Die Methodik der Ressourcenplanung ist das eine – sie ohne Werkzeug zu leben das andere: Sobald mehrere Projekte um dieselben Personen konkurrieren, bricht jede Excel-Tabelle zusammen. Dieser Artikel vergleicht Ressourcenplanung-Tools und zeigt, welche Funktionen den Unterschied machen.
Ressourcenplanung-Tools auf einen Blick
| Tool | Auslastungsansicht | Multiprojekt | Kapazität je Person | Zeiterfassung | DSGVO / DE-Hosting |
|---|---|---|---|---|---|
| Allegra | ja, interaktiv | ja | ja | ja | ja, DE + Self-Hosting |
| MS Project | ja | über Server/Cloud | ja | eingeschränkt | EU-Optionen |
| Wrike | ja | ja | ja | ja | teilweise (EU-Hosting) |
| awork | ja | ja | ja | ja | ja (DE) |
| Projektron BCS | ja | ja | ja | ja | ja (DE) |
| Trello / einfache Boards | nein | nein | nein | über Power-Ups | teilweise (US) |
Reine Aufgaben-Boards zeigen, was zu tun ist – aber nicht, ob es in die verfügbare Zeit passt. Genau das ist der Unterschied zwischen Aufgabenverwaltung und Ressourcenplanung.
Diese Funktionen machen den Unterschied
- Kapazitätsmodell je Person: Verfügbarkeit (Arbeitszeit, Teilzeit, Urlaub, Linienanteil) muss hinterlegbar sein – sonst plant das Tool mit 100 % und lügt. Grundlage ist eine saubere Kapazitätsplanung.
- Auslastungsansicht über alle Projekte: Die eine Ansicht, die zeigt: Wer ist nächste Woche überbucht, wer hat Luft? Farbcodierung (grün/gelb/rot) macht Konflikte auf einen Blick erkennbar.
- Zuordnung mit Aufwand: Aufgaben brauchen geschätzte Aufwände (Aufwandsschätzung) und Zeiträume – erst daraus entsteht Auslastung.
- Ist-Daten aus der Zeiterfassung: Gebuchte Stunden korrigieren die Planung laufend und zeigen, wo Schätzungen systematisch danebenliegen.
- Was-wäre-wenn: Verschiebt sich Projekt A um vier Wochen – was passiert mit B und C? Gute Tools simulieren das, statt es passieren zu lassen.
- Workload-Ausgleich: Überlastete Personen entlasten, ohne den Terminplan zu zerstören – per Drag & Drop statt Neuplanung.
Die Tools im Detail
Allegra – Ressourcen, Projekte und Aufgaben in einem System
In Allegra entsteht die Auslastung direkt aus den geplanten Aufgaben: Jede Zuweisung mit Aufwand und Zeitraum fließt in die interaktive Ressourcen-Ansicht ein – über alle Projekte, Tickets und Linienaufgaben hinweg. Engpässe werden farbig markiert und lassen sich per Drag & Drop auflösen; die integrierte Zeiterfassung liefert die Ist-Daten. Gehostet DSGVO-konform in Deutschland oder self-hosted. Ideal für: Teams und Mittelstand mit Multiprojekt-Realität.
MS Project – mächtig für den Einzelplan
MS Project bietet ausgereifte Ressourcen- und Kapazitätsplanung im Projektkontext. Übergreifende Sichten über viele Projekte erfordern die Server-/Cloud-Varianten und entsprechende Disziplin bei der Datenpflege. Ideal für: klassische Großprojekte im Microsoft-Umfeld.
Wrike & awork – Auslastung für Team-Alltag und Agenturen
Wrike bringt solide Workload-Ansichten für strukturierte Teams mit; awork punktet als deutsche Lösung mit einfacher, freundlicher Auslastungsplanung samt Zeiterfassung – besonders bei Agenturen beliebt. Ideal für: Agenturen und Teams mit Fokus auf Auslastung statt Methodentiefe.
Projektron BCS – Ressourcen kaufmännisch gedacht
Projektron verbindet Ressourcenplanung mit Angebots- und Projektkalkulation – stark, wenn Auslastung und Wirtschaftlichkeit zusammen gesteuert werden sollen. Ideal für: Mittelstand und Behörden mit kaufmännischem Controlling.
Warum Excel hier regelmäßig scheitert
Für ein einzelnes Projekt funktioniert die Excel-Matrix. Sie bricht an drei Stellen: Gleichzeitigkeit (mehrere Projektleiter planen dieselben Personen, ohne es zu sehen), Aktualität (Urlaube, Krankheit, Verschiebungen pflegt niemand nach) und Ist-Daten (gebuchte Stunden fließen nicht zurück). Das Ergebnis sind Pläne, die am Tag ihrer Fertigstellung veraltet sind – und Überlastung, die erst auffällt, wenn sie längst eingetreten ist.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Ressourcenplanung-Software?
Ressourcenplanung-Software macht sichtbar, wer wann an was arbeitet und wie ausgelastet jede Person ist – über alle Projekte hinweg. Sie verbindet Aufgaben, Aufwände und Verfügbarkeiten zu einer Auslastungssicht und hilft, Überlastung und Leerlauf zu vermeiden.
Welches Tool eignet sich für die Ressourcenplanung?
Für Multiprojekt-Teams mit Datenschutzanforderungen: Allegra (DE-Hosting, integrierte Zeiterfassung). Für Agenturen: awork oder Wrike. Für klassische Großprojekte: MS Project. Reine Aufgaben-Boards wie Trello bieten keine echte Auslastungsplanung.
Was kostet Ressourcenplanung-Software?
Ressourcenplanung ist meist Teil einer Projektmanagement-Plattform; die Tarife liegen typischerweise zwischen 8 und 15 € pro Nutzer und Monat (Stand 2026). Eigenständige Enterprise-Ressourcentools liegen deutlich darüber.
Wie hängen Ressourcenplanung, Kapazitätsplanung und Workload zusammen?
Die Kapazitätsplanung ermittelt, wie viel Arbeitszeit verfügbar ist; die Ressourcenplanung verteilt Aufgaben auf diese Kapazität; das Workload-Management gleicht die tatsächliche Belastung laufend aus. Gute Software bildet alle drei in einer Ansicht ab.
Senior Advisor
Jörg Friedrich ist der ursprüngliche Autor der Projektmanagement-Software Allegra und begleitet die Entwicklung bis heute. Er hat viele Jahre Industrieerfahrung als Projekt- und Abteilungsleiter. Er ist darüber hinaus als Professor in der Fakultät Informatik und Informationstechnik an der Hochschule Esslingen tätig.
