Zeitmanagement Methoden & Tipps für mehr Produktivität

von Christoph Friedrich

Was ist Zeitmanagement?

Jeder Mensch bringt, wenn er auf die Welt kommt, ein Budget an Zeit mit, das er im Laufe seines Lebens verbraucht. Zu manchen Ausgaben wird er gezwungen, andere leistet er gerne. Interessant wird das Ganze dadurch, dass niemand weiss, wieviel Zeit ihm noch bleibt.

Zeitmanagement befasst sich mit der Kunst, seine Zeit möglichst gewinnbringend einzuteilen. Was einen Gewinn darstellt, entscheidet jeder für sich. Zeitmanagement hilft Menschen, ihre Zeit möglichst effizient zu nutzen. Mit Hilfe geeigneter Methoden und Techniken soll die Produktivität und Effizienz gesteigert und ungesunder Stress vermieden werden.

In diesem Beitrag schauen wir vor allem auf das persönliche Zeitmanagement oder auch Selbstmanage­ment. Darüber hinaus gibt es im Rahmen des Projekt­manage­ments Aktivitäten für das Zeitmanage­ment, die wir hier nur am Rande betrachten.

Zeitmanagement ist eine Kunst. Wie bei jeder anderen Kunst sind drei Faktoren zu ihrer Beherrschung notwendig:

  • Wissen um die Methoden und Techniken
  • Selbstdisziplin zum regelmäßigen Üben
  • Begabung

Den letzten Punkt betrachten wir hier nicht weiter, obwohl er eine maßgebliche Rolle spielt. Das Talent zum Zeit­manage­ment und Organisieren ist nicht gleich verteilt und die Vertei­lung entzieht sich unserer Einfluss­nahme. Mangelndes Talent lässt sich durch den Besuch von Seminaren oder das Lesen von Büchern und Artikeln nur teilweise kompensieren.

Was haben Sie vom Zeitmanagement?

Zeitmanagement hilft Ihnen und Ihrem Team zum einen, in der zur Verfügung stehenden Zeit wesentlich mehr und zum anderen mehr Wesentliches zu tun. Die wichtigsten Vorteile sind:

  • Höhere Produktivität dank einer effizienteren Arbeitsorganisation, einer stärkeren Konzentration auf die wichtigsten Aufgaben und einer optimalen Nutzung der verfügbaren Zeit und Energie.
  • Weniger Stress, da Sie geplant vorgehen und mit vernünftigen Zeitbudgets Hektik und Termindruck reduzieren.
  • Verbesserte Arbeitsqualität, da es einfacher ist, Fehler zu vermeiden und auf Details zu achten, wenn man nicht ständig in Eile ist. "Es war nicht genügend Zeit, es gleich richtig zu machen, aber dafür hatten wir Zeit, es noch einmal zu tun".
  • Bessere Prognosen aufgrund der regelmäßigen Beschäftigung mit der Einschätzung von Aufgaben, was Ihre Verlässlichkeit verbessert und Ihre Erfolgschancen erhöht.
  • Stärkung des Selbstbewusstseins, denn wenn Sie Ihre Fristen einhalten und Ihre Ziele erreichen, fühlen Sie sich selbstbewusster und erfolgreicher.
  • Klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben helfen Zeit zu finden, ""um die Säge zu schärfen". Sie benötigen Phasen der Erholung und der Defokussierung, um kreativ und mental stark zu bleiben.

11 Techniken für ein besseres Zeitmanagement

Es gibt eine Reihe von Techniken für das Zeitmanagement, die z.T. durch entsprechende Methoden unterstützt werden. Im Folgenden sind die wichtigsten Kernkonzepte und Techniken vorgestellt.

1. Sammeln, ordnen und priorisieren

Jeden Tag beschäftigen wir uns mit Vorgängen, die durch eigene Gedanken oder über einen der vielen Kommunikationskanäle angestoßen werden. Wenn wir ohne System darauf reagieren, müssen wir häufig den Kontext wechseln und springen von einer Aufgabe zur nächsten, je nachdem was gerade hereinkommt. Das ist wenig effektiv.

Es hat sich als vorteilhaft erwiesen, periodisch alle Vorgänge zunächst zu sammeln, zu ordnen und dann zu priorisieren. Für das Sammeln und Ordnen bietet sich die Getting Things Done Methode (GTD) an. Für die Priorisierung eignen sich vor allem die Eisenhower-Matrix, das Pareto-Prinzip, die ABC-Methode und die ALPEN-Methode.

Nach der GTD-Methode sammeln Sie alle eingehenden Vorgänge zunächst in einem persönlichen Eingangskorb. Der “Korb” kann elektronisch geführt werden, z.B. in einer Aufgabenmanagement-Software. Der Inhalt dieses Korbes wird regelmäßig analysiert und in eine der drei Kategorien "handlungsbedürftig", "nicht handlungs­bedürftig" und "geplant" eingeteilt.

