Project management tools 2025: The ultimate overview

09.01.2025 – 16:42 Uhr by Jörg Friedrich

Summary

Using team-capable, collaborative project management tools is standard in many areas today. The range of project management software on offer is difficult to keep track of and it is not always clear which criteria a solution must meet in order to be considered a PM tool.

In this article, we present 12 of the best project management tools and explain the most important functional requirements that make a good project management software.

What are project management tools?

Project management tools or project management software are digital solutions that help teams and individuals plan, organize, monitor and complete projects efficiently. Such tools offer features such as task management, scheduling, resource management, communication, progress tracking and reporting. The goal is to improve collaboration, create transparency and optimize the entire project process.

These project management software solutions are often web-based and allow access from different devices, which increases flexibility. Examples include platforms such as Allegra, Asana or Bitrix24. By using such tools, projects can be managed more systematically and compliance with deadlines, budgets and quality requirements can be ensured.

How can project management tools be classified?

Project management tools can be classified according to various criteria, including:

Functionality:
- All-in-one tools: Offer comprehensive functions such as task management, scheduling, resource planning, communication and reporting (e.g. Microsoft Project, Allegra).
- Specialized tools: Focus on individual aspects such as time tracking (e.g. Toggl) or collaboration (e.g. Slack).
Project management method:
- Agile tools: Support agile methods such as Scrum or Kanban (e.g. Jira, Trello).
- Traditional tools: Suitable for classic methods such as waterfall (e.g. B. GanttProject).
Hosting:
- Cloud-based tools: Enable web-based access (e.g. Asana, Wrike).
- On-premise tools: Are installed and operated locally (e.g. B. MS Project Server, Allegra).
Team size and scalability:
- Tools for small teams: Simple and easy to use (e.g. Trello).
- Tools for large companies: Scalable with advanced features (e.g. SAP Project System).
Purpose orientation:
- General tools: Suitable for different industries.
- Industry-specific tools: Adaptations for specific industries (e.g. construction project management tools).

These classifications help to select the right tool for specific project requirements.

What are the most important functions of project management software?

Good project management software offers a variety of features to make planning, organizing and executing projects efficient. The most important features include:

Task management:
This includes creating, assigning and prioritizing tasks. Teams can create task lists, set deadlines and track progress.
Time and scheduling:
Functions such as Gantt charts or calendars enable clear visualization of schedules and milestones. This allows dependencies to be identified and deadlines to be met.
Resource management:
The software helps manage personnel, budget and material resources. It provides insights into resource utilization and prevents overload or bottlenecks.
Team communication and collaboration:
Tools for chats, forums, comment functions or real-time document editing promote collaboration and communication within the team.
Project tracking and status tracking:
Dashboards and reports make it possible to monitor the progress of a project in real time. Deviations from time or budget plans can be identified early on.
Document management:
The central storage and management of files makes it easier to access project-relevant documents and reduces search efforts.
Time tracking:
This function documents how much time is spent on certain tasks or projects. It helps optimize workflows and stick to budgets.
Reporting and analytics:
Automated reports and visualizations help analyze project data and make informed decisions.
Integration and customizability:
The ability to integrate with other tools such as email programs, CRMs or financial software increases efficiency. Customizable workflows allow individual adaptation to project requirements.

The combination of these functions enables effective control and implementation of projects, which increases productivity and ensures compliance with goals.

These are the advantages of project management tools

The use of project management tools offers numerous advantages that help to increase efficiency, better organization and successful implementation of projects. The most important advantages include:

Improved planning and organization:
Project management tools enable structured planning of tasks, milestones and resources. Schedules, Gantt charts and Kanban boards create transparency and make organization easier.
More efficient communication and collaboration:
Central communication platforms allow team members to share information, leave comments and work together on documents. This reduces misunderstandings and promotes teamwork, even in distributed teams.
Real-time transparency and progress monitoring:
Dashboards and reports provide insight into the project status in real time. Those responsible can identify deviations early on and take targeted measures.
Better use of resources:
The software helps to optimally plan and monitor resources such as personnel, budget and materials. Bottlenecks or overloads can be identified and avoided early on.
Time savings and increased productivity:
Automated processes such as notifications, reports or time recording reduce manual effort and create more space for productive work.
Centralized document management:
All project-relevant information and files are stored in one place, which makes access easier and minimizes the search for documents.
Flexibility and scalability:
Many tools are cloud-based and enable work to be carried out from anywhere. They can also be adapted to the size of the team or the requirements of the project.
Better decision making:
By providing up-to-date and detailed data, informed decisions can be made faster.
Cost control:
Tracking budgets and identifying cost overruns early on helps ensure financial compliance.

Through these benefits, project management tools not only promote efficiency and goal achievement, but also the satisfaction of team members and stakeholders.

What are the best project management tools?

