Eine gute Projektplanung entscheidet über Termine, Kosten und Nerven. Die folgende Checkliste macht die Planungsphase abarbeitbar: zehn Schritte, jeweils mit Leitfragen und dem Ergebnis, das am Ende vorliegen sollte. Wie das konkret aussieht, zeigt unser durchgeplantes Projektplanung-Beispiel.
Die Projektplanung-Checkliste im Überblick
| # | Schritt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1 | Ziele und Erfolgskriterien klären | messbare Projektziele (SMART) |
| 2 | Umfang abgrenzen | Scope-Beschreibung inkl. Nicht-Zielen |
| 3 | Stakeholder identifizieren | Stakeholder-Liste mit Erwartungen |
| 4 | Arbeitspakete strukturieren | Projektstrukturplan (PSP) |
| 5 | Aufwände schätzen | Schätzung je Arbeitspaket |
| 6 | Termine und Meilensteine planen | Ablauf-/Terminplan mit Meilensteinen |
| 7 | Ressourcen zuordnen | Ressourcenplan ohne Überlast |
| 8 | Budget kalkulieren | Projektbudget mit Puffer |
| 9 | Risiken bewerten | Risikoregister mit Maßnahmen |
| 10 | Kommunikation und Freigabe | Kommunikationsplan + freigegebener Projektplan |
Die 10 Schritte im Detail
1. Ziele und Erfolgskriterien klären
Was genau soll am Ende vorliegen – und woran wird der Erfolg gemessen? Formulieren Sie die Ziele messbar, etwa nach der SMART-Methode. Unklare Ziele sind die häufigste Ursache scheiternder Projekte.
2. Umfang abgrenzen
Legen Sie fest, was zum Projekt gehört – und ausdrücklich, was nicht (Projekt-Scope). Bei Auftragsprojekten halten Lastenheft und Pflichtenheft die Anforderungen fest.
3. Stakeholder identifizieren
Wer ist betroffen, wer entscheidet, wer kann das Projekt fördern oder bremsen? Eine kurze Stakeholderanalyse zu Beginn erspart Überraschungen in der Umsetzung.
4. Arbeitspakete strukturieren
Zerlegen Sie das Projekt hierarchisch in Teilaufgaben und Arbeitspakete – der Projektstrukturplan ist das Rückgrat der weiteren Planung. Faustregel: Ein Arbeitspaket hat einen Verantwortlichen und ein prüfbares Ergebnis.
5. Aufwände schätzen
Schätzen Sie den Aufwand je Arbeitspaket – am besten durch die, die die Arbeit später machen. Methoden und Stolperfallen zeigt der Artikel Aufwandsschätzung.
6. Termine und Meilensteine planen
Bringen Sie die Arbeitspakete in eine logische Reihenfolge (Projektablaufplan), planen Sie Termine rückwärts vom Zieltermin (mehr im Artikel Zeitmanagement im Projekt) und setzen Sie Meilensteine als Kontrollpunkte. Ein Gantt-Diagramm macht Abhängigkeiten sichtbar.
7. Ressourcen zuordnen
Wer arbeitet wann woran – und ist das realistisch? Die Ressourcenplanung gleicht Bedarf und Verfügbarkeit ab; achten Sie auf Auslastung statt Wunschdenken.
8. Budget kalkulieren
Kalkulieren Sie Projektkosten aus Aufwänden, Sachkosten und externen Leistungen – inklusive eines ehrlichen Puffers für Unvorhergesehenes.
9. Risiken bewerten
Welche Risiken bedrohen Termine, Budget oder Qualität? Erfassen Sie sie in einem Risikoregister, bewerten Sie Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung und definieren Sie Gegenmaßnahmen.
10. Kommunikation und Freigabe
Legen Sie Berichtswege, Regeltermine und Eskalationspfade fest. Dann holen Sie die formale Freigabe des Plans durch den Auftraggeber ein – erst damit endet die Planungs- und beginnt die Umsetzungsphase (siehe Projektphasen).
Typische Stolperfallen
- Planung ohne die Umsetzer: Schätzungen und Termine, die das Team nie gesehen hat, halten selten.
- Kein Puffer: Wer 100 % Auslastung plant, plant die erste Verzögerung gleich mit.
- Scope ohne Nicht-Ziele: Was nicht ausgeschlossen ist, wird irgendwann erwartet.
- Statischer Plan: Ein Projektplan ist ein Arbeitsinstrument – prüfen und aktualisieren Sie ihn regelmäßig per Soll-Ist-Vergleich.
Gilt die Checkliste auch für agile Projekte?
Ja – mit anderer Gewichtung. Auch agile Vorhaben brauchen Ziele, abgegrenzten Umfang, Stakeholder-Klarheit und ein Budget; das erledigt dieselbe Checkliste. Der Unterschied liegt in den Schritten 4–6: Statt eines vollständigen PSP mit Terminplan entsteht ein priorisiertes Backlog, geplant wird detailliert nur je Iteration. Meilensteine bleiben sinnvoll (Releases, Quartalsziele), werden aber gröber gesetzt. Wie sich beide Welten unterscheiden und kombinieren lassen, zeigt der Vergleich Agile vs. Waterfall.
Häufig gestellte Fragen
Welche Schritte gehören zur Projektplanung?
Zur Projektplanung gehören zehn Kernschritte: Ziele klären, Umfang abgrenzen, Stakeholder identifizieren, Arbeitspakete strukturieren (PSP), Aufwände schätzen, Termine und Meilensteine planen, Ressourcen zuordnen, Budget kalkulieren, Risiken bewerten sowie Kommunikation festlegen und den Plan freigeben.
Wie detailliert muss ein Projektplan sein?
So detailliert wie nötig, so schlank wie möglich: Arbeitspakete sollten einen Verantwortlichen und ein prüfbares Ergebnis haben. Kleine Projekte kommen mit einer Seite aus, große brauchen PSP, Terminplan, Ressourcen- und Risikoplan als separate Dokumente.
Was ist der Unterschied zwischen Projektplan und Projektablaufplan?
Der Projektplan ist das Gesamtwerk der Planung (Ziele, Struktur, Termine, Ressourcen, Budget, Risiken). Der Projektablaufplan ist ein Teil davon: die zeitlich-logische Reihenfolge der Arbeitspakete.
Gibt es eine Vorlage für die Projektplanung?
Ja – die kostenlose Projektplan-Vorlage (Excel) mit separatem Meilensteinplan sowie die PSP-Vorlage decken die zentralen Schritte dieser Checkliste ab.
Senior Advisor
Jörg Friedrich ist der ursprüngliche Autor der Projektmanagement-Software Allegra und begleitet die Entwicklung bis heute. Er hat viele Jahre Industrieerfahrung als Projekt- und Abteilungsleiter. Er ist darüber hinaus als Professor in der Fakultät Informatik und Informationstechnik an der Hochschule Esslingen tätig.
