In diesem kleinen Beitrag möchte ich den Unterschied zwischen Software für Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Ticket-Systemen erläutern, da die Begriffe von Software-Anbietern oft unpräzise verwendet werden.
Projektmanagement
Projektmanagement-Tools zeichnen sich gegenüber Aufgabenmanagement-Software und Ticketing-Software durch folgende Merkmale aus:
- Aufgaben können hierarchisch strukturiert und nicht nur in einfache Teilaufgaben unterteilt werden.
- Projekte können beliebig tief hierarchisch strukturiert werden.
- Aufgaben können voneinander abhängen und diese Abhängigkeiten entsprechend dargestellt werden (Gantt-Ansicht).
- Es gibt die Möglichkeit, zwischen einem Basisplan und einem aktuellen Plan zu unterscheiden.
- Es gibt eine Ressourcenplanung.
Projektmanagement-Software ist in der Regel komplexer als Issue-Tracking-Software und erfordert damit mehr Zeit für die Einarbeitung. Eine gute Projektmanagement-Software sollte eine Übermenge der Funktionalität einer Aufgabenmanagement-Software aufweisen.
Aufgabenmanagement-Software
Aufgabenmanagement-Software kann viel leisten, was auch eine Projektmanagement-Software bietet. Task Management-Software, Aufgabenmanagement-Software und Issue-Tracking-Systeme sind begrifflich nicht scharf voneinander zu trennen. Der zweite Begriff wird vor allem in der Software-Entwicklung genutzt. Moderne Issue-Tracking-Systeme unterstützen meistens die in der Software-Entwicklungswelt populäre Scrum-Methodik des Projekt-Managements. Dafür werden keine Projekt- und Aufgabenhierarchien benötigt und auch der Planungsaspekt entfällt weitgehend durch die getaktete Vorgehensweise und die kurzen Release-Zyklen.
Aufgabenmanagement-Software unterscheidet sich von Projektmanagement-Software vor allem durch folgende Punkte:
- Oft bessere Unterstützung von Softwareentwicklungsprozessen
- Leichter zu bedienen
- Wenig Unterstützung für Projektplanung
- Schlechte Unterstützung bei großen, hybriden (agil/klassisch) Projekten
- Keine Logik für die Berücksichtigung von Abhängigkeiten
Ticketing-Software
Ticketing-Software wird oft im Helpdesk-Bereich eingesetzt und dann als Helpdesk-Software oder Service-Desk-Software bezeichnet. Der Fokus liegt auf der Abarbeitung von Warteschlangen, in die Kunden Tickets eingestellt haben. Dabei sind folgende Leistungsmerkmale hilfreich:
- Unterscheidung von Agenten und Klienten
- Automatische Zuordnung von Tickets zu Warteschlangen
- Unterstützung von Workflows mit Eskalationen und SLAs
- Reports über Prozessmetriken wie durchschnittliche Antwortzeit
- Erzeugung von Tickets per E-Mail, Web-Anwendung und Telefon
Das Fazit: Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Ticket-System
Ganz kurz: Eine Projektmanagement-Software bietet weitaus mehr Möglichkeiten für klassisches Projektmanagement als eine Aufgabenmanagement-Software. Issue-Tracking-Systeme werden vor allem gerne in der Softwareentwicklung eingesetzt. Einfache Ticketing-Systeme wie Freshdesk sind für Projektmanagement-Zwecke nicht geeignet. Was ein vollwertiges Ticketsystem im Projektmanagement leisten muss und welche Systeme beide Welten verbinden, zeigt unser großer Überblick.
Weitere Themen im Bereich Aufgabenmanagement
Weitere empfehlenswerte Themen im Bereich Aufgabenmanagement sind z.B. die 4 wichtigsten Aufgabenmanagement-Methoden.