Um die handlungsbedürftigen Vorgänge kümmern Sie sich zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die nicht handlungs­bedürft­igen Vorgänge nehmen Sie zur Kenntnis und legen Sie evtl. irgendwo ab. Geplante Vorgänge erfordern Zeit für die Planung und können zum Beispiel Teil eines Projektstrukturplans für ein Projekt oder ein Scrum Produkt-Backlog sein.

Alle Vorgänge können Sie nach dem Eisenhower-Prinzip kategorisieren und damit in eine Prioritäten-Reihenfolge bringen. So kümmern Sie sich zuerst um das, was dringend und wichtig ist und beschäftigen sich nicht mit dem, was nicht dringend und unwichtig ist.

2. Strukturieren und Planen

Größere Aufgaben oder Vorgänge können nicht ad hoc bewältigt werden, sondern bedürfen einer Planung. Für die Planung ist es hilfreich, größere Vorgänge in Teil-Vorgänge zu unterteilen, bis nur noch Aufgaben bzw. Vorgänge vom Umfang eines Berichtsintervalls, also z.B. einer Woche oder eines Tags, übrig bleiben. So fühlen Sie sich nicht vom Umfang einer Aufgabe überwältigt, sondern arbeiten die Teilvorgänge geordnet und nacheinander ab. Bei der Strukturierung und Planung arbeiten Sie mit Kalendern, Ticket-Systemen oder einer Projektmanagement-Software.

3. Zeitblöcke festlegen

Es hat sich als nützlich erwiesen, ähnliche Aufgaben zusammen zu fassen und am Stück ohne Unterbrechung abzuarbeiten. Dedizieren Sie deshalb feste Zeiträume für bestimmte Arten von Aufgaben. Dies kann helfen, Ablenkungen zu minimieren und sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren. Hilfreiche Methoden dafür sind Time Blocking, Time Boxing und die Pomodoro-Technik.

4. Ziele setzen

Das Setzen von Zielen ist ein entscheidendes Werkzeug für den persönlichen und beruflichen Fortschritt. Ziele geben Richtung, Motivation und einen klaren Fokus auf das, was erreicht werden soll. Aber wie setzt man effektive Ziele, und warum ist es so wichtig?

Warum Ziele setzen?

  1. Richtung und Fokus: Ziele bieten eine klare Vorstellung davon, wo man hinmöchte und welche Schritte notwendig sind, um dorthin zu gelangen.
  2. Motivation: Das Wissen um das "Warum" hinter einem Ziel kann als Antriebskraft dienen, besonders in schwierigen Zeiten.
  3. Messbarkeit: Durch das Setzen von klaren Zielen kann man seinen Fortschritt überwachen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.
  4. Selbstvertrauen: Das Erreichen von gesetzten Zielen fördert das Selbstvertrauen und das Glauben an die eigenen Fähigkeiten.

Wie setzt man effektive Ziele?

  1. SMART-Prinzip: Ein weit verbreiteter Ansatz für das Setzen von Zielen ist das SMART-Prinzip. Danach sollen Ziele klar und präzise definiert sein. Es sollte Kriterien geben, anhand derer man den Fortschritt und das Erreichen des Ziels messen kann. Die Ziele sollten motivierend und wünschenswert und bei aller Herausforderung erreichbar sein. Schlussendlich sollten sie irgendwann erreicht sein, d.h. sie sollten mit einem Termin versehen werden.
  2. Aufschreiben: Studien haben gezeigt, dass aufgeschriebene Ziele eine höhere Wahrscheinlichkeit haben, erreicht zu werden.
  3. Teilziele definieren: Große Ziele können in kleinere, handhabbare Schritte oder Teilziele unterteilt werden. Dies macht das Gesamtziel weniger überwältigend und erleichtert den Fortschritt.
  4. Visualisierung: Das mentale "Sehen" des erreichten Ziels kann als Motivation dienen und den Wunsch zum Erreichen stärken.
  5. Regelmäßige Überprüfung: Es ist wichtig, die Ziele regelmäßig zu überdenken und bei Bedarf anzupassen. Das Leben ist dynamisch, und Flexibilität bei Zielen kann notwendig sein.

5. Delegieren: Macht durch Abgeben

Ob in einem Unternehmen, in einem Projektteam oder sogar im Familienalltag – effektives Delegieren ist ein Schlüssel zum Erfolg. Warum sollte man Aufgaben abgeben? Und wie kann man es richtig machen?

Warum Delegieren wichtig ist

  1. Zeiteffizienz: Niemand kann alles alleine machen. Das Delegieren von Aufgaben ermöglicht es, mehr in kürzerer Zeit zu erreichen und sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.
  2. Stärken nutzen: Jeder Mensch hat seine Stärken. Durch das Delegieren von Aufgaben an Personen, die in bestimmten Bereichen besser sind, wird das Ergebnis oft qualitativ hochwertiger.
  3. Team-Entwicklung: Wenn Teammitgliedern Verantwortung übertragen wird, wachsen sie oft über sich hinaus, erwerben neue Fähigkeiten und fühlen sich wertgeschätzt.

