Für unseren Vergleich der Projektmanagement-Tools haben wir 19 Systeme bewertet. Achtzehn davon lassen sich im Browser betreiben. Das einzige, das keinen Cloud-Betrieb anbietet, ist Redmine.
Wer heute nach einem Online-Projektmanagement-Tool sucht, filtert damit also praktisch nichts mehr weg. Der Begriff beschreibt seit etwa 2015 nicht mehr eine Produktkategorie, sondern die Voreinstellung des gesamten Marktes.
Interessant ist trotzdem, was hinter der Suche steckt. Wer „online” tippt, meint meistens eine von drei konkreten Fragen: Muss ich etwas installieren? Wo liegen meine Daten? Und was kostet mich das Mietmodell auf Dauer? Diese drei Fragen sind es wert, sauber beantwortet zu werden.
Was ist ein Online-Projektmanagement-Tool?
Ein Online-Projektmanagement-Tool ist eine Projektmanagement-Software, die im Browser läuft und deren Server der Anbieter betreibt. Sie mieten den Zugang pro Nutzer und Monat, statt Lizenzen zu kaufen und eigene Server zu betreiben. Üblich sind die Bezeichnungen SaaS (Software as a Service) und Cloud-Software.
Der Unterschied zur klassischen Installation liegt weniger in den Funktionen als in der Verantwortung. Updates, Backups, Verfügbarkeit und Skalierung liegen beim Anbieter. Sie bezahlen dafür mit einer laufenden Gebühr und damit, dass Ihre Projektdaten auf fremder Infrastruktur liegen.
Praktisch alle bekannten Tools bieten diesen Betriebsmodus an, viele ausschließlich.
Online-Projektmanagement-Tools im Vergleich
Die folgende Übersicht zeigt die Cloud-fähigen Tools aus unserem Vergleich mit Einstiegspreis und DSGVO-Einordnung. Die Preise gelten pro Nutzer und Monat.
| Tool | Einstiegspreis | Auch self-hosted | DSGVO-konform |
|---|---|---|---|
| Freedcamp | kostenlos / ab 2 € | nein | nein |
| Trello | kostenlos / ab 5 € | nein | nein |
| Zoho Projects | kostenlos / ab 5 € | nein | nein |
| ClickUp | ab 7 € | nein | nein |
| MeisterTask | kostenlos / ab 7 € | nein | ja |
| Jira | kostenlos / ab 8 € | ja | teilweise |
| OpenProject | kostenlos / ab 8 € | ja | ja |
| monday.com | ab 9 € | nein | nein |
| Quire | kostenlos / ab 9 € | nein | nein |
| Smartsheet | ab 9 € | nein | nein |
| Allegra | ab 10 € | ja | ja |
| Notion | kostenlos / ab 10 € | nein | nein |
| Wrike | kostenlos / ab 10 € | nein | teilweise |
| Asana | ab 11 € | nein | teilweise |
| MS Project | ab 25 € | nein | teilweise |
| ProjeQtOr | kostenlos | ja | teilweise |
| ZenTao | kostenlos / Cloud kostenpflichtig | ja | nein |
| Projektron BCS | auf Anfrage | ja | ja |
Die vollständige Bewertung mit Score Cards, Stärken und Schwächen steht im Hauptvergleich. Wenn Sie nach Methodik filtern möchten, helfen die Detailvergleiche zu agilen Tools, Open-Source-Tools und Tools für kleine Teams.
Zwei Dinge fallen an der Tabelle auf. Erstens liegt der Einstiegspreis fast aller Anbieter zwischen 5 und 11 Euro, unabhängig vom Funktionsumfang. Der Preis taugt also kaum zur Unterscheidung. Zweitens sind nur vier der achtzehn Tools uneingeschränkt DSGVO-konform.
Was der Cloud-Betrieb Ihnen tatsächlich abnimmt
Der ehrliche Nutzen liegt im Betrieb, nicht in den Funktionen.
Sie brauchen keinen Server, keine Datenbankpflege und niemanden, der Sicherheitsupdates einspielt. Bei einem Team von zwölf Leuten ohne eigene IT-Abteilung ist das der entscheidende Punkt. Ein selbst betriebenes System, um das sich niemand kümmert, ist nach achtzehn Monaten ein Sicherheitsrisiko.
Der zweite Vorteil ist die Startgeschwindigkeit. Ein Cloud-Tool ist an einem Nachmittag eingerichtet, eine On-Premise-Installation selten unter zwei Wochen inklusive Abstimmung mit der IT.
Der dritte ist die Zugänglichkeit von außen. Externe Dienