Getting Things Done

With Allegra, the entire team benefits from this task management method.

Task management for professionals

"Getting Things Done" is a method for personal task management by David Allen. Everything that appears in thoughts, on the desk, or on the computer (we call this here "task") is classified according to a predefined scheme.

Examples of such "tasks" include tasks, open items, bug reports, ideas, and customer inquiries. The recipient cannot directly influence the inflow of incoming tasks.

All incoming tasks are first collected in the personal inbox. The "box" in a project management software is a folder or another container. The tasks received there are regularly analyzed.

Categorization

There are three possible outcomes of this analysis:

  • A task is "actionable", meaning there's something to be done.
  • A task is "not actionable", meaning it only needs to be acknowledged and perhaps stored somewhere.
  • A task requires a sequence of actions, possibly involving several people and over a longer period of time. For this, "planned tasks" need to be created or modified. "Planned tasks" could, for instance, be a project structure plan or a Scrum product backlog.

For non-actionable tasks, there are three baskets where they can be placed:

  • Trash, tasks here are not further considered and will be deleted at some point.
  • Incubator, tasks that currently and in the near future don't require any action but might need consideration later. These tasks serve as crystallization for future work. Examples for tasks in this basket include ideas, wishes, improvements, etc.
  • Reference/Favorites. This basket contains material that might become important one day or is frequently needed, like FAQs, requirements, standards, etc.

For actionable tasks, you have three baskets:

  • Next Actions. Here you place tasks you'd like to work on in the near future. There's no real planning or a deadline for the next actions. If there are deadlines or dates that need to be considered, these tasks should be placed in the calendar basket.
  • Calendar. Here you place all actions that have a strict relationship to a date or time, for instance, an appointment, a meeting, or the like. The calendar contains three types of tasks: appointments, actions, and day-specific information.
  • Delegated/waiting. This basket contains actions you've delegated to someone else.

The basket for "planned tasks" is regularly reviewed. Some of the tasks in this basket might be moved to one of the actionable baskets.

In den Eingangskorb

Dieser Korb dient als eine Sammlung für alles, was Ihnen zugewiesen worden ist. Typische Quellen sind E-Mails von Kollegen oder Kunden, Telefonate, Besprechungen, eigene Ideen, Dokumente und von anderen an Sie delegierte Vorgänge. Wenn Sie für einen Vorgang neu als Bearbeiter eingesetzt worden sind, erscheint der Vorgang in Ihrem Eingangskorb.

Überprüfen Sie Ihren Eingangskorb regelmäßig, zum Beispiel jeden Morgen. Vorgänge bleiben im Eingangskorb, bis Sie sie woanders hin verschieben. Es sollte Ihr Ziel sein, Ihren Eingangskorb regelmäßig zu leeren, um den Überblick zu behalten.

Nächste Aktionen

Der Korb "Nächste Aktionen" ist das Zentrum für Ihr tägliches Taskmanagement. Er enthält alle Vorgänge, die Sie so schnell wie möglich selbst erledigen wollen. Vorgänge, die schnell erledigt werden können, sollten in diesen Korb gelegt werden. Sie können nur selbst Aufgaben in diesen Korb legen.

Vorgänge, die bis zu einem bestimmten Termin erledigt werden müssen, sollten in den Kalenderkorb gelegt werden. Wenn Sie nicht die richtige Person für die Erledigung eines Vorgangs sind, kann er in den Korb "Delegiert/Warten" verschoben werden. Sobald ein Vorgang entweder an eine andere Person übertragen wurde oder abgeschlossen ist, wird er aus der Liste der nächsten Aktionen entfernt.

Geplante Vorgänge

Vorgänge, die längere oder mehrere Aktionen erfordern oder mehr als eine Person zur Erledigung benötigen, sollten in den Korb "geplante Aufgaben" verschoben werden und werden im Detail an alle Verantwortlichen weitergegeben. Geplante Aufgaben werden in der Regel Teil eines Plans, z.B. eines Projektplans, eines Releaseplans oder einer Iteration.