Warum scheut man sich zu delegieren?

  1. Angst vor Kontrollverlust: Viele Menschen fürchten, dass delegierte Aufgaben nicht in der gewünschten Qualität erledigt werden.
  2. Mikromanagement: Selbst nach dem Delegieren fällt es einigen schwer, loszulassen. Ständiges Einmischen kann jedoch demotivierend wirken und den Delegationsprozess konterkarieren.
  3. Ungenaue Kommunikation: Wenn Erwartungen und Anweisungen nicht klar kommuniziert werden, kann dies zu Missverständnissen führen.

Delegieren in 5 Schritten

  1. Die richtige Aufgabe auswählen: Nicht jede Aufgabe eignet sich zum Delegieren. Es ist wichtig, strategisch zu überlegen, welche Tätigkeiten abgegeben werden können.
  2. Den richtigen Mitarbeiter wählen: Überlegen Sie, wer die benötigten Fähigkeiten und das Wissen für die Aufgabe hat.
  3. Klare Erwartungen setzen: Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter genau versteht, was er tun soll, welche Ergebnisse erwartet werden und welche Fristen gelten.
  4. Unterstützung anbieten: Stellen Sie Ressourcen und Schulungen zur Verfügung und seien Sie als Ansprechpartner verfügbar.
  5. Feedback geben: Nach Abschluss der Aufgabe ist es wichtig, Feedback zu geben, sowohl positives als auch konstruktives.

6. Perfektionismus vermeiden: Gut genug ist oft besser

Perfektionismus kann Im Arbeitsalltag zu Burnout, Stress und ineffizienter Arbeitsweise führen. Während das Streben nach Exzellenz lobenswert ist, kann übermäßiger Perfektionismus kontraproduktiv sein. Doch wie findet man das richtige Maß und warum ist es wichtig, Perfektionismus zu vermeiden?

Die Fallstricke des Perfektionismus

  1. Zeitaufwand: Perfektionisten neigen dazu, übermäßig viel Zeit in Aufgaben zu investieren, die auch mit weniger Aufwand zufriedenstellend gelöst werden könnten.
  2. Angst vor Fehlern: Die Angst, Fehler zu machen, kann lähmen und innovative Ansätze verhindern.
  3. Stress und Burnout: Das ständige Streben nach Perfektion kann zu übermäßigem Stress und letztlich zum Burnout führen.
  4. Teamdynamik: Zu hohe Erwartungen können zu Spannungen im Team führen und die Zusammenarbeit erschweren.

Tipps, um Perfektionismus zu vermeiden

  1. Prioritäten setzen: Überlegen Sie, welche Aufgaben wirklich perfekt sein müssen und welche einfach nur gut erledigt werden sollten.
  2. Setzen Sie sich Grenzen: Legen Sie im Voraus fest, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe aufwenden möchten, und halten Sie sich daran.
  3. Fehler als Lernchance sehen: Jeder Fehler ist eine Chance zu lernen und zu wachsen. Anstatt sich auf den Fehler zu konzentrieren, fragen Sie sich, was Sie daraus lernen können.
  4. Feedback einholen: Manchmal benötigen wir die Perspektive eines anderen, um zu erkennen, dass unsere Arbeit bereits von hoher Qualität ist.
  5. Gesunde Arbeitsgewohnheiten: Nehmen Sie regelmäßige Pausen, praktizieren Sie Achtsamkeit oder Meditation und sorgen Sie für körperliche Aktivität, um den Stress abzubauen.
  6. Selbstreflexion: Hinterfragen Sie, woher Ihr Perfektionismus kommt. Ist es ein innerer Antrieb oder der Druck von außen? Das Verständnis der Ursachen kann helfen, den Perfektionismus besser zu steuern.

Gut genug vs. Schlampigkeit

Das Vermeiden von Perfektionismus bedeutet nicht, schlampig zu arbeiten. Es geht darum, das richtige Gleichgewicht zwischen Qualität und Effizienz zu finden. In vielen Fällen kann "gut genug" tatsächlich besser sein als perfekt, insbesondere wenn es darum geht, Deadlines einzuhalten, den Arbeitsfluss aufrechtzuerhalten oder einfach mental gesund zu bleiben.

7. Störfaktoren ausblenden

In unserer modernen, vernetzten Welt sind Ablenkungen allgegenwärtig. Jede Benachrichtigung, jede neue E-Mail und jedes plötzliche Geräusch kann uns aus unserer Konzentration reißen. Gerade im Kontext von Zeitmanagement ist das Ausblenden von Störfaktoren essentiell, um produktiv zu arbeiten und Deadlines einzuhalten. Doch wie schafft man es, sich in einer ablenkungsreichen Umgebung zu fokussieren?

