Getting Things Done

Mit Allegra profitiert das ganze Team von dieser Aufgabenmanagement-Methode

Aufgabenmanagement mit System

"Getting Things Done" ist eine Methode für das persönliche Aufgaben­manage­ment nach David Allen. Alles was in Gedanken, auf dem Schreibtisch oder auf dem Computer erscheint (wir nennen das hier "Vorgang"), wird nach einem vorgegebenem Schema klassifiziert.

Beispiele für solche "Vorgänge" sind Aufgaben, offene Punkte, Bug-Reports, Ideen und Kundenanfragen. Der Empfänger kann den Zufluss der eingehenden Vorgänge nicht direkt beeinflussen.

Alle eingehenden Vorgänge werden zunächst im persönlichen Eingangskorb gesammelt. Der "Korb" ist in einer Projektmanagement-Software ein Ordner oder anderer Container. Die dort eingegangenen Vorgänge werden regelmäßig analysiert.

Kategorisieren

Es gibt drei mögliche Ergebnisse dieser Analyse:

  • Ein Vorgang ist "umsetzbar", das heißt, es ist etwas zu tun.
  • Ein Vorgang ist "nicht umsetzbar", das heißt, es muss nur zur Kenntnis genommen und eventuell irgendwo abgelegt werden.
  • Ein Vorgang erfordert eine Sequenz von Aktionen, möglicherweise unter Beteiligung mehrerer Menschen und über einen längeren Zeitraum. Dazu müssen "geplante Vorgänge" erstellt oder geändert werden. "Geplante Vorgänge" können zum Beispiel ein Projektstrukturplan für ein Projekt oder ein Scrum Produkt-Backlog sein.

Für nicht umsetzbare Vorgänge gibt es drei Körbe, in denen diese platziert werden können:

  • Müll, die Vorgänge hier werden nicht weiter betrachtet und irgendwann gelöscht.
  • Inkubator, Vorgänge, die momentan und in naher Zukunft keine Handlung erfordern, aber möglicherweise später betrachtet werden. Diese Vorgänge dienen als Kristallisation für die künftige Arbeit. Beispiel für Vorgänge in diesem Korb sind Ideen, Wünsche, Verbesserungen, etc..
  • Referenz/Favoriten. Dieser Korb enthält Material, das eines Tages wichtig oder gerade häufig benötigt wird, zum Beispiel FAQ, Anforderungen, Standards, etc.

Für umsetzbare Vorgänge haben Sie drei Körbe:

  • Nächste Aktionen. Hier platzieren Sie Vorgänge, an denen Sie in naher Zukunft arbeiten möchten. Es gibt keine echte Planung oder eine Frist für die nächsten Aktionen. Wenn es Fristen oder Termine gibt, die berücksichtigt werden müssen, sollten die Vorgänge in den Kalender-Korb platziert werden.
  • Kalender. Hier platzieren Sie alle Aktionen, die eine strenge Beziehung zu Datum oder Zeit haben, z.B. einen Termin oder eine Besprechung oder ähnliches. Der Kalender enthält drei Arten von Vorgängen: Termine, Aktionen, Tag und Tag-spezifische Informationen.
  • Delegiert/warten. Dieser Korb enthält Aktionen, die Sie an einen anderen delegiert haben.

Der Korb für "geplante Vorgänge" wird regelmäßig überprüft. Ein Teil der Vorgänge in diesem Korb kann evtl. zu einem der umsetzbaren Körbe verschoben werden.

In den Eingangskorb

Dieser Korb dient als eine Sammlung für alles, was Ihnen zugewiesen worden ist. Typische Quellen sind E-Mails von Kollegen oder Kunden, Telefonate, Besprechungen, eigene Ideen, Dokumente und von anderen an Sie delegierte Vorgänge. Wenn Sie für einen Vorgang neu als Bearbeiter eingesetzt worden sind, erscheint der Vorgang in Ihrem Eingangskorb.

Überprüfen Sie Ihren Eingangskorb regelmäßig, zum Beispiel jeden Morgen. Vorgänge bleiben im Eingangskorb, bis Sie sie woanders hin verschieben. Es sollte Ihr Ziel sein, Ihren Eingangskorb regelmäßig zu leeren, um den Überblick zu behalten.

Nächste Aktionen

Der Korb "Nächste Aktionen" ist das Zentrum für Ihr tägliches Taskmanagement. Er enthält alle Vorgänge, die Sie so schnell wie möglich selbst erledigen wollen. Vorgänge, die schnell erledigt werden können, sollten in diesen Korb gelegt werden. Sie können nur selbst Aufgaben in diesen Korb legen.

Vorgänge, die bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen, sollten in den Kalenderkorb gelegt werden. Wenn Sie nicht die richtige Person für die Erledigung eines Vorgangs sind, kann er in den Korb "Delegiert/Warten" verschoben werden. Sobald ein Vorgang entweder an eine andere Person übertragen wurde oder abgeschlossen ist, wird er aus der Liste der nächsten Aktionen entfernt.

