Projektmanagement-Software Auswahlkriterien

Einleitung

Der Markt für Software für Projektmanagement ist unübersichtlich und es ist schwierig, ein geeignetes Produkt zu finden. Die prominentesten und am heftigsten vermarkteten Lösungen bieten oft weniger Funktionen, als man mittelfristig benötigt, und ein eingeführtes Werkzeug wieder zu ersetzen, kann aufwändig sein.

Erschwert wird die Suche noch dadurch, dass selbst einfache Auf­gaben­manage­ment-Software als Software für Projekt­manage­ment bzw. Projekt­manage­ment-Software vermarktet wird, obwohl essentielle Leistungs­merk­male dafür fehlen. In diesem Beitrag zum Unterschied zwischen Projekt­management- und Aufgabenmanagement-Software wird das näher erläutert.

Allgemeine Auswahlkriterien

Betrieb

Für viele Nutzer ist es wichtig zu wissen, wo ihre Daten liegen und ob ein Produkt selbst betrieben werden kann (On Premise). Das haben wir unter diesem Punkt bewertet.

Projektvorlagen und Projekttypen

In größeren Organisationen gibt es oft Gruppen von ähnlichen Projekten, die sich aber von den Projekten anderer Gruppen stark unterscheiden, z.B. Entwicklungsprojekte und Marketing-Projekte. Es ist eine große Hilfe, wenn man solche Gruppen (“Projekttypen”) als Ganzes konfigurieren und verwalten kann. Hilfreich ist es auch, wenn man ein neues Projekt aus einer Projektvorlage erstellen kann. Der Unterschied zwischen einer Projektvorlage und einem Projekttyp besteht vor allem darin, dass eine Vorlage schon Vorgänge enthalten kann. Auf der anderen Seite können über einen Projekttyp nachträglich und zentral alle Projekte dieses Typs modifiziert werden, also z.B. neue Workflows erhalten.

Vorgänge und Vorgangstypen

Vorgänge (“Aufgaben”, “Tickets”, “Tasks”, etc.) sollten einem Vorgangstyp zugeordnet werden können, dem wiederum Eigenschaften und Verhalten zugeschrieben werden kann. So müssen z.B. die Zustände, die eine Kundenreklamation durchläuft, andere sein als die für eine geplante Projektaufgabe. Es ist wichtig, dass eigene Vorgangstypen definiert werden können.

Vorgangsstrukturierung mit Hierarchien

Für ein richtiges Projektmanagement muss es möglich sein, Vorgänge beliebig tief zu verschachteln. Für einfaches Aufgabenmanagement reicht eine Unterebene oder man kommt sogar ganz ohne Teilvorgänge aus. Eine Work Breakdown Struktur (WBS) oder ein Projektstrukturplan (PSP) erfordert volle hierarchische Struktu­rierungs­möglichkeiten.

Benachrichtigungen

Standard ist heute die Benachrichtigung per E-Mail und per Push-Meldungen in der Anwendung selbst. Auch eine “mention”-Funktion über @name ist heute bei fast jeder Software für Projektmanagement selbstverständlich. Die leistungsfähigeren Systeme bieten genaue Steuerungsmechanismen, wer wann wie benachrichtigt wird.

Zugangsberechtigungen

Von vordefinierten Benutzerebenen über fest vorgegebene Rollen mit fest zugeordneten Berechtigungen bis zu konfigurierbaren Rollen mit frei zuweisbaren Berechtigungen gibt es ein großes Spektrum an Implementierungen. Die besten Systeme erlauben eine rollen-basierte Zugriffssteuerung bis auf einzelne Attribute.

Attribute

Sobald man mehr machen möchte als persönliches Projektmanagement oder einfaches Aufgabenmanagement, muss es möglich sein, je nach Vorgangstyp Vorgängen eigene Attribute zuzuweisen, wie z.B. Optionsfelder oder eigene Datumsfelder. Das Angebot an Attributtypen und die Konfigurationsmöglichkeiten unterscheiden sich z.T. deutlich.

Eingabemasken

Die Eingabemasken für die Vorgangsdaten sind bei einfachen Produkten fest vorgegeben. Fügt man eigene Attribute hinzu, werden die irgendwo unten in der Eingabemaske dran gehängt. Die mächtigeren Systeme erlauben eine flexible Gestaltung der Eingabemasken.

Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde. Die leistungsfähigeren Systeme erlauben die Definition eigener Verknüpfungstypen.

Cockpits

Eine Übersichtsseite ist heute Standard bei fast jeder Software für Projektmanagement. Die Systeme unterscheiden sich vor allem in der Anzahl der Ansichten und ihrer Konfigurierbarkeit.

Berichtsfunktion

Berichte sollten auf Vorlagen basieren, die sich auch von Laien anpassen lassen. Berichte sollten in den Standardformaten PDF, Excel, Word und HTM erstellt werden können.

Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung sollte mit existierenden Verzeichnis-Servern (LDAP, AD) zusammenarbeiten können. Die Anwendung sollte als Service Provider für Single-Sign-On-Systeme agieren können.

Schnittstellen und Erweiterbarkeit

Man darf heute erwarten, dass ein Aufgabenmanagement-System bzw. eine Projektmanagement-Software über eine gut ausgestattete REST-Schnittstelle verfügt. Darüber sollte es möglich sein, Benutzer und Projekte zu verwalten sowie Abfragen durchzuführen.

Kriterien für Aufgabenmanagement

Delegieren

Eine Aufgabenverwaltung-Software sollte die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage unterstützen. Der Delegierende soll dabei die Beziehung zum Vorgang beibehalten und ein persönliches Wiedervorlagedatum festlegen können. Der Delegierende sollte eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge abrufen können.

Stellvertreter-Funktion

Es sollte möglich sein, jedem Nutzer einen Stellvertreter zuzuordnen. Der Stellvertreter kann so im Urlaubs- oder Krankheitsfall in die Rechte des ursprünglichen Nutzers eintreten und an seiner Stelle handeln. Dabei bleibt ersichtlich, wer tatsächlich eine Aktion ausgelöst hat.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement hilfreich und zeitsparend sein.

Zeiterfassung

Die Software für Projektmanagement sollte erlauben, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es sollte die Möglichkeit geben, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation und ein Muss für jede ernsthafte Aufgabenmanagement-Software. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Kriterien für Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Multi-Projekt-Berichte

Bei einer multi-projektfähigen Software für Projektmanagement sollten alle Abfragen und Berichte sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken können, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

Interaktives Gantt-Diagramm

Mit Gantt-Diagrammen lassen sich der zeitliche Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festlegen und darstellen. Von einer einfachen Zeitleiste ohne Abhängigkeitsdefinition bis zum umfangreichen Gantt-Diagramm mit Basisplan und Anzeige des kritischen Pfads gibt es bei Projektmanagement-Software ein breites Spektrum an Implementierungen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es sollte möglich sein, die Verfügbarkeit der Mitarbeiter im System abzubilden und bei der Ressourcenplanung zu berücksichtigen.

Projektfortschritt

Der Projektfortschritt sollte visualisiert werden und übersichtsmäßig dargestellt werden können, z.B. mit Fortschrittsbalken im Gantt-Diagramm oder in einem Ampeldiagramm.

Agiles Projektmanagement

Für Software-Entwickler sind Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins erforderlich.

Auf diesem Blog finden Sie auch einen beispielhaften Vergleich zweier Produkte (Jira vs Allegra).

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