Zusammenfassung: Dieser Artikel zeigt anhand eines durchgängigen Ressourcenplanung Beispiels, wie ein Ressourcenplan für ein konkretes Projekt entsteht – von der Bedarfsermittlung über die Ressourcenmatrix bis zur Auslastungssteuerung. Ein zweites Kurzbeispiel aus dem Messebau zeigt, dass die Methodik branchenübergreifend funktioniert. Definitionen und Grundlagen finden Sie im Hauptartikel Ressourcenplanung im Projektmanagement.
Warum ein Beispiel mehr sagt als jede Definition
Ressourcenplanung gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben in der Projektplanung. Wer die Theorie kennt, steht trotzdem vor der Frage: Wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Genau das zeigt dieser Artikel – Schritt für Schritt an einem realistischen Projekt.
Das Beispielprojekt: Die fiktive TechNova GmbH, ein mittelständischer IT-Dienstleister mit 120 Mitarbeitern, führt ein CRM-System für einen Großkunden ein. Der Projektsteckbrief:
| Parameter | Wert |
|---|---|
| Projektziel | Einführung eines CRM-Systems inkl. Datenmigration und Schulung |
| Laufzeit | 6 Monate (Januar–Juni) |
| Budget | 280.000 € |
| Teamgröße | 10 interne + 2 externe Mitarbeiter |
| Beteiligte Abteilungen | Entwicklung, Beratung, QA, Schulung |
Ausgangspunkt für die Ressourcenplanung sind der definierte Projekt-Scope und der Projektstrukturplan, der das Projekt in Arbeitspakete zerlegt.
Schritt 1 – Ressourcenbedarf ermitteln
Vom Projektstrukturplan zum Ressourcenbedarf
TechNova hat das CRM-Projekt in fünf Phasen mit insgesamt 18 Arbeitspaketen gegliedert: Anforderungsanalyse, Datenmigration, Backend-Entwicklung, Frontend/UX, Testing und Go-Live mit Schulung. Aus diesen Arbeitspaketen leitet das Projektteam ab, welche Rollen und Sachmittel benötigt werden:
Rollen: Projektleiter (PL), 2 Backend-Entwickler (BE), 1 Frontend-Entwickler (FE), 1 UX-Designer (UX), 1 Datenbankadministrator (DBA), 2 Berater (BER), 1 Tester (QA), 1 Trainer (TR)
Sachmittel: Testumgebung, Staging-Server, CRM-Lizenzen (Entwicklungsumgebung)
Die Ressourcenmatrix – Bedarf auf einen Blick
Die Ressourcenmatrix stellt den geschätzten Aufwand pro Arbeitspaket und Rolle in Personentagen (PT) dar. Sie ist das zentrale Planungsdokument.
| Arbeitspaket | PL | BE | FE | UX | DBA | BER | QA | TR | Summe |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Anforderungsanalyse | 10 | – | – | 5 | – | 15 | – | – | 30 |
| Datenmigration | 5 | 15 | – | – | 20 | 5 | 5 | – | 50 |
| Backend-Entwicklung | 5 | 60 | – | – | 10 | – | 10 | – | 85 |
| Frontend & UX | 3 | 10 | 40 | 20 | – | 5 | 10 | – | 88 |
| Testing & QA | 3 | 10 | 5 | – | 5 | – | 30 | – | 53 |
| Schulung & Go-Live | 5 | 5 | – | – | – | 10 | 5 | 15 | 40 |
| Summe pro Rolle | 31 | 100 | 45 | 25 | 35 | 35 | 60 | 15 | 346 |
Lesebeispiel: Für die Backend-Entwicklung werden insgesamt 85 Personentage benötigt – davon 60 PT für die beiden Backend-Entwickler, 10 PT für den DBA und 10 PT für QA-Unterstützung.
Diese Matrix bildet die Grundlage für alle weiteren Planungsschritte. Sie beantwortet die Frage: Wie viel Kapazität brauchen wir insgesamt pro Rolle?
Schritt 2 – Verfügbarkeit prüfen und Ressourcen zuweisen
Kapazitäten abgleichen
Bevor Ressourcen zugewiesen werden, prüft die Projektleiterin die tatsächliche Verfügbarkeit. Dabei zeigen sich typische Einschränkungen:
- Backend-Entwickler A ist parallel in einem Wartungsprojekt gebunden → nur 60 % verfügbar
- UX-Designerin startet erst ab Februar (vorheriges Projekt läuft noch)
- DBA hat im März zwei Wochen Urlaub
- Externer Berater ist vertraglich auf maximal 15 Tage pro Monat begrenzt
Diese Einschränkungen fließen direkt in die Zuweisungsplanung ein.
