Getting Things Done für Teams in Allegra

Mit Allegra profitiert das ganze Team von dieser Aufgabenmanagement-Methode

Aufgabenmanagement mit System

Die Getting Things Done (GTD)-Methode, entwickelt von David Allen, ist ein Zeitmanagement- und Produktivitätssystem. Es basiert auf der Idee, dass man den Kopf frei halten sollte, indem man alle Aufgaben und Ideen systematisch festhält und organisiert, damit man sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

In Allegra heißen die zu behandelnden Elemente "Vorgänge". Beispiele für solche "Vorgänge" sind Aufgaben, offene Punkte, Bug-Reports, Ideen und Kundenanfragen. Der Empfänger kann den Zufluss der eingehenden Vorgänge nicht direkt beeinflussen.

Die GTD-Methode umfasst fünf Schritte

  1. Sammeln: Alle Aufgaben, Ideen und Verpflichtungen werden in einem vertrauenswürdigen System erfasst, sei es digital oder auf Papier. Nichts bleibt im Kopf. In Allegra erscheinen alle Dir neu zugewiesenen Vorgänge im "Eingangskorb".

  2. Verarbeiten: Die gesammelten Elemente werden durchgesehen und entschieden, was damit zu tun ist. Es wird festgelegt, ob sofortiges Handeln nötig ist, ob die Aufgabe aufgeschoben wird oder ob sie delegiert werden kann.

  3. Organisieren: Die verarbeiteten Aufgaben werden in Kategorien eingeordnet, z.B. nach Projekten, Kontexten (wie „Telefonate“, „Büro“) oder nach Fristen. Dazu kannst Du in Allegra beliebig viele und an Deine Bedürfnisse angepasste Attribute definieren.

  4. Durchsehen: Regelmäßig, mindestens wöchentlich, wird das System überprüft, um sicherzustellen, dass alles aktuell bleibt und nichts vergessen wird.

  5. Erledigen: Basierend auf den definierten Kategorien wird entschieden, welche Aufgabe als nächstes angegangen wird, je nach verfügbarer Zeit, Energie und Priorität.

Das Ziel der GTD-Methode ist es, Stress zu reduzieren und die persönliche Produktivität zu steigern, indem man klare Strukturen schafft und Prioritäten setzt.