So vergleichen Sie Projektmanagement-Werkzeuge
von Gabriella Martin
Die Auswahl eines passenden Projektmanagement-Tools kann eine echte Herausforderung sein, denn das Angebot an solchen Werkzeugen ist groß und der Markt unübersichtlich.
Während einfache Vorhaben vielleicht nicht mehr als ein Kanban-Board benötigen, mit dem Sie Listen erstellen, Dateien freigeben und Kommentare zuweisen können, erfordern komplexere Projekte oft ein Tool, das über robuste Planungs- und Berichtsfunktionen, granulare Zugriffskontrollen, Unteraufgaben, Funktionen für die Abhängigkeit von Aufgaben und Projektportfolios verfügt.
Und wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig durchführen, brauchen Sie eine effiziente Methode, um den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen und die Arbeitsbelastung in den Teams zu verwalten, damit alles im Zeitplan bleibt.
Was Sie im Hinterkopf behalten müssen, ist, dass Unternehmen mit einem passenden Werkzeug mühelos in der Lage sind, herausragende Ergebnisse pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern. Sie sollten sich also die Zeit nehmen, Tools zu vergleichen und dasjenige auszuwählen, das Ihren Anforderungen am besten entspricht.
Um Ihnen dabei zu helfen, stellen wir Ihnen die wichtigsten Kriterien vor, die Sie beim Vergleich von Projektmanagement-Software beachten sollten.
Worauf Sie bei der Auswahl eines Projektmanagement-Werkzeugs achten sollten
Bevor Du Dich tiefer mit einem Projektmanagement-Tool beschäftigst, kläre zunächst die Frage: Gibt es etwas, das seinen Einsatz grundsätzlich ausschließt? Manche Hürden sind so grundlegend, dass sie ein Werkzeug von vornherein disqualifizieren. Achte auf diese Punkte:
- Wird das Werkzeug als SaaS in der Cloud angeboten?
- Kann die Software selbst betrieben werden (self hosted, on premise)?
- Ist der Service vollständig DSGVO-konform?
- Wird agiles Projektmanagement ernsthaft unterstützt?
- Wird klassisches Projektmanagement ernsthaft unterstützt?
Diese Merkmale gelten meist als Ausschlusskriterien – und sie können die Zahl geeigneter Produkte deutlich einschränken. Wir haben diese Eigenschaften in der Kriterienliste deshalb ganz nach oben gestellt.
Hosting
Für kleine Unternehmen und Startups ist eine SaaS-Lösung hochgradig skalierbar und ermöglicht es ihnen, die Anfangskosten zu minimieren und die Zusammenarbeit in entfernten Arbeitsumgebungen zu optimieren.
Mittelständische Unternehmen und Großunternehmen bevorzugen jedoch möglicherweise eine On-Premise-Lösung, die ihnen die vollständige Kontrolle über die Datenspeicherung und mehr Anpassungsmöglichkeiten bietet.
PM-Methodik
Ganz gleich, ob Sie eine klassische, agile oder hybride Methodik verwenden, die von Ihnen eingesetzte Projektmanagement-Software muss diese unterstützen. Andernfalls verschwenden Sie am Ende wertvolle Zeit und Ressourcen mit dem Versuch, auf eine andere Lösung umzusteigen.
Funktionsumfang
Der gewünschte Funktionsumfang ist ein wichtiges Auswahlkriterium. Oft liegt hier der Teufel im Detail. Hat das System eine leistungsfähige Aufgabenverwaltung, unterstützt es Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Ressourcenplanung und eine effiziente Zeiterfassung? Ein großer Funktionsumfang ist nicht immer erforderlich und kann eine unnötig komplexe Bedienschnittstelle mit sich bringen.
Benutzerfreundlichkeit
Einige Projektmanagement-Tools sind benutzerfreundlicher und intuitiver als andere. Es gibt Tools, die grundlegende Funktionalitäten abdecken und eine kürzere Lernkurve aufweisen – diese sind besser für kleinere Teams geeignet, die an einfachen Projekten arbeiten und unkomplizierte Arbeitsabläufe haben.
Gleichzeitig benötigen die anspruchsvolleren Projektmanagement-Lösungen, mit denen größere Unternehmen den Fortschritt mehrerer komplexer Projekte verwalten und verfolgen können, mehr Zeit, damit sich die Benutzer an alle Funktionen gewöhnen können.
