Protokoll schreiben: Tipps und Vorlage!

10 Knigge-Regeln für Besprechungen, die jeder Berufstätige kennen sollte

Die Business-Etikette ist wichtig, weil sie eine professionelle, von gegenseitigem Respekt geprägte Atmosphäre schafft und die Kommunikation verbessert, wodurch ein Büro zu einem produktiven Ort wird.

• Seien Sie pünktlich.
• Stellen Sie sich vor.
• Haben Sie eine feste Tagesordnung.
• Setzen Sie sich angemessen.
• Sprechen Sie lauter.
• Verstehen Sie die ungeschriebenen Rederegeln.
• Halten Sie Ihr Telefon nicht in der Hand.

Sitzungsprotokolle: Ständige Geschäftsordnung für Sitzungen

• Zeitplan.
• Bekanntmachung.
• Mitglieder.
• Tagesordnung.
• Anträge.
• Vorsitz.
• Verfahren.

Jede Organisation hat zum Protokoll schreiben ihre eigenen Verfahren

Diese sind dazu da

• das Unternehmen in die Lage zu versetzen, seine Vorstandsmitglieder umfassend auf die Sitzung vorzubereiten
• den Verwaltungsratsmitgliedern zu helfen, ihre Zeit während der Sitzung so sinnvoll wie möglich zu nutzen
• den Verwaltungsratsmitgliedern zu ermögliche, Anträge zu stellen, die die Zukunft des Unternehmens betreffen

Wenn ein Team in der Lage ist, die Etikette für eine geschäftliche Besprechung einzuhalten, schafft es Respekt unter den Besprechungsteilnehmern, was dazu beiträgt, dass die Besprechung pünktlich beginnt und endet. Dies kann auch eine Atmosphäre der Zusammenarbeit fördern. Fehlende Umgangsformen und schlechte Planung sind zwei der Hauptgründe, warum viele geschäftliche Besprechungen nicht so erfolgreich sind, wie sie sein könnten. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Ihren Mitarbeitern den Knigge für geschäftliche Besprechungen beibringen, der dazu beiträgt, dass die Besprechungen in Ihrem Unternehmen effektiv sind.

Ein Geschäftstreffen ist eine Zusammenkunft von Menschen, die Ziele für ein Unternehmen erreichen wollen. Als Geschäftsinhaber, der Mitarbeiter beschäftigt oder regelmäßig mit verschiedenen Geschäftspartnern zusammentrifft, müssen Sie lernen, wie man eine Geschäftsbesprechung professionell und effizient durchführt.

Sitzungsprotokolle: Vorstellen der Teilnehmer

Es ist immer eine gute Idee, sich zu Beginn einer Sitzung vorzustellen. Auch wenn sich die Teilnehmer untereinander kennen, unterstreicht es den Zweck der Besprechung, die geschäftliche Perspektive darzulegen, die jeder Teilnehmer einbringen kann.

Bekanntgabe der Tagesordnung

Die Teilnehmer wollen nicht nur wissen, wer im Raum ist, sondern auch, was besprochen wird, warum es wichtig ist und wie lange es dauern wird. Eine Tagesordnung gibt Antworten auf diese Fragen. Eine gedruckte Tagesordnung ermöglicht es den Teilnehmern, den Ablauf der Sitzung zu verfolgen und bei Bedarf Notizen zu machen. Die Angabe einer geschätzten Zeit vor jedem Tagesordnungspunkt trägt dazu bei, dass die Besprechung nicht aus dem Ruder läuft und pünktlich beendet wird.

Einhaltung der Zeit

Stellen Sie sicher, dass die Besprechung zur angegebenen Zeit beginnt. Die Mitarbeiter müssen ihre Zeitpläne anpassen, um die Teilnahme an der Besprechung zu ermöglichen. Eine Verzögerung des Beginns einer Besprechung kann auf diejenigen, die pünktlich erscheinen, respektlos wirken. Sie möchten, dass die Besprechung mit einer positiven Note beginnt, damit von Anfang an der richtige Ton angeschlagen wird.

Weitere Tipps …

• Besprechung aller offenen Punkte aus einer früheren Besprechung, bevor mit der aktuellen Tagesordnung begonnen wird.
• Nachverfolgung der zugewiesenen Aufgaben, damit die Mitarbeiter über die Ergebnisse berichten können.
• Bitten Sie die Besprechungsplattformen, Handys stumm zu schalten, um Störungen zu minimieren.
• Eröffnung der Besprechung mit einer kurzen Einführung, in der allen für ihre Teilnahme gedankt wird und alle Grundregeln für die Besprechung festgelegt werden.

