Projektmanagement vs. Aufgabenmanagement
von Christoph Friedrich
In diesem kleinen Beitrag möchte ich den Unterschied zwischen Software für Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Ticket-Systemen erläutern, da die Begriffe von Software-Anbietern oft unpräzise verwendet werden.
Projektmanagement
Projektmanagement-Tools zeichnen sich gegenüber Aufgabenmanagement-Software und Ticketing-Software durch folgende Merkmale aus:
- Aufgaben können hierarchisch strukturiert und nicht nur in einfache Teilaufgaben unterteilt werden.
- Projekte können beliebig tief hierarchisch strukturiert werden.
- Aufgaben können voneinander abhängen und diese Abhängigkeiten entsprechend dargestellt werden (Gantt-Ansicht).
- Es gibt die Möglichkeit, zwischen einem Basisplan und einem aktuellen Plan zu unterscheiden.
- Es gibt eine Ressourcenplanung.
Projektmanagement-Software ist in der Regel komplexer als Issue-Tracking-Software und erfordert damit mehr Zeit für die Einarbeitung. Eine gute Projektmanagement-Software sollte eine Übermenge der Funktionalität einer Aufgabenmanagement-Software aufweisen.
Aufgabenmanagement-Software
Aufgabenmanagement-Software kann viel leisten, was auch eine Projektmanagement-Software bietet. Task Management-Software, Aufgabenmanagement-Software und Issue-Tracking-Systeme sind begrifflich nicht scharf voneinander zu trennen. Der zweite Begriff wird vor allem in der Software-Entwicklung genutzt. Moderne Issue-Tracking-Systeme unterstützen meistens die in der Software-Entwicklungswelt populäre Scrum-Methodik des Projekt-Managements. Dafür werden keine Projekt- und Aufgabenhierarchien benötigt und auch der Planungsaspekt entfällt weitgehend durch die getaktete Vorgehensweise und die kurzen Release-Zyklen.
Aufgabenmanagement-Software unterscheidet sich von Projektmanagement-Software vor allem durch folgende Punkte:
- Oft bessere Unterstützung von Softwareentwicklungsprozessen
- Leichter zu bedienen
- Wenig Unterstützung für Projektplanung
- Schlechte Unterstützung bei großen, hybriden (agil/klassisch) Projekten
- Keine Logik für die Berücksichtigung von Abhängigkeiten
Ticketing-Software
Ticketing-Software wird oft im Helpdesk-Bereich eingesetzt und dann als Helpdesk-Software oder Service-Desk-Software bezeichnet. Der Fokus liegt auf der Abarbeitung von Warteschlangen, in die Kunden Tickets eingestellt haben. Dabei sind folgende Leistungsmerkmale hilfreich:
- Unterscheidung von Agenten und Klienten
- Automatische Zuordnung von Tickets zu Warteschlangen
- Unterstützung von Workflows mit Eskalationen und SLAs
- Reports über Prozessmetriken wie durchschnittliche Antwortzeit
- Erzeugung von Tickets per E-Mail, Web-Anwendung und Telefon
Das Fazit: Projektmanagement, Aufgabenmanagement und Ticket-System
Ganz kurz: Eine Projektmanagement-Software bietet weitaus mehr Möglichkeiten für klassisches Projektmanagement als eine Aufgabenmanagement-Software. Issue-Tracking-Systeme werden vor allem gerne in der Softwareentwicklung eingesetzt. Einfache Ticketing-Systeme wie Freshdesk sind für Projektmanagement-Zwecke nicht geeignet.
Weitere Themen im Bereich Aufgabenmanagement
Weitere empfehlenswerte Themen im Bereich Aufgabenmanagement sind z.B. die 4 wichtigsten Aufgabenmanagement-Methoden.
