Projektmanager-Kalender – 3 digitale Methoden

Projektmanager, welche auf die traditionelle Erstellung eines Kalenders mit Hilfe von Papier, Lineal und Stift verzichten, haben sich bestimmt schon gefragt, welche digitalen Methoden sich dafür am besten eignen. Wir stellen drei Optionen zum digitalen Entwurf eines Projektmanager-Kalenders vor. Welche ist die verlässlichste und somit effizienteste Methode für Ihr Team?

1. Methode: Excel-Tabellen: sehr bekannt, aber ineffizient

Excel bietet Vorlagen in Form von Tabellen für Kalender – diese sind schnell erstellt und es kann zeitnah mit der Projektplanung begonnen werden. Da in der Regel jedes Teammitglied in der Verwendung von Excel-Tabellen firm ist, können diese das Dokument leicht öffnen und bearbeiten. Jedoch wird das Team mit folgendem Problem konfrontiert werden:

Nach der Bearbeitung des Dokuments wird es an die anderen Teammitgleider geschickt- per E-Mail oder über eine Plattform für den Austausch von Dateien wie z.B. Dropbox. Als E-Mail kann es unter den vielen anderen Mails verloren gehen und auf der Plattform muss immer die aktuellste Version manuell hochgeladen werden. Diese Arbeitslösung kann auf Dauer sehr eintönig und unzuverlässig sein.

Excel-Tabellen sind nur bedingt tauglich als Projektmanager-Kalender, denn es fehlt eine zuverlässige Versionskontrolle. Damit stellen Excel-Tabellen keine effiziente Lösung dar.

2. Methode: Google-Kalender: bekannt und relativ effizient

Der Google-Online-Kalender ist allgemein bekannt, sowohl im privaten als auch im beruflichen Bereich. Dieser Kalender funktioniert in Echtzeit, es besteht kein Versionsproblem und der Kalender ist auf allen Geräten wie PC, Handy und Tablet aufrufbar. Eine gute Beschreibung zur Verwendung dieses Kalenders für die Projektplanung bietet Google selbst. In Google können Kalender nach Aufgaben oder Projekten erstellt werden.

Google-Kalender nach Aufgaben:

Für jedes Teammitglied wird ein individueller Kalender erstellt. Die Aufgaben und Meilensteine werden in die jeweiligen Kalender eingetragen. So hat der Teamleiter jederzeit einen Überblick über Aufgaben und fällige Termine.

Google-Kalender nach Projekten:

Für jedes Projekt wird ein eigener Kalender mit Fristen und Meilensteinen erstellt. Teamleiter und Team haben jederzeit den Überblick über die verschiedenen Projektzeitpläne und können bei Bedarf Aufgaben zwischen den Projekten verschieben, um eine konstante Arbeitsbelastung zu erhalten.

Google-Kalender sind effizienter als Excel-Tabellen, da alle Projektmitarbeiter auf den Kalender zugreifen können und keine Versionierung notwendig ist. Leider fehlen wichtige Elemente der Projektplanung: die gegenseitige Abhängigkeit der Aufgaben und Engpässe in der Projektabwicklung werden nicht dargestellt. Insofern stellt der Google-Kalender nur eine relativ effiziente Lösung dar.

3. Methode: Gantt-Diagramme: wenig bekannt, aber sehr effizient

Gantt-Diagramme bieten eine detaillierte Projektübersicht. Sie lassen sich im optimalen Fall online verwenden und bieten Automation. Das Team kann die Aufgaben und Meilensteine in Echtzeit erstellen und bearbeiten. Das Balken-Diagramm bietet einen sehr guten Überblick über Planung, Dauer und Überschneidungen der Aufgaben. Projektfortschritte können mit Hilfe eines kritischen Pfads überprüft werden, Fristüberschreitungen werden sofort erkannt. In einem Gantt-Diagramm können auch mehrere Projekte gleichzeitig dargestellt werden.

Gantt-Diagramme wurden eigens für die Projektplanung entwickelt. Die Einschränkungen, welche durch Excel-Tabellen und den Google-Kalender gegeben sind, werden durch Gantt-Diagramme behoben. Sie stellen die effizienteste Lösung zur Erstellung eines Projektmanager-Kalenders dar.

Wie planen Sie Ihre Projekte?

Gantt-Diagramme bieten die beste Lösung zur Erstellung Ihres Kalenders für das kommende Jahr 2018. Falls Sie Interesse haben, dann werfen Sie doch einmal einen Blick auf das Gantt-Diagramm von Allegra und probieren es kostenlos aus. Falls Sie jedoch Ihren Google-Kalender nicht hergeben wollen, dann integrieren Sie ihn einfach in Ihr Allegra System.