Protokoll schreiben: Wie Sie produktive Sitzungen gewährleisten

Unternehmen können enorm viel Geld sparen und ihre Produktivität erheblich steigern, wenn sie einfach weniger sinnlose Besprechungen abhalten. Und der beste Weg, die Zahl der sinnlosen Besprechungen zu begrenzen, ist die Aufstellung von Besprechungsregeln, die jeder befolgen muss.

1. Halten Sie Besprechungen nur ab, wenn sie unbedingt erforderlich sind

Die Anberaumung einer Besprechung sollte nicht automatisch eine Antwort auf jede Frage oder jedes Problem sein. Stattdessen sollte von den Mitarbeitern erwartet werden, dass sie ernsthaft abwägen, ob eine Besprechung das geeignete Format ist.

2. Laden Sie nur Personen ein, die wirklich gebraucht werden

Häufig werden Besprechungseinladungen an den gesamten Verteiler geschickt, Gäste können die Einladung an andere weiterleiten, oder es werden einfach alle Personen eingeladen, die in irgendeiner Weise an einem Projekt beteiligt sind. Das Ergebnis sind riesige Besprechungen, die nur schwer zu überblicken sind, und Listen von Teilnehmern, die nichts zu der Besprechung beitragen oder von ihr profitieren können.

3. Beauftragen Sie einen Moderator für die Besprechung

Um effektive Besprechungen durchzuführen, muss jemand die Besprechung moderieren. Die Aufgabe des Moderators besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Besprechung pünktlich beginnt und endet, dass die Tagesordnung behandelt und eingehalten wird und dass alle festgelegten Besprechungsregeln eingehalten werden.

Besprechungsprotokolle: Die Hauptaufgabe des Sitzungsleiters besteht darin, ein Umfeld zu schaffen, in dem die Teilnehmer zusammenarbeiten können, um innerhalb der vorgesehenen Zeit eine effektive Lösung oder Schlussfolgerung zu erreichen.

4. Richten Sie die Besprechungsausrüstung im Voraus ein

Wenn Sie Ihre Besprechung in einem Konferenzraum abhalten, gehen Sie vor Beginn der Besprechung in diesen Raum, um sich einzurichten und sicherzustellen, dass Sie alles haben, was Sie brauchen.

5. Teilen Sie die Tagesordnung der Besprechung im Voraus mit

Die Bekanntgabe der Tagesordnung vor der Besprechung hilft den Teilnehmern, zu erkennen, was von ihnen während der Besprechung erwartet wird. Dies hilft ihnen, alle Informationen zu sammeln, die sie für eine produktive Teilnahme an der Besprechung benötigen. Verteilen Sie zu Beginn der Besprechung eine schriftliche Tagesordnung. Die Tagesordnung sollte eine detaillierte Auflistung aller Punkte enthalten, die Sie in der Besprechung ansprechen wollen, sowie eine eindeutige Anfangs- und Endzeit. Vergewissern Sie sich, dass Sie die für jeden Punkt der Tagesordnung vorgesehene Zeit angeben.

6. Protokoll schreiben und weitergeben

Die besten Teambesprechungen führen zu einem klaren, gemeinsamen Verständnis darüber, was als Nächstes zu tun ist, einschließlich umsetzbarer, zugewiesener Aufgaben. Beim Protokoll schreiben sollten sich die Protokollanten auf Folgendes konzentrieren:

• Fakten
• Themen
• Beschlüsse
• Aktionspläne
• Fragen und Antworten

7. Geben Sie jedem die Möglichkeit, sich zu beteiligen

Nicht jeder fühlt sich wohl, wenn er um das Wort kämpfen muss, aber die meisten werden gerne das Wort ergreifen, wenn Sie ihnen die Gelegenheit dazu geben. Und wenn Sie die Tagesordnung im Voraus bekannt gegeben und die Teilnehmer gebeten haben, sich vorzubereiten, besteht auch weniger die Gefahr, dass Sie sie in Zugzwang bringen.

8. Begrenzen Sie die Diskussionszeit für jeden Tagesordnungspunkt

Besprechungen sollten nicht länger als eine Stunde dauern, da sich die meisten Menschen durchschnittlich so lange konzentrieren können. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre Sitzung pünktlich endet.