Generell ist es ratsam, die geplanten Aufgaben nach Zwischen- und Endprodukten wie Dokumenten, Funktionen, Software, Hardware, Mechanik usw. zu strukturieren. Dies erleichtert die spätere Messung des Fortschritts. Es ist weniger ratsam, Aktivitäten als Strukturierungselemente zu nutzen, wie z. B. "Anforderungen schreiben", weil es schwierig zu definieren ist, wann man damit fertig ist.

Ein Projektplan kann sich über viele Monate oder sogar mehrere Jahre erstrecken. Mit dem Fortschreiten der Projektarbeit muss der Plan möglicherweise verfeinert und überarbeitet werden.

Kalender

Der Kalender-Korb enthält drei Arten von Vorgängen:

  • Termine/Verabredungen
  • Tagesspezifische Aktionen
  • Tagesspezifische Informationen

Termine müssen Sie an einem bestimmten Tag zu einer bestimmten Zeit wahrnehmen., z. B. die Teilnahme an einer Projektbesprechung oder der Besuch eines Kunden.

Tagesspezifische Aktionen sind die Dinge, die Sie irgendwann bis zu einem bestimmten Tag oder während eines bestimmten Tages tun müssen, z. B. jemanden anrufen oder ein Angebot fertigstellen. Die Zeit, zu der Sie dies tun, ist nicht wichtig.

Tagesspezifische Informationen sind Dinge, die Sie über einen bestimmten Tag wissen wollen. Sie brauchen zum Beispiel Input für Ihre Projektplanung oder Sie versuchen, ein Treffen zu organisieren und brauchen das OK der Eingeladenen. Sie können hier auch Erinnerungen ablegen, z. B. wenn Sie jemanden nach der Rückkehr von einer Geschäftsreise anrufen wollen.

Delegiert/warten

Wenn Sie nicht die richtige Person sind, um einen Vorgang zu bearbeiten, können Sie ihn delegieren. Sie brauchen eine Erinnerung, dass Sie den Vorgang an jemand anderen übertragen haben. Der Delegiert-/Wartekorb enthält Aufgaben, die Sie an eine andere Person delegiert haben und die noch nicht erledigt sind.

Im "Delegiert/Warten"-Korb bewahren Sie eine Kopie des ursprünglichen Vorgangs auf, während das Original an die neue verantwortliche Person geht. In einem elektronischen System könnten Sie in Ihrer Kopie einen Link zu dem ursprünglichen Vorgang aufbewahren. Damit Sie daran erinnert werden, an einem bestimmten Tag nach einem Vorgang zu suchen, können Sie ihn mit einem persönlichen Wiedervorlagedatum versehen.

Papierkorb

In Ihrem Eingangskorb landen auch Vorgänge, die keine Aktion ihrerseits erfordern und auch keine nützlichen Informationen beinhalten. Solche Vorgänge können Sie direkt in den Papierkorb verschieben. Sie sollten den Papierkorb regelmäßig leeren.

Inkubator

Im Inkubatorkorb können Sie Dinge sammeln, die nicht dringend sind, die Sie aber irgendwann in der Zukunft verwirklichen wollen. Die Dinge im Inkubationskorb dienen als Kristallisationspunkte für zukünftige Aktivitäten und Projekte. Man könnte diesen Korb als "Parkplatz für zukünftige Projekte" bezeichnen.

Ein Beispiel: Ihre Kunden haben Ihnen einige gute Ideen für die Verbesserung Ihres Produkts gegeben. Zum jetzigen Zeitpunkt haben Sie jedoch nicht die Kapazität, solche Funktionen in die nächsten Produktversionen aufzunehmen, da dies eine umfassende Neugestaltung erfordern würde. Legen Sie diese Idee also in den Korb des Inkubators. Überprüfen Sie diesen Korb regelmäßig, und irgendwann in der Zukunft können Sie die Idee vielleicht tatsächlich in einem Projekt umsetzen.

Referenz/Favoriten

Der Referenzkorb dient als Ort, an dem Sie Informationen sammeln, die für Sie oder andere von Wert sind oder sein könnten. Es ist wichtig, dass Sie die Vorgänge hier in den richtigen Kategorien organisieren, damit Sie sie leicht finden können. Beispiele für Vorgänge im Referenzkorb sind Normen, Präsentationen, Verträge und bestimmte Projektdokumente.