Der Projektstrukturplan (PSP) schafft Ordnung: Definition, Aufbau und Tipps zur Umsetzung

Dein Projekt auf einen Blick

Schon vor vielen tausend Jahren wussten die Menschen, dass sie große Systeme durch hierarchische Strukturierung beherrschen konnten. So entstanden riesige Bauwerke wie die Pyramiden und konnten Reiche wie das alte Ägypten, China oder das römische Reich verwaltet werden.

Ein Projektstrukturplan ist die hierarchisch strukturierte Sammlung aller planbaren Projektaktivitäten. Er bietet auf der obersten Hierarchieebene einen kompletten Überblick über alle im Projekt anfallenden Arbeiten. Ein Projektstrukturplan als Ergebnis einer Projektstrukturplanung zeigt nur auf, WAS zu tun ist, aber nicht wann und von wem. Er ist die Grundlage einer guten Projektplanung.

Was ist ein Projektstrukturplan und wozu brauchst du ihn?

Ein Projektplan muss Antwort auf folgende vier Fragen geben:

• WAS ist zu tun?
• WER kümmert sich darum?
• WANN muss es erledigt werden?
• WIEVIEL Aufwand erfordert es?

Ein Projektstrukturplan beantwortet grob die “WAS“-Frage mit einer strukturierten Sammlung von Tätigkeiten oder Ergebnissen. Je nach Methode nennt man diese Strukturierung eines Projektvorhabens in einzelne Elemente Projektstrukturplan (DIN 69901-5) , Produktstrukturplan (PRINCE2) oder Work Breakdown Structure (PMBOK® Guide 2017).

Alle diese Pläne beinhalten alle planbaren Elemente eines Projekts und ihre strukturellen Beziehungen zueinander. Die Elemente werden hierarchisch in einer Baumstruktur angeordnet, ohne eine Aussage über den zeitlichen Verlauf der Abarbeitung zu machen. Im Laufe des Projekts werden noch viele Aktivitäten. aufkommen, die so nicht vorhersehbar waren. Solche nicht planbaren Aktivitäten sind nicht Bestandteil des Projektstrukturplans.

Auf der Basis dieses “Plans der Pläne” werden in den späteren Planungsstufen die Termin- und Ablaufplanung, die Ressourceneinplanung und die Kostenplanung erstellt.

Ist es sinnvoll, einen Projektstrukturplan zu erstellen?

Bevor man Aussagen machen kann, was etwas kostet oder wieviel Zeit es erfordert, etwas zu tun, sollte man sich darüber klar sein, was dieses "etwas" ist. Genau das ist ein wesentlicher Zweck de Projektstrukturplans: dieses "etwas" in Form eine Baumstruktur zu beschreiben. Dieser Plan ist damit eine wichtige Grundlage für alle weiteren Planungen wie Kosten, Termin- und Ressourcenplanung.

Vorteile eines Projektstrukturplanung

Der Projektstrukturplan (PSP) ist der “Plan der Pläne” und bildet die Grundlage für jede weitere Planung wie Kosten- und Terminplanung. Er wird üblicherweise zuerst in der Projektmanagement-Phase "Planung" erstellt. Die Vorteile im Überblick:

• Den Überblick behalten: Eine hierarchische Aufteilung des Vorhabens in zunehmend kleinere Teilbereiche reduziert die Komplexität und erleichtert den Überblick. Im besten Fall kann der PSP auf einer Seite abgebildet werden. Das schafft Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten
• Basis für die Aufgabenverteilung: Dadurch, dass der PSP definiert, was zu tun ist, wird es erst möglich zu planen, wer sich darum kümmert.
• Schafft Grundlage für Kostenkontrolle: Der PSP bildet die Grundlage für eine Kostenträgerstruktur und erleichtert damit später das Controlling.
• Benennt alle zum Projekt gehörenden Arbeitspakete: Der PSP mit seiner Nomenklatur ermöglicht es, sich bei der Kommunikation im Projekt stets auf spezifische Teilprojekte oder konkrete Arbeitspakete zu beziehen. Dadurch wird das Risiko von Missverständnissen reduziert und Klarheit geschaffen.
• Basis für nachfolgende Planungen: Abhängig von Art und Umfang der Projektplanung bildet der Projektstrukturplan (PSP) die Grundlage für alle weiteren Pläne. Denn zur Erinnerung: Der PSP definiert, WAS im Projekt erledigt werden muss, jedoch nicht, wann, in welcher Reihenfolge oder wie lange die Aufgaben dauern. Diese Elemente müssen daher noch strukturiert und zeitlich geplant werden – was mit einem zuvor erstellten PSP wesentlich einfacher ist.