Die Folgen von Ablenkungen

Bevor wir uns damit beschäftigen, wie man Ablenkungen minimiert, sollten wir verstehen, warum sie so schädlich sein können:

  1. Unterbrechung des Arbeitsflusses: Ein kurzer Blick auf das Smartphone kann dazu führen, dass man wertvolle Minuten oder gar Stunden verliert, bevor man wieder in den "Flow" zurückfindet.
  2. Mentale Erschöpfung: Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben kann geistig ermüdend sein und die kognitive Leistungsfähigkeit verringern.
  3. Qualitätsverlust: Ablenkungen können die Qualität der Arbeit beeinträchtigen und zu Fehlern führen.

Strategien zum Ausblenden von Störfaktoren

  1. Arbeitsumgebung optimieren: Sorgen Sie für einen ruhigen, ordentlichen Arbeitsplatz. Wenn möglich, wählen Sie einen Ort, an dem Sie vor unerwünschten Unterbrechungen geschützt sind.
  2. Kommunikation steuern: Schalten Sie nicht dringende Benachrichtigungen aus, legen Sie das Smartphone außer Reichweite oder nutzen Sie Apps, die Ablenkungen blockieren.
  3. Feste Zeiten für Pausen: Planen Sie regelmäßige Pausen ein, in denen Sie sich bewusst erlauben, Ablenkungen nachzugeben. Das kann helfen, den Drang zu reduzieren, sich während der Arbeitszeit ablenken zu lassen.
  4. Prioritäten setzen: Erstellen Sie eine klare Liste von Aufgaben und konzentrieren Sie sich zuerst auf die wichtigsten und dringendsten.
  5. Zeitblöcke: Nutzen Sie die Technik des "Time Blocking", bei der Sie feste Zeiten für bestimmte Aufgaben reservieren. Dies schafft eine Struktur und begrenzt die Möglichkeit für Ablenkungen.
  6. Grenzen setzen: Informieren Sie Kollegen, Familienmitglieder oder Mitbewohner über Ihre Arbeitszeiten und bitten Sie um Respektierung dieser Phasen.

8. Pausen nicht vergessen

Mit einer stumpfen Säge zu arbeiten, weil man keine Zeit findet, sie zu schärfen, ist töricht. Hält man einen Bogen dauernd unter Spannung, wird er seine Spannkraft verlieren. Unsere "Säge zu schärfen", den Bogen zu entspannen bedeutet, Körper und Geist Phasen der Erholung zu gönnen.

Uns herauszunehmen aus der Hektik des Alltags, die Arbeit loszulassen, unsere Gedanken auf etwas anderes lenken heißt nicht, unproduktiv mit unserer Zeit umzugehen. Im Gegenteil, dadurch, dass die Säge wieder scharf ist, werden wir insgesamt gesehen deutlich produktiver. Die Pomodoro-Technik hat sich in dieser Hinsicht als sehr effektiv erwiesen. Denn schon kurze Pausen während der Arbeit können die Produktivität steigern und verhindern, dass man sich ausgebrannt fühlt.

9. Prokrastination vermeiden

Viele Menschen schieben einen Berg an für sie unangenehmen Aufgaben vor sich her. Das führt früher oder später zu Stress. Um dem zu begegnen, kann man sich z.B. generell solche Tätigkeiten an den Anfang des Tages legen. Hilfreich ist auch eine Selbstreflexion um sich bewusst zu machen, warum man manche Aufgaben gerne aufschiebt. Viele der hier besprochenen Zeitmanagement-Techniken helfen, Prokrastination zu reduzieren.

10. Multitasking minimieren

Menschen können einfache, automatisierte Aufgaben gleichzeitig erledigen, z.B. laufen und sprechen. Wenn es jedoch um komplexere kognitive Aufgaben geht, wie das Lesen eines Artikels und das Hören eines Podcasts, wird es schwieriger, beide effektiv gleichzeitig auszuführen.

Was Menschen oft als Multitasking bezeichnen, ist tatsächlich ein schnelles Hin- und Herschalten zwischen Aufgaben, auch bekannt als "Task-Switching". Jedes Mal, wenn wir zwischen Aufgaben wechseln, gibt es eine "Umschaltzeit", die, auch wenn sie nur Bruchteile von Sekunden beträgt, im Laufe der Zeit zu ineffizienterem Arbeiten führen kann. Es ist deshalb in den meisten Fällen vorteilhaft, sich auf eine Sache nach der anderen zu konzentrieren und dabei Störfaktoren auszublenden.

11. Routinen schaffen oder die Macht der Gewohnheit

Routinen geben dem Tag eine klare Struktur. Dies hilft, Prioritäten zu setzen und sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben regelmäßig erledigt werden. Indem Sie bestimmte Tätigkeiten routinemäßig ausführen, reduzieren Sie die Anzahl der Entscheidungen, die Sie täglich treffen müssen. Dies spart geistige Energie und minimiert die Entscheidungsmüdigkeit. Wenn Sie eine Aufgabe regelmäßig ausführen, wird sie zur Gewohnheit und erfordert weniger bewusste Anstrengung. Dies ermöglicht es, kognitive Ressourcen für komplexere Aufgaben zu reservieren. Durch Routinen wissen Sie genau, wann und wie Sie bestimmte Aufgaben erledigen. Dadurch können Sie Abläufe optimieren und Zeit sparen. Routinen sorgen für eine gewisse Vorhersehbarkeit im Alltag. Dies kann das Gefühl von Kontrolle stärken und zur mentalen Stabilität beitragen.

