RACI-Matrix für klare Zuständigkeiten
von Jörg Friedrich
Die RACI-Matrix erweitert die im Projektmanagement übliche "Bearbeiter"-Rolle um drei weitere Rollen: den Manager (Accountable), den Berater (Consulted) und den zu Informierenden (Informed). Damit kann ein Mitarbeiter zu einem Vorgang auch andere Beziehungen haben als nur die, dass er dafür verantwortlich ist. Das ist z.B. dann hilfreich, wenn Mitarbeiter wissen müssen, wann eine Aufgabe erledigt ist oder ihr Wissen für die Erledigung eines Vorgangs erforderlich ist.
Besseres Management mit RACI
In der RACI-Matrix werden die Vorgänge oder Aufgaben in Zeilen und die Projektbeteiligten in Spalten aufgelistet. Im Schnittpunktfeld von Aufgabe und Bearbeiter wird die jeweilige Rolle eingetragen, die das Teammitglied mit diesem Vorgang verbindet. Es gibt vier Arten von Beziehungen oder Rollen im RACI-System:
- den Responsible (Bearbeiter) - Wer erledigt die Aufgabe?
- den Accountable (Manager) - Wer trifft Entscheidungen und ergreift Maßnahmen für die Aufgabe (n).
- die Consulted (Beratende) - Wer wird zu Entscheidungen und Aufgaben hinzugezogen und darüber informiert?
- die Informed (zu Informierende) - Wer wird über Entscheidungen und Aktionen während des Projekts informiert?
In die Schnittpunktfelder trägt man also ein R, A, C oder I ein, oder man lässt es leer. Für jede Aufgabe sollte es nur einen R geben, d.h. pro Zeile sollte nicht mehr als ein R zu finden sein.
RACI-Beispiel
Zur Erläuterung des RACI-Prinzips für das Projektmanagement nehmen wir die Tabelle oben zur Hilfe. Der dadurch beschriebene Prozess sieht vor, dass Karl der Entscheider (Accountable) bei Fragen zum Vorgang "Projekt planen" ist. Madeleine ist als Bearbeiterin verantwortlich (Responsible) für die Erledigung der Projektplanung. Und Babette kann als Beratende (Consulted) hinzugezogen werden, weil sie über Abhängigkeiten zwischen diesem Projekt und ihrem eigenen Bescheid weiß und Madeleine auf potentielle Konflikte aufmerksam machen kann.
Des Weiteren sieht der Prozess vor, dass Stephen grundsätzlich Kopien der Besprechungsprotokolle (Informed) bekommt, da er diese Information zur Steuerung seiner eigenen Arbeiten benötigt.
Welche Vorteile bietet das RACI Diagramm?
Richtig angewendet bietet die RACI-Methode dir eine ganze Reihe von Vorteilen:
- Transparenz: Die RACI-Chart zeigt klar, wer für was verantwortlich ist. Dadurch werden unnötige Diskussionen vermieden und Missverständnisse ausgeräumt.
- Faire Aufgabenverteilung: Es wird sichtbar, wenn einzelne Mitarbeiter zu viele oder zu wenig Aufgaben zugewiesen bekommen haben.
- Keine Flaschenhälse: Es wird deutlich, wenn Mitarbeiter im Prozess an zu vielen Stellen als Beratende erscheinen und dadurch möglicherweise den Projektfortschritt bremsen.
- Zielgerichtete Kommunikation: Ist ein Mitarbeiter bei fast jedem Vorgang als zu Informierender eingetragen, muss man hinterfragen, ob das wirklich erforderlich ist. Die RACI Methode hilft, in Projekten und in Unternehmen ein effizientes Kommunikationsschema aufzubauen. Informationen gelangen so systematisch genau dorthin, wo sie nützlich sind. Unnötige Kommunikation nach dem Gießkannenprinzip wird vermieden.
Das Schema aufsetzen
So setzt du ein entsprechendes Schema für dein Projekt auf:
- Erstelle eine Liste der Projektaufgaben
- Identifiziere die Projektbeteiligten
- Benenne für jede Aufgabe bzw. jeden Vorgang einen Bearbeiter und einen Manager
- Stelle sicher, dass es pro Vorgang nur einen Bearbeiter gibt
- Sprich mit allen Bearbeitern und Managern und stelle sicher, dass jeder seine Aufgaben und Rolle verstanden hat
- Füge ggfs. Beratende und zu Informierende hinzu
Tipps zur RACI-Matrix
- Die RACI-Matrix darf nicht als Kontrollinstrument missbraucht werden. Mit Hilfe der RACI-Matrix kann kein disfunktionales Team in Ordnung gebracht werden. Der Teamgeist muss stimmen und es muss Vertrauen da sein.
- Die Aufgaben müssen klar und verständlich formuliert werden. Der Umfang einer Aufgabe muss klar sein.
- Lege z.B. in einem Projekthandbuch fest, wer für die Erstellung und Pflege der RACI-Chart selbst verantwortlich ist.
- Lege fest, ob ein Beratender selbst aktiv werden kann und muss oder nur auf Anfrage.
- Stelle klar, dass nicht der Manager für eine Aufgabe verantwortlich ist, sondern der Bearbeiter. Es ist natürlich auch möglich, dass beide Rollen durch dieselbe Person vertreten werden.
