Projektmanagement: Die wichtigsten Begriffe, Methoden, Tools

Die gängigsten Methoden

Projektmanagement-Methoden sind strukturierte Ansätze zur Planung, Durchführung, Überwachung und zum Abschluss von Projekten. Projektmanagement Methoden bieten spezifische Techniken und Prozesse, die dabei helfen sollen, Projekte effizient und effektiv durchzuführen.

Es gibt zwei große Denkschulen, die jeweils ein anderes grundsätzliches Vorgehen im Projektmanagement befürworten. Diese Methoden sind

1. Klassisches Projektmanagement mit gründlicher Planung und sequenzieller Vorgehensweise
2. Agile Methodik mit flexibler Planung und iterativem Vorgehen

Innerhalb dieser Schulen gibt es eine Reihe unterschiedlich ausgeprägter Vorgehensmodelle. Für die traditionelle Methodik sind dies vor allem das Wasserfall-Modell, das V-Modell, PRINCE2, das Spiralmodell und der Rational Unified Process. Für die agile Denkschule sind dies vor allem Scrum, Kanban, DevOps und Extreme Programming.

Über dem ganzen stehen die Referenzmodelle, die Kriterien zur Qualität der konkreten Prozessausprägungen liefern und damit implizieren, was ein gutes Projektmanagement ausmacht. Die bekanntesten Referenzmodelle sind das CMMI, ISO/IEC 15504, ISO 9001 und Automotive SPICE.

Klassische Projektmanagement-Methoden

Klassische Projektmanagement-Methoden folgen einem umfassenden und ganzheitlichen Ansatz. Dabei wird zu Projektbeginn ein klar definierter Endzustand festgelegt und geplant. Kosten, Termine, Ressourcen, Qualität und Nutzen werden von Beginn an berücksichtigt.

Die bekannteste klassische Projektmanagement-Methode ist das Wasserfallmodell, weshalb es oft auch als Synonym für das klassische Projekt­manage­ment steht. Das ursprüngliche V-Modell ist eine Weiter­ent­wick­lung des Wasserfall-Modells. Das überaus nützliche V-Modell XT (Ent­wickl­ungs­stan­dard) erweitert das generische V-Modell. Das Spiral­modell und den Rational Unified Process (RUP) der IBM kann man ebenfalls den klassischen Projektmanagement-Methoden zuordnen.

Wasserfall-Methode

Die Wasserfallmethode ist ein Projektmanagementansatz, der seit Jahrzehnten verwendet wird. Es handelt sich um eine lineare und sequentielle Methode, bei der das Projekt in Phasen unterteilt wird. Jede Phase muss abgeschlossen werden, bevor die nächste begonnen werden kann. Zu den Phasen gehören das Sammeln von Anforderungen, der Entwurf, die Implemen­tierung, das Testen und die Bereit­stellung.

V-Modell XT

Der Begriff „V-Modell“ bezeichnet zum einen ein allgemeines Vor­gehens­modell, das für die Software­ent­wick­lung konzipiert wurde, und zum anderen einen Ent­wick­lungs­stan­dard. Die neueste Version dieses Standards heißt V-Modell XT und unter­stützt nicht nur die Vor­gehens­weise des allgemein Vor­gehens­modells, sondern auch viele andere Ansätze.

Dieser Standard ist ein Framework für das Systems Engineering und Projekt­manage­ment. Es ist eine Erwei­terung und Kon­kreti­sierung des Wasser­fall­modells und wird oft in sicher­heits­kriti­schen und kom­plexen Projekten angewendet.

Das V-Modell XT schlägt ein konkretes Vorgehen vor. Dazu sind alle notwendigen Aktivitäten mit ihren jeweiligen Ergeb­nissen, den „Produkten“, benannt und definiert. Für viele Produkte gibt es Vorlagen, die direkt verwendet werden können.

