Die besten Projektmanagement-Tools im Vergleich [2025]

Der schnellste Weg zur richtigen Projektmanagement-Software

Allegra - Modern und strukturiert

Allegra ist eine umfassende Projektmanagement-Software, die klassische, agile und hybride Methoden in einer Plattform vereint. Es ist eine der wenigen echten Alternativen zu Jira und Asana. Besonders stark ist das Tool bei strukturierten Projekten: Es bietet detaillierte Workflows, Gantt-Diagramme, Rollen- und Rechteverwaltung, Projektstrukturpläne sowie eine ausgefeilte Zeiterfassung und ein professionelles Controlling. Auch in puncto Datenschutz überzeugt Allegra – die Software wird DSGVO-konform in Deutschland gehostet und ist damit besonders für die Defense-Industrie, öffentliche Einrichtungen und regulierte Branchen interessant.

Allerdings ist Allegra nicht auf den ersten Blick selbsterklärend. Die Vielzahl an Funktionen kann für neue Nutzer herausfordernd sein und erfordert eine gewisse Einarbeitung. Wer jedoch klare Prozesse und hohe Anforderungen an Struktur, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit hat, findet in Allegra ein äußerst leistungsfähiges Werkzeug.

Fazit: Allegra ist ideal für Unternehmen, die Wert auf professionelles, datensicheres und methodisch sauberes Projektmanagement legen. Weniger geeignet ist es für Teams, die vor allem ein einfaches, visuelles Aufgaben-Tool suchen.

Asana – Schönes Interface

Asana ist eine beliebte Projektmanagement-Software, die durch ihr aufgeräumtes, modernes Interface punktet. Sie richtet sich vor allem an agile, kreative oder cross-funktionale Teams, die Wert auf einfache Zusammenarbeit, Aufgabenverwaltung und visuelle Darstellung legen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und die Integration mit Tools wie Slack, Google Workspace oder Zoom läuft reibungslos.

Allerdings stößt Asana schnell an Grenzen, sobald komplexere Projektmanagement-Anforderungen ins Spiel kommen. Klassische Methoden wie Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung oder ein umfassendes Rollen- und Rechtekonzept fehlen entweder ganz oder sind nur in teuren Business- oder Enterprise-Plänen verfügbar. Auch das Berichtswesen wirkt oberflächlich und bietet wenig Tiefe für professionelle Controlling-Anforderungen. Die Subtask-Struktur ist technisch vorhanden, aber schlecht visualisiert, was hierarchisches Arbeiten erschwert. Datenschutz ist ein weiterer Kritikpunkt: Als US-Cloud-Dienst ist Asana nicht nativ DSGVO-konform, was vor allem für öffentliche Einrichtungen und datensensible Branchen problematisch ist.

Fazit: Asana eignet sich hervorragend für einfache, agile Teamprozesse in Startups und Marketingabteilungen. Für strukturiertes Projektmanagement in regulierten oder komplexeren Organisationen ist Asana hingegen nicht tiefgreifend genug und schnell zu kostspielig.

ClickUp – Viel drin

ClickUp wirbt damit, „alles in einem Tool“ zu vereinen – Aufgaben, Dokumente, Zeitplanung, Ziele und mehr. Tatsächlich bietet die Software einen großen Funktionsumfang und viele Anpassungsmöglichkeiten. Für Teams, die flexibel arbeiten und viele Prozesse digital abbilden wollen, kann das vorteilhaft sein.

Doch die Vielfalt hat ihren Preis: Die Benutzeroberfläche wirkt schnell überladen. Neue Nutzer fühlen sich oft überfordert von der Menge an Funktionen, Einstellungen und Ansichten. Auch die Performance leidet bei großen Projekten. Wer klare Strukturen und klassische Projektmethoden sucht, muss viel manuell konfigurieren. Zudem ist ClickUp ein US-Tool – das heißt: keine native DSGVO-Konformität.

Fazit: ClickUp eignet sich gut für Teams, die flexibel arbeiten und viele Funktionen in einem Tool vereinen möchten. Wer klare Strukturen und einfache Bedienung sucht, findet Alternativen unter Umständen passender.

