Die 5 Projektmanagement-Phasen

Im Projektmanagement strukturiert man den Projektplan in Projekt­phasen. Damit lassen sich Risiken besser beherrschen, Projekte besser steuern und die Einbindung eines Projekts in aktuelle Abläufe der durchführenden Organisation lässt sich einfacher realisieren. Diese Projektmanagement-Phasen werden zusammenfassend als Projektlebenszyklus bezeichnet. Ihr Ende ist zumeist durch einen Meilenstein repräsentiert und geht mit der Lieferung typischer Arbeitsergebnisse (Produkte) einher. Sie markieren gleichzeitig wichtige Projektentscheidungspunkte.

Die Nutzung von Phasen als Projektmanagement-Methode ist nicht auf das klassische Wasserfall-Modell beschränkt. Im agilen Projektmanagement kann man z.B. die Iterationen als relativ kurze Phasen verstehen, die bis zur Fertigstellung eines Produkts zyklisch durchlaufen werden.

Die 5 Phasen des Projektmanagement-Prozesses

Der 5 Phasen Projektlebenszyklus ist als Textbuchbeispiel weit verbreitet. Aufgrund seines allgemeinen Charakters eignet er sich aber auch gut als Ausgangspunkt zur Definition mehr spezifischer Projektmanagement-Prozesse.

1. Phase im Projektmanagement: Initialisierung

In der Initialisierungsphase wird die Grundlage des Projekts gelegt. Basierend auf einem Projektvorschlag oder einer Projektidee werden die Ziele des Projekts definiert und der Projektumfang festgelegt, z.B. mit Hilfe von SMART-Zielen. Es wird geklärt, was das Projekt erreichen soll und welche Ressourcen zur Verfügung stehen. Stakeholder werden identifiziert, und ein grober Plan sowie ein Business Case (Kosten-Nutzen-Rechnung) werden z.B. mit Hilfe einer SWOT-Analyse erstellt, um die Machbarkeit und den Nutzen des Projekts zu beurteilen.

2. Phase im Projektmanagement: Planung

In der Planungsphase wird das Projekt detailliert ausgearbeitet. Hier werden spezifische Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen festgelegt, um die Projektziele zu erreichen. Derr Projektleiter wird einen Projektplan erstellen, der den Zeitrahmen, das Budget, die Aufgabenverteilung und die notwendigen Ressourcen festlegt. Risikomanagement-Strategien werden entwickelt, um potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu behandeln.

Diese Phase beinhaltet auch die Festlegung von Qualitätsstandards und Kommunikationsplänen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten informiert und koordiniert sind. Die Planungsphase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt organisiert und zielgerichtet durchgeführt werden kann.

3. Phase im Projektmanagement: Durchführung

In der Durchführungsphase wird der Projektplan in die Tat umgesetzt. Hierbei werden die geplanten Aufgaben und Aktivitäten ausgeführt, um die Projektziele zu erreichen. Die Projektressourcen werden bereitgestellt, und das Team arbeitet an den zugewiesenen Aufgaben. Es findet eine ständige Koordination und Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und Stakeholdern statt, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Während dieser Phase werden auch die Fortschritte überwacht und eventuelle Anpassungen am Plan vorgenommen, um auf unerwartete Herausforderungen zu reagieren. Diese Projektphase treibt das Projekt entscheidend voran und hilft, die geplanten Ergebnisse zu erzielen.

4. Phase im Projektmanagement: Überwachung

In der Überwachungsphase wird das Projekt kontinuierlich überwacht und gesteuert, um sicherzustellen, dass es nach Plan verläuft. Diese Projektphase läuft parallel zur Durchführung und beinhaltet das Tracken von Fortschritten, das Überprüfen der Leistung und das Sicherstellen, dass die Projektziele eingehalten werden.

Abweichungen vom Projektplan werden identifiziert, und es werden Korrekturmaßnahmen ergriffen, wenn nötig. Die Überwachung umfasst auch das Management von Risiken, die Kontrolle der Qualität und die Kommunikation mit den Stakeholdern über den Projektstatus. Diese Phase ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird und den Anforderungen entspricht.