8 Zeitmanagement-Methoden für mehr Produktivität

1. Time Blocking

Beim Time Blocking wird jeder Tag in definierte Zeitblöcke unterteilt. Anstatt über den ganzen Tag verteilt auf E-Mails zu reagieren, legen wir beispielsweise einen Zeitblock fest, z.B. von 8:00 bis 8:30 Uhr, um unseren Posteingang zu leeren und auf Nachrichten zu antworten. Sobald unser Posteingang leer ist, gehen wir zur nächsten Aufgabe über.

Wesentliches Element des Time Blocking ist es, Zeitblöcke für "Deep Work", also konzentriertes Arbeiten an einer Art von Aufgabe, festzulegen. Neue Aufgaben werden kategorisiert und dem nächsten dafür vorgesehenen freien Zeitblock zugeteilt. Dadurch vermeiden wir unproduktives Multitasking und verhindern, dass Unterbrechungen unseren Tag bestimmen.

2. Time Boxing

Time Boxing bedeutet, dass wir für jede Aufgabe oder Aktivität einen dedizierten Zeitblock in unserem Kalender einplanen. Während dieses Zeitblocks widmen wir uns ausschließlich dieser Aufgabe und setzen alles daran, sie innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens zu erledigen.

Die Idee hinter dem Time Boxing ist, dass eine zeitliche Begrenzung dazu führt, dass wir uns besser fokussieren und produktiver arbeiten. Durch das Setzen eines klaren Zeitlimits zwingen wir uns, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren und Ablenkungen zu minimieren. Es hilft auch dabei, Prokrastination zu reduzieren, da wir ein Bewusstsein für die verfügbare Zeit haben und motiviert sind, die Aufgabe in diesem Zeitraum abzuschließen.

3. Eisenhower-Matrix

Nach dem Eisenhower-Prinzip unterscheiden wir zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe. Die Kombination von Wichtigkeit und Dringlichkeit ergibt die Priorität. Die Eisenhower-Matrix ordnet anstehende Aufgaben in vier Prioritäten an:

eisenhower-prinzip
  • wichtig und dringend
  • wichtig und nicht dringend
  • nicht wichtig aber dringend
  • weder wichtig noch dringend

Um dringende Dinge müssen wir uns kurzfristig kümmern. Manchmal jedoch sind sie völlig unwichtig.

Wichtige Aufgaben sind in der Regel deshalb wichtig, weil ihr Ergebnis von Bedeutung ist. Aufgaben nach Wichtigkeit zu ordnen hat immer etwas mit Ergebnissen zu tun.

Wir tendieren dazu, wichtige Dinge aufzuschieben, wenn sie nicht gleichzeitig dringend sind. Während wir auf dringende Aufgaben quasi automatisch reagieren, müssen wir wichtige, aber nicht dringende Aufgaben proaktiv angehen. Das bedarf einer gewissen Übung und Geisteshaltung.

Der Quadrant 1 nach dem Eisenhower-Prinzip beschreibt, was zugleich wichtig und dringend ist. Das sind oft “Krisen” oder “Probleme”. Davon sollte man nicht zu viele haben.

Der Quadrant 3 gibt Leuten das Gefühl, sich mit wichtigen Dingen zu beschäftigen. Hier ist es häufig die Erwartung anderer, dass etwas schnell erledigt werden muss, der einer Angelegenheit eine Anmutung von Wichtigkeit verleiht. Durch eine aufgesetzte Dringlichkeit werden so aus unwichtigen Aufgaben scheinbar wichtige, obwohl vom Ergebnis nichts oder wenig abhängt.

Nicht wichtig aber dringend ist es, mit der Kollegin zu sprechen, die gerade ins Büro gekommen ist, um die letzten Neuigkeiten zu verbreiten.

Nicht wichtig und nicht dringend ist es, jetzt die Briefmarkensammlung zu ordnen.

Die Anwendung des Eisenhower-Prinzips ist ein elegantes, einfaches Mittel um Prioritäten zu setzen. Es ist nur deshalb in der Praxis nicht immer erfolgreich, weil wir uns lieber mit Dingen beschäftigen, die uns Spaß machen.

4. Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die in den späten 1980er Jahren von Francesco Cirillo entwickelt wurde. Der Name "Pomodoro" ist das italienische Wort für "Tomate", inspiriert von der Tomaten-Küchenuhr, die Cirillo als Student benutzte, um diese Methode zu praktizieren.

Das Grundkonzept der Pomodoro-Technik ist recht einfach und basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistige Agilität verbessern können.