Freedcamp – Sehr schlank

Freedcamp ist ein schlankes Projektmanagement-Tool mit den wichtigsten Grundfunktionen: Aufgabenverwaltung, Kalender, Diskussionen und einfache Zeiterfassung. Die Oberfläche ist aufgeräumt und die Bedienung auch für Einsteiger leicht verständlich. Für kleinere Teams oder Freelancer bietet Freedcamp einen kostengünstigen Einstieg, teilweise sogar kostenlos.

Allerdings zeigt sich die Einfachheit auch in den Grenzen des Systems. Funktionen wie Gantt-Diagramme, erweiterte Rollenverwaltung oder Berichtswesen sind nur eingeschränkt oder in bezahlten Paketen verfügbar. Auch im Bereich Datenschutz gibt es Einschränkungen: Freedcamp ist ein US-Dienst ohne standardmäßige DSGVO-Konformität. Die Möglichkeiten zur individuellen Anpassung oder Integration externer Tools sind ebenfalls begrenzt.

Fazit: Freedcamp ist gut geeignet für einfache Projekte mit kleinen Teams, die ein leichtes, günstiges Tool suchen. Wer professionelles, datensicheres Projektmanagement mit klaren Prozessen und mehr Struktur braucht, stößt hier schnell an Grenzen – und sollte Alternativen prüfen.

Jira – Begeistert Entwickler

Jira ist eine der bekanntesten Projektmanagement-Lösungen, vor allem im IT-Bereich. Es bietet starke Funktionen für agile Methoden wie Scrum und Kanban, inklusive Backlog-Management, Sprints und Automationen. Entwicklungs- und DevOps-Teams profitieren besonders von den Integrationen mit Tools wie Bitbucket oder Confluence.

Außerhalb der Softwareentwicklung zeigt Jira jedoch Schwächen. Die Bedienung gilt als komplex, insbesondere für Nutzer ohne technischen Hintergrund. Klassisches Projektmanagement mit Gantt-Diagrammen, Ressourcenplanung oder strukturierter Rollenverteilung ist nur mit Plugins oder Zusatz-Tools möglich. Zudem ist Jira ein Cloud-Dienst mit Servern außerhalb Europas – das kann für datenschutzsensible Unternehmen problematisch sein.

Fazit: Jira ist eine mächtige Lösung für agile Entwicklerteams. Für klassische Projekte, nicht-technische Anwender oder DSGVO-kritische Umgebungen ist es oft zu komplex oder nicht flexibel genug. Wer mehr Struktur, Klarheit und Datenschutz will, sollte Alternativen in Betracht ziehen.

MeisterTask - Gute Aufgabenverwaltung

MeisterTask kommt mit einem klaren, modernen Design und einer intuitiven Benutzerführung. Die Software eignet sich ähnlich wie Trello besonders gut für kleine Teams, die ihre Aufgaben visuell über Kanban-Boards organisieren möchten. Ein weiteres Plus ist die einfache Zusammenarbeit über Kommentare, Anhänge und Checklisten.

Trotz der ansprechenden Oberfläche stößt MeisterTask bei anspruchsvolleren Projekten an Grenzen. Funktionen wie Ressourcenmanagement, Gantt-Diagramme oder detaillierte Berichtserstellung fehlen oder sind nur über Umwege erreichbar. Auch das Rollen- und Rechtemanagement ist vergleichsweise einfach gehalten. Für komplexe Projekte mit mehreren Abteilungen oder Anforderungen an strukturierte Prozesse ist das meist zu wenig.

Fazit: MeisterTask passt gut zu Teams, die Wert auf einfache Bedienung und visuelles Arbeiten legen. Für klassisches Projektmanagement mit mehr Tiefe und Kontrolle eignet sich eine leistungsstärkere Lösung wie Allegra besser – vor allem in professionellen oder datensensiblen Umfeldern.

Monday.com – Visuell ansprechend

monday.com ist eine neuere cloud-basierte Software, die sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt hat. Sie unterstützt Teams vor allem dabei, Aufgaben zu organisieren und den Fortschritt im Blick zu behalten. Die Benutzeroberfläche ist klar strukturiert und hat ein sehr ansprechendes visuelles Design. Auch die Automatisierungsfunktionen sind sehr gelungen.

