Trello-Alternative

Allegra als hervorragende Trello-Alternative

Trello sowie die Trello-Alternative Allegra sind zwei mächtige, sehr konfigurierbare Systeme für teamorientiertes Aufgabenmanagement und Projektmanagement. Während Trello in der Basisversion zunächst mit flachen “Boards” arbeitet, auf denen “Listen” von Aufgaben angebracht werden können, sind in Allegra grundsätzlich Arbeitsbereiche und Vorgänge beliebig tief hierarchisch strukturierbar. Mit Hilfe von sogenannten “Power-Ups” lässt sich Trello allerdings funktional beträchtlich erweitern, so dass damit auch klassisches Projektmanagement ermöglicht wird.

Trello nur als Cloud-Lösung

Wenn man nach einer Aufgabenmanagement-Software für Teams sucht, steht Trello was den Leistungsumfang und den Verbreitungsgrad anbelangt ziemlich weit oben auf der Liste. Es bietet eine klare, aufgeräumte und moderne Bedienschnittstelle und einen großen Funktionsumfang. Die Konfiguration und Anpassung des Systems erfordert eine umfassende Einarbeitung, die durch entsprechende Unterlagen erleichtert wird.

Trello wird ausschließlich als Software as a Service (SaaS) in der vom Hersteller betriebenen Cloud angebotenen. Der Hersteller garantiert die Einhaltung der europäischen Datenschutzstandards.

Großer Funktionsumfang, aber keine Projekte

Trello eignet sich durch den “Board-mit Listen”-Ansatz vor allem gut für kleinere Projekte. Das System ist umfassend konfigurierbar. Es stehen viele sogenannte „Power-Ups“ zur Verfügung, die sich board-weise freischalten lassen. Es gibt solche Power-Ups z.B. mit Funktionen für hierarchische Strutkurierung, News, Zeiterfassung, Dateien, Repository, Foren, Kalender und eine interaktive Gantt-Ansicht.

In Trello heißen Vorgänge “Karten”. Diese werden in Listen organisiert, die wiederum zu einem “Board” gehören. Es gibt Board-Vorlagen und mit entsprechenden Power-Ups lassen sich die Karten auch hierarchisch anordnen. Es gibt aber in diesem Sinne keine Board-Typen, über die sich davon abgeleitete Boards mit deren Eigenschaften zentral konfigurieren ließen.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In Trello gehören die Vorgänge bzw. Karten zu einer Liste, die das Verhalten entsprechender Vorgänge beeinflussen kann. Listen kann man beliebig anlegen z.B. für „Aufgaben“, „Aktionspunkte“ und „Problemberichte“ oder auch nach andren Merkmalen sortiert.

Listen können eigene Workflows haben und unterschiedliche Attribute. Z.B. hat ein Aktionspunkt optional einen Termin, bei einer Aufgabe müssen hingegen ein Anfangs- und Enddatum zwingend angegeben werden.

Vorgangshierarchien

Trello bietet über Power–Ups die Möglichkeit, Karten voll hierarchisch zu organisieren. Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs über sogenannte “Rules” einschränken.

Trello-Fazit

Kurz zusammengefasst hier die wesentlichen differenzierenden Merkmale von Trello gegenüber der Trello-Alternative Allegra:

• Trello gibt es nicht als On-Premises-Lösung, nur als SaaS in der Cloud des Anbieters
• Trello eignet sich gut für kleinere Projekte mit einer überschaubaren Anzahl von Vorgängen
• Trello unterstützt nur einfache, nicht-grafische Workflows
• Trello bietet nur eingeschränkte hierarchische Strukturierungsmöglichkeiten
• Trello kann mit Hilfe von Power-Ups zu einem Projektmanagement-Werkzeug ausgebaut werden, verliert dabei allerdings in der Bedienung an Kohärenz
• Die Gantt-Darstellung ist rudimentär (kein kritischer Pfad, kein Basisplan
• Es gibt keine Teilprojekte

Trello-Alternative Allegra

Die Projektmanagement-Software und Trello-Alternative Allegra von Steinbeis unterstützt sehr umfassend agile, klassische und hybride Projektmanagement-Modelle. Durch die inhärente Fähigkeit, Bereiche und Vorgänge beliebig tief hierarchisch zu strukturieren, behält man selbst bei sehr großen Mengen an Aufgaben und Projekten den Überblick.

Durchgängig werden bewährte Methoden wie das Eisenhower-Prinzip, Earned Value, Getting Things Done und RACI-Matrix eingesetzt, um Übersichtlichkeit in kleinen und großen Vorhaben zu gewährleisten.