So funktioniert die Pomodoro-Technik

  • Wählen Sie eine Aufgabe aus: Beginnen Sie mit einer konkreten Aufgabe oder einer Gruppe von Aufgaben, die Sie erledigen möchten.
  • Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten: Diese 25-Minuten-Intervalle werden als "Pomodoros" bezeichnet.
  • Arbeiten Sie an der Aufgabe: Arbeiten Sie an der gewählten Aufgabe, bis der Timer klingelt. Während dieser Zeit sollten Sie sich voll und ganz auf die Aufgabe konzentrieren und jegliche Ablenkungen vermeiden.
  • Kurze Pause: Wenn die 25 Minuten vorbei sind, machen Sie eine 5-minütige Pause. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, sich zu entspannen und sich mental auf den nächsten Pomodoro vorzubereiten.
  • Wiederholen: Nach Ihrer Pause setzen Sie den Timer erneut auf 25 Minuten und arbeiten weiter an Ihrer Aufgabe oder beginnen eine neue.
  • Längere Pausen: Nachdem Sie vier Pomodoros (also insgesamt 100 Minuten Arbeitszeit) absolviert haben, machen Sie eine längere Pause von 15-30 Minuten. Dies hilft Ihnen, sich zu erholen und sorgt für eine nachhaltige Konzentration über längere Zeiträume.

Vorteile der Pomodoro-Technik im Zeitmanagement

  1. Fokussierung: Die Methode zwingt Sie dazu, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und Ablenkungen zu minimieren.
  2. Regelmäßige Pausen: Die regelmäßigen Pausen können helfen, geistige Ermüdung zu reduzieren und die Konzentration über längere Zeiträume aufrechtzuerhalten.
  3. Strukturierung des Arbeitstags: Die Technik bietet eine klare Struktur, die das Gefühl von Fortschritt und Kontrolle fördert.
  4. Reduzierung von Prokrastination: Das Wissen, dass nur 25 Minuten intensiver Arbeit vor Ihnen liegen, kann die Hürde verringern, eine Aufgabe zu beginnen.
  5. Zeiterfassung: Es kann auch ein nützliches Werkzeug sein, um festzustellen, wie viel Zeit Sie tatsächlich für verschiedene Aufgaben benötigen.

Viele Menschen finden die Pomodoro-Technik nützlich, um ihre Produktivität zu steigern und ihre Arbeit effizienter zu gestalten. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass nicht jede Methode für jeden ideal ist. Manche Menschen bevorzugen längere Arbeitsintervalle oder unterschiedliche Pausenzeiten. Es lohnt sich, mit verschiedenen Ansätzen zu experimentieren, um herauszufinden, was für Sie am besten funktioniert.

5. Getting Things Done

"Getting Things Done" (GTD) ist eine Zeitmanagement- und Produktivitätsmethode, die von David Allen in seinem gleichnamigen Buch "Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity" vorgestellt wurde. Die Methode konzentriert sich darauf, Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen in einem zuverlässigen System zu organisieren, sodass der Geist frei von Ablenkungen bleibt und sich voll und ganz auf die jeweilige Aufgabe konzentrieren kann.

Das GTD-System basiert auf dem Konzept, dass ein Mensch, wenn er sich auf seine Gedächtnisleistung verlässt, um alle Informationen und Aufgaben im Kopf zu behalten, zwangsläufig im Stress landet. GTD schlägt vor, alle diese Informationen in ein externes System zu übertragen.

Hier sind die fünf Kernschritte der GTD-Methode:

  1. Erfassen (Capture): Schreiben Sie alles auf, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert. Es kann sich um eine Aufgabe, eine Idee, einen Termin oder irgendetwas anderes handeln. Das Ziel ist es, alles aus Ihrem Kopf zu bekommen und an einem Ort zu sammeln, sei es ein Notizbuch, eine App oder z.B. einer Aufgabenmanagement-Software.
  2. Klären (Clarify): Überprüfen Sie die erfassten Dinge und entscheiden Sie, welche Aktion erforderlich ist. Wenn keine Aktion erforderlich ist, archivieren Sie die Information, delegieren Sie sie oder werfen Sie sie weg. Wenn eine Aktion erforderlich ist, definieren Sie den nächsten Schritt.
  3. Organisieren (Organize): Ordnen Sie die erfassten und geklärten Aufgaben und Informationen an den richtigen Stellen zu. Das können To-Do-Listen, Kalender, spezielle Ordner oder andere Systeme sein. David Allen empfiehlt verschiedene Listen, wie z.B. eine Projektliste, eine Warteliste (für delegierte Aufgaben) und eine Liste für zukünftige Aufgaben.
  4. Reflektieren (Reflect): Überprüfen Sie regelmäßig und aktualisieren Sie Ihr GTD-System. Ein wöchentlicher Rückblick, bei dem Sie Ihre Listen durchgehen und sicherstellen, dass alles aktuell ist und dass Sie die richtigen Prioritäten setzen, ist ein zentraler Bestandteil der Methode.
  5. Engagieren (Engage): Führen Sie die Aktionen aus, die Sie in Ihren Listen definiert haben, mit einem klaren Fokus und ohne Ablenkung.