Monday.com punktet mit einer attraktiven Benutzeroberfläche und flexiblen Workflows. Aufgaben lassen sich in Tabellen, Boards oder Timelines darstellen, und zahlreiche Vorlagen erleichtern den Einstieg. Besonders Marketing-, HR- und Kreativteams schätzen die einfache Bedienung und die farbige Visualisierung von Aufgaben und Status.

Doch bei genauerem Hinsehen zeigt sich: Für klassisches Projektmanagement mit Meilensteinen, Gantt-Diagrammen oder Ressourcenplanung ist Monday.com nur bedingt geeignet – viele Funktionen müssen erst individuell konfiguriert oder über kostenpflichtige Apps ergänzt werden. Auch das Rechte- und Rollensystem ist eher einfach gehalten. Zudem erfolgt das Hosting außerhalb der EU, was für DSGVO-kritische Organisationen relevant ist.

Die Software wird seit 2017 von einem mit Venture Capital finanzierten Unternehmen entwickelt und vermarktet. Das intensive Marketing hat das Werkzeug bekannt gemacht, trotz anfänglich erheblicher Defizite gegenüber konkurrierenden Lösungen.

Fazit: Monday.com passt gut für Teams, die agil und visuell arbeiten möchten. Für strukturierte Projekte mit klaren Verantwortlichkeiten und Datenschutzanforderungen braucht es jedoch mehr Tiefe – hier bieten spezialisierte Tools oft die robustere Lösung.

Notion - Kein echtes PM-Tool

Notion ist ein vielseitiges Tool zur Organisation von Wissen, Notizen und Projekten. Es bietet ein elegantes Design und viele Möglichkeiten zur Strukturierung von Inhalten. Nutzer können Seiten, Datenbanken, Aufgabenlisten und Kalender individuell kombinieren – sehr gut für Teams, die kreativ arbeiten und ihren eigenen Workflow gestalten möchten.

Doch genau diese Offenheit ist auch eine Schwäche: Notion ist kein klassisches Projektmanagement-Tool. Es fehlen zentrale Funktionen wie Gantt-Diagramme, Ressourcenmanagement, echte Rollen- und Rechtesteuerung oder ein übersichtliches Aufgaben-Dashboard. Projektcontrolling, Automationen und strukturierte Abläufe sind nur eingeschränkt möglich. Zudem ist Notion ein US-Cloud-Dienst, was in puncto Datenschutz kritisch sein kann.

Fazit: Notion eignet sich sehr gut als flexibles Wissens- und Organisationstool. Für professionelles Projektmanagement mit klaren Strukturen, Verantwortlichkeiten und Datenschutzanforderungen ist es aber nicht ideal.

OpenProject- Stark in Struktur

OpenProject ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die es in einer funktional reduzierten Variante als Open Source-Lösung gibt, OpenProject basiert auf der Open Source-Software Redmine, aus der es 2012 hervorgegangen ist. Gegenüber dem kostenlosen Redmine hat OpenProject eine modernere Bedienoberfläche und wichtige zusätzliche Funktionalität für agiles und klassisches Projektmanagement.

OpenProject unterstützt klassisches und hybrides Projektmanagement mit Funktionen wie Gantt-Diagrammen, Projektplänen, Zeitverfolgung und einem detaillierten Rollen- und Rechtesystem. OpenProject kann DSGVO-konform auf eigenen Servern oder in Deutschland gehostet werden.

Allerdings zeigt sich im Alltag: Die Benutzeroberfläche wirkt technisch und ist nicht besonders intuitiv. Neue Nutzer benötigen oft Schulung oder Einarbeitungszeit. Auch im Bereich Zusammenarbeit, Automatisierung und moderne UX liegt OpenProject hinter vielen Cloud-Konkurrenten zurück.

Fazit: OpenProject ist gut geeignet für strukturierte, datenschutzkritische Projekte mit klarer Methodik. Für moderne Teams, die Wert auf einfache Bedienung, Flexibilität und Nutzerfreundlichkeit legen, kann die Lösung sperrig wirken.

Projektron - Mächtig komplex

Projektron BCS ist eine umfangreiche Projektmanagement-Software, die speziell auf die Bedürfnisse von mittleren und großen Unternehmen zugeschnitten ist. Sie deckt nahezu alle klassischen Funktionen ab: Projektstrukturpläne, Gantt-Diagramme, Aufwandserfassung, Ressourcenplanung, Controlling und sogar CRM-Module. Der große Vorteil liegt in der Tiefe und Integration – alles ist miteinander verknüpft und zentral steuerbar. Zudem kann Projektron DSGVO-konform in Deutschland betrieben werden.

