Aufgabenmanagement-Software Funktionen

Mit Allegra kannst Du Projektportfolios, Projekte mit Teilprojekten, klassische, agile und hybride Projekte zum Erfolg führen. Weil immer klar ist, wer was bis wann erledigt.

Kanban-Boards

In Allegra kannst Du Deine Aufgaben und anderen Vorgänge in der intuitiven Board-Ansicht dar­stellen lassen und per Drag & Drop neu zuweisen oder den Zustand ändern.

Für große Aufgaben­mengen kannst Du die ver­schie­de­nen Listen­dar­stel­lungen nutzen, die Du einfach an Deine Bedürf­nissen anpassen kannst.

Diskussionen

Halte alle Informationen und Diskussionen eines Vorgangs zusammen an einer Stelle. Keine Suche mehr nach E-Mails. Alle Beteiligten sind jederzeit genau informiert und können sich problemlos in die Diskussion einbringen.

Hierarchie

Behalte den Überblick durch hierarchische Struk­turie­rung von Projekten und Aufgaben. So beherrscht Du auch große Mengen von Vorgängen und umfangreiche Projekte.

Nutze Hierarchie für die Vergabe von Berechtigungen und stelle so sicher, dass jeder sehen kann, was er braucht, aber nicht mehr.

Vorlagen

Erstelle im Handumdrehen neue Projekte aus Projekt­vorlagen. Speichere durch­geführte Projekte als Vor­lagen zur späteren Verwendung ab.

Nutze Textvorlagen für die schnelle Beant­wortung von Tickets. Hinterlege Vorlagen für die Projekt­doku­men­tation und mache es so Deinem Team leicht, alle erfor­der­lichen Doku­mente zu erstellen.

Persönliche Dashboards

Stelle Dein eigenes Dashboard zusammen oder verwende eines aus dem Vorlagenkatalog. Nutze die vielfältigen Kacheln und Diagramme so, dass Du auf einen Blick die für dich wichtigsten Informationen hast.

Automatisierung

Spare viel Zeit und automatisiere

  • Erinnerungen und Wiedervorlage von regelmäßigen Aufgaben
  • Beantwortung von Tickets
  • Erstellung von Sprints
  • Weiterleitung von Genehmigungen
  • Eskalationen
  • Schließen veralteter Aufgaben

und alles, was Du über das Rest-API von außen steuern möchtest.

Basisfunktionen

Die folgenden Funktionen und Eigenschaften stellt die Allegra-Plattform grundsätzlich zur Verfügung.

Aufgabenverwaltung

Verfolge alle Arten von Vorgängen und Aufgaben an einem Platz. Wieder­vor­lage, regel­mäßige Termine, Getting Things Done: es ist alles da!

Hierarchische Vorgänge

Vorgänge (Aufgaben, offene Punkte etc.) können hierarchisch beliebig tief strukturiert werden. So behältst Du immer den Überblick.

Hierarchische Bereiche

Bereiche (Projekte) können hierarchisch beliebig tief in Teilbereiche unterteilt werden. So beherrscht Du auch große Projekte mit vielen Vorgängen.

Anpassbare Eingabemasken

Bestimme selbst, welche Felder wie auf Deinen Eingabemasken angeordnet sind. Zeige jedem nur die Felder, die er benötigt.

Anpassbare Attribute

Wähle aus einer großen Vielfalt von Attributtypen die, die Du für den jeweiligen Vorgangstyp benötigst.

Lückenloses Aktionsprotokoll

Sämtliche Änderungen an einem Vorgang werden lückenlos dokumentiert. So ist jederzeit nachvollziehbar, was passiert ist.

Weise einem Vorgang beliebig viele Anhänge zu, entweder direkt oder als URL (Verweis). Anhänge werden auch in der Volltextsuche berücksichtigt.

Dashboard

Stelle alle Projekteckdaten an einem Ort in Echtzeit dar. Erkenne schnell, wo Termine und Budgets überschritten werden.

Mehrsprachig

Alle Texte der Bedienoberfläche sind update-sicher lokalisierbar und stehen in mehreren Sprachen zur Verfügung.

Branding-Anpassung

Integriere das Serviceportal in Deine bestehenden Webseiten und passe es an Deine Corporate Identity Vorgaben an.

Portfolios

Behalte die Übersicht über alle Aufgaben mit projekt­über­greifenden Abfragen und Berichten.