5. Phase im Projektmanagement: Abschluss

In der Abschlussphase wird das Projekt offiziell beendet. Alle Aufgaben werden abgeschlossen, die Projektergebnisse werden finalisiert und an den Kunden oder die Stakeholder übergeben. Es wird eine abschließende Bewertung des Projekts durchgeführt, um zu überprüfen, ob die Ziele erreicht wurden und das Projekt erfolgreich war. Die Projektressourcen werden freigegeben, und es wird eine Abschlussdokumentation erstellt, die alle wichtigen Informationen und Erkenntnisse des Projekts festhält.

Diese Phase ist entscheidend, um das Projekt ordnungsgemäß abzuschließen, Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu sammeln und sicherzustellen, dass alle Beteiligten zufrieden sind.

Visualisierung der Projektmanagement-Phasen

Die Visualisierung von Projektphasen ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, da sie eine klare und verständliche Darstellung des Projektfortschritts ermöglicht. Eine gut strukturierte Visualisierung hilft dabei, komplexe Prozesse zu vereinfachen und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern und Stakeholdern zu verbessern. Typische Visualisierungsmethoden umfassen Gantt-Diagramme, Projektzeitpläne und Meilenstein-Charts.

Ein Gantt-Diagramm in einem guten Projektmanagement-Tool ist besonders nützlich, da es die einzelnen Projektphasen in einem zeitlichen Kontext darstellt. Es zeigt auf einen Blick, welche Aufgaben parallel laufen, welche abgeschlossen sind und welche noch anstehen. Die Länge der Balken im Diagramm gibt die Dauer der jeweiligen Phase an.

Meilenstein-Charts bieten eine weitere effektive Möglichkeit, wichtige Ereignisse oder Ergebnisse im Projekt zu visualisieren. Diese Meilensteine markieren entscheidende Punkte im Projekt, die den Übergang von einer Phase zur nächsten kennzeichnen.

Darüber hinaus können Projektzeitpläne in Form von Tabellen oder Listen dargestellt werden, um die Reihenfolge der Aufgaben und ihre Abhängigkeiten zu verdeutlichen. Diese Visualisierungen helfen dabei, den Überblick über den Projektfortschritt zu behalten, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Ressourcen effizient zu nutzen.

Merkmale der Projektphasen

Nach dem PMBOK ist jede Projektphase durch die Fertigstellung eines oder mehrerer Ergebnisse (Produkte) gekenn­zeichnet. Ein Ergebnis kann sein

• jedes greifbare, verifizierbare Arbeitsprodukt
• eine Machbar­keits­studie
• ein Detailentwurf
• ein funktionsfähiger Prototyp.

Der Abschluss einer Projektphase wird im Allgemeinen durch eine Überprüfung sowohl der Schlüssel­ergeb­nisse als auch der Projekt­leistung gekennzeichnet, um

• zu bestimmen, ob das Projekt in seine nächste Phase übergehen soll, und
• um Fehler kostengünstig zu erkennen und zu korrigieren.

Diese Über­prü­fun­gen am Ende einer Phase werden oft als Phasenausgänge, Stage Gates, Qualitätstore oder Kill Points bezeichnet.

Jede Projektphase umfasst in der Regel eine Reihe von definierten Arbeitsprodukten als primäre Arbeitsergebnisse. Die meisten dieser Elemente beziehen sich auf das in der entsprechenden Phase zu liefernde Ergebnis, und die Phasen werden üblicherweise nach diesen Elementen benannt: Anforderungen, Entwurf, Aufbau, Text, Inbetriebnahme, Umsatz und gegebenenfalls andere. Mehrere repräsentative Projektlebenszyklen werden weiter unten beschrieben.

Merkmale des Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus beschreibt den gesamten Ablauf eines Projekts von Anfang bis Ende, einschließlich aller Phasen und Aktivitäten. Oft wird einem Projekt eine Machbarkeitsstudie vorgeschaltet. Diese Studie kann als erste Phase des Projekts oder als separates Vorhaben behandelt werden.