Critical-Chain-Projektmanagement

Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM) priorisiert Arbeitspakete und minimiert Multitasking sowie Projektdauer durch Puffermanagement. Die Vorgehensweise ist wie folgt:

1. Identifizierung kritischer Ressourcen: Zunächst werden Ressourcen ermittelt, die Engpässe verursachen könnten.
2. Erstellung der Kritischen Kette: Nach der Identifizierung werden Aufgaben, die diese Ressourcen beanspruchen und den längsten Pfad bilden, zur Kritischen Kette zusammengefasst.
3. Schätzung und Puffermanagement: Schätzungen werden mit einer 50 % Wahrscheinlichkeit erstellt, und die Differenz zu konservativen Schätzungen dient als Puffer für alle Aufgaben auf der Kritischen Kette.
4. Operative Priorisierung: Aufgaben auf der Kritischen Kette werden bevorzugt basierend auf Fortschritt und Pufferverbrauch bearbeitet.
5. Laufende Überwachung und Anpassung: Der Fortschritt wird kontinuierlich überwacht und bei Bedarf angepasst, um termingerechte Fertigstellung sicherzustellen.

CCPM berücksichtigt Puffer in den Schätzungen, um Verzögerungen zu minimieren und die Projektlaufzeit zu optimieren.

Agile Projektmanagement-Methoden

Agiles Projektmanagement unterteilt Projekte in kleine, gut planbare Einheiten, die als Iterationen oder Sprints bezeichnet werden. Während jeder Iteration wird ein Teil des Projekts entwickelt, getestet und bewertet. Die wichtigsten agilen Methoden sind Scrum, Kanban und Extreme Programming (XP).

Agile Ansätze haben in den letzten Jahren stark an Popularität gewonnen und werden in verschiedenen Branchen angewendet, von der Software­entwick­lung bis hin zu Produkt­manage­ment und Marketing.

Scrum

Scrum ist eine agile Projektmanagement-Methode, die vor allem in der Softwareentwicklung eingesetzt wird, um komplexe Projekte effizient und flexibel zu verwalten. Sie wird meistens mit speziellen Projektmanagement-Tools unterstützt und basiert auf einem iterativen und inkrementellen Ansatz, der es Teams ermöglicht, in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, funktionsfähige Produktteile zu liefern. Diese Sprints dauern in der Regel zwei bis vier Wochen und enden jeweils mit einem potenziell auslieferbaren Produktinkrement.

Ein Scrum-Team besteht aus drei Hauptrollen: dem Product Owner, dem Scrum Master und dem Entwicklungsteam. Der Product Owner verwaltet das Product Backlog, eine priorisierte Liste von Anforderungen und Aufgaben, und stellt sicher, dass das Team an den wertvollsten Aufgaben arbeitet. Der Scrum Master unterstützt das Team bei der Anwendung des Scrum-Prozesses und beseitigt Hindernisse, die den Fortschritt behindern könnten. Das Entwicklungsteam, das selbstorganisiert arbeitet, ist für die Umsetzung und Lieferung der Aufgaben verantwortlich.

Jeder Sprint beginnt mit einem Sprint Planning, bei dem das Team die Aufgaben für den kommenden Sprint auswählt. Während des Sprints trifft sich das Team täglich zu einem kurzen Daily Scrum, um den Fortschritt zu besprechen und eventuelle Hindernisse zu identifizieren. Am Ende jedes Sprints findet eine Sprint Review statt, in der das Team das Produktinkrement vorstellt und Feedback einholt. Anschließend reflektiert das Team in der Sprint Retrospective über den Arbeitsprozess und identifiziert Verbesserungsmöglichkeiten.

Scrum fördert durch diese regelmäßigen Iterationen Transparenz, kontinuierliche Verbesserung und eine enge Zusammenarbeit im Team, wodurch Projekte effizient und flexibel umgesetzt werden können.