Die Kehrseite dieser Funktionsfülle: Die Software wirkt teilweise überladen und ist nicht sehr intuitiv. Neue Nutzer brauchen oft eine intensive Einarbeitungsphase. Die Oberfläche ist technisch, das Design nicht besonders modern. Auch für kleinere, agile Teams oder kreative Prozesse fühlt sich Projektron schnell zu starr an. Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit stehen klar hinter Funktionstiefe.

Fazit: Projektron BCS ist ideal für Unternehmen mit komplexen, methodisch geführten Projekten und hohen Anforderungen an Planung und Controlling. Für moderne, dynamische Teams dürfte eine moderne, schlankere Lösung wohl besser geeignet sein.

Quire - Schlank und einfach

Quire ist ein leichtgewichtiges Projektmanagement-Tool klarer Oberfläche und einfacher Bedienung. Es eignet sich gut für Teams, die Aufgaben schnell erfassen, strukturieren und bearbeiten möchten. Besonders hilfreich ist die Baumstruktur für Aufgaben, mit der sich Workflows übersichtlich darstellen lassen. Auch die mobile App ist gelungen und macht Quire unterwegs gut nutzbar.

Doch bei wachsenden Anforderungen stößt Quire an seine Grenzen. Funktionen wie Gantt-Diagramme, Ressourcenmanagement, Zeitplanung oder ein differenziertes Rollen- und Rechtekonzept fehlen oder sind nur rudimentär vorhanden. Auch für komplexe Projektstrukturen oder organisationsweite Steuerung ist das Tool nicht ausgelegt. In puncto Datenschutz ist zu beachten, dass Quire aus Taiwan stammt und kein EU-Hosting bietet.

Fazit: Quire ist eine gute Wahl für einfache Projekte und Teams, die Wert auf Übersicht und Geschwindigkeit legen. Für professionelles Projektmanagement mit mehr Tiefe und Datenschutzanforderungen sind andere Lösungen besser geeignet.

Redmine - Für Open Source-Fans

Redmine ist eine Open-Source-Software für Projektmanagement und Bug-Tracking, die besonders in der IT-Welt beliebt ist. Sie bietet viele klassische Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagramme, Zeitverfolgung und ein flexibles Rollen- und Rechtesystem. Dank Plugins lässt sich Redmine stark erweitern, und der selbst gehostete Betrieb ermöglicht volle Kontrolle über Daten und Datenschutz – ein Pluspunkt für DSGVO-kritische Organisationen.

Allerdings wirkt Redmine technisch und wenig benutzerfreundlich. Die Benutzeroberfläche ist veraltet und nicht besonders intuitiv, was die Einarbeitung erschwert. Auch moderne Funktionen wie Drag-and-Drop, visuelle Dashboards oder Automationen fehlen oft – oder müssen mühsam über Drittanbieter nachgerüstet werden. Für agile Teams oder Organisationen mit hohen UX-Ansprüchen ist Redmine daher wenig geeignet.

Fazit: Redmine ist stabil und flexibel, aber technisch und nicht zeitgemäß. Für einfache Aufgabenverwaltung unter eigener Kontrolle reicht es – für modernes, nutzerfreundliches Projektmanagement bieten andere Systeme deutlich mehr Komfort und Funktionstiefe.

Smartsheet - Für Excel-Fans

Smartsheet kombiniert Tabellenkalkulation mit Projektmanagement und richtet sich an Nutzer, die sich in Excel wohlfühlen. Die Plattform bietet Gantt-Diagramme, Aufgabenverfolgung, Formeln, Automatisierungen und Dashboards – alles in einer tabellenbasierten Oberfläche. Besonders in Bereichen wie PMO, Controlling oder Reporting spielt Smartsheet seine Stärken aus.

Die Tabellenstruktur ist jedoch nicht für alle ideal. Für Teams, die visuell oder agil arbeiten, wirkt Smartsheet oft technisch und wenig intuitiv. Funktionen wie Rollenmanagement, Ressourcenplanung oder agile Boards sind vorhanden, aber nicht tief integriert. Zudem erfolgt das Hosting überwiegend in den USA, was für DSGVO-kritische Organisationen eine Herausforderung darstellt.