Einige Vorteile von GTD sind:

  • Weniger Stress: Durch das Erfassen und Organisieren aller Aufgaben in einem externen System reduziert GTD das Gefühl der Überforderung.
  • Klarer Fokus: Indem Sie regelmäßig reflektieren und überprüfen, können Sie sicherstellen, dass Sie sich auf die richtigen Dinge konzentrieren.
  • Flexibilität: GTD kann mit verschiedenen Tools und in verschiedenen Umgebungen implementiert werden, sei es mit Papier und Stift oder mit digitalen Tools.

GTD erfordert zunächst eine Eingewöhnungszeit und Disziplin, um die Gewohnheit der regelmäßigen Überprüfung und des Erfassens von Aufgaben zu entwickeln. Viele Menschen, die das System jedoch konsequent anwenden, berichten von einer erheblichen Steigerung ihrer Produktivität und einer Reduzierung ihres Stresslevels.

6. Pareto-Prinzip

Die Pareto-Methode, auch bekannt als das Pareto-Prinzip oder die 80/20-Regel, wurde nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannt. Ursprünglich bemerkte Pareto, dass etwa 80 % des Landes in Italien von 20 % der Bevölkerung besessen wurden. Dieses Prinzip wurde später auf viele andere Bereiche angewendet, darunter auch das Zeitmanagement.

Im Kontext des Zeitmanagements besagt das Pareto-Prinzip:

80 % der Ergebnisse kommen von 20 % der Anstrengungen.

In anderen Worten: Ein großer Teil der Ergebnisse, die wir in Arbeit oder Leben erzielen, stammt aus einem relativ kleinen Teil unserer Bemühungen. Dies impliziert, dass es viele Aktivitäten gibt, die wir durchführen, die nicht unbedingt den größten Einfluss auf unsere gewünschten Ergebnisse haben.

Hier sind einige Anwendungen des Pareto-Prinzips im Zeitmanagement:

  1. Priorisierung von Aufgaben: Identifizieren Sie die 20 % der Aufgaben, die 80 % der gewünschten Ergebnisse liefern werden, und konzentrieren Sie sich zuerst auf diese.
  2. Effizienzsteigerung: Erkennen Sie die Aktivitäten, die den größten Einfluss auf Ihre Arbeit oder Ihr Projekt haben, und investieren Sie mehr Zeit und Ressourcen in diese, während Sie weniger produktive Tätigkeiten reduzieren oder eliminieren.
  3. Analyse von Problemen: Wenn Probleme in einem Projekt oder Prozess auftreten, können oft 80 % der Probleme auf 20 % der Ursachen zurückgeführt werden. Indem man sich auf diese Hauptursachen konzentriert, kann man Probleme effizienter lösen.
  4. Kundenmanagement: In vielen Unternehmen generieren 20 % der Kunden 80 % des Umsatzes. Durch das Erkennen und Pflegen dieser Schlüsselkundenbeziehungen können Unternehmen wachsen.
  5. Persönliche Entwicklung: Überlegen Sie, welche 20 % der Fähigkeiten oder Kenntnisse 80 % des gewünschten Fortschritts in Ihrer Karriere oder Ihrem persönlichen Leben bringen könnten. Konzentrieren Sie sich darauf, in diesen Bereichen zu wachsen.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Zahlen 80 und 20 nicht immer exakt zutreffen und eher als metaphorisches Verhältnis zu verstehen sind. Das Wesentliche am Pareto-Prinzip ist das Konzept, dass es oft ein Ungleichgewicht zwischen Aufwand und Ergebnis gibt. Das Verständnis dieses Prinzips kann uns helfen, unsere Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen.

7. SMART

SMART steht für ein Akronym, das dazu dient, Ziele klarer, messbarer und realistischer zu definieren. Ein SMART definiertes Ziel sollte die folgenden Kriterien erfüllen:

  1. S – Spezifisch (Specific) - Das Ziel sollte so genau wie möglich formuliert sein. Anstatt "Ich möchte abnehmen" könnte ein spezifisches Ziel lauten: "Ich möchte 5 Kilogramm abnehmen."
  2. M – Messbar (Measurable) - Das Ziel sollte in einer Weise definiert sein, die eine Messung oder Bewertung des Fortschritts ermöglicht. Bei dem oben genannten Ziel könnte die Messbarkeit durch regelmäßige Gewichtskontrollen erreicht werden.
  3. A – Erreichbar (Achievable) - Das Ziel sollte realistisch und machbar sein, unter Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und Einschränkungen. Ein Ziel, 20 Kilogramm in einem Monat abzunehmen, wäre wahrscheinlich nicht erreichbar und könnte sogar gesundheitsschädlich sein.
  4. R – Relevant (Relevant) - Das Ziel sollte wichtig und sinnvoll für den Einzelnen oder das Team sein. Wenn Sie beispielsweise kein Interesse an Marathonläufen haben, wäre es nicht relevant, sich das Ziel zu setzen, einen Marathon zu laufen.
  5. T – Zeitlich gebunden (Time-bound) - Das Ziel sollte einen klaren Zeitrahmen oder ein Enddatum haben. "Ich möchte in den nächsten 3 Monaten 5 Kilogramm abnehmen" gibt einen klaren Zeitrahmen vor, in dem das Ziel erreicht werden soll.

