Projektmanagementwissen kurz und bündig

Jede Organisation, die Projekte durchführt, ist auf ein erfolgreiches Projektmanagement angewiesen.

1. Übersicht

Projektmanagement ist die Anwendung von Prozessen, Methoden, Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen, um bestimmte Projektziele gemäß den Projektannahmekriterien innerhalb vereinbarter Parameter zu erreichen. Es hat endgültige Ergebnisse, die an einen begrenzten Zeitrahmen und ein begrenztes Budget gebunden sind.

2. Neun Grundsätze des Projektmanagements

2.1 Management der Projektintegration

Unter Projektintegrations-Management versteht man die Koordination aller Elemente eines Projekts. Dazu gehören die Koordinierung von Aufgaben, Ressourcen, Interessengruppen und anderen Projektelementen sowie das Management von Konflikten zwischen verschiedenen Aspekten eines Projekts, die Abwägung zwischen konkurrierenden Anforderungen und die Bewertung von Ressourcen.

2.2 Management des Projektumfangs

Unter Umfangsmanagement versteht man den Prozess, bei dem der Output, die Ergebnisse und der Nutzen ermittelt, definiert und kontrolliert werden. Der Begriff “Umfang” wird im Projektmanagement verwendet, um die Gesamtheit der Leistungen, Ergebnisse und Vorteile sowie die zu ihrer Erzielung erforderliche Arbeit zu bezeichnen.

2.3 Projekt-Zeitmanagement

Das Projekt-Zeitmanagement umfasst die Analyse und Entwicklung eines Zeitplans und einer Zeitleiste für den Projektabschluss.

2.4 Projekt-Kostenmanagement

Das Kostenmanagement im Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Schätzung, Budgetierung und Kontrolle der Projektkosten.

2.5 Projekt-Qualitätsmanagement

Beim Projektqualitätsmanagement wird die Qualität aller Aktivitäten kontinuierlich gemessen und es werden Korrekturmaßnahmen ergriffen, bis die gewünschte Qualität erreicht ist.

2.6 Projekt-Personalmanagement

Das Projektpersonalmanagement umfasst die Prozesse zur Organisation, Verwaltung und Führung des Projektteams.

2.7 Projekt-Kommunikationsmanagement

Das Management der Projektkommunikation ist eine Sammlung von Prozessen, die sicherstellen, dass die richtigen Nachrichten gesendet, empfangen und von den richtigen Personen verstanden werden.

2.8 Projekt-Risikomanagement

Beim Projektrisikomanagement handelt es sich um ein Verfahren, mit dem Projektmanager potenzielle Risiken bewältigen, die sich in irgendeiner Weise auf ein Projekt auswirken können, und zwar sowohl in positiver als auch in negativer Hinsicht. Ziel ist es, die Auswirkungen dieser Risiken zu minimieren.

2.9 Projekt-Beschaffungsmanagement

Beschaffungsmanagement ist ein strukturierter Prozess, der dazu dient, eine Aktivität zu definieren, zu planen, zu implementieren, zu kontrollieren und von einem aktuellen in einen zukünftigen Zustand zu überführen.

3. Phasen des Projektmanagements

In diesem Artikel gehen wir auf die einzelnen Phasen ein und geben Ihnen Tipps, wie Sie den Erfolg in jeder Phase steigern können. Die fünf Phasen des Projektmanagements wurden vom Project Management Institute (PMI) entwickelt und umfassen Konzeption und Einleitung, Planung, Durchführung, Leistung/Überwachung und Projektabschluss.

3.1 Projektinitiierung

Dies ist der Beginn des Projekts, und das Ziel dieser Phase ist es, das Projekt auf einer breiten Ebene zu definieren. Diese Phase beginnt in der Regel mit einem Business Case. Hier wird untersucht, ob das Projekt durchführbar ist und ob es durchgeführt werden sollte. Falls eine Durchführbarkeitsprüfung erforderlich ist, wird sie in dieser Phase des Projekts durchgeführt.

3.2 Projektplanung

Diese Phase ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Projektmanagement und konzentriert sich auf die Entwicklung eines Fahrplans, an den sich alle Beteiligten halten werden. Diese Phase beginnt in der Regel mit der Festlegung von Zielen.