Kollaborationsfunktionen
Zu diesem Block zählen Kommunikationsfunktionen, Kommentare, @Mentions, gemeinsame Dashboards, Wiki und Dokumentenmanagement. Ein Teil dieser Funktionen ist in vielen Organisationen schon durch Standard-Softwarepakete abgedeckt und sollten dann nicht im PM-Werkzeug noch einmal realisiert werden.
Aufgabenverwaltung
Abhängig von der Art der Projekte, die Sie bearbeiten, müssen Sie Ihre Aufgaben möglicherweise hierarchisch organisieren, was zu einer oder mehreren Ebenen von Unteraufgaben führt. Deshalb ist es wichtig, ein Tool zu wählen, mit dem Sie Ihre Aufgaben richtig organisieren und verwalten können.
Darüber hinaus ermöglicht Ihnen ein umfassendes Projektmanagement-Tool die Darstellung von Aufgabenabhängigkeiten, was Ihnen hilft, im Zeitplan zu bleiben und Engpässe zu minimieren, wiederkehrende Aufgaben festzulegen und die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit zu erfassen.
Integrationen von Drittanbietern
Nahtlose Integrationen von Drittanbietern sind für Unternehmen, die bereits auf eine Reihe verschiedener Tools für die gemeinsame Nutzung von Dateien, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, die Sicherheit, das Marketing und den Vertrieb setzen, unerlässlich.
Ressourcenmanagement
Ein gutes Projektmanagement-Tool enthält eine Funktion zur Ressourcenverwaltung, mit der Sie Ressourcen intelligent über Aufgaben hinweg verwalten können, um Überlastungen oder potenzielle Konflikte bezüglich fehlender Ressourcen zu vermeiden.
Reporting & Analyse
Die meisten umfassenden Projektmanagement-Systeme verfügen über Reporting-Funktionen – entweder integriert oder durch ein Add-on – allerdings in unterschiedlichem Umfang. Mit dieser Funktion können Sie sich einen klaren Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte verschaffen und negative Trends aufzeigen, die es erforderlich machen, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.
Die besten Tools ermöglichen es Ihnen, anpassbare Berichtsvorlagen zu erstellen, die dann in verschiedenen Formaten exportiert werden können, darunter PDF, Excel, Word und HTML.
Aufgaben- und Projektvisualisierungen
Die beste Projektmanagement-Software bietet Ihnen durch Funktionen wie anpassbare Projekt-Dashboards/Portfolios, intuitive Zeitleisten-, Board-, Kalender- und Kartenansichten sowie interaktive Gantt-Diagramme und Burndown-Diagramme einen umfassenden Überblick über den Fortschritt einzelner Aufgaben und die Verteilung der Arbeitslast.
Abhängig von Ihren Planungs- und Terminierungsanforderungen können diese Funktionalitäten Ihnen helfen, die Produktivität Ihres Teams zu steigern, die Priorisierung von Aufgaben zu optimieren und Engpässe schneller zu erkennen.
Zugriffskontrollen
Während Datensicherheit für Unternehmen unabhängig von ihrer Größe eine Priorität sein sollte, benötigen große Unternehmen granulare Zugriffskontrollen, die es ihnen ermöglichen, den Datenzugriff über Teams, Projekte und Aufgaben hinweg effektiv zu verwalten.
Mit dieser Funktionalität, die in der Regel in ausgereifter Projektmanagement-Software zu finden ist, können Sie spezifische rollenbasierte Benutzerkontrollstufen und Bearbeitungsberechtigungen festlegen, um sensible Informationen geheim zu halten.
Preis-Leistungsverhältnis
Nicht zuletzt stellt die Implementierung eines Projektmanagement-Tools in Ihrem Unternehmen eine wichtige finanzielle Investition dar. Die meisten auf dem Markt erhältlichen Programme bieten eine kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang.
Wenn Sie ein kleines Unternehmen oder ein Startup sind, kann das ein guter Startpunkt sein. Mittelständische Unternehmen und Großunternehmen müssen sich jedoch für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden, um auf die benötigten erweiterten Funktionen zugreifen zu können.