Aufgabenmanagement-Software Funktionen
Mit Allegra kannst Du Projektportfolios, Projekte mit Teilprojekten, klassische, agile und hybride Projekte zum Erfolg führen. Weil immer klar ist, wer was bis wann erledigt.
Kanban-Boards
In Allegra kannst Du Deine Aufgaben und anderen Vorgänge in der intuitiven Board-Ansicht darstellen lassen und per Drag & Drop neu zuweisen oder den Zustand ändern.
Für große Aufgabenmengen kannst Du die verschiedenen Listendarstellungen nutzen, die Du einfach an Deine Bedürfnissen anpassen kannst.
Diskussionen
Halte alle Informationen und Diskussionen eines Vorgangs zusammen an einer Stelle. Keine Suche mehr nach E-Mails. Alle Beteiligten sind jederzeit genau informiert und können sich problemlos in die Diskussion einbringen.
Hierarchie
Behalte den Überblick durch hierarchische Strukturierung von Projekten und Aufgaben. So beherrscht Du auch große Mengen von Vorgängen und umfangreiche Projekte.
Nutze Hierarchie für die Vergabe von Berechtigungen und stelle so sicher, dass jeder sehen kann, was er braucht, aber nicht mehr.
Vorlagen
Erstelle im Handumdrehen neue Projekte aus Projektvorlagen. Speichere durchgeführte Projekte als Vorlagen zur späteren Verwendung ab.
Nutze Textvorlagen für die schnelle Beantwortung von Tickets. Hinterlege Vorlagen für die Projektdokumentation und mache es so Deinem Team leicht, alle erforderlichen Dokumente zu erstellen.
Persönliche Dashboards
Stelle Dein eigenes Dashboard zusammen oder verwende eines aus dem Vorlagenkatalog. Nutze die vielfältigen Kacheln und Diagramme so, dass Du auf einen Blick die für dich wichtigsten Informationen hast.
Automatisierung
Spare viel Zeit und automatisiere
- Erinnerungen und Wiedervorlage von regelmäßigen Aufgaben
- Beantwortung von Tickets
- Erstellung von Sprints
- Weiterleitung von Genehmigungen
- Eskalationen
- Schließen veralteter Aufgaben
und alles, was Du über das Rest-API von außen steuern möchtest.
Basisfunktionen
Die folgenden Funktionen und Eigenschaften stellt die Allegra-Plattform grundsätzlich zur Verfügung.
Aufgabenverwaltung
Verfolge alle Arten von Vorgängen und Aufgaben an einem Platz. Wiedervorlage, regelmäßige Termine, Getting Things Done: es ist alles da!
Hierarchische Vorgänge
Vorgänge (Aufgaben, offene Punkte etc.) können hierarchisch beliebig tief strukturiert werden. So behältst Du immer den Überblick.
Hierarchische Bereiche
Bereiche (Projekte) können hierarchisch beliebig tief in Teilbereiche unterteilt werden. So beherrscht Du auch große Projekte mit vielen Vorgängen.
Anpassbare Eingabemasken
Bestimme selbst, welche Felder wie auf Deinen Eingabemasken angeordnet sind. Zeige jedem nur die Felder, die er benötigt.
Anpassbare Attribute
Wähle aus einer großen Vielfalt von Attributtypen die, die Du für den jeweiligen Vorgangstyp benötigst.
Lückenloses Aktionsprotokoll
Sämtliche Änderungen an einem Vorgang werden lückenlos dokumentiert. So ist jederzeit nachvollziehbar, was passiert ist.
Anhänge
Weise einem Vorgang beliebig viele Anhänge zu, entweder direkt oder als URL (Verweis). Anhänge werden auch in der Volltextsuche berücksichtigt.
Dashboard
Stelle alle Projekteckdaten an einem Ort in Echtzeit dar. Erkenne schnell, wo Termine und Budgets überschritten werden.
Mehrsprachig
Alle Texte der Bedienoberfläche sind update-sicher lokalisierbar und stehen in mehreren Sprachen zur Verfügung.
Branding-Anpassung
Integriere das Serviceportal in Deine bestehenden Webseiten und passe es an Deine Corporate Identity Vorgaben an.
Portfolios
Behalte die Übersicht über alle Aufgaben mit projektübergreifenden Abfragen und Berichten.