Ressourcen konkret zuweisen
Die folgende Tabelle zeigt, wer wann wie viel am CRM-Projekt arbeitet – als Prozent der verfügbaren Arbeitszeit:
| Rolle | Jan | Feb | Mär | Apr | Mai | Jun |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Projektleiter | 40 % | 30 % | 20 % | 20 % | 20 % | 30 % |
| Backend-Entw. A | – | 30 % | 60 % | 60 % | 40 % | 10 % |
| Backend-Entw. B | – | 20 % | 80 % | 80 % | 50 % | 20 % |
| Frontend-Entw. | – | – | 20 % | 80 % | 80 % | – |
| UX-Designerin | – | 50 % | 60 % | 40 % | – | – |
| DBA | 20 % | 60 % | 40 % | 20 % | 10 % | – |
| Berater 1 | 80 % | 40 % | – | – | – | 30 % |
| Berater 2 (extern) | 60 % | 30 % | 20 % | – | – | 20 % |
| Tester | – | – | 20 % | 40 % | 80 % | 30 % |
| Trainer | – | – | – | – | 20 % | 60 % |
Beim Erstellen dieser Zuordnung fällt sofort ein Konflikt auf: Backend-Entwickler A ist im März und April mit 60 % für das CRM-Projekt eingeplant – aber sein Wartungsprojekt beansprucht ebenfalls 50 %. Die Gesamtbelastung liegt bei 110 %.
Lösung: Die Projektleiterin verschiebt einen Teil der Backend-Arbeit vom März in den April. Gleichzeitig beginnt der Tester zwei Wochen früher mit vorbereitenden Testfällen. So entzerrt sich der Engpass, ohne den Projektablaufplan insgesamt zu gefährden.
Schritt 3 – Ressourcenplan visualisieren
Ein guter Ressourcenplan braucht eine Darstellung, die Engpässe und Leerlauf auf einen Blick sichtbar macht. TechNova erstellt dafür eine Auslastungsübersicht des gesamten Teams:
| Monat | Geplante PT | Verfügbare PT | Auslastung | Bewertung |
|---|---|---|---|---|
| Januar | 38 | 55 | 69 % | 🟢 Kapazität frei |
| Februar | 52 | 58 | 90 % | 🟡 Gute Auslastung |
| März | 62 | 60 | 103 % | 🔴 Überlastung |
| April | 58 | 62 | 94 % | 🟡 Gute Auslastung |
| Mai | 55 | 62 | 89 % | 🟡 Gute Auslastung |
| Juni | 35 | 55 | 64 % | 🟢 Kapazität frei |
Die Übersicht zeigt: Der März ist der kritische Monat. Hier laufen Datenmigration und Backend-Entwicklung parallel – bei gleichzeitigem Urlaub des DBA. Ohne Gegenmaßnahmen droht eine Überlastung mit Qualitätsverlust und Terminverzug.
Die Projektleiterin nutzt die Meilensteine als Kontrollpunkte: Ende Februar (Anforderungen freigegeben), Ende April (Kernfunktionen fertig) und Ende Mai (Testing abgeschlossen). Bei jedem Meilenstein wird der Ressourcenplan mit den tatsächlichen Aufwänden abgeglichen.
Warum Excel hier an seine Grenzen stößt: In einer Tabellenkalkulation muss jede Änderung manuell nachgezogen werden. Verschiebt sich ein Arbeitspaket, müssen alle abhängigen Zuweisungen von Hand angepasst werden. Bei 12 Teammitgliedern und 18 Arbeitspaketen wird das schnell fehleranfällig. Professionelle Projektmanagement-Software zeigt Konflikte automatisch an und simuliert die Auswirkungen von Umplanungen.
Schritt 4 – Auf Änderungen reagieren
Kein Ressourcenplan überlebt den ersten Kontakt mit der Realität unverändert. Im CRM-Projekt von TechNova treten zwei typische Situationen ein:
Szenario 1 – Verschobener Workshop: Der Kunde verschiebt den Anforderungsworkshop um drei Wochen. Die Anforderungsanalyse verzögert sich, und damit verschiebt sich der Start der Datenmigration. Die Projektleiterin nutzt die freie Kapazität im Januar, um die Berater für eine Vorab-Analyse der bestehenden Datenstrukturen einzusetzen. So verkürzt sich die Datenmigration später um eine Woche.
Szenario 2 – Ausfall des DBA: Der Datenbankadministrator fällt im März zwei Wochen krankheitsbedingt aus – zusätzlich zu seinem geplanten Urlaub. Die Projektleiterin reagiert:
- Backend-Entwickler B übernimmt die weniger komplexen DBA-Aufgaben (Datenbankschema-Anpassungen)
- Die komplexe Datenmigration verschiebt sich um zwei Wochen in den April
- Der eingeplante Puffer von 10 % fängt die Verschiebung auf
Nach jedem Meilenstein vergleicht das Team geplante und tatsächliche Aufwände. Beim zweiten Meilenstein zeigt sich: Die Backend-Entwicklung hat 15 % mehr Aufwand als geschätzt. Das Team passt den Ressourcenplan für die verbleibenden Monate an und dokumentiert die Abweichung als Erfahrungswert für künftige Projekte.