Kanban

Kanban ist eine agile Methode zur Optimierung von Arbeitsprozessen, die ursprünglich in der Fertigung entwickelt wurde und heute in vielen Branchen, insbesondere in der Softwareentwicklung, eingesetzt wird. Der Hauptfokus von Kanban liegt auf der Visualisierung des Arbeitsflusses und der kontinuierlichen Verbesserung.

Die Methode verwendet ein Kanban-Board, auf dem Aufgaben als Karten visualisiert und durch verschiedene Spalten, die unterschiedliche Phasen eines Prozesses repräsentieren, bewegt werden. Typische Spalten umfassen "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Fertig". Dies ermöglicht es Teams, den aktuellen Status jeder Aufgabe auf einen Blick zu erfassen und Engpässe schnell zu identifizieren.

Ein zentrales Element von Kanban ist die Begrenzung der gleichzeitig in Arbeit befindlichen Aufgaben (Work in Progress, WIP). Durch diese Begrenzung wird Überlastung vermieden und der Fokus auf die Fertigstellung von Aufgaben gelegt.

Kanban fördert eine kontinuierliche Verbesserung durch regelmäßige Überprüfung des Arbeitsflusses und Anpassung der Prozesse, um die Effizienz zu steigern. Da Kanban flexibel ist und keine festen Iterationen wie Scrum verwendet, eignet es sich besonders gut für Teams, die in dynamischen Umgebungen arbeiten und eine ständige Anpassung ihrer Arbeitsweise benötigen.

Scrumban

Scrumban ist eine hybride Projektmanagement-Methode, die Elemente von Scrum und Kanban kombiniert, um die Flexibilität von Kanban mit der Struktur von Scrum zu verbinden. Diese Methode eignet sich besonders gut für Teams, die in einer dynamischen Umgebung arbeiten und sowohl die iterative Planung von Scrum als auch die kontinuierliche Verbesserung von Kanban nutzen möchten.

In Scrumban werden die Aufgaben, ähnlich wie in Kanban, auf einem visuellen Board dargestellt, das den Workflow zeigt. Aufgaben werden durch verschiedene Spalten bewegt, die unterschiedliche Phasen des Projekts repräsentieren. Dabei wird die Anzahl der gleichzeitig in Arbeit befindlichen Aufgaben (Work in Progress, WIP) begrenzt, um Überlastung zu vermeiden und den Fokus auf die Fertigstellung zu legen.

Scrumban behält die Scrum-Elemente wie Sprints, Daily Standups und Retrospektiven bei, um eine regelmäßige Überprüfung des Fortschritts und der Teamdynamik zu gewährleisten. Gleichzeitig ermöglicht es die Flexibilität von Kanban, auf Veränderungen in der Priorisierung und den Arbeitsanforderungen zu reagieren, ohne an feste Sprint-Zyklen gebunden zu sein.

Durch die Kombination von Scrum und Kanban bietet Scrumban eine anpassbare Struktur, die sowohl Effizienz als auch Agilität fördert. Diese Methode eignet sich besonders gut für Teams, die schrittweise Verbesserungen anstreben, während sie weiterhin regelmäßig liefern und auf Veränderungen reagieren.

DevOps

DevOps ist eine Methodik, die Entwicklung (Development) und Betrieb (Operations) in der Softwareentwicklung vereint, um die Effizienz, Qualität und Geschwindigkeit der Softwarebereitstellung zu verbessern. Sie zielt darauf ab, die Zusammenarbeit zwischen Entwicklern und Betriebsteams zu fördern und so die Silos, die traditionell zwischen diesen Abteilungen bestehen, zu überwinden.

Ein zentraler Aspekt von DevOps ist die Automatisierung des Softwareentwicklungsprozesses, einschließlich des Testens, der Bereitstellung und des Monitorings. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wird die Fehleranfälligkeit reduziert und die Durchlaufzeiten von der Code-Entwicklung bis zur Produktion verkürzt. Continuous Integration (CI) und Continuous Delivery (CD) sind wichtige Praktiken in DevOps, die es ermöglichen, Code kontinuierlich in eine gemeinsame Codebasis zu integrieren und schnell in die Produktion zu überführen.