Der Aufbau des Projektstrukturplans

Um einen Projekt- oder Produktstrukturplan zu erstellen, müssen zunächst die entsprechenden Elemente in den zugehörigen Projekten identifiziert werden. Dabei werden zwei Zeitpunkte berücksichtigt: die Ausgangssituation und die Endsituation. Wenn sich die Endsituation durch Objekte beschreiben lässt, die im Laufe des Projekts entstehen sollen, werden diese Objekte in Teilobjekte zerlegt. Die Teilobjekte werden weiter aufgespalten, sofern sie nicht zugekauft oder primitiv sind. Der Plan wird in diesem Fall also produktorientiert erstellt.

Handelt es sich um Projekte mit einem stark aktivitätsorientierten Charakter, wie zum Beispiel einen Umzug, werden die Aktivitäten gesammelt und in Kategorien eingeteilt. Bei einem Umzug bieten sich beispielsweise die Räume als oberste Kategorieebene an. Der Projektstrukturplan wird dann aktivitätsorientiert sein.

Das Sammeln der Elemente für das Projekt oder Teilprojekt kann durch Methoden wie Mindmapping oder Brainstorming unterstützt werden.

Aus welchen Elementen besteht ein Projektstrukturplan?

Die Strukturierung eines Projektstrukturplans (PSP) erfolgt nach DIN69901-5 mit drei Arten von Elementen:

• Teilprojekte
• Teilaufgaben
• Arbeitspakete

Teilprojekte ermöglichen es, innerhalb eines Gesamtprojekts unterschiedliche Prozessmodelle zu nutzen. So kann es z.B. sinnvoll sein, für die Entwicklung einer Elektronik in einem Teilprojekt eine klassische Wasserfall-Methode zu nutzen und für die zugehörige Softwareentwicklung in einem Teilprojekt mit agilen Methoden zu arbeiten.

Teilaufgaben sind Elemente, die im Projektstrukturplan weiter aufgegliedert werden können.

Arbeitspakete stellen die unterste Ebene eines Projektstrukturplans dar und können im weiteren Planungsprozess in Vorgänge oder Aufgaben gegliedert werden.

In dieser Form erscheint der Projektstrukturplan aktivitätsorientiert mit einem Fokus auf die Tätigkeiten und weniger die Ergebnisse. Ein Produkt­strukturplan betont die Ergebnisse, während eine Work Breakdown Structure die Kombination von Tätigkeit und nachprüfbarem Ergebnis verlangt.

Gliederungsprinzipien der Projektstrukturplanung

Wie sollten die Elemente für den Strukturplan geordnet werden? Für den Projektstrukturplan gibt es nach DIN 69901 drei Vorschläge, um je nach Art des Projekts eine geeignete Struktur zu entwickeln:

• Objektorientierte Gliederung
• Funktionsorientierte Gliederung
• Phasenorientierte Gliederung

Im Folgenden werden diese Prinzipien anhand eines kleinen Beispiels erläutert: dem Bau einer kleinen Werkstatt.

Objektorientierte Gliederung

Diese Vorgehensweise eignet sich am besten, wenn das Projektziel ein konkretes Objekt ist, wie beispielsweise eine Garage, ein Bürogebäude oder ein Gasbrenner. Die objektorientierte Strukturierung führt zu einem Plan, der einem Produktstrukturplan nach PRINCE2 sehr ähnlich ist.

Der Vorteil gegenüber einer funktionsorientierten Vorgehensweise liegt in der besseren Nachvollziehbarkeit während der Projektdurchführung. Ein Ergebnis lässt sich einfacher prüfen als Aktivitäten. Die Prozessprüfung erfordert im Grunde eine Begleitung des Projekts in Echtzeit, während die Prüfung anhand der Prozessergebnisse problemlos viel später erfolgen kann.

Ein objektorientiert gegliederter Projektstrukturplan ist im Wesentlichen ein Produkt­strukturplan, wenn dabei nicht nur die Endprodukte, sondern auch Zwischenprodukte wie Designdokumente oder Prüfberichte berücksichtigt werden.