- Stelle sicher, dass In jeder Zeile sollte genau ein Verantwortlicher (R) genannt wird. Es geht selten gut, wenn mehrere Personen verantwortlich sind. Im Zweifelsfall teile eine Aufgabe in zwei Teilaufgaben auf.
- Vermeide Flaschenhälse mit zu vielen C's in einer Zeile.
- Stelle sicher, dass die RACI Methode in die reguläre Projektplanung integriert ist. Es bringt nichts, wenn Du die RACI-Matrix in einer Excel-Tabelle führst und die Projektplanung und Verfolgung in einem anderen Werkzeug erledigst.
RACI und Agile
Es gibt Scrum-Experten, die der Meinung sind, dass RACI nicht ohne Anpassungen zu Scrum passt. Obwohl es viele Variationen von RACI gibt, verspüren einige Praktiker den Drang, neue Scrum-spezifische Rollen (wie „F = Facilitator / Coach“), neue Scrum-spezifische Aktivitäten und Verantwortlichkeiten (wie „Gewährleistung der Konsistenz von Scrum-Praktiken über Teams hinweg oder Beseitigung von Hindernissen“) hinzuzufügen. oder neue Positionen und Rollen (wie „Scrum Team“) in die Matrix aufzunehmen.
Im einfachsten Fall ist nach dem Scrum-Handbuch der Product Owner die einzige Person, die für die Verwaltung des Product Backlog verantwortlich ist. Auch wenn der Product Owner Arbeiten beim Entwicklungsteam beauftragt, bleibt er doch rechenschaftspflichtig (Accountable).
Nach Scrum sind auch die Stakeholder rechenschaftspflichtig und müssen in den Gesamtprozess einbezogen werden. Sie sind deshalb in der RACI Matrix wie Manager zu behandeln.
RACI für sich arbeiten lassen
Die RACI-Matrix ist sehr effektiv, wenn sie in ein Aufgabenmanagement eingebunden ist. So wird z.B. automatisch sichergestellt, dass es für einen Vorgang immer genau einen Bearbeiter gibt.
Über ein entsprechendes Automail-Schema im Projektmanagement kann für jede RACI-Rolle genau festgelegt werden, wer wann wie informiert wird. Und über ein Berechtigungsschema kann basierend auf den RACI-Rollen festgelegt werden, wer Zugriff auf einen Vorgang hat und wer nicht.
RACI-Varianten
Es gibt eine ganze Reihe von Varianten der RACI Methode für das Projektmanagement, um Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar festzulegen. Eine relativ umfangreiche Liste findest du auf Wikipedia.
DRASCI: Hier kommen die Rollen "Driver" und "Support" hinzu. Der "Driver" unterstützt den Bearbeiter im Management, während der "Support" ihm in der Ausführungsebene assistiert.
RASCI: Die Standard-RACI-Matrix ergänzt um „Support“, also die Personen, die die „responsible“ Person im Prozess bei der Durchführung einer Aufgabe unterstützen.
RACI-VS: Hier gibt es gleich noch zwei weitere Bereiche: Wird einer Rolle ein „Verify“ zugeordnet, so soll diese überprüfen, ob die definierten Produkteigenschaften wie gewünscht umgesetzt wurden. „Signatory“ bedeutet, dass eine Person das „Verify“-Ergebnis absegnet. Im Vergleich zum Standard-RACI werden hier also noch weitere Prüfschritte eingebaut.
CAIRO: Beinahe das Standard-RACI, lediglich ergänzt um „Omitted“. Wird dieser Wert zugewiesen, werden Beteiligte bewusst von einer Aufgabe ausgeschlossen.
RACI in Allegra
In der Projektmanagement-Software Allegra ist die RACI-Matrix fest eingebaut. Hier wird das RACI-Prinzip in zwei Zusammenhängen genutzt:
- Zur Steuerung des Zugangs und von Berechtigungen
- Zur Steuerung von Benachrichtigungen
Jedem Vorgang können (R)esponsible, (A)ccountable, (C)onsulted und (I)nformed zugeordnet werden. Diese RACI-Rollen heißen in Allegra "Bearbeiter", "Manager", "Editor" und "Leser". Es ist einstellbar, welche Personen oder Gruppen diese Rollen in einem Bereich einnehmen dürfen. So kann man z.B. einem Nutzer gezielt für einen Vorgang eine Änderungsberechtigung geben, obwohl er ansonsten vielleicht nicht einmal die Vorgänge anderer Nutzer einsehen kann.
Die Benachrichtigungen werden ebenfalls über die RACI-Rollen gesteuert. Für jede Rolle, die ein Nutzer in Bezug auf einen Vorgang hat, kann er einstellen, aufgrund welcher Ereignisse er benachrichtigt werden will. So möchte man z.B. als Manager nur benachrichtigt werden, wenn ein Vorgangszustand auf "erledigt" wechselt, während ein Bearbeiter an fast allen Änderungen interessiert ist.
Dieser pragmatische Einsatz des RACI-Prinzips führt so zu einer vorteilhaften Systematik hinsichtlich der Zugriffskontrolle und der Benachrichtigungen.