DevOps betont auch die Bedeutung von kontinuierlichem Feedback und Überwachung, um die Leistung und Stabilität der Software zu gewährleisten. Dies fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der Teams schnell auf Probleme reagieren und Lösungen implementieren können.

Insgesamt ermöglicht DevOps eine schnellere, zuverlässigere und effizientere Bereitstellung von Software, was es Unternehmen erleichtert, auf sich ändernde Marktbedingungen und Kundenanforderungen zu reagieren und gleichzeitig die Qualität und Stabilität der Software zu gewährleisten.

Unterstützende Methoden

Eine Reihe von Methoden decken nur einen ganz speziellen Aspekt des Projektmanagements ab bzw. sind Sammlungen von Terminologien, Prinzipien und Praktiken wie der PMBOK. Andere gehören vor allem in die Kategorie "Zeitmanagement" bzw. "Produktivität". Wir führen sie hier deshalb nicht als Projektmanagement-Methoden auf, sondern nur als "unterstützende Methoden". Sie werden meist als Ergänzung zu den umfangreicheren Methoden verwendet.

Earned Value Methode

Die Earned Value Methode (EVM) ist eine Projektmanagement-Technik, die zur Messung des Projektfortschritts und der Leistung verwendet wird. Sie vergleicht den geplanten Fortschritt eines Projekts mit dem tatsächlich erreichten Fortschritt und den dafür angefallenen Kosten. EVM verwendet drei zentrale Kennzahlen: den Planned Value (PV), den Earned Value (EV) und die Actual Costs (AC).

Planned Value (PV) gibt an, was zu einem bestimmten Zeitpunkt geplant war, während Earned Value (EV) den tatsächlichen Wert der geleisteten Arbeit darstellt. Actual Costs (AC) sind die tatsächlichen Kosten für die erbrachten Leistungen.

Durch die Berechnung von Abweichungen zwischen diesen Werten, wie der Cost Performance Index (CPI) und Schedule Performance Index (SPI), können Projektmanager den finanziellen und zeitlichen Status des Projekts überwachen, Trends erkennen und frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Die besseren Tools für Projektmanagement unterstützen diese Methode.

Netzplan-Technik

Die Netzplantechnik ist eine Projektmanagementmethode zur Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten. Sie ermöglicht die Darstellung von Vorgängen oder Aktivitäten, deren Abhängigkeiten und den Zeitverlauf in einem Netzwerkdiagramm. In der Netzplantechnik werden zwei Hauptansätze verwendet: der Vorgangsknoten- (PERT) und der Vorgangspfeil-Ansatz (CPM).

Im PERT-Ansatz werden Aktivitäten als Knoten dargestellt, die auf einem Diagramm verknüpft sind. Jede Aktivität hat eine geschätzte Dauer und eine Wahrscheinlichkeit, dass sie in dieser Dauer abgeschlossen wird. PERT ermöglicht die Berechnung der wahrscheinlichsten Projektlaufzeit und die Identifizierung kritischer Pfade.

Im CPM-Ansatz werden Aktivitäten als Pfeile dargestellt, die Ereignisse wie z.B. Meilensteine miteinander verbinden. CPM verwendet feste Dauern für Aktivitäten und konzentriert sich auf die Identifizierung des kritischen Pfads, um den frühestmöglichen Abschlusszeitpunkt des Projekts zu bestimmen.

Beide Ansätze ermöglichen eine detaillierte Planung, Ressourcenallokation und Zeitmanagement, um die Projektziele termingerecht zu erreichen und Engpässe zu identifizieren. Die Netzplantechnik ist besonders nützlich für komplexe Projekte mit vielen Aktivitäten und Abhängigkeiten.