Funktionsorientierte Gliederung

Die funktionsorientierte Gliederung ist ideal, wenn das Projekt eher durch die durchzuführenden Aktivitäten bzw. Arbeitspakete als durch die Ergebnisse dieser Aktivitäten beschrieben werden kann. So könnte zum Beispiel bei einem Umzug das Ergebnis beschrieben werden, wie die neue Einrichtung auszusehen hat. Dabei würde jedoch das Wesentliche, nämlich der Umzug der Objekte vom Ausgangsort zum Zielort, übersehen.

Zur Veranschaulichung wird in der nächsten Abbildung der funktionsorientierte Projektstrukturplan für einen Garagenneubau dargestellt. Anders als bei einem Umzug ist in diesem Fall auch ein funktionsorientierter Ansatz möglich.

Phasenorientierte Gliederung

Bei einer phasenorientierten Strukturierung wird der Plan direkt aus den notwendigen Aufgaben erstellt. Dazu wird der Ablauf des Projekts überlegt, also welche Schritte nacheinander ausgeführt werden müssen. Diese Aktivitäten werden auf eine Liste geschrieben oder in ein geeignetes Projektmanagement-Tool eingegeben. Wenn die Liste länger wird, kann der Ablauf in Phasen gegliedert werden. Bei einem Umzug könnte beispielsweise für jedes Zimmer eine Phase vorgesehen werden, unterteilt in weitere Phasen für Möbel und Kleinkram.

Welches Gliederungsprinzip anwenden?

Die Wahl des Gliederungsprinzips sollte von der Art des Projekts abhängen, sofern die Freiheit dazu besteht. Es wird bevorzugt, wann immer möglich die objektorientierte Vorgehensweise zu wählen und nur dann die funktionsorientierte Methodik anzuwenden, wenn dies besser passt. Die funktionsorientierte Strukturierung ist sinnvoll, wenn das Projekt besser durch seine Aktivitäten als durch die Ergebnisse der Aktivitäten beschrieben werden kann.

Codierung im Projektstrukturplan

Um die einzelnen Element im Projektstrukturplan eindeutig identifizieren zu können, ist ex wichtig, dass sie einen Code erhalten. Damit können später Aufwände, Ressourcen oder Änderungen immer eindeutig einem Arbeitspaket zuordnen zu können. Die Codierung muss die hierarchische Position des Elements widerspiegeln. Es werden verschiedene Arten der Codierung unterschieden:

• Numerische Codierung: Nutzung von Ziffern, z.B. 1, 1.1, 1.1.2…
• Alphabetische Codierung: Nutzung von Buchstaben, z.B. A, AA, AB, …
• Alphanumerische Codierung: Mischung aus Zahlen und Buchstaben, z.B. A, A1, A.1.1 …
• Dekadische Codierung: Ziffern im 10er-Format, z.B. 1000, 1100, 1110 …

Die Elemente des Plans finden

Es gibt drei Methoden, die Elemente für einen Projektstrukturplan zu finden:

• Top-Down-Ansatz
• Bottom-Up-Ansatz
• Jo-Jo-Verfahren

Top-Down-Ansatz

Der Top-Down-Ansatz führt vom Ganzen ins Detail, der PSP wird durch Zerlegung vom Projekt bis zu den Arbeitspaketen gebildet.

• Benennung des Projekts
• Auswahl der geeigneten Orientierungsmethode für die zweite Ebene
• Zerlegung des Gesamtprojekts in Teilprojekte oder Teilaufgaben
• Auflistung der Aufgaben bzw. Strukturelemente der zweiten Ebene
• Auswahl der jeweils geeigneten Orientierungsmethode für jedes Element der zweiten Ebene
• Weitere Zerlegung, bis Arbeitspakete vorliegen

Dieses Verfahren wird häufig gewählt, wenn bereits Erfahrungen mit ähnlichen Projekten vorliegen oder die Inhalte des zu planenden Projektes weitgehend bekannt sind. (Quelle: Wikipedia)

Bottom-Up-Ansatz

Der Bottom-Up-Ansatz führt vom Detail zum Ganzen, der PSP wird durch Zusammensetzen von der Tätigkeit bis zum Projekt gebildet.