Intelligente Ziele

Ein SMART-Ziel wird als Leitfaden für die Zielsetzung verwendet. SMART ist ein Akronym und steht für Specific (spezifisch), Measurable (messbar), Achievable (erreichbar), Realistic (realistisch) und Timely (rechtzeitig). Ein SMART-Ziel umfasst also alle diese Kriterien, um Ihre Bemühungen zu bündeln und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie Ihr Ziel erreichen.

Klare Ziele

Die Mitarbeiter sollten zusammenarbeiten, indem jeder seine einzigartigen Fähigkeiten und Fachkenntnisse einsetzt, um dem Team zu helfen, seine Ziele zu erreichen.

• Kooperativ (Die Ziele sollten die Mitarbeiter dazu ermutigen, kooperativ und in Teams zusammenzuarbeiten)
• Begrenzt (Ziele sollten sowohl im Umfang als auch in der Dauer begrenzt sein)
• Emotional (Ziele sollten eine emotionale Verbindung zu den Mitarbeitern herstellen, indem sie deren Energie und Leidenschaft anzapfen)
• Wertvoll (Große Ziele sollten in kleinere Ziele unterteilt werden, damit sie schneller und einfacher erreicht werden können und langfristig Vorteile bringen)
• Verfeinerbar (Setzen Sie sich Ziele mit einem festen und unerschütterlichen Ziel, aber geben Sie sich die Erlaubnis, Ihre Ziele zu verfeinern und zu ändern, wenn sich neue Situationen oder Informationen ergeben)

3.3 Projektdurchführung

Was sollte ein Projektdurchführungsplan enthalten?

• Projektdefinition und eine Zusammenfassung des strategischen Auftrags oder später des Projektauftrags.
• Zeichnungen, sofern sie in dieser Phase entwickelt werden.
• Projektprogramm.
• Kostenplan, Kostenmanagement und Buchführungsverfahren.
• Auftragsvergabe und Beschaffungsstrategie.
• Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse.

Die Phase der Projektdurchführung ist in der Regel die längste Phase im Lebenszyklus des Projektmanagements und verbraucht die meiste Energie und die meisten Ressourcen. Diese Prozesse helfen Ihnen bei der Verwaltung von Zeit, Kosten, Qualität, Änderungen, Risiken und Problemen. Sie helfen Ihnen auch bei der Verwaltung der Beschaffung, der Kundenakzeptanz und der Kommunikation.

3.4 Projektüberwachung und -steuerung

Die Phase der Projektüberwachung und des Projektcontrollings läuft zeitgleich mit der Projektdurchführung ab und stellt somit sicher, dass die Ziele und Projektleistungen erreicht werden.
Als Projektmanager können Sie sicherstellen, dass niemand vom ursprünglichen Plan abweicht, indem Sie kritische Erfolgsfaktoren (Critical Success Factors, CSF) und Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPI) festlegen.
In der Überwachungsphase des Projektmanagements ist der Manager auch dafür verantwortlich, den Aufwand und die Kosten während des Prozesses quantitativ zu verfolgen. Diese Verfolgung stellt nicht nur sicher, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt, sondern ist auch für künftige Projekte wichtig.

3.5 Projektabschluss

Die Projektabschlussphase bezeichnet das Ende des Projekts nach der endgültigen Lieferung. Es kommt vor, dass externe Fachkräfte speziell für das Projekt auf Vertragsbasis eingestellt werden. Die Beendigung dieser Verträge und die Erledigung der notwendigen Formalitäten liegen ebenfalls in der Verantwortung des Projektleiters.
In dieser Phase wird das Projekt abgeschlossen. Auftragnehmer, die speziell für das Projekt eingestellt wurden, werden zu diesem Zeitpunkt entlassen. Wertvolle Teammitglieder werden gewürdigt.

4. Die beliebtesten Projektmanagement-Methoden

Eine Methodik ist im Wesentlichen eine Sammlung von Methoden, Praktiken, Prozessen, Techniken, Verfahren und Regeln. Im Projektmanagement sind Methoden spezifisch und streng und enthalten in der Regel eine Reihe von Schritten und Aktivitäten für jede Phase des Lebenszyklus eines Projekts.