Rollenbasierte Zugangskontrolle

Steuere über Rollenzuweisungen, wer was sehen und ändern darf. Nutze die RACI-Methodik für vorgangs­be­zog­ene Rechte­vergaben.

Delegieren und Wiedervorlage

Delegiere Vorgänge und lege sie Dir auf Wiedervorlage. Du hast jederzeit Zugriff auf die Liste der delegierten Vorgänge.

Erstelle Beziehungen zwischen Vorgängen, wie z.B. "ist Duplikat von". Definiere beliebig viele eigene Verknüpfungstypen.

Wiederkehrende Aufgaben

Definiere wiederkehrende Aufgaben einmalig und stelle so sicher, dass nichts vergessen wird.

Favoriten

Markiere häufig gebrauchte Vorgänge als persönliche Favoriten und führe sie in einer eigenen Liste.

Workflows

Spare viel Zeit durch die Auto­mati­sie­rung von Workflows wie z.B. bei Frei­gabe­pro­zessen oder im Kun­den­support.

Getting Things Done

Verbessere Deine persönliche und Team-Produktivität durch Einsatz der bewährten Getting-Things-Done-Methode.

Wiedervorlage

Gib Aufgaben an Teammitglieder ab und setze einen persönlichen Termin für eine Wiedervorlage.

Excel Import & Export

Exportiere Vorgänge in Excel-Dokumente und importiere existierende Excel-Tabellen nach Allegra.

Zuständigkeiten

Allegra hilft Dir mit der RACI-Methode, die Zuständigkeiten jederzeit für alle transparent zu machen.

Verknüpfe Aufgaben, die voneinander abhängen, z.B. solche, die erst begonnen werden können, wenn der Vorgänger fertiggestellt ist.

Zeiterfassung

Erfasse den Zeit­auf­wand für wichtige Vorgänge und erstelle kunden­spezi­fische Tätig­keits­nach­weise.

Darstellungen und Berichte

Informiere dich jederzeit über den aktuellen Stand der Arbeit mit Hilfe von übersichtlichen Darstellungen und aussagekräftigen Berichten.

Deine Aufgaben

Mit einem Klick bekommst Du eine Liste aller Deiner Aufgaben. Markiere häufig besuchte Vorgänge als Favoriten.

Tabellensicht

In der Tabellenansicht kannst Du eine große Menge an Informationen zu Deinen Aufgaben kompakt und strukturiert darstellen.

Boards

Organisiere Deine Arbeit wie Haftnotizen und verfolge Deine Aufgaben in jeder Phase. Boards helfen, Deine Arbeitsprozesse transparenter zu gestalten.

Zeitleisten

Visualisiere Zusammenhänge zwischen Projektvorgängen und vergleiche den ursprünglichen mit dem aktuellen Plan im interaktiven Gantt-Diagramm.

Workload

Plane Deine Ressourcen so, dass nie­mand überlastet oder unterfordert ist.

Portfolios

Behalte die Übersicht über alle Aufgaben mit projekt­über­greifenden Abfragen und Berichten.

Berichte und KPIs

Erstelle aussagekräftige Berichte zusam­men mit Microsoft Power BI und verbessere Deine Prozesse basierend auf KPIs.

Dashboard

Stelle alle Projekteckdaten an einem Ort in Echtzeit dar. Erkenne schnell, wo Termine und Budgets überschritten werden.

Excel-Export

Exportiere beliebige Projektdaten in Excel-Dateien und bereite sie dort für die gewün­schte Darstellungsform auf.

Kommunikation

Sorge für einen optimalen Informationsfluss, so dass jeder im Team jederzeit mit genau den für ihn notwendigen Informationen versorgt ist.

RACI

Mit Hilfe des RACI-basierten Kommunika­tions­schemas stellst Du sicher, dass jeder genau die Informationen erhält, die er braucht - nicht mehr und nicht weniger.

Followers

Füge Teammitglieder als Leser oder Editoren zu Aufgaben hinzu, so dass sie diese sehen oder sogar bearbeiten können und über Änderungen benachrichtigt werden.

Chat-Integration

Mit Hilfe der Slack- oder MS Teams-Integration kannst Du informiert werden und an Diskussionen teilnehmen, ohne in Allegra angemeldet zu sein.

Erinnerungen

Lass Dich automatisch per E-Mail oder Chat-Programm an fällige und überfällige Aufgaben erinnern.