Die meisten Projektlebenszyklen beinhalten eine Abfolge von Phasen, die in der Regel eine Übergabe, wie z.B. der Anforderungen an die Design-Abteilung, der Konstruktion an die Produktion etc. umfassen. Genehmigungen der Ergebnisse einer Phase erfolgen meist vor Beginn der nächsten Phase. In Ausnahmefällen können Unterphasen ohne vorherige Genehmigung gestartet werden, wenn die Risiken akzeptabel sind (Fast Tracking).

Projektlebenszyklen definieren:

• Die technische Arbeit jeder Phase (z.B. Architektur in der Definitions- oder Ausführungsphase).
• Wer in jeder Phase beteiligt ist (z.B. Umsetzer in den Anforderungen und der Gestaltung).
• Die Kosten und der Personalbestand. Diese sind zu Beginn niedrig, steigen zum Ende und sinken dann schnell.
• Das Risiko und die Unsicherheit. Diese sind zu Beginn des Projekts am größten. Mit fortschreitender Projektdauer nimmt die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Abschlusses zu.
• Die Anforderungen der Interessenvertreter. Die Einflussmöglichkeiten der Interessenvertreter auf das Endprodukt sind zu Beginn am höchsten und nehmen ab, während die Kosten für Änderungen steigen.

Der Projektlebenszyklus sollte vom Produktlebenszyklus unterschieden werden. Ein Projekt, das z.B. einen neuen Computer auf den Markt bringt, ist nur eine Phase des Produktlebenszyklus.

Projektlebenszyklen können je nach Bedarf unterschiedlich sein, selbst innerhalb eines Anwendungsbereichs. Selbst Teilprojekte können ihre eigenen, speziellen Projektphasen haben, z.B. bei der Planung und Unterstützung des Baus eines Gebäudes.

Alternativ: Der 4 Phasen Projektmanagement-Prozess

Der 4 Phasen Projektlebenszyklus ist ein allgemeiner Prozess, der gerne von Projekten genutzt wird, die sich keine weiteren Gedanken zu diesem Punkt machen möchten.

1. Definitionsphase

In der Definitionsphase wird der Rahmen des Projekts abgesteckt. Hier werden die Ziele, der Umfang und die Anforderungen festgelegt. Stakeholder und Projektbeteiligte werden identifiziert, und es wird entschieden, welche Ressourcen benötigt werden. Diese Phase endet oft mit einem Projektauftrag, der das Projekt offiziell startet. Eine klare Definition ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten dieselben Erwartungen haben und das Projekt auf einer soliden Grundlage beginnt.

2. Planungsphase

In der Planungsphase wird ein detaillierter Projektplan entwickelt. Dieser enthält Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen, die erforderlich sind, um die Projektziele zu erreichen. Es werden Risiken bewertet und Maßnahmen zur Risikominderung festgelegt. Außerdem werden Kommunikationspläne erstellt, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Eine sorgfältige Planung ist entscheidend, um das Projekt strukturiert und effizient durchzuführen.

3. Durchführungsphase/Controlling

In der Durchführungsphase werden die geplanten Aufgaben umgesetzt, während das Controlling die Überwachung und Steuerung des Projekts umfasst. Hier wird die Arbeit ausgeführt und gleichzeitig geprüft, ob das Projekt im Zeit- und Budgetrahmen bleibt. Anpassungen und Korrekturen werden vorgenommen, um sicherzustellen, dass die Projektziele erreicht werden. Diese Phase erfordert ständige Kommunikation und Koordination, um den Fortschritt zu sichern.

4. Abschlussphase

In der Abschlussphase wird das Projekt offiziell beendet. Die Ergebnisse werden überprüft und an die Stakeholder übergeben. Eine Abschlussbewertung wird durchgeführt, um den Erfolg des Projekts zu beurteilen und Lehren für zukünftige Projekte zu ziehen. Schließlich werden alle Projektunterlagen abgeschlossen und Ressourcen freigegeben. Diese Phase ist wichtig, um das Projekt sauber abzuschließen und eine solide Grundlage für künftige Vorhaben zu schaffen.

Branchenspezifische Projekt-Lebenszyklen

Die folgenden Projektlebenszyklen mit ihren Projektphasen wurden ausgewählt, um die Vielfalt der verwendeten Ansätze zu veranschaulichen. Die gezeigten Beispiele sind typisch; sie werden weder empfohlen noch bevorzugt. In jedem Fall sind die Phasennamen und wichtigsten Ergebnisse die vom Autor beschriebenen.