Die Anwendung des SMART-Kriteriums bei der Zielsetzung kann helfen, vage oder unklare Ziele in konkrete, handlungsorientierte und überprüfbare Ziele umzuwandeln. Wenn Ziele auf diese Weise definiert werden, ist es wahrscheinlicher, dass sie erreicht werden, da sie klar kommuniziert werden und der Fortschritt leichter verfolgt werden kann. Dies wiederum kann die Motivation erhöhen und das Zeitmanagement verbessern, da Sie genau wissen, was Sie erreichen möchten und bis wann.

8. Kanban

Kanban ist eine Methode zur Visualisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen, die ihren Ursprung in den japanischen Toyota-Werken der 1940er Jahre hat. Das Wort "Kanban" kommt aus dem Japanischen und bedeutet wörtlich "Schild" oder "Tafel". In der heutigen Arbeitswelt wird die Kanban-Methode oft mit Karten (physisch oder digital) auf einer Tafel oder einem Board verwendet, um den Fortschritt von Aufgaben durch verschiedene Phasen eines Prozesses darzustellen.

Die Grundprinzipien von Kanban sind:

  1. Visualisierung des Arbeitsflusses: Alle Aufgaben werden auf Karten dargestellt und auf einem Kanban-Board platziert. Dieses Board ist in mehrere Spalten unterteilt, die die verschiedenen Stadien oder Phasen des Arbeitsprozesses repräsentieren, normalerweise mindestens "Zu tun", "In Arbeit" und "Fertig".
  2. Limitierung der laufenden Arbeit: Um Engpässe zu vermeiden und die Effizienz zu erhöhen, wird die Anzahl der Aufgaben, die gleichzeitig in einer Phase bearbeitet werden können, oft begrenzt. Dies wird als Work-in-Progress-Limit (WIP-Limit) bezeichnet.
  3. Fließende Arbeit: Das Ziel ist es, die Arbeit so reibungslos wie möglich durch den Prozess fließen zu lassen. Durch die Begrenzung der gleichzeitigen Arbeit und die regelmäßige Überprüfung des Boards können Engpässe und Verzögerungen schnell identifiziert und behoben werden.
  4. Kontinuierliche Verbesserung: Teams, die Kanban nutzen, sollen ihren Arbeitsprozess regelmäßig überprüfen und nach Möglichkeiten suchen, ihn zu optimieren und zu verbessern.

Vorteile von Kanban:

  1. Transparenz: Alle Teammitglieder können den aktuellen Status einer Aufgabe und des gesamten Arbeitsprozesses auf einen Blick sehen.
  2. Flexibilität: Im Gegensatz zu anderen Methoden, bei denen die Arbeit in festen Zyklen (wie z.B. Scrum-Sprints) organisiert ist, ermöglicht Kanban eine flexible Bearbeitung von Aufgaben, da neue Aufgaben jederzeit hinzugefügt werden können.
  3. Fokus: Durch die Begrenzung der gleichzeitigen Arbeit können sich die Teammitglieder besser auf ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren und werden weniger von Multitasking oder ständigen Wechseln zwischen den Aufgaben beeinträchtigt.
  4. Schnellere Problemerkennung: Engpässe, Blockaden oder Ineffizienzen werden durch die visuelle Natur des Kanban-Boards schnell sichtbar und können angegangen werden.

Kanban wird inziwschen nicht nur in der Fertigungsindustrie, sondern vor sllem auch in der Softwareentwicklung und im IT-Projektmanagement eingesetzt. Es gibt auch viele digitale Tools, die virtuelle Kanban-Boards bieten, wie Allegra, Jira, Trello und viele andere.

Zusammenfassung

Zeitmanagement ist einer der Schlüssel zu besseren Arbeitsergebnissen, Zeitmanagement-Techniken fördern berufliches Wachstum, ein erfüllteres und glücklicheres Leben. Diese Praxis hilft, das Chaos des heutigen Lebens mit Leichtigkeit zu bewältigen, auch wenn man etwas Engagement investieren muss, um zu verstehen, wie Zeitmanagement funktioniert und wie man es richtig umsetzt.

Weitere Informationen zu Projektmanagement-Tipps finden Sie in unseren Allegra-Blog-Beiträgen. Wenden Sie sich an einen Allegra-Berater, um Software-Tools zu erhalten, die Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Zeit und Aufgaben helfen.

Christoph Friedrich

Allegra Senior Consultant
Christoph Friedrich ist Informatiker und zertifizierter Project Management Professional. Er hat viel Erfahrung mit der Einführung und Integration von Projektmanagement-Werkzeugen sowie der Analyse und Definition von Prozessen im Projekt- und Service-Management.

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