In App-Benachrichtigungen

Wenn Du schon zu viele E-Mails erhältst, lass Dich durch die Nachrichtenfunktion innerhalb von Allegra benachrichtigen.

Textvorlagen

Mit Hilfe von Textvorlagen kannst Du bei Standard­anfragen schnell Standard­antworten erstellen.

Likes

Bewerte Vorgänge wie Aufgaben, Doku­mente oder Dis­kussions­bei­träge mit einer positiven oder negativen Rückmeldung.

Diskussionen

Diskutiere mit Teammitgliedern, Partnern und Kunden via integrierter Kommentar­funktion, E-Mail oder Chat-Systemen wie Slack und Teams.

Wiedervorlage

Gib Aufgaben an Teammitglieder ab und setze einen persönlichen Termin für eine Wiedervorlage.

Besprechungen dokumentieren und nachverfolgen

Dokumentiere Deine Projektbesprechungen effektiv und sofort.

  • Verfolge die To Dos aus früheren Besprechungen in Echtzeit
  • Erstelle Aufgaben im Aufgabenmanagement direkt beim Schreiben des Protokolls
  • Erstelle neue Protokolle aus Vorlagen oder früheren Dokumenten
  • Erstelle automatisch Jour Fixe Protokolle
  • Stelle Protokolle online oder als PDF zur Verfügung

Verwaltung

Verwalte Teams, Gastnutzer, Projekte und Service Desks und stelle sicher, dass jeder an die ihm zustehenden Informationen kommt.

Benutzer

Gib Benutzern Rollen in Deinen Projekten und erteile ihnen damit Berechtigungen. Synchronisiere die Benutzer mit Deinem Active Directory oder LDAP-Verzeichnis­server für einfaches Benutzermanagement.

Gäste

Arbeite mit Kunden, externen Anbietern, Auftragnehmern und Partnern in Allegra zusammen.

Gruppen

Organisiere Benutzer in Gruppen und verein­fache so die allgemeine Benutzerverwal­tung und die Vergabe von Berechtigungen.

Organisationen

Weise Benutzer Abteilungen oder Firmen zu. Organisiere Abteilungen hierarchisch für entsprechende Berechtigungen bei der Ressourcenplanung.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Erhöhe den Zugangsschutz durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail oder eine der gängigen 2FA-Apps für Mobiltelefone.

Berechtigungen

Berechtigungen in Projekten vergibst Du über frei definierbare Rollen. Über System­rollen legst Du fest, wer was im System machen darf. Durch die hie­rar­chische Grund­struktur kannst Du die Ver­wal­tung auf viele Personen verteilen.

Projektverwaltung

Archiviere inaktive Projekte und behalte so die Übersicht. Dabei sind die Daten jederzeit wieder aktivierbar.

Datensicherheit

Exportiere alle Daten einzelner Bereiche oder einen ganzen Server inklusive aller Konfigurationen und importiere alles auf einem anderen Server.

Investitionssicherheit

Aktualisiere selbst mehr als 10 Jahre alte Versionen inklusive aller Konfigurationen und Daten und bringe sie auf den neuesten Stand.

Integrationen

Verknüpfe Allegra mit anderen Tools, die Du verwendest. So wird es für Dich einfacher, Deine ganze Arbeit von einer Stelle aus zu übersehen.

Rest-API

Über das Rest-API erhältst Du Zugriff auf alle Deine Allegra-Daten, um diese in andere Tools zu integrieren und Vorgänge zu automatisieren.

Slack

Poste Updates in einen Slack-Kanal, wenn es Änderungen zu Deinen Allegra-Aufgaben gibt. Du kannst  außerdem Aufgaben über Slack erstellen, kommentieren, als erledigt markieren und bearbeiten.

E-Mail an Allegra senden

Sende oder leite E-Mails weiter an Allegra, um Aufgaben zu erstellen oder Diskussionen zu starten. Damit kannst Du E-Mails in aus­führ­bare Aktionen um­wan­deln und es gehen Dir keine wich­tigen Infor­mationen verloren.

Gitlab

Verknüpfe Deine Gitlab-Commits mit Auf­gaben, damit Dein Team über die jüngsten Codeänderungen informiert bleibt.

MS Power BI

Erstelle ganz einfach mit Microsoft Power BI komplexe Berichte basierend auf Deinen Allegra-Daten.