Planen können viele Werkzeuge – kontrollieren nur wenige. Wer wissen will, ob sein Projekt wirklich im Plan liegt, braucht Software, die Plan- und Ist-Daten zusammenbringt: gebuchte Aufwände gegen Schätzungen, erreichte Meilensteine gegen Termine, ausgegebenes Budget gegen Kalkulation. Dieser Artikel vergleicht die wichtigsten Projektcontrolling-Tools und zeigt, welche Kennzahlen sie beherrschen. Die Methoden dahinter erklärt unser Überblick zum Projektcontrolling.
Projektcontrolling-Tools auf einen Blick
| Tool | Soll-Ist-Vergleich | Earned Value | Meilensteintrend | Budget/Kosten | DSGVO / DE-Hosting |
|---|---|---|---|---|---|
| Allegra | ja | ja | ja (MTA) | ja | ja, DE + Self-Hosting |
| MS Project | ja | ja | über Berichte | ja | EU-Optionen |
| Projektron BCS | ja | ja | ja | ja | ja (DE) |
| Wrike | ja | eingeschränkt | nein | ja | teilweise (EU-Hosting) |
| Smartsheet | ja | über Formeln | nein | ja | teilweise (US) |
| Asana / Trello & Co. | rudimentär | nein | nein | eingeschränkt | teilweise (US) |
Die leichtgewichtigen Aufgaben-Tools (Trello, Asana, monday) glänzen bei der Zusammenarbeit, bieten aber kaum echtes Controlling – ihnen fehlen Plan-Baselines, Aufwandsbuchung und Kostenrechnung.
Was muss ein Projektcontrolling-Tool können?
- Baseline & Soll-Ist-Vergleich: Der ursprüngliche Plan wird eingefroren und laufend gegen den Ist-Stand gehalten – die Grundlage jeder Abweichungsanalyse.
- Aufwandserfassung: Ist-Aufwände müssen dort gebucht werden, wo gearbeitet wird – an der Aufgabe, nicht in einer separaten Excel-Liste.
- Earned-Value-Analyse: Verbindet Fortschritt, Termine und Kosten zu Kennzahlen (SPI/CPI), die Schönfärberei entlarven.
- Meilensteintrendanalyse: Zeigt auf einen Blick, ob Meilensteine über die Berichtszyklen wandern.
- Budget- und Kostenkontrolle: Plankosten, Ist-Kosten und Prognose („Kosten bei Fertigstellung”) je Kostenstelle.
- Berichtswesen: Dashboards und Statusberichte für Lenkungsausschuss und Auftraggeber – idealerweise automatisch aus den Live-Daten.
Die Tools im Detail
Allegra – Controlling integriert statt angeflanscht
Allegra bucht Aufwände direkt an Aufgaben und Arbeitspaketen und führt Plan- und Ist-Daten in einer Plattform zusammen. Soll-Ist-Vergleich, Earned Value und Meilensteintrendanalyse sind eingebaut, Berichte entstehen aus den Live-Daten. Da das Controlling im selben System läuft wie Aufgaben, Projekte und Tickets, entfällt die fehleranfällige Datenübertragung. Gehostet DSGVO-konform in Deutschland oder self-hosted. Ideal für: Teams, die Planung, Umsetzung und Controlling in einem System wollen.
MS Project – der Klassiker für Planer
MS Project beherrscht Baselines, Earned Value und Kostenrechnung seit Jahrzehnten und bleibt im klassischen Großprojekt-Umfeld gesetzt. Der Preis: hohe Einstiegshürde, und die Ist-Daten müssen diszipliniert gepflegt oder aus anderen Systemen importiert werden. Ideal für: erfahrene Projektplaner in Microsoft-Umgebungen.
Projektron BCS – Controlling-Tiefe für den Mittelstand
Die deutsche Lösung Projektron BCS verbindet Projektplanung mit ausgeprägtem kaufmännischem Controlling (Angebote, Budgets, Rechnungsstellung). Für PMOs mit Prozess- und Auswertungstiefe stark, für kleine Teams meist überdimensioniert. Ideal für: Mittelstand und Behörden mit kaufmännischem Fokus.
Wrike & Smartsheet – Controlling light
Wrike bietet solide Budget- und Auslastungsberichte, Smartsheet bringt tabellenbasierte Flexibilität samt Formeln mit. Beide leisten brauchbares Termincontrolling; methodisches Controlling (EVA, MTA) erfordert jedoch Handarbeit oder fehlt. Ideal für: Teams mit moderaten Controlling-Anforderungen.
Und Excel?
Excel bleibt das verbreitetste „Controlling-Tool” – und die häufigste Fehlerquelle: Plan und Ist leben in getrennten Dateien, Versionen laufen auseinander, Formeln brechen. Als Ergänzung für Ad-hoc-Auswertungen ist Excel unschlagbar; als führendes System für laufendes Projektcontrolling ist es ab dem zweiten parallelen Projekt riskant.
Einführung: So starten Sie mit Tool-gestütztem Controlling
Der häufigste Fehler ist, alle Kennzahlen auf einmal zu wollen. Bewährt hat sich ein Stufenplan: Beginnen Sie mit zeitnaher Aufwandserfassung – ohne verlässliche Ist-Daten ist jede Auswertung Makulatur. Ergänzen Sie dann den Soll-Ist-Vergleich auf Arbeitspaket-Ebene und einen monatlichen Meilensteintrend. Erst wenn diese Basis steht und vom Team gelebt wird, lohnen sich Earned-Value-Kennzahlen und automatisierte Management-Dashboards. Wichtig: Das Tool muss die Datenerfassung dort einsammeln, wo gearbeitet wird – jede zusätzliche Pflege-Pflicht senkt die Datenqualität.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Projektcontrolling-Tool?
Ein Projektcontrolling-Tool ist Software, die Plan- und Ist-Daten eines Projekts zusammenführt und daraus Steuerungskennzahlen erzeugt: Soll-Ist-Vergleich, Budgetverbrauch, Meilensteintrend oder Earned Value. Ziel ist, Abweichungen früh zu erkennen und gegenzusteuern.
Welche Software eignet sich für Projektcontrolling?
Für integriertes Controlling in einer Arbeitsplattform: Allegra. Für klassische Großprojektplanung: MS Project. Für kaufmännisch geprägtes Controlling im Mittelstand: Projektron BCS. Leichtgewichtige Aufgaben-Tools wie Trello oder Asana reichen für echtes Controlling nicht aus.
Reicht Excel für das Projektcontrolling?
Für ein einzelnes kleines Projekt kann Excel genügen. Sobald mehrere Projekte, Teams oder Berichtsempfänger im Spiel sind, führen getrennte Plan-/Ist-Dateien fast zwangsläufig zu veralteten Zahlen. Ein integriertes Tool bucht Aufwände dort, wo gearbeitet wird, und hält Berichte automatisch aktuell.
Welche Kennzahlen gehören ins Projektcontrolling?
Die wichtigsten sind Termintreue (Meilensteintrend), Aufwands- und Kostenabweichung (Soll-Ist), Fertigstellungsgrad sowie die Earned-Value-Kennzahlen SPI (Termineffizienz) und CPI (Kosteneffizienz). Details im Überblick zum Projektcontrolling.
Senior Advisor
Jörg Friedrich ist der ursprüngliche Autor der Projektmanagement-Software Allegra und begleitet die Entwicklung bis heute. Er hat viele Jahre Industrieerfahrung als Projekt- und Abteilungsleiter. Er ist darüber hinaus als Professor in der Fakultät Informatik und Informationstechnik an der Hochschule Esslingen tätig.