Meilenstein-Trendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse (MTA) ist eine Projektmanagementtechnik, bei der die Fortschritte eines Projekts anhand von Meilensteinen verfolgt werden. Sie vergleicht den geplanten Meilensteinfortschritt mit dem tatsächlichen Fortschritt und identifiziert Abweichungen.

Zur Visualisierung werden zum Projektbeginn auf der Y-Achse dieTermine der Meilensteine aufgetragen. Auf der X-Achse werden die Termine der vorgesehenen Projektstatus-Besprechungen markiert. Zu jedem Termin einer solchen Statusbesprechung werden die Meilenstein-Termine aktualisiert und in das Diagramm eingetragen.  bewegen sich die Meilensteine im Laufe der Zeit nach oben, zeugt das eine Verzögerung an. Bleiben die Meilensteine auf einer horizontalen Linie, liegt das Projekt im Plan.

Durch die MTA können Projektmanager frühzeitig potenzielle Probleme erkennen und Maßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Diese Methode bietet Einblicke in den zeitlichen und finanziellen Status eines Projekts und ermöglicht es, proaktiv auf Verzögerungen oder Abweichungen zu reagieren.

Six Sigma

Six Sigma ist eine datengetriebene Methode zur Prozessverbesserung, die darauf abzielt, Fehler und Abweichungen in Geschäftsprozessen zu minimieren. Die Methode verwendet statistische Analysen, um die Ursachen von Problemen zu identifizieren und diese systematisch zu eliminieren, um eine hohe Qualität und Effizienz zu erreichen.

Six Sigma folgt dem DMAIC-Zyklus, der aus fünf Phasen besteht: Define, Measure, Analyze, Improve und Control. In der Define-Phase werden Ziele und Problemstellungen definiert. Measure umfasst die Erfassung und Analyse von Daten, um den aktuellen Zustand zu verstehen. In der Analyze-Phase werden die Ursachen für Probleme identifiziert. Improve zielt auf die Entwicklung und Implementierung von Lösungen ab, während in der Control-Phase Maßnahmen ergriffen werden, um die Verbesserungen dauerhaft zu sichern.

Six Sigma zielt darauf ab, die Prozessvariabilität zu reduzieren und eine nahezu fehlerfreie Produktion zu erreichen, was zu Kosteneinsparungen und höherer Kundenzufriedenheit führt.

Wichtige Bestandteile und Begriffe im Projektmanagement

Im folgenden eine Liste wichtiger Begriffe des Projektmanagements.

Wie werde ich Projektmanager?

Es gibt viele Wege, Projektmanager zu werden. Üblicherweise durchlaufen Sie zunächst eine Ausbildung, je nach Branche eine Berufsausbildung oder eine akademische Ausbildung. Danach arbeiten Sie einige Zeit in Projekten mit. Irgendwann wird einer Ihrer Vorgesetzten auf Sie aufmerksam und schlägt Sie als Projektleiter vor. Bis jetzt waren Sie fachlich versierter Sach- oder Facharbeiter. Jetzt sollen Sie sich auf einmal im Projektmanagement auskennen. Hier ist eine von vielen möglichen Vorgehensweisen:

• Kaufen Sie sich eine Kopie des PMBOK
• Laden Sie sich eine Kopie des V-Modell XT herunter
• Durchlaufen Sie wenn möglich eine anerkannte Projektmanager-Zertifizierung
• Nutzen Sie eine gute Projektmanagement-Software
• Erstellen Sie aus einer Projekthandbuch-Vorlage Ihr eigenes Projekthandbuch
• Folgen Sie der Vorgehensweise, die Sie in Ihrem Projekthandbuch festgelegt haben

Wenn Sie jetzt noch

• gut kommunizieren
• Ihr Team in das Projektmanagement einbeziehen
• Ihrem Team vertrauen
• alles gut dokumentieren

dann steht Ihrem Erfolg nichts mehr im Wege!