RACI-Matrix für klare Zuständigkeiten

Besseres Management mit RACI

RACI gehört zu den weniger bekannten Projektmanagement-Methoden. In der RACI-Matrix werden die Vorgänge oder Aufgaben in Zeilen und die Projektbeteiligten in Spalten aufgelistet. Im Schnittpunktfeld von Aufgabe und Bearbeiter wird die jeweilige Rolle eingetragen, die das Teammitglied mit diesem Vorgang verbindet. Es gibt vier Arten von Beziehungen oder Rollen im RACI-System:

• den Responsible (Bearbeiter) - Wer erledigt die Aufgabe?
• den Accountable (Manager) - Wer trifft Entscheidungen und ergreift Maßnahmen für die Aufgabe (n).
• die Consulted (Beratende) - Wer wird zu Entscheidungen und Aufgaben hinzugezogen und darüber informiert?
• die Informed (zu Informierende) - Wer wird über Entscheidungen und Aktionen während des Projekts informiert?

In die Schnittpunktfelder trägt man also ein R, A, C oder I ein, oder man lässt es leer. Für jede Aufgabe sollte es nur einen R geben, d.h. pro Zeile sollte nicht mehr als ein R zu finden sein.

RACI-Beispiel

Zur Erläuterung des RACI-Prinzips für das Projektmanagement nehmen wir die Tabelle oben zur Hilfe. Der dadurch beschriebene Prozess sieht vor, dass Karl der Entscheider (Accountable) bei Fragen zum Vorgang "Projekt planen" ist. Madeleine ist als Bearbeiterin verantwortlich (Responsible) für die Erledigung der Projektplanung. Und Babette kann als Beratende (Consulted) hinzugezogen werden, weil sie über Abhängigkeiten zwischen diesem Projekt und ihrem eigenen Bescheid weiß und Madeleine auf potentielle Konflikte aufmerksam machen kann.

Des Weiteren sieht der Prozess vor, dass Stephen grundsätzlich Kopien der Besprechungsprotokolle (Informed) bekommt, da er diese Information zur Steuerung seiner eigenen Arbeiten benötigt.

Welche Vorteile bietet das RACI Diagramm?

Richtig angewendet bietet die RACI-Methode dir eine ganze Reihe von Vorteilen:

• Transparenz: Die RACI-Chart zeigt klar, wer für was verantwortlich ist. Dadurch werden unnötige Diskussionen vermieden und Missverständnisse ausgeräumt.
• Faire Aufgabenverteilung: Es wird sichtbar, wenn einzelne Mitarbeiter zu viele oder zu wenig Aufgaben zugewiesen bekommen haben.
• Keine Flaschenhälse: Es wird deutlich, wenn Mitarbeiter im Prozess an zu vielen Stellen als Beratende erscheinen und dadurch möglicherweise den Projektfortschritt bremsen.
• Zielgerichtete Kommunikation: Ist ein Mitarbeiter bei fast jedem Vorgang als zu Informierender eingetragen, muss man hinterfragen, ob das wirklich erforderlich ist. Die RACI Methode hilft, in Projekten und in Unternehmen ein effizientes Kommunikationsschema aufzubauen. Informationen gelangen so systematisch genau dorthin, wo sie nützlich sind. Unnötige Kommunikation nach dem Gießkannenprinzip wird vermieden.

Das Schema aufsetzen

So setzt du ein entsprechendes Schema für dein Projekt auf:

• Erstelle eine Liste der Projektaufgaben
• Identifiziere die Projektbeteiligten
• Benenne für jede Aufgabe bzw. jeden Vorgang einen Bearbeiter und einen Manager
• Stelle sicher, dass es pro Vorgang nur einen Bearbeiter gibt
• Sprich mit allen Bearbeitern und Managern und stelle sicher, dass jeder seine Aufgaben und Rolle verstanden hat
• Füge ggfs. Beratende und zu Informierende hinzu