Die Wahl der richtigen Methode ist wichtig, denn sie bestimmt, wie wir arbeiten. Die richtige Methodik hilft, den Prozess der Projekteffizienz zu steuern. Und da Sie bereits wissen, dass es keine Einheitsmethode gibt, die für alle Unternehmenstypen, -größen oder -branchen geeignet ist, ist es wichtig, dass Sie etwas Zeit und Mühe in die Auswahl der richtigen Projektmanagementmethode für Ihren Kontext investieren.

4.1 Agile

Agile ist ein iterativer Ansatz für das Projektmanagement und die Softwareentwicklung, der es Teams ermöglicht, ihren Kunden schneller und mit weniger Problemen einen Mehrwert zu liefern. Anforderungen, Pläne und Ergebnisse werden kontinuierlich bewertet, so dass die Teams über einen natürlichen Mechanismus verfügen, um schnell auf Veränderungen zu reagieren.

4.2 Scrum

Scrum ist ein Rahmenwerk, das Teams bei der Zusammenarbeit hilft. Scrum beschreibt eine Reihe von Meetings, Tools und Rollen, die zusammenarbeiten, um Teams bei der Strukturierung und Verwaltung ihrer Arbeit zu unterstützen.

4.3 Kanban

Kanban ist eine Workflow-Management-Methode zur Definition, Verwaltung und Verbesserung von Dienstleistungen, die Wissensarbeit liefern. Es soll Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu visualisieren, die Effizienz zu maximieren und sich kontinuierlich zu verbessern. Ursprünglich aus der Fertigung stammend, wurde es später von agilen Softwareentwicklungsteams für sich beansprucht.

4.4 Scrumban

Scrumban ist ein Management-Framework, das wichtige Merkmale von zwei beliebten agilen Methoden kombiniert: Scrum und Kanban. Der Scrumban-Rahmen verbindet die Struktur und die vorhersehbaren Routinen von Scrum mit der Flexibilität von Kanban, um Teams agiler, effizienter und produktiver zu machen.

4.5 Lean

Lean-Projektmanagement ist eine Methode, die den Kundennutzen maximiert und die Verschwendung minimiert, indem sie den Fluss von Materialien oder Aufgaben durch das System als Ganzes optimiert.

Eine Methodik ist im Wesentlichen eine Sammlung von Methoden, Praktiken, Prozessen, Techniken, Verfahren und Regeln. Im Projektmanagement sind Methoden spezifisch und streng und enthalten in der Regel eine Reihe von Schritten und Aktivitäten für jede Phase des Lebenszyklus eines Projekts.

Die Wahl der richtigen Methode ist wichtig, denn sie bestimmt, wie wir arbeiten. Die richtige Methodik hilft, den Prozess der Projekteffizienz zu steuern. Und da Sie bereits wissen, dass es keine Einheitsmethode gibt, die für alle Unternehmenstypen, -größen oder -branchen geeignet ist, ist es wichtig, dass Sie etwas Zeit und Mühe in die Auswahl der richtigen Projektmanagementmethode für Ihren Kontext investieren.

4.1 Agile

Agile ist ein iterativer Ansatz für das Projektmanagement und die Softwareentwicklung, der es Teams ermöglicht, ihren Kunden schneller und mit weniger Problemen einen Mehrwert zu liefern. Anforderungen, Pläne und Ergebnisse werden kontinuierlich bewertet, so dass die Teams über einen natürlichen Mechanismus verfügen, um schnell auf Veränderungen zu reagieren.

4.2 Scrum

Scrum ist ein Rahmenwerk, das Teams bei der Zusammenarbeit hilft. Scrum beschreibt eine Reihe von Meetings, Tools und Rollen, die zusammenarbeiten, um Teams bei der Strukturierung und Verwaltung ihrer Arbeit zu unterstützen.

4.3 Kanban

Kanban ist eine Workflow-Management-Methode zur Definition, Verwaltung und Verbesserung von Dienstleistungen, die Wissensarbeit liefern. Es soll Ihnen helfen, Ihre Arbeit zu visualisieren, die Effizienz zu maximieren und sich kontinuierlich zu verbessern. Ursprünglich aus der Fertigung stammend, wurde es später von agilen Softwareentwicklungsteams für sich beansprucht.

4.4 Scrumban

Scrumban ist ein Management-Framework, das wichtige Merkmale von zwei beliebten agilen Methoden kombiniert: Scrum und Kanban. Der Scrumban-Rahmen verbindet die Struktur und die vorhersehbaren Routinen von Scrum mit der Flexibilität von Kanban, um Teams agiler, effizienter und produktiver zu machen.