The selection of project management tools made here is certainly subjective. We have refrained from rating them and have listed the software alphabetically.

Allegra

Allegra is a versatile project management software that supports both agile and classic project methods.

Very wide range of functions for classic and agile PM
Full support for agile PM with epics, stories, backlog management
Projects and processes can be structured to any depth
Great flexibility allows adaptation to different requirements
Available on premises and in the cloud

Low awareness
Variety of functions requires coaching of system administrators

Conclusion: Allegra is a powerful solution for simple to complex projects. It is particularly suitable for users who appreciate a feature-rich platform.

Asana

Asana is a work management software that helps teams organize and track their work efficiently.

of Asana are the intuitive user interface and ease of use, which allows even new users to get started quickly. With functions such as task management, project templates, dashboards and calendars, Asana offers everything you need to plan and implement projects. The integrations with tools such as Slack, Google Drive or Microsoft Teams, which make teamwork easier, are particularly practical.

For very complex projects or in-depth resource planning, Asana reaches its limits. In addition, the free version lacks advanced features such as time tracking or advanced reports, which are often only available in paid plans.

Conclusion: Asana is ideal for teams of all sizes looking for an easily accessible and clear project management tool. However, very large, complex projects may require a more specialized solution.

Bitrix24

Bitrix24 ist eine umfassende Softwarelösung, die Projektmanagement, CRM, Kommunikation und Collaboration in einer Plattform vereint.

sind seine Vielseitigkeit und die große Bandbreite an Funktionen, die sowohl kleinen als auch großen Unternehmen zahlreiche Möglichkeiten bieten. Neben Projektmanagement-Tools wie Aufgabenverwaltung, Gantt-Diagrammen und Zeitverfolgung integriert Bitrix24 auch Kommunikationsfunktionen wie Chats, Videokonferenzen und Dokumentenfreigabe. Besonders vorteilhaft ist das kostenlose Basismodell, das viele Funktionen ohne zusätzliche Kosten bereitstellt. Die Plattform ist außerdem sowohl in der Cloud als auch On-Premise verfügbar, was sie flexibel und sicher macht.

Bitrix24 kann durch seine Funktionsvielfalt überfordernd wirken, insbesondere für neue Nutzer. Die Benutzeroberfläche ist nicht immer intuitiv, und die Einarbeitung kann zeitaufwendig sein. Einige fortschrittliche Funktionen sind nur in höheren Preismodellen enthalten, und die mobile App könnte optimiert werden.

Fazit: Bitrix24 ist eine mächtige All-in-One-Lösung, die sich besonders für Unternehmen eignet, die Projektmanagement mit umfassender Kommunikation kombinieren möchten. Allerdings ist Geduld bei der Einarbeitung erforderlich.

ClickUp

ClickUp ist eine vielseitige und benutzerfreundliche Projektmanagement-Software, die sich besonders durch ihre Flexibilität und Anpassbarkeit auszeichnet.

sind die umfangreichen Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und Priorisierung. Die Software bietet Teams die Möglichkeit, ihre Workflows individuell anzupassen, was sie für unterschiedlichste Projektarten geeignet macht. Besonders hervorzuheben ist die intuitive Benutzeroberfläche, die trotz der Funktionsvielfalt übersichtlich bleibt. Auch die Integration mit zahlreichen Tools wie Slack, Google Drive und Trello erleichtert die Zusammenarbeit.

Die Vielzahl an Funktionen kann gerade für neue Nutzer überwältigend wirken, was die Einarbeitung erschwert. Hinzu kommt, dass die Performance bei größeren Projekten manchmal langsamer werden kann. Einige erweiterte Features sind nur in kostenpflichtigen Versionen verfügbar.

Fazit: ClickUp ist ein ideales Tool für Teams jeder Größe, die Wert auf Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten legen. Ein wenig Zeit für die Einarbeitung ist allerdings erforderlich.

Freedcamp

Freedcamp ist eine benutzerfreundliche Projektmanagement-Software, die sowohl Einzelpersonen als auch Teams eine breite Palette an Funktionen zu einem attraktiven Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

sind seine intuitive Benutzeroberfläche und die Vielzahl von Tools wie Aufgabenverwaltung, Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Kalender und Zeiterfassung. Besonders hervorzuheben ist, dass die Basisversion kostenlos ist und dennoch viele nützliche Funktionen bietet, was sie ideal für kleine Teams oder Start-ups macht. Zudem ermöglicht Freedcamp die Integration mit Drittanbieter-Apps wie Google Drive und Zapier, um Arbeitsabläufe zu optimieren.

Für komplexere Projekte oder große Teams ist Freedcamp jedoch eingeschränkt. Funktionen wie detaillierte Berichte oder tiefgehende Ressourcenplanung sind weniger ausgeprägt. Einige fortschrittliche Features, wie CRM oder erweiterte Datensicherungsoptionen, sind nur in kostenpflichtigen Plänen verfügbar. Die mobile App könnte zudem an Funktionalität gewinnen.