Rollenbasierte Zugangskontrolle
Steuere über Rollenzuweisungen, wer was sehen und ändern darf. Nutze die RACI-Methodik für vorgangsbezogene Rechtevergaben.
Delegieren und Wiedervorlage
Delegiere Vorgänge und lege sie Dir auf Wiedervorlage. Du hast jederzeit Zugriff auf die Liste der delegierten Vorgänge.
Vorgangsverknüpfungen
Erstelle Beziehungen zwischen Vorgängen, wie z.B. "ist Duplikat von". Definiere beliebig viele eigene Verknüpfungstypen.
Wiederkehrende Aufgaben
Definiere wiederkehrende Aufgaben einmalig und stelle so sicher, dass nichts vergessen wird.
Favoriten
Markiere häufig gebrauchte Vorgänge als persönliche Favoriten und führe sie in einer eigenen Liste.
Workflows
Spare viel Zeit durch die Automatisierung von Workflows wie z.B. bei Freigabeprozessen oder im Kundensupport.
Getting Things Done
Verbessere Deine persönliche und Team-Produktivität durch Einsatz der bewährten Getting-Things-Done-Methode.
Wiedervorlage
Gib Aufgaben an Teammitglieder ab und setze einen persönlichen Termin für eine Wiedervorlage.
Excel Import & Export
Exportiere Vorgänge in Excel-Dokumente und importiere existierende Excel-Tabellen nach Allegra.
Zuständigkeiten
Allegra hilft Dir mit der RACI-Methode, die Zuständigkeiten jederzeit für alle transparent zu machen.
Abhängigkeiten
Verknüpfe Aufgaben, die voneinander abhängen, z.B. solche, die erst begonnen werden können, wenn der Vorgänger fertiggestellt ist.
Zeiterfassung
Erfasse den Zeitaufwand für wichtige Vorgänge und erstelle kundenspezifische Tätigkeitsnachweise.
Darstellungen und Berichte
Informiere dich jederzeit über den aktuellen Stand der Arbeit mit Hilfe von übersichtlichen Darstellungen und aussagekräftigen Berichten.
Deine Aufgaben
Mit einem Klick bekommst Du eine Liste aller Deiner Aufgaben. Markiere häufig besuchte Vorgänge als Favoriten.
Tabellensicht
In der Tabellenansicht kannst Du eine große Menge an Informationen zu Deinen Aufgaben kompakt und strukturiert darstellen.
Boards
Organisiere Deine Arbeit wie Haftnotizen und verfolge Deine Aufgaben in jeder Phase. Boards helfen, Deine Arbeitsprozesse transparenter zu gestalten.
Zeitleisten
Visualisiere Zusammenhänge zwischen Projektvorgängen und vergleiche den ursprünglichen mit dem aktuellen Plan im interaktiven Gantt-Diagramm.
Workload
Plane Deine Ressourcen so, dass niemand überlastet oder unterfordert ist.
Portfolios
Behalte die Übersicht über alle Aufgaben mit projektübergreifenden Abfragen und Berichten.
Berichte und KPIs
Erstelle aussagekräftige Berichte zusammen mit Microsoft Power BI und verbessere Deine Prozesse basierend auf KPIs.
Dashboard
Stelle alle Projekteckdaten an einem Ort in Echtzeit dar. Erkenne schnell, wo Termine und Budgets überschritten werden.
Excel-Export
Exportiere beliebige Projektdaten in Excel-Dateien und bereite sie dort für die gewünschte Darstellungsform auf.
Kommunikation
Sorge für einen optimalen Informationsfluss, so dass jeder im Team jederzeit mit genau den für ihn notwendigen Informationen versorgt ist.
RACI
Mit Hilfe des RACI-basierten Kommunikationsschemas stellst Du sicher, dass jeder genau die Informationen erhält, die er braucht - nicht mehr und nicht weniger.
Followers
Füge Teammitglieder als Leser oder Editoren zu Aufgaben hinzu, so dass sie diese sehen oder sogar bearbeiten können und über Änderungen benachrichtigt werden.
Chat-Integration
Mit Hilfe der Slack- oder MS Teams-Integration kannst Du informiert werden und an Diskussionen teilnehmen, ohne in Allegra angemeldet zu sein.
Erinnerungen
Lass Dich automatisch per E-Mail oder Chat-Programm an fällige und überfällige Aufgaben erinnern.