Tipps zur RACI-Matrix

• Die RACI-Matrix darf nicht als Kontrollinstrument missbraucht werden. Mit Hilfe der RACI-Matrix kann kein disfunktionales Team in Ordnung gebracht werden. Der Teamgeist muss stimmen und es muss Vertrauen da sein.
• Die Aufgaben müssen klar und verständlich formuliert werden. Der Umfang einer Aufgabe muss klar sein.
• Lege z.B. in einem Projekthandbuch fest, wer für die Erstellung und Pflege der RACI-Chart selbst verantwortlich ist.
• Lege fest, ob ein Beratender selbst aktiv werden kann und muss oder nur auf Anfrage.
• Stelle klar, dass nicht der Manager für eine Aufgabe verantwortlich ist, sondern der Bearbeiter. Es ist natürlich auch möglich, dass beide Rollen durch dieselbe Person vertreten werden.
• Stelle sicher, dass In jeder Zeile sollte genau ein Verantwortlicher (R) genannt wird. Es geht selten gut, wenn mehrere Personen verantwortlich sind. Im Zweifelsfall teile eine Aufgabe in zwei Teilaufgaben auf.
• Vermeide Flaschenhälse mit zu vielen C's in einer Zeile.
• Stelle sicher, dass die RACI Methode in die reguläre Projektplanung integriert ist. Es bringt nichts, wenn Du die RACI-Matrix in einer Excel-Tabelle führst und die Projektplanung und Verfolgung in einem anderen Werkzeug erledigst.

RACI und Agile

Einige Scrum-Praktiker sind der Meinung, dass die RACI-Matrix nicht unverändert in Scrum-Projekte integriert werden kann. Oft besteht der Wunsch, Scrum-spezifische Rollen, Aktivitäten und Verantwortlichkeiten wie "Facilitator/Coach" oder "Konsistenz der Scrum-Praktiken sicherstellen" hinzuzufügen. Diese Anpassungen führen häufig zu Diskussionen, die sowohl technische Details als auch die Grundprinzipien des Agilen Manifests und des Scrum Guides betreffen.

Um eine Scrum-basierte RACI-Matrix zu entwickeln, sollte geprüft werden, welche Aufgaben wirklich erforderlich sind. Beispielsweise könnte man fragen, warum einige Aktivitäten wie „das Team vor Unterbrechungen schützen“ oder „Stakeholder informieren“ fehlen. Es gibt über 50 spezifische Aufgaben, die auf die Scrum-Rollen verteilt sind. Eine gut strukturierte RACI-Matrix sollte diese Aufgaben enthalten und Verantwortlichkeiten klar abgrenzen. Insbesondere für den Product Owner (PO) ist es wichtig, die Verantwortlichkeiten genau zu definieren. Laut Scrum Guide ist der PO für das Product Backlog verantwortlich, kann jedoch Aufgaben an das Entwicklungsteam delegieren, wobei die Gesamtverantwortung beim PO verbleibt.

Ein weiteres Problem betrifft fehlende Scrum-Rollen in traditionellen RACI-Matrizen, wie etwa Stakeholder und Entwicklungsteam, während Rollen wie Projektmanager oft enthalten sind. Um Scrum-konform zu bleiben, sollten diese Lücken geschlossen und alle relevanten Scrum-Rollen berücksichtigt werden.

Sowohl das Agile Manifesto als auch der Scrum Guide sind als Frameworks konzipiert und keine vollständigen Projektmanagement-Methoden. Daher sollten Anpassungen an der RACI-Matrix nur vorgenommen werden, wenn sie wirklich notwendig sind. So bleibt beispielsweise der Product Owner laut Scrum Guide sowohl verantwortlich als auch rechenschaftspflichtig für das Backlog-Management, kann jedoch bestimmte Aufgaben an das Entwicklungsteam delegieren. Dadurch ergibt sich eine RACI-Verteilung, bei der dem Entwicklungsteam eine „R“ (Responsible) zugewiesen wird, während der PO „A“ (Accountable) bleibt.

Die Zusammenarbeit zwischen Business-Vertretern und Entwicklern ist im Agilen Manifesto verankert. Dies bedeutet, dass Stakeholder ebenfalls in der Pflicht sind, Rückmeldungen zu geben und Verantwortung für die Zusammenarbeit zu übernehmen.

