausgewählte Vorgehensbausteine
Die folgenden Bausteine sind zwingend erforderlich, wenn Hardware und Software zu liefern sind. Sonst kann man einen der beiden Bausteine weglassen.
| Projektmanagement | |
| Qualitätssicherung | |
| Konfigurationsmanagement | |
| Problem- und Änderungsmanagement | |
| Anforderungsfestlegung | |
| Systemerstellung | |
| HW-Entwicklung | |
| SW-Entwicklung | |
| Lieferung und Abnahme (AG) | |
| Lieferung und Abnahme (AN) |
Die folgenden Bausteine sind optional, je nach Art des Projektes.
| Kaufmännisches Projektmanagement | |
| Messung und Analyse | |
| Informationssicherheit und Datenschutz | |
| Informationssicherheit und Datenschutz (AG) | |
| Informationssicherheit und Datenschutz (AN) | |
| Funktionssicherheit | |
| Funktionssicherheit (AG) | |
| Funktionssicherheit (AN) | |
| Logistikkonzeption | |
| Evaluierung von Fertigprodukten | |
| Benutzbarkeit und Ergonomie | |
| Betriebsübergabe | |
| Betriebsübergabe (AG) | |
| Betriebsübergabe (AN) | |
| Vertragsschluss (AG) | |
| Weiterentwicklung und Migration von Altsystemen |
Abweichungen vom V-Modell
Sämtliche Abweichungen von den Vorgaben des V-Modells, wie Streichungen einzelner Produkte, Aktivitäten und Abweichung vom Tailoring-Verfahren, müssen unter Angabe von Grün-den dokumentiert werden. Die Änderungen sind in diesem Abschnitt aufzuführen.
Projektdurchführungsplan
Das V-Modell macht durch die Festlegung von Entscheidungspunkten Vorgaben zur groben Strukturierung des Projekts. Dieser Abschnitt enthält die planerische Ausgestaltung dieser Entscheidungspunkte in Form eines Projektdurchführungsplans. Hierbei sind zumindest der Projektanfang, das Projektende und alle wichtigen Entscheidungspunkte während des Pro-jekts einzuplanen. Es muss dokumentiert werden, welche Produkte für das Herbeiführen einer Projektfortschrittsentscheidung, also dem Erreichen eines Entscheidungspunktes erforderlich sind.
Darüber hinaus können noch weitere projektspezifische Meilensteine festgelegt werden, soweit diese für alle Projektbeteiligten relevant sind. Meilensteine, die nur projektintern relevant sind, werden im Projektplan dokumentiert.
Organisation und Vorgaben zum Projektmanagement
In diesem Projekthandbuch-Abschnitt werden die Vorgaben des V-Modells zum Projektmanagement angepasst und konkretisiert. Es werden alle internen und externen Projektbeteiligten aufgeführt. Die verantwortlichen Ansprechpartner sind dabei namentlich zu benennen. Darüber hinaus werden die Schlüsselrollen des V-Modells, wie Projektleiter, QS-Verantwortlicher und Systemarchitekt, mit Personen besetzt und deren Aufgaben und Verantwortlichkeiten entsprechend den V-Modell-Vorgaben ausgestaltet.
Die grundlegende Organisation und Durchführung der Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten wird definiert. Dabei werden beispielsweise Besprechungen, das Vorgehen für Abstimmungsrunden, das Konfliktmanagement, die Eskalationsstrategie, die Bedingungen für die Durchführung eines formalen Entscheidungsprozesses festgelegt und dokumentiert. Zusätzlich werden Schwellenwerte definiert, deren Überschreitung zur Einleitung von Steuerungsmaßnahmen führt. Ein Beispiel dafür ist die Überschreitung von Sollwerten für die Planung um mehr als 15%. Organisationsweite Vorgaben müssen dabei berücksichtigt werden.
Für die im Rahmen des Projektmanagements zu erstellenden V-Modell-Produkte, wie Projektplan, Schätzung, Arbeitsauftragsliste und Projekttagebuch, wird festgelegt, ob und wann diese zu erstellen sind, nach welchen Methoden, Richtlinien und Standards diese Produkte auszuarbeiten sind und mit welchen Werkzeugen sie bearbeitet werden (siehe dazu auch Kapitel Produktstrukturierung und Erzeugende Produktabhängigkeiten).
Organisation und Vorgaben zum Risikomanagement
Damit die Einschätzungen der Risiken innerhalb des Projekts nach denselben Maßstäben erfolgen, wird das im V-Modell bereits vorgesehene Risikomanagement in diesem Abschnitt ausgestaltet und konkretisiert. Dabei ist die generelle Entscheidung zu treffen, ob neben Risiken auch Chancen betrachtet werden sollen. Für Chancen wird das gleiche Verfahren wie für Risiken angewendet, deshalb wird im Folgenden nicht mehr zwischen den Begriffen Chance und Risiko unterschieden.
Hier erfolgt die Festlegung, wann und nach welchen Kriterien Risiken in einer Risikoliste dokumentiert werden. Zusätzlich muss definiert werden, mit welchen Methoden, Richtlinien und Standards und mit welchen Werkzeugen das Risikomanagement durchzuführen ist.
Dabei sind im Einzelnen die folgenden Punkte festzulegen:
- Risikoklassen zur Einstufung von Risiken
- Kriterien zur Risikoakzeptanz
- Eskalationsstufen basierend auf den definierten Risikoklassen, entsprechend den Vorgaben des Abschnitts Organisation und Vorgaben zum Projektmanagement
- Verfahren für die Dokumentation der identifizierten Risiken und der geplanten Maßnahmen
- Zeitpunkte und Vorgehen bei der Risikoidentifizierung
- Zeitpunkte für die Neubewertung von Risiken
- Zeitpunkte und Verfahren für die Planung und Durchführung von Gegenmaßnahmen
Vorlage
Hier findest Du eine Vorlage für ein Projekthandbuch in verschiedenen Formaten und 10 Regeln für ein gutes Lastenheft.