Fazit: Smartsheet ist stark für datengetriebene Projekte mit Excel-Affinität. Wer jedoch ein modernes, methodisch vielseitiges und datenschutzkonformes Projektmanagement-Tool sucht, findet besser ausbalancierte Lösungen – insbesondere für klassische oder hybride Ansätze.

Trello - Einfach anschaulich

Trello ist ein visuelles Projektmanagement-Tool, das auf dem Kanban-Prinzip basiert. Es besticht durch seine einfache Bedienung, die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche und die schnelle Einrichtung. Für kleine Teams, die Aufgaben übersichtlich verwalten möchten, ist Trello ein unkomplizierter Einstieg. Besonders beliebt ist es in Marketing-, Design- und Eventteams.

Doch bei wachsender Projektkomplexität stößt Trello an klare Grenzen. Gantt-Diagramme, Zeitplanung, Rollenmanagement oder Berichtsfunktionen fehlen im Basisumfang und müssen über sogenannte „Power-Ups“ ergänzt werden – oft nur mit kostenpflichtigen Plänen. Auch strukturierte Hierarchien oder tiefergehende Workflows sind kaum umsetzbar. Zudem erfolgt das Hosting in den USA, was für DSGVO-sensible Organisationen kritisch ist

Fazit: Trello eignet sich sehr gut für einfache Aufgaben-Boards und visuelle Zusammenarbeit. Wer jedoch Projekte mit klaren Strukturen, Rollen, Zeitplänen und Datenschutzanforderungen managen will, stößt schnell an Grenzen.

Wrike - Sehr umfangreich

Wrike ist eine umfangreiche Projektmanagement-Plattform, die besonders in größeren Unternehmen und Agenturen zum Einsatz kommt. Sie bietet starke Funktionen wie Gantt-Diagramme, Zeiterfassung, anpassbare Workflows, Dashboards und Integrationen mit gängigen Business-Tools. Für strukturierte Teams, die Projekte über mehrere Abteilungen hinweg steuern, ist Wrike durchaus attraktiv.

Allerdings wirkt Wrike schnell überladen: Die Benutzeroberfläche ist komplex, die Bedienung nicht immer intuitiv. Neue Nutzer brauchen Einarbeitungszeit, und viele Funktionen entfalten ihren Nutzen erst in teureren Business- oder Enterprise-Tarifen. Auch für kleinere Teams oder klassische Projekte ohne IT-Bezug kann Wrike zu aufwendig sein. Datenschutz ist ein weiterer Punkt: Das Hosting erfolgt standardmäßig außerhalb der EU und ist nur mit zusätzlichen Maßnahmen DSGVO-konform.

Fazit: Wrike ist eine leistungsstarke Lösung für große, strukturierte Teams mit professionellen Anforderungen. Für kleinere Organisationen oder Projekte mit hohem Datenschutzbedarf kann eine fokussierte und datensichere Lösung wie Allegra besser passen.

Zoho Projects - All-in-One

Zoho Projects ist Teil der größeren Zoho Suite und bietet ein breites Spektrum an Funktionen für das Projektmanagement: Aufgaben, Gantt-Diagramme, Zeitverfolgung, Abhängigkeiten und Meilensteine sind standardmäßig dabei. Besonders attraktiv ist die Integration mit anderen Zoho-Tools wie CRM, Mail oder Analytics – ideal für Unternehmen, die alles aus einer Hand wollen.

Allerdings ist die Benutzeroberfläche von Zoho Projects nicht besonders modern und wirkt stellenweise unübersichtlich. Neue Nutzer müssen sich an die Bedienlogik gewöhnen, und einige Funktionen sind hinter kostenpflichtigen Plänen versteckt. Auch die Anpassbarkeit an klassische oder hybride Methoden ist begrenzt. Zudem erfolgt das Hosting außerhalb der EU, was für Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen problematisch sein kann.

Fazit: Zoho Projects ist eine solide Lösung für Organisationen, die in der Zoho-Welt zu Hause sind. Für methodisch anspruchsvolle oder datensensible Projekte ist eine spezialisierte, DSGVO-konforme Software die überlegene Wahl.