Scrum legt Wert auf Kommunikation und Eigeninitiative. Jedes Teammitglied kann konsultiert werden, und das Daily Scrum bietet die Möglichkeit, schnell Feedback zu geben. Mit diesen Grundsätzen kann ein Product Owner oder Projektmanager ein RACI-Template entwickeln, das im Kickoff-Meeting diskutiert und abgestimmt wird, wenn das Scrum-Team die Definition of Done festlegt.

Eine Scrum-RACI-Matrix könnte, anders als im Wasserfall-Ansatz, nur Aktivitäten enthalten, die im Sprint Backlog definiert sind. In Scrum werden Aufgaben Personen zugewiesen, und gute Scrum-Tools bieten oft eine digitale Task-Board-Ansicht, auf der alle aktuellen Verantwortlichkeiten im Team sichtbar sind. Falls sich die Teamzusammensetzung oder Aufgabenverteilung ändert, kann das Task-Board leicht aktualisiert werden, um die neuen Verantwortlichkeiten abzubilden.

RACI für sich arbeiten lassen

Die RACI-Matrix ist sehr effektiv, wenn sie in ein Aufgabenmanagement eingebunden ist. So wird z.B. automatisch sichergestellt, dass es für einen Vorgang immer genau einen Bearbeiter gibt.

Über ein entsprechendes Automail-Schema im Projektmanagement kann für jede RACI-Rolle genau festgelegt werden, wer wann wie informiert wird. Und über ein Berechtigungsschema kann basierend auf den RACI-Rollen festgelegt werden, wer Zugriff auf einen Vorgang hat und wer nicht.

RACI-Varianten

Es gibt eine ganze Reihe von Varianten der RACI Methode für das Projektmanagement, um Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten klar festzulegen. Eine relativ umfangreiche Liste findest du auf Wikipedia.

DRASCI:  Hier kommen die Rollen "Driver" und "Support" hinzu. Der "Driver" unterstützt den Bearbeiter im Management, während der "Support" ihm in der Ausführungsebene assistiert.

RASCI: Die Standard-RACI-Matrix ergänzt um „Support“, also die Personen, die die „responsible“ Person im Prozess bei der Durchführung einer Aufgabe unterstützen.

RACI-VS: Hier gibt es gleich noch zwei weitere Bereiche: Wird einer Rolle ein „Verify“ zugeordnet, so soll diese überprüfen, ob die definierten Produkteigenschaften wie gewünscht umgesetzt wurden. „Signatory“ bedeutet, dass eine Person das „Verify“-Ergebnis absegnet. Im Vergleich zum Standard-RACI werden hier also noch weitere Prüfschritte eingebaut.

CAIRO: Beinahe das Standard-RACI, lediglich ergänzt um „Omitted“. Wird dieser Wert zugewiesen, werden Beteiligte bewusst von einer Aufgabe ausgeschlossen.

RACI in Allegra

In der Projektmanagement-Software Allegra ist die RACI-Matrix fest eingebaut. Hier wird das RACI-Prinzip in zwei Zusammenhängen genutzt:

• Zur Steuerung des Zugangs und von Berechtigungen
• Zur Steuerung von Benachrichtigungen

Jedem Vorgang können (R)esponsible, (A)ccountable, (C)onsulted und (I)nformed zugeordnet werden. Diese RACI-Rollen heißen in Allegra "Bearbeiter", "Manager", "Editor" und "Leser". Es ist einstellbar, welche Personen oder Gruppen diese Rollen in einem Bereich einnehmen dürfen. So kann man z.B. einem Nutzer gezielt für einen Vorgang eine Änderungsberechtigung geben, obwohl er ansonsten vielleicht nicht einmal die Vorgänge anderer Nutzer einsehen kann.

Die Benachrichtigungen werden ebenfalls über die RACI-Rollen gesteuert. Für jede Rolle, die ein Nutzer in Bezug auf einen Vorgang hat, kann er einstellen, aufgrund welcher Ereignisse er benachrichtigt werden will. So möchte man z.B. als Manager nur benachrichtigt werden, wenn ein Vorgangszustand auf "erledigt" wechselt, während ein Bearbeiter an fast allen Änderungen interessiert ist.

Dieser pragmatische Einsatz des RACI-Prinzips führt so zu einer vorteilhaften Systematik hinsichtlich der Zugriffskontrolle und der Benachrichtigungen.