Fazit: Freedcamp ist eine großartige, kostengünstige Lösung für kleinere Teams oder Einzelanwender. Für umfangreichere Anforderungen könnten jedoch spezialisierte Alternativen sinnvoller sein.

Jira

Jira ist eine leistungsstarke Projektmanagement-Software, die speziell für Softwareentwickler und Teams, die agile Methoden wie Scrum oder Kanban verwenden, entwickelt wurde.

von Jira sind die umfangreichen Funktionen wie Backlog-Management, Sprint-Planung, Bug-Tracking und Berichterstattung, die perfekt auf die Bedürfnisse von Entwicklungsteams abgestimmt sind. Die Flexibilität, eigene Workflows zu erstellen, und die nahtlose Integration mit anderen Atlassian-Produkten wie Confluence und Bitbucket machen Jira zu einem unverzichtbaren Werkzeug in vielen IT-Umgebungen. Auch die hohe Skalierbarkeit für große Teams oder Organisationen ist ein großer Vorteil.

Die Benutzeroberfläche kann für neue Nutzer überwältigend sein, was die Einarbeitung erschwert. Für nicht-technische Teams oder einfache Projekte kann Jira zudem zu komplex wirken. Viele fortgeschrittene Funktionen sind nur in höheren Preismodellen verfügbar.

Fazit: Jira ist eine ausgezeichnete Wahl für Entwicklerteams und agile Projekte, erfordert jedoch etwas Einarbeitungszeit und ist für nicht-technische Anwendungsfälle weniger geeignet.

MeisterTask

MeisterTask ist eine intuitive und visuell ansprechende Projektmanagement-Software, die Teams dabei unterstützt, Aufgaben effektiv zu organisieren und zu verfolgen.

von MeisterTask sind die einfache Benutzeroberfläche und die klare Struktur, die sich besonders für Kanban-Workflows eignet. Es bietet Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Automatisierungen, Checklisten und Integrationen mit Tools wie Slack, Google Drive und Microsoft Teams. Die Software punktet mit einer schnellen Einarbeitung und ist ideal für kleinere bis mittelgroße Teams, die ein leicht zugängliches Tool suchen. Besonders hervorzuheben sind die anpassbaren Workflows und die nahtlose Integration mit der Mindmapping-Software MindMeister, was kreative Planung unterstützt.

MeisterTask ist in seinen Funktionen für komplexe Projekte oder größere Teams begrenzt. Tiefgehende Ressourcenplanung oder erweiterte Berichterstattungsoptionen fehlen, und viele fortgeschrittene Features sind nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

Fazit: MeisterTask ist eine großartige Wahl für Teams, die ein benutzerfreundliches und flexibles Tool für einfache bis mittelschwere Projekte suchen. Für komplexere Anforderungen könnten jedoch spezialisierte Alternativen geeigneter sein.

monday.com

monday.com ist eine visuell ansprechende und vielseitige Projektmanagement-Software, die Teams dabei unterstützt, ihre Arbeit klar zu strukturieren und effizient zu organisieren.

von monday.com sind die einfache Benutzeroberfläche und der visuelle Fokus, der Projekte durch farblich codierte Boards und klare Ansichten übersichtlich darstellt. Mit Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Zeitleisten, Gantt-Diagrammen und Automatisierungen bietet das Tool eine flexible Lösung für Projekte jeder Art. Besonders kleine bis mittelgroße Teams profitieren von der intuitiven Bedienung und den vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten.

:Für sehr komplexe Projekte oder tiefgehendes Ressourcenmanagement stößt die Plattform an ihre Grenzen. Einige fortgeschrittene Funktionen, wie erweiterte Automatisierungen oder Berichte, sind zudem nur in teureren Tarifen verfügbar. Für Einsteiger könnten die vielen Optionen zunächst etwas unübersichtlich wirken.

Fazit: monday.com ist ideal für Teams, die eine flexible und visuelle Projektmanagement-Lösung suchen. Für sehr große und komplexe Projekte könnten jedoch spezialisiertere Tools besser geeignet sein.

OpenProject

OpenProject ist eine leistungsstarke Open-Source-Projektmanagement-Software, die besonders für erfahrene Anwender und Organisationen geeignet ist, die Wert auf individuelle Anpassung und Kosteneffizienz legen.

der Software sind ihre umfangreichen Funktionen wie Gantt-Diagramme, agile Boards, Zeiterfassung und benutzerdefinierte Felder. Zudem punktet OpenProject mit hoher Flexibilität und der Möglichkeit zur On-Premise-Installation, was besonders für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen attraktiv ist. Die Plattform ist zudem DSGVO-konform und bietet eine sichere Umgebung für sensible Daten.