Funktional komplett und durchdacht

Die Trello-Alternative Allegra unterstützt praktisch alle wichtigen Leistungsmerkmale, die man von einer professionellen Projektmanagement-Software und Aufgabenmanagement-Software erwarten darf. Die Bedienoberfläche ist modern und ansprechend gestaltet. Die Konfigurationsmöglichkeiten schüchtern einen am Anfang etwas ein, erweisen sich nach kurzer Beschäftigung damit jedoch als logisch und durchdacht. Das Gantt-Diagramm, die Ressourcen-Ansicht und der graphische Workflow-Editor sind alle interaktiv.

Leistungsfähiges Rollen- und Berechtigungssystem

Das Rollen- und Berechtigungssystem der Trello-Alternative macht einen durchdachten Eindruck und basiert auf dem RACI-Matrix Prinzip. Zugriffsberechtigungen sind bis auf einzelne Felder hin einstellbar. Alle wichtigen Methoden wie Earned-Value, Meilenstein-Trend, Eisenhower-Prinzip und Getting-Things-Done werden unterstützt. Praktisch überall lassen sich Operationen durch Ziehen und Verschieben (Drag & Drop) ausführen.

Projekte und Projekttypen

In Allegra haben Bereiche einen Bereichstyp, der maßgeblich die Konfiguration und das Verhalten von Vorgängen in diesem Bereich bestimmt. Bereiche lassen sich beliebig tief hierarchisch anordnen und können z.B. für Projekte oder Teilprojekte verwendet werden. Über die Bereichstypen lassen sich davon abgeleitete Bereiche auch nach der Erstellung noch zentral konfigurieren.

Vorgänge und Vorgangstypen

Im Aufgaben- und Projektmanagement dreht sich fast alles um „Vorgänge“. In Allegra gehören die Vorgänge zu einem Vorgangstyp, der das Verhalten entsprechender Vorgänge beeinflusst. Vorgangstypen kann man beliebig anlegen z.B. für „Aufgaben“, „Aktionspunkte“ und „Problemberichte“ oder auch nach andren Merkmalen sortiert.

Vorgangstypen können eigene Workflows haben und unterschiedliche Attribute. Z.B. hat ein Aktionspunkt optional einen Termin, bei einer Aufgabe müssen hingegen ein Anfangs- und Enddatum zwingend angegeben werden.

Vorgangshierarchien

Allegra bietet die Möglichkeit, Vorgänge voll hierarchisch zu organisieren. Der Typ untergeordneter Vorgänge lässt sich abhängig vom Typ des übergeordneten Vorgangs einschränken. Damit kann z.B. verhindert werden, dass ein Vorgang vom Typ „Auto“ einem Vorgang von Typ „Motor“ untergeordnet werden kann.

Benachrichtigungen

Allegra besitzt ein umfangreiches, konfigurierbares Benachrichtigungssystem. Die E-Mail-Benachrichtigungen beruhen auf Vorlagen, die angepasst werden können. Es gibt eine @-Funktion und eine Erinnerungsfunktion.

Das Benachrichtigungssystem ist z.B. in der Lage, E-Mails nur an den Manager des betroffenen Vorgangs zu schicken, wenn der Vorgang erledigt war und nun wiedereröffnet wurde.

Zugangsberechtigungen

Es lassen sich eigene Rollen mit entsprechenden Berechtigungen definieren. Die Berechtigungen erstrecken sich bis auf einzelne Attribute eines Vorgangs.

Attribute

In Allegra kann man ohne Programmierung über die Weboberfläche kundenspezifische Attribute konfigurieren.

Es steht eine umfangreiche Auswahl an Attributtypen zur Verfügung, wie z.B. Label, Personenauswahl oder Datumsfelder. Zusätzlich lässt sich das Verhalten der Standardattribute sinnvoll anpassen, z.B. der voreingestellte Wert für ein Anfangs- oder Enddatum.

So kann man z.B. ein Auswahllistenfeld erstellen, das alle Benutzer, die zu einer bestimmten Gruppe gehören, anbietet.

Für verschiedene Projekte lassen sich für die Attribute unterschiedliche Voreinstellungen konfigurieren.

Eingabemasken

In Allegra können beliebig viele Eingabemasken definiert werden.

Die Eingabemasken können mit Reitern und Panels strukturiert werden. Für das Neuanlegen eines Vorgangs kann man eine andere Eingabemaske zuweisen als für das nachträgliche Bearbeiten.

Für den gleichen Vorgangstyp kann man in unterschiedlichen Bereichen bzw. Projekten unterschiedliche Eingabemasken festlegen.

Trello-Alternative Allegra mit Abhängigkeiten

Im Projektmanagement und auch im Aufgabenmanagement stehen Vorgänge oft miteinander in Beziehung. So kann z.B. eine Aufgabe nicht begonnen werden, bevor eine andere erledigt ist. Oder ein Vorgang kann nicht geschlossen werden, bevor nicht ein abhängiger Vorgang erledigt wurde.