• Sammlung der im Projekt auszuführenden Aufgaben
• Analyse der Beziehungen mit der Frage, was Teil wovon ist
• Aufbau und Zusammensetzung zu einer Baumstruktur
• Kontrolle auf Vollständigkeit und Einmaligkeit aller Aufgaben

Geeignet ist dieses Verfahren für Projekte mit einem hohen Innovationsgrad. (Quelle: Wikipedia)

Jo-Jo-Verfahren

Im Gegenstromverfahren werden deduktive und induktive Schritte abwechselnd ausgeführt, um die Stärken beider Verfahren zu nutzen. Um diese Methode sinnvoll zu nutzen, sollte sie jedoch nicht für einen zu kleinteiligen Ausschnitt des Projektes verwendet werden.

Damit sichergestellt wird, dass keine Aufgaben vergessen werden und keine Aufgaben mehrfach vorkommen, sollen folgende Regeln eingehalten werden:

• Einmaligkeit: Die Strukturelemente einer Ebene müssen sich inhaltlich vollständig voneinander unterscheiden.
• Vollständigkeit: Die inhaltliche Summe der Elemente, die zu einem übergeordneten Element gehören, muss mit dem Inhalt des übergeordneten Elements übereinstimmen.

Das Erreichen des Designziels der Vollständigkeit und Einmaligkeit wird gefördert, wenn bei der Bildung der Arbeitspakete auf einen etwa gleichen Detaillierungsgrad geachtet wird. (Quelle: https://de.wikipedia.org/wiki/Projektstrukturplan)

7 Tipps für eine erfolgreichen Projektstrukturplanung

Anforderungen und Scope kennen

Mindestens dem Projektleiter sollte vor dem Erstellen eines Projektstrukturplans grob klar sein, was das Projektziel bzw. Projektergebnis sein soll. Sehr hilfreich ist es, wenn zu diesem Zeitpunkt schon ein Lastenheft erstellt worden ist. Das Erarbeiten der Anforderungen erfolgt am besten in einem eigenen Projekt oder in einer Vor-Projektphase.

Plan im Team erstellen

Ein verlässlicher Projektstrukturplan sollte im Team entwickelt werden. Ein Einzelner übersieht leicht wichtige Elemente, was sich im Laufe des Projektes nachteilig auswirken wird. Es ist auch vom Team-Building und der Identifikation mit dem Projekt her vorteilhaft, wenn die Beteiligten frühzeitig in das Projekt einbezogen werden.

Einmal darüber schlafen

Einen Projektstrukturplan sollte man nach Möglichkeit nicht in einem Schritt fertig stellen, sondern wie einen Hefeteig vor der Weiterverarbeitung etwas ruhen lassen. Nach einer Pause von einigen Tagen kannst Du Dein Werk mit gebührendem Abstand überprüfen und bei Bedarf korrigieren.

Die 7 mal 7 Regel

Die Woche hat 7 Tage, die Hände zehn Finger. Das kommt nicht von ungefähr. Deshalb ordne maximal 7 bis 10 Elemente auf der ersten Gliederungsebene an und genau so maximal 7 bis 10 Elemente auf der zweiten Gliederungsebene. Es sollten nicht mehr als 50 Elemente insgesamt sein. Ein zu hoher Detaillierungsgrad ist schlecht für die Übersichtlichkeit und erhöht den Arbeitsaufwand.

Planbar und kontrollierbar

Der Projektstrukturplan sollte so weit detailliert werden, dass die entstehenden Arbeitspakete und Teilaufgaben plan- und kontrollierbar sind. Viele Projekte scheitern daran, dass in der Planung Arbeitspakete zu grob definiert wurden.

PSP muss auf ein Blatt passen

Übersichtlichkeit ins Projekt oder Teilprojekt mit seinen vielen Aufgaben zu bringen ist ein wichtiger Zweck des Projektstrukturplans. Deshalb sollte er nicht über viele Seiten verteilt sein, sondern auf einer Seite dargestellt werden können.

PSP an die Wand

Drucke den Projektstrukturplan auf ein großes Blatt und hänge ihn an prominenter Stelle an die Wand. Damit wird er zum zentralen Kommunikationsmittel im Projekt und fokussiert das Team auf die im Projekt wichtigen Punkte.

Weitere Informationen

Lesen Sie mehr über Lastenhefte und verschaffen Sie sich eine Übersicht über die wichtigsten Projektmanagement-Methoden.