4.5 Lean

Lean-Projektmanagement ist eine Methode, die den Kundennutzen maximiert und die Verschwendung minimiert, indem sie den Fluss von Materialien oder Aufgaben durch das System als Ganzes optimiert.

5. Wie man die Visualisierung von Projekten erleichtert

Projektmanagement-Visualisierung beinhaltet eine Kombination aus Datenvisualisierungs-Tools und -Methoden, traditioneller Kommunikation, Berichterstattung und Aufgabenmanagement. Es bedeutet, einen visuellen Ansatz für das Projektmanagement und die Projektdurchführung zu wählen.

Visuelles Projektmanagement: Wie man einen Projektplan visualisiert

• Planen Sie den Zeitplan mit einem Gantt-Diagramm.
• Strukturieren Sie Ihr Team mit einem Organigramm.
• Visualisieren Sie Daten.
• Bewerten Sie Risiken mit einem Risikostrukturplan.
• Verfolgen Sie den Fortschritt mit einem Statusbericht.
• Verdeutlichen Sie Informationen mit Symbolen.
• Verwenden Sie Farbkodierungen, um effektiv zu kommunizieren.

Es gibt drei gängige Methoden zur Visualisierung des Projektfortschritts:

1. Zeitpläne (oder Gantt-Diagramme)
2. Kanban-Tafeln.
3. Kalender.

6. Kommunikation im Projektmanagement

Ohne ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten wäre es für Projektmanager unglaublich schwierig, wenn nicht gar unmöglich, ihre Teams effektiv zu leiten und die Anstrengungen zu koordinieren, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen.
Um Missverständnissen vorzubeugen, werden die 5 K der Kommunikation empfohlen: korrekt, prägnant, klarer Zweck, kohärent.

7. Rollen im Projektmanagement

Das Projektteam ist dafür verantwortlich, einen Beitrag zu den allgemeinen Projektzielen und den spezifischen Teamergebnissen zu leisten, indem es zur Planung der Projektaktivitäten beiträgt und die zugewiesenen Aufgaben/Arbeiten innerhalb der erwarteten Qualitätsstandards ausführt, um den Erfolg des Projekts zu gewährleisten.

• Auftraggeber/Kunde
• Projektleiter
• Projektleiter
• Projektmitarbeiter
• Interessenvertreter

Erfolgsfaktoren eines effizienten Projektmanagements:

Fünf kritische Erfolgsfaktoren für Projektmanager

• Einigen Sie sich auf die Projektziele.
• Entwicklung klar definierter Pläne mit zugewiesenen
• Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.
• Effizientes Management des Projektumfangs.
• Pflegen Sie eine ständige effektive Kommunikation.
• Vergewissern Sie sich, dass Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung haben.

Erforderliche Fähigkeiten, um im Jahr 2023 Projektmanager zu werden

Ein Projektleiter sollte:

• effektiv planen, überwachen und überprüfen können;
• in der Lage sein, Ressourcen zu verwalten;
• in der Lage sein, andere zu motivieren und zu ermutigen;
• entscheidungsfreudig sein und gut unter Druck arbeiten können
• sich darüber im Klaren sein, auf wen sich das Projekt auswirkt,
• und mit den Auswirkungen des Projekts auf diese Personen umgehen können;
• sich Respekt und Vertrauen verschaffen

Was sind die Aufgaben eines Projektmanagers?

• Planung und Entwicklung der Projektidee. Jedes Projekt beginnt mit einer Idee.
• Erstellen und leiten Sie Ihr Wunschteam.
• Überwachen Sie den Projektfortschritt und setzen Sie Fristen.
• Auftretende Probleme lösen.
• Verwalten Sie das Geld.
• Zufriedenheit der Stakeholder sicherstellen.
• Bewerten Sie die Projektleistung.

Projektmanagement-Zertifizierungen

Nach Angaben des Project Management Institute ist der PMP (Project Management Professional) ein Prüfungsverfahren, mit dem festgestellt wird, ob jemand über die Bedeutung, Kritikalität und Häufigkeit von Fachwissen, Fähigkeiten und Organisation verfügt, um Projektmanager zu werden.
Weitere Informationen zur Zertifizierung finden Sie in unserem Blogartikel über die besten Möglichkeiten, PMP zu werden.