Geplante Vorgänge

Vorgänge, die längere oder mehrere Aktionen erfordern oder mehr als eine Person zur Erledigung benötigen, sollten in den Korb "geplante Aufgaben" verschoben werden und werden im Detail an alle Verantwortlichen weitergegeben. Geplante Aufgaben werden in der Regel Teil eines Plans, z.B. eines Projektplans, eines Releaseplans oder einer Iteration.

Generell ist es ratsam, die geplanten Aufgaben nach Zwischen- und Endprodukten wie Dokumenten, Funktionen, Software, Hardware, Mechanik usw. zu strukturieren. Dies erleichtert die spätere Messung des Fortschritts. Es ist weniger ratsam, Aktivitäten als Strukturierungselemente zu nutzen, wie z. B. "Anforderungen schreiben", weil es schwierig zu definieren ist, wann man damit fertig ist.

Ein Projektplan kann sich über viele Monate oder sogar mehrere Jahre erstrecken. Mit dem Fortschreiten der Projektarbeit muss der Plan möglicherweise verfeinert und überarbeitet werden.

Kalender

Der Kalender-Korb enthält drei Arten von Vorgängen:

  • Termine/Verabredungen
  • Tagesspezifische Aktionen
  • Tagesspezifische Informationen

Termine müssen Sie an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Zeit wahrnehmen., z. B. die Teilnahme an einer Projektbesprechung oder der Besuch eines Kunden.

Tagesspezifische Aktionen sind die Dinge, die Sie irgendwann bis zu einem bestimmten Tag oder während eines bestimmten Tages tun müssen, z. B. jemanden anrufen oder ein Angebot fertigstellen. Die Zeit, zu der Sie dies tun, ist nicht wichtig.

Tagesspezifische Informationen sind Dinge, die Sie über einen bestimmten Tag wissen wollen. Sie brauchen zum Beispiel Input für Ihre Projektplanung oder Sie versuchen, ein Treffen zu organisieren und brauchen das OK der Eingeladenen. Sie können hier auch Erinnerungen ablegen, z. B. wenn Sie jemanden nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise anrufen wollen.

Delegiert/warten

Wenn Sie nicht die richtige Person sind, um einen Vorgang zu bearbeiten, können Sie ihn delegieren. Sie brauchen eine Erinnerung, dass Sie den Vorgang an jemand anderen übertragen haben. Der Delegiert-/Wartekorb enthält Aufgaben, die Sie an eine andere Person delegiert haben und die noch nicht erledigt sind.

Im "Delegiert/Warten"-Korb bewahren Sie eine Kopie des ursprünglichen Vorgangs auf, während das Original an die neue verantwortliche Person geht. In einem elektronischen System könnten Sie in Ihrer Kopie einen Link zu dem ursprünglichen Vorgang aufbewahren. Damit Sie daran erinnert werden, an einem bestimmten Tag nach einem Vorgang zu suchen, können Sie ihn mit einem persönlichen Wiedervorlagedatum versehen.

Papierkorb

In Ihrem Eingangskorb landen auch Vorgänge, die keine Aktion ihrerseits erfordern und auch keine nützlichen Informationen beinhalten. Solche Vorgänge können Sie direkt in den Papierkorb verschieben. Sie sollten den Papierkorb regelmäßig leeren.

Inkubator

Im Inkubatorkorb können Sie Dinge sammeln, die nicht dringend sind, die Sie aber irgendwann in der Zukunft verwirklichen wollen. Die Dinge im Inkubationskorb dienen als Kristallisationspunkte für zukünftige Aktivitäten und Projekte. Man könnte diesen Korb als "Parkplatz für zukünftige Projekte" bezeichnen.

Ein Beispiel: Ihre Kunden haben Ihnen einige gute Ideen für die Verbesserung Ihres Produkts gegeben. Zum jetzigen Zeitpunkt haben Sie jedoch nicht die Kapazität, solche Funktionen in die nächsten Produktversionen aufzunehmen, da dies eine umfassende Neugestaltung erfordern würde. Legen Sie diese Idee also in den Korb des Inkubators. Überprüfen Sie diesen Korb regelmäßig, und irgendwann in der Zukunft können Sie die Idee vielleicht tatsächlich in einem Projekt umsetzen.

Referenz/Favoriten

Der Referenzkorb dient als Ort, an dem Sie Informationen sammeln, die für Sie oder andere von Wert sind oder sein könnten. Es ist wichtig, dass Sie die Vorgänge hier in den richtigen Kategorien organisieren, damit Sie sie leicht finden können. Beispiele für Vorgänge im Referenzkorb sind Normen, Präsentationen, Verträge und bestimmte Projektdokumente.