Theorie zur Projektplanung gibt es reichlich – dieses Beispiel zeigt, wie sie konkret aussieht. Wir planen einen Website-Relaunch der Beispiel-GmbH (Maschinenbau, 80 Mitarbeiter) einmal von vorn bis hinten durch. Die Schritte folgen der Projektplanung-Checkliste.
Ausgangslage und Ziele
Die Website ist acht Jahre alt, nicht mobilfähig und erzeugt kaum Anfragen. Der Geschäftsführer gibt Budget und Termin vor: maximal 40.000 €, live vor der Branchenmesse in vier Monaten.
Daraus werden messbare Ziele (SMART):
- Z1: Neue Website ist am 31.10. live (Messe: 15.11.).
- Z2: Alle Inhalte sind mobil nutzbar (Core Web Vitals „gut”).
- Z3: Kontaktanfragen steigen binnen 6 Monaten um 50 %.
- Nicht-Ziele: kein Online-Shop, keine Mehrsprachigkeit (Phase 2).
Schritt 1: Projektstrukturplan
Das Projekt wird in fünf Teilaufgaben mit Arbeitspaketen zerlegt (Projektstrukturplan):
| PSP-Code | Arbeitspaket | Verantwortlich |
|---|---|---|
| 1 | Projektmanagement | Projektleiterin (Marketing) |
| 2 | Konzept: 2.1 Zielgruppen & Inhalte, 2.2 Seitenstruktur, 2.3 Design | Agentur + Marketing |
| 3 | Inhalte: 3.1 Texte, 3.2 Bilder/Videos, 3.3 Übernahme Altinhalte | Marketing |
| 4 | Umsetzung: 4.1 Entwicklung, 4.2 Integration CRM-Formulare | Agentur + IT |
| 5 | Test & Go-live: 5.1 Tests, 5.2 SEO-Umzug (Redirects), 5.3 Launch | IT + Agentur |
Schritt 2: Aufwände schätzen, Termine planen
Die Umsetzer schätzen je Arbeitspaket (Aufwandsschätzung); daraus entsteht rückwärts vom Zieltermin der Projektablaufplan mit vier Meilensteinen:
| Meilenstein | Termin | Kriterium |
|---|---|---|
| M1 – Konzept freigegeben | 31.07. | Struktur + Design vom GF abgenommen |
| M2 – Inhalte komplett | 15.09. | alle Texte/Medien final geliefert |
| M3 – Website testbereit | 10.10. | Entwicklung abgeschlossen, Testsystem steht |
| M4 – Go-live | 31.10. | Website live, Redirects aktiv |
Der kritische Pfad läuft über die Inhalte: Texte verspäten sich erfahrungsgemäß am häufigsten. Deshalb liegt zwischen M3 und M4 ein Puffer von zwei Wochen – sichtbar, nicht in Einzelaufgaben versteckt.
Schritt 3: Ressourcen und Budget
Die Ressourcenplanung rechnet ehrlich: Die Projektleiterin hat 40 % ihrer Zeit, die Texterin 50 %, die IT 20 % – niemand ist zu 100 % verfügbar. Das Budget:
| Position | Plan |
|---|---|
| Agentur (Konzept, Design, Entwicklung) | 26.000 € |
| Fotografie / Video | 4.500 € |
| Lizenzen, Hosting, Tools (Jahr 1) | 2.500 € |
| Reserve (ca. 15 %) | 5.000 € |
| Summe | 38.000 € |
Interne Personalkosten werden ausgewiesen, aber nicht dem Projektbudget belastet – eine bewusste, dokumentierte Entscheidung (Projektkosten).
Schritt 4: Risiken bewerten
Die drei größten Risiken kommen ins Risikoregister:
| Risiko | W'keit | Auswirkung | Maßnahme |
|---|---|---|---|
| Texte verspäten sich | hoch | mittel | externe Texterin als Backup; M2 mit Teilabnahmen |
| CRM-Schnittstelle komplexer als gedacht | mittel | hoch | technischer Durchstich schon in Woche 3 |
| Rankingverlust beim Umzug | mittel | hoch | Redirect-Konzept + SEO-Check vor Go-live |
Schritt 5: Kommunikation und Steuerung
Wöchentlicher Jour fixe (30 Minuten, feste Agenda), Statusbericht an den GF alle zwei Wochen, Eskalation direkt an ihn. Der Fortschritt wird per Soll-Ist-Vergleich gegen den Plan gehalten – alle Aufgaben, Termine und Aufwände leben dafür in einem gemeinsamen Projektmanagement-Tool statt in verteilten Listen.
Mit der Freigabe des Plans durch den Geschäftsführer endet die Planungsphase – und das Beispielprojekt startet mit klaren Zielen, realistischen Terminen und einem Puffer, der seinen Namen verdient.
Häufig gestellte Fragen
Wie sieht eine Projektplanung konkret aus?
Wie in diesem Beispiel: messbare Ziele mit Nicht-Zielen, ein Projektstrukturplan mit Verantwortlichen, geschätzte Aufwände, ein Terminplan mit Meilensteinen und sichtbarem Puffer, ehrliche Ressourcen- und Budgetplanung sowie ein Risikoregister mit Maßnahmen – abgeschlossen durch die formale Freigabe.
Wie detailliert sollte das Beispiel auf eigene Projekte übertragen werden?
Die Struktur (Ziele → PSP → Termine → Ressourcen/Budget → Risiken → Steuerung) passt für fast jedes Projekt; der Detailgrad skaliert mit der Größe. Ein Zwei-Wochen-Projekt braucht eine Seite, ein Jahresprojekt eigene Teilpläne je Schritt.
Wo bekomme ich Vorlagen für die Projektplanung?
Die im Beispiel verwendeten Tabellen gibt es als kostenlose Excel-Vorlagen: Projektplan mit Meilensteinplan und Projektstrukturplan – ohne Anmeldung in der Vorlagen-Übersicht.
Senior Advisor
Jörg Friedrich ist der ursprüngliche Autor der Projektmanagement-Software Allegra und begleitet die Entwicklung bis heute. Er hat viele Jahre Industrieerfahrung als Projekt- und Abteilungsleiter. Er ist darüber hinaus als Professor in der Fakultät Informatik und Informationstechnik an der Hochschule Esslingen tätig.