Kurzbeispiel Messebau – Ressourcenplanung in einer anderen Branche
Ressourcenplanung funktioniert branchenübergreifend. Ein zweites Beispiel zeigt die Unterschiede: Die fiktive EventForm GmbH plant einen Messestand auf der Hannover Messe.
Projektsteckbrief: 8 Wochen Laufzeit, Budget 45.000 €, Team: 1 Projektleiter, 2 Schreiner, 1 Grafikdesigner, 1 Elektriker.
| Arbeitspaket | PL | Schreiner | Grafik | Elektriker |
|---|---|---|---|---|
| Entwurf & Planung | 5 PT | – | 8 PT | – |
| Fertigung | 2 PT | 20 PT | 3 PT | 2 PT |
| Aufbau vor Ort | 3 PT | 6 PT | – | 4 PT |
Der entscheidende Unterschied zum IT-Beispiel: Sachmittel (Holz, Beleuchtung, Transportfahrzeug) und physische Verfügbarkeit vor Ort dominieren die Planung. Die Schreiner können nur fertigen, wenn das Material geliefert ist. Der Elektriker wird nur punktuell benötigt, muss aber genau dann verfügbar sein.
Die Erkenntnis: Das Prinzip – Bedarf ermitteln, Verfügbarkeit prüfen, zuweisen, steuern – bleibt identisch. Was sich ändert, ist die Gewichtung der Ressourcenarten: im IT-Projekt stehen Kompetenzen und Verfügbarkeit von Spezialisten im Vordergrund, im Messebau die Koordination von Material und physischer Präsenz.
Typische Fehler – und wie das Beispiel sie vermeidet
| Fehler | Im Beispiel vermieden durch |
|---|---|
| Multitasking unterschätzen | Entwickler A auf 110 % erkannt → Aufgaben zeitlich entzerrt |
| Puffer vergessen | 10–15 % Reserve pro Phase eingeplant → DBA-Ausfall aufgefangen |
| Sachmittel ignorieren | Testumgebung und Staging-Server als Ressource eingeplant |
| Plan nie aktualisieren | Soll-Ist-Vergleich bei jedem Meilenstein, Anpassung im April |
Häufig gestellte Fragen
Wie erstelle ich einen Ressourcenplan in Excel?
Legen Sie eine Tabelle mit Arbeitspaketen in den Zeilen und Rollen in den Spalten an – wie die Ressourcenmatrix oben. Ergänzen Sie ein zweites Blatt mit der zeitlichen Zuordnung (Monate als Spalten, Auslastung in Prozent). Bedingte Formatierung hebt Überlastungen farblich hervor. Für Projekte mit mehr als 10 Beteiligten oder mehrere parallele Projekte wird Excel allerdings schnell unübersichtlich – hier lohnt sich der Umstieg auf eine Projektmanagement-Software.
Wie sieht ein Ressourcenplan für ein konkretes Projekt aus?
Ein vollständiger Ressourcenplan enthält mindestens: eine Ressourcenmatrix (Arbeitspakete × Rollen × Aufwand), eine zeitliche Zuordnung (wer arbeitet wann woran), eine Auslastungsübersicht und definierte Kontrollpunkte. Das CRM-Projekt in diesem Artikel zeigt alle diese Elemente. Weiterführende Details zu Methodik und Prozess finden Sie im Artikel Ressourcenplanung im Projektmanagement.
Gibt es Vorlagen für einen Ressourcenplan?
Einfache Excel-Vorlagen eignen sich für den Einstieg und kleine Projekte. Sie enthalten typischerweise eine Ressourcenmatrix und eine Auslastungsübersicht. Für die Arbeit mit mehreren parallelen Projekten und geteilten Ressourcen empfiehlt sich eine professionelle Lösung, die Konflikte automatisch erkennt und Szenarien simulieren kann.
Was gehört in eine Ressourcenmatrix?
Eine Ressourcenmatrix stellt Arbeitspakete (Zeilen) den benötigten Rollen (Spalten) gegenüber. In den Zellen steht der geschätzte Aufwand – üblicherweise in Personentagen oder Stunden. Ergänzend können Sie Kompetenzanforderungen und Prioritäten vermerken. Die Tabelle im Abschnitt „Schritt 1” dieses Artikels zeigt ein konkretes Beispiel mit Summenspalten.
Jörg Friedrich
Senior Advisor
Jörg Friedrich ist der ursprüngliche Autor der Projektmanagement-Software Allegra und begleitet die Entwicklung bis heute. Er hat viele Jahre Industrieerfahrung als Projekt- und Abteilungsleiter. Er ist darüber hinaus als Professor in der Fakultät Informatik und Informationstechnik an der Hochschule Esslingen tätig.