In App-Benachrichtigungen
Wenn Du schon zu viele E-Mails erhältst, lass Dich durch die Nachrichtenfunktion innerhalb von Allegra benachrichtigen.
Textvorlagen
Mit Hilfe von Textvorlagen kannst Du bei Standardanfragen schnell Standardantworten erstellen.
Likes
Bewerte Vorgänge wie Aufgaben, Dokumente oder Diskussionsbeiträge mit einer positiven oder negativen Rückmeldung.
Diskussionen
Diskutiere mit Teammitgliedern, Partnern und Kunden via integrierter Kommentarfunktion, E-Mail oder Chat-Systemen wie Slack und Teams.
Wiedervorlage
Gib Aufgaben an Teammitglieder ab und setze einen persönlichen Termin für eine Wiedervorlage.
Besprechungen dokumentieren und nachverfolgen
Dokumentiere Deine Projektbesprechungen effektiv und sofort.
- Verfolge die To Dos aus früheren Besprechungen in Echtzeit
- Erstelle Aufgaben im Aufgabenmanagement direkt beim Schreiben des Protokolls
- Erstelle neue Protokolle aus Vorlagen oder früheren Dokumenten
- Erstelle automatisch Jour Fixe Protokolle
- Stelle Protokolle online oder als PDF zur Verfügung
Verwaltung
Verwalte Teams, Gastnutzer, Projekte und Service Desks und stelle sicher, dass jeder an die ihm zustehenden Informationen kommt.
Benutzer
Gib Benutzern Rollen in Deinen Projekten und erteile ihnen damit Berechtigungen. Synchronisiere die Benutzer mit Deinem Active Directory oder LDAP-Verzeichnisserver für einfaches Benutzermanagement.
Gäste
Arbeite mit Kunden, externen Anbietern, Auftragnehmern und Partnern in Allegra zusammen.
Gruppen
Organisiere Benutzer in Gruppen und vereinfache so die allgemeine Benutzerverwaltung und die Vergabe von Berechtigungen.
Organisationen
Weise Benutzer Abteilungen oder Firmen zu. Organisiere Abteilungen hierarchisch für entsprechende Berechtigungen bei der Ressourcenplanung.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Erhöhe den Zugangsschutz durch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail oder eine der gängigen 2FA-Apps für Mobiltelefone.
Berechtigungen
Berechtigungen in Projekten vergibst Du über frei definierbare Rollen. Über Systemrollen legst Du fest, wer was im System machen darf. Durch die hierarchische Grundstruktur kannst Du die Verwaltung auf viele Personen verteilen.
Projektverwaltung
Archiviere inaktive Projekte und behalte so die Übersicht. Dabei sind die Daten jederzeit wieder aktivierbar.
Datensicherheit
Exportiere alle Daten einzelner Bereiche oder einen ganzen Server inklusive aller Konfigurationen und importiere alles auf einem anderen Server.
Investitionssicherheit
Aktualisiere selbst mehr als 10 Jahre alte Versionen inklusive aller Konfigurationen und Daten und bringe sie auf den neuesten Stand.
Integrationen
Verknüpfe Allegra mit anderen Tools, die Du verwendest. So wird es für Dich einfacher, Deine ganze Arbeit von einer Stelle aus zu übersehen.
Rest-API
Über das Rest-API erhältst Du Zugriff auf alle Deine Allegra-Daten, um diese in andere Tools zu integrieren und Vorgänge zu automatisieren.
Slack
Poste Updates in einen Slack-Kanal, wenn es Änderungen zu Deinen Allegra-Aufgaben gibt. Du kannst außerdem Aufgaben über Slack erstellen, kommentieren, als erledigt markieren und bearbeiten.
E-Mail an Allegra senden
Sende oder leite E-Mails weiter an Allegra, um Aufgaben zu erstellen oder Diskussionen zu starten. Damit kannst Du E-Mails in ausführbare Aktionen umwandeln und es gehen Dir keine wichtigen Informationen verloren.
Gitlab
Verknüpfe Deine Gitlab-Commits mit Aufgaben, damit Dein Team über die jüngsten Codeänderungen informiert bleibt.
MS Power BI
Erstelle ganz einfach mit Microsoft Power BI komplexe Berichte basierend auf Deinen Allegra-Daten.