Die Benutzeroberfläche wirkt im Vergleich zu modernen Cloud-Tools wie Asana oder Trello etwas sperrig. Für die Einrichtung und optimale Nutzung sind technisches Know-how und Schulungen erforderlich, was die Einstiegshürde erhöht. Zudem sind erweiterte Funktionen und persönlicher Support nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

Fazit: OpenProject ist ideal für versierte Anwender und Organisationen, die eine skalierbare, sichere und kostengünstige Lösung benötigen, jedoch Geduld bei der Einarbeitung mitbringen.

Redmine

Redmine ist eine Open-Source-Projektmanagement-Software, die sich besonders für technische Teams und Entwickler eignet.

von Redmine sind seine Flexibilität und Anpassbarkeit. Dank einer Vielzahl von Plugins können Teams die Software individuell erweitern und auf ihre spezifischen Anforderungen zuschneiden. Funktionen wie Aufgabenmanagement, Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und ein integriertes Issue-Tracking-System machen Redmine zu einem vielseitigen Werkzeug. Die Open-Source-Natur erlaubt es, die Software ohne Lizenzkosten zu nutzen, und sie kann lokal auf eigenen Servern installiert werden, was Unternehmen mit hohen Datenschutzanforderungen entgegenkommt.

Redmine hat eine veraltete Benutzeroberfläche, die im Vergleich zu modernen Tools wie Asana oder Trello weniger benutzerfreundlich ist. Die Einrichtung und Pflege der Software erfordern technisches Know-how, und die mobile Nutzung ist eingeschränkt. Ohne zusätzliche Anpassungen oder Plugins fehlt es an tiefergehenden Funktionen wie Ressourcenplanung.

Fazit: Redmine ist eine leistungsstarke und kosteneffiziente Lösung für technisch versierte Teams, kann jedoch für nicht-technische Nutzer herausfordernd sein.

Trello

Trello ist eine einfache und visuell ansprechende Projektmanagement-Software, die auf dem Prinzip von Kanban-Boards basiert.

von Trello sind die intuitive Bedienung und die flexible Anpassbarkeit, die es Nutzern ermöglicht, Projekte und Aufgaben durch visuelle Karten und Listen klar zu strukturieren. Es eignet sich ideal für kleinere Teams, die eine unkomplizierte Möglichkeit suchen, den Fortschritt von Aufgaben im Blick zu behalten. Besonders praktisch sind die Power-Ups (Erweiterungen), mit denen zusätzliche Funktionen wie Kalender oder Integrationen zu Tools wie Google Drive und Slack hinzugefügt werden können. Trello ist außerdem plattformübergreifend verfügbar, was die Zusammenarbeit erleichtert.

Für komplexe Projekte oder umfangreiche Ressourcenplanung bietet es begrenzte Möglichkeiten. Viele erweiterte Funktionen sind nur in den kostenpflichtigen Tarifen verfügbar. Zudem fehlt eine integrierte Zeiterfassung oder tiefgehende Berichterstattung.

Fazit: Trello ist ideal für kleine bis mittelgroße Projekte und Teams, die ein benutzerfreundliches und visuelles Tool suchen, aber bei komplexeren Anforderungen an Grenzen stoßen.

Wrike

Wrike ist eine umfassende Projektmanagement-Software, die sich besonders für mittlere bis große Teams eignet, die komplexe Projekte effizient verwalten möchten.

von Wrike sind seine vielseitigen Funktionen wie Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Gantt-Diagramme und Dashboards, die den Projektfortschritt klar visualisieren. Besonders beeindruckend ist die Flexibilität, mit der Workflows angepasst und Projekte strukturiert werden können. Wrike bietet zudem starke Kollaborationsmöglichkeiten, wodurch Teammitglieder Dateien, Kommentare und Aktualisierungen in Echtzeit teilen können.

Die Benutzeroberfläche kann anfangs überfordernd wirken, insbesondere für Einsteiger, die sich an die zahlreichen Funktionen gewöhnen müssen. Hinzu kommt, dass viele fortgeschrittene Features wie Berichte oder Automatisierungen nur in höheren, kostenpflichtigen Tarifen verfügbar sind. Zudem kann die Software bei sehr kleinen Teams überdimensioniert wirken.

Fazit: Wrike ist ein leistungsstarkes Tool für Teams, die anspruchsvolle Projekte managen. Es erfordert jedoch etwas Einarbeitungszeit und ist für kleine Projekte möglicherweise zu umfangreich.

Jörg Friedrich

Senior Advisor

Jörg Friedrich is the original author of the project management software Allegra and continues to oversee its development to this day. He has many years of industry experience as a project and department manager. Additionally, he serves as a professor in the Faculty of Computer Science and Information Technology at Esslingen University of Applied Sciences.

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