Embedded Systems

Die Direktive 5000.2 des US-Verteidigungsministeriums in der revidierten Fassung vom Februar 1993 beschreibt eine Reihe von Meilensteinen und Phasen der Beschaffung.

• Bestimmung des Missionsbedarfs mit Genehmigung der Konzeptstudien.
• Konzeptexploration und Definition – Endpunkte mit Konzeptdemonstration.
• Demonstration und Validierung – endet mit der Entwicklungsgenehmigung.
• Konstruktions- und Fertigungsentwicklung – endet mit der Produktionsfreigabe.
• Produktion und Einsatz – überlappen den laufenden Betrieb und Support.

Baugewerbe

Morris beschreibt den Lebenszyklus eines Bauprojekts:

• Machbarkeitsprojektformulierung, Machbarkeitsstudien und Strategieentwurf und Freigabe. Am Ende dieser Phase wird eine Go/No-Go-Entscheidung getroffen.
• Planung und Entwurf – Basisdesign, Kosten und Zeitplan, Vertragsbedingungen und -konditionen und Detailplanung. Größere Aufträge werden am Ende dieser Phase vermietet.
• Produktion-Herstellung, Lieferung, Bauarbeiten, Installation und Prüfung. Am Ende dieser Phase ist die Anlage im Wesentlichen fertig gestellt.
• Umsatz und Inbetriebnahme – abschließende Tests und Wartung. Die Anlage ist vollständig fertiggestellt. Der Betrieb beginnt am Ende dieser Phase.

Projektphasen bei der Pharmazeutika-Entwicklung

Murphy beschreibt die Projektphasen für die Entwicklung neuer pharmazeutischer Produkte in den Vereinigten Staaten:

• Discovery and Screening- umfasst Grundlagen- und angewandte Forschung zur Identifizierung von Kandidaten für präklinische Tests.
• Präklinische Entwicklung – schließt Labor- und Tierversuche zur Bestimmung der Sicherheit und Wirksamkeit sowie die Vorbereitung und Einreichung einer Investigational New Antrag auf Arzneimittelzulassung (IND).
• Registrierung(en) Workup – umfasst klinische Tests der Phasen I, II und III sowie Vorbereitung und Einreichung eines Antrags für ein neues Medikament (NDA).
• Aktivität nach der Einreichung – umfasst zusätzliche Arbeiten, die zur Unterstützung der Überprüfung der NDA durch die Food and Drug Administration erforderlich ist.

Projektphasen in der Software-Entwicklung

Für die Softwareentwicklung gibt es nach dem ursprünglichen “Waterfall”-Modell und dem Spiralmodell durch die Verbreitung agiler Methoden eine große Anzahl von Lebenszyklusmodellen und entsprechenden Projektphasen. Hier ein Beispiel:

• Der Proof-of-Concept-Zyklus erfasst die Geschäftsanforderungen, definiert die Ziele für den Proof-of-Concept, erstellt den konzeptionellen Systementwurf, entwirft und konstruiert den Proof-of-Concept, erstellt Abnahme-Testpläne, führt eine Risikoanalyse durch und spricht Empfehlungen aus.
• Erster Build-Zyklus – Ableitung der Systemanforderungen, Definition der Ziele für den ersten Build, Erstellung des logischen Systemdesigns, Entwurf und Konstruktion des ersten Builds, Erstellung von Systemtestplänen, Bewertung des ersten Builds und Abgabe von Empfehlungen.
• Zweiter Build-Zyklus: Ableitung von Subsystem-Anforderungen, Definition der Ziele für den zweiten Build, Erstellung des physischen Designs, Erstellung des zweiten Builds, Erstellung von Systemtestplänen, Bewertung des zweiten Builds und Abgabe von Empfehlungen.
• Endgültiger Zyklus – Anforderungen an die Einheit, endgültiger Entwurf, Konstruktion des endgültigen Aufbaus, Durchführung von Einheits-, Subsystem-, System- und Abnahmetests.