In dAllegra gibt es eine einfache Unterstützung für die Definition von Abhängigkeiten oder Verknüpfungen.

Über Plug-Ins können eigene Verknüpfungstypen eingebracht werden.

Cockpits

Das System bietet seinen Benutzern eine Übersichtsseite (Cockpit, Dashboard) an.

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit, vorkonfigurierte Cockpits zu nutzen oder sich ein eigenes Cockpit aus einer umfangreichen Liste von Cockpit-Kacheln zusammenzustellen. Cockpits lassen sich als Vorlagen speichern und können zentral Benutzern von Systemadministratoren zugewiesen werden. Es stehen u.a. folgende Cockpit-Elemente zur Verfügung:

• Durchschnittliche Antwortzeit
• Durchschnittliche Bearbeitungszeit
• Anzahl Vorgänge in Zustand X über der Zeit
• Aktivitätenstrom
• Vordefinierte Filter

Berichtsfunktion

In der Trello-Alternative Allegra gibt es eine umfangreiche, selbst erweiterbare Sammlung von Berichtsvorlagen. Berichte lassen sich in Allegra in allen gängigen Formaten erstellen.

Benutzerverwaltung

Zur Verwaltung der Benutzer kann Allegra mit einem LDAP-System verbunden werden. Benutzer und Gruppen können mit einem LDAP-Server manuell oder automatisch synchronisiert werden.

Es können auch mehrere Verzeichnisserver verbunden werden.

Allegra lässt sich für echtes Single-Sign-On mit CAS und Shiboleth integrieren.

Das System unterstützt Zweifaktor-Authentifizierung.

Die Bedienoberfläche kann an die Anforderungen der Benutzer angepasst werden. Für jeden Benutzer oder Benutzergruppen können die zur Verfügung stehenden Menüpunkte individuell konfiguriert werden.

Aufgabenmanagement

Delegieren

Die Software unterstützt die Delegation von Vorgängen einschließlich Wiedervorlage. Der Delegierende behält dabei die Beziehung zum Vorgang bei und das Wiedervorlagedatum ist sein persönliches. Der Delegierende besitzt eine Übersicht über die von ihm delegierten Vorgänge.

Stellvertreter-Funktion

In Allegra ist es möglich, Nutzern Stellvertreter zuzuordnen.

Wiederkehrende Aufgaben

Manche Aufgaben und Termine wiederholen sich zyklisch, z.B. jeden ersten Montag im Monat. Die Behandlung solcher Vorgangsserien kann im Aufgabenmanagement sehr hilfreich und zeitsparend sein.

Allegra erlaubt die Erstellung zyklischer Vorgänge genauso, wie man es von guten Kalenderanwendungen gewöhnt ist.

Zeiterfassung

Allegra erlaubt es, für jeden Vorgang die Aufwände (Zeit und Geld) nachzuhalten und sie Konten zuzuordnen. Konten können in Kostenstellen gruppiert und für Projekte freigegeben werden.

Es gibt die Möglichkeit, in der Anwendung Timer zu verwenden, um die aufgewendete Zeit automatisch zu verbuchen. Berichte geben eine Übersicht, wer in einem beliebigen zurückliegenden Zeitraum mit welchen Tätigkeiten beschäftigt war.

Unterstützung der Getting Things Done-Methode

Die Getting Things Done-Methode ist ein bewährtes Verfahren zur persönlichen Arbeitsorganisation. Es erlaubt die persönliche Kategorisierung von Vorgängen wie z.B. persönliche Wiedervorlagetermine oder die persönliche Markierung von Vorgängen als Favoriten.

Allegra unterstützt die GTD-Methode nicht direkt.

Unterstützung der RACI Matrix

Für das Aufgabenmanagement und Projektmanagement definiert die RACI-Methode vier vorgangsspezifische Rollen, über die Projektbeteiligte mit einer Aufgabe in Beziehung stehen können. Normalerweise werden Rollen für ein Projekt vergeben, nicht aber für einen Vorgang. So gibt es z.B. einen Projektmanager oder einen Scrum Master für das ganze Projekt. RACI erlaubt es dagegen, Rollen vorgangsspezifisch zu vergeben (siehe https://en/task-management/raci-matrix.html).

Allegra bietet leider keine Möglichkeit, eine RACI-Matrix zu modellieren.

Workflows

Workflows werden in Aufgabenmanagement-Systemen üblicherweise in zwei Formen abgebildet. Die erste Methode bezieht sich immer auf den Workflow eines Vorgangs, der verschiedene Stationen durchläuft. Die zweite Methode besteht darin, Aufgabenmengen zu definieren und diese dann abzuarbeiten.

Allegra unterstützt die erste Variante ohne grafischen Editor.

Projektmanagement

Programme und Portfolios

In vielen Organisationen laufen Projekte im Rahmen von Programmen, Portfolios oder Produktbereichen. Hier müssen Gruppen von Projekten zusammengefasst werden können, um die Übersicht zu behalten.

Eine Grundvoraussetzung für ein Programm- oder Portfoliomanagement ist die Möglichkeit, Projekte gruppieren und hierarchisch anordnen zu können.

Allegra erlaubt es, Bereiche beliebig tief hierarchisch anzuordnen und unterstützt so ein einfaches, pragmatisches Programm- und Portfoliomanagement.

Teilprojekte

Größere Projektvorhaben mit vielen Vorgängen können nicht allein durch die Hierarchisierung von Vorgängen ausreichend strukturiert werden, sondern müssen in Teilprojekte aufgespalten werden. Die Teilprojekte können unterschiedliche Prozesse erfordern, z.B. für die Hardware- und Software-Entwicklung.

Multi-Projekt-Berichte

Alle Abfragen und Berichte können sich über mehrere Projekte und Teilprojekte erstrecken, die durch entsprechende Filter frei definiert werden können.

Work Breakdown Structure

Bevor ein Projektplan erstellt werden kann, müssen die zu leistenden Aktivitäten bzw. die zu erstellenden Arbeitsergebnisse strukturiert werden. Um eine solche Produktstruktur oder Work Breakdown Structure (WBS) darstellen zu können, müssen Vorgänge hierarchisch in beliebiger Tiefe angeordnet werden können.

In Allegra können WBS komplett dargestellt werden. Die Reihenfolge der Vorgänge kann auf jeder Ebene frei definiert werden.

Interaktives Gantt-Diagramm

Mit Gantt-Diagrammen lassen sich der zeitliche Ablauf von Projektaktivitäten sowie Vorgänger-Nachfolgerbeziehungen festlegen und darstellen. Allegra bietet eine starke, interaktive Gantt-Komponente. Es ist z.B. möglich, den kritischen Pfad darzustellen. Es gibt auch Projektfortschrittsbalken und man kann den aktuellen Planungsstand mit einem Basisplan vergleichen.

Ressourcen-Planung

Es lassen sich Ressourcen unterschiedlicher Art verwalten und Vorgängen zuordnen. Es gibt eine Ansicht, in der die Ressourcenauslastung über der Zeit dargestellt wird und eine Überbelastung oder Unterbelastung sofort sichtbar werden. Die Ressourcen lassen sich nach Projekt oder Abteilungszugehörigkeit ordnen.

Verfügbarkeit der Mitarbeiter

Es gibt für jeden Mitarbeiter einen persönlichen Kalender, aus dem die Verfügbarkeit hervorgeht. Die Verfügbarkeit wird bei der Ressourcenplanung vom System berücksichtigt.

Projektfortschritt

Es gibt in der Trello-Alternative Allegra die Möglichkeit, Projektfortschritt über die Menge der schon erledigten Aufgaben im Verhältnis zur Gesamtaufgabenmenge zu messen. Es ist darüber hinaus für noch offene Aufgaben möglich, den geschätzten Restaufwand bis zur Fertigstellung anzugeben. Exakt lässt sich der Fortschritt über die Earned Value-Methode oder Leistungswertmethode bestimmen, die vollständig und robust in Allegra implementiert ist.

Agiles Projektmanagement

Die Software unterstützt komplett ein agiles Projektmanagement nach Scrum und Kanban. Es gibt nicht nur die entsprechenden Ansichten wie ein Taskboard oder Burn Charts, sondern im Kern des Systems sind alle für ein agiles Arbeiten notwendigen Elemente wie Epics, User Stories, Backlogs und Sprints implementiert.

Backlog-Priorität, Sprint-Kapazität und Team Velocity werden durch entsprechende Anwendungslogik unterstützt. Aus einem vorhergehenden Sprint übrig gebliebene Tasks können automatisch in den nächsten Sprint übernommen werden. Sprints können automatisch im Voraus erstellt werden.

Für Software-Entwickler gibt es Integrationen mit Quellcode-Verwaltungssystemen wie Git und Subversion sowie mit CI/CD-Servern wie Gitlab und Jenkins.

Allegra unterstützt die gängigen Datenbanksysteme und läuft auf praktisch allen Betriebssystemen. Es ist in Java und JavaScript geschrieben, seit über zehn Jahren auf dem Markt und wird von ca. 10.000 Nutzern eingesetzt.

Server stehen in Deutschland

Allegra Cloud wird auf Servern betrieben, die in Frankfurt a.M., Berlin und Karlsruhe stehen. Allegra Cloud ist voll DSGVO-konform. Es existiert ein persönlich ansprechbarer Support, der per E-Mail, Telefon und Webkonferenz unterstützt.

Weitere Themen:

Aufgabenmanagement, Aufgabenverwaltung, Task Management, Großer Projektmanagement-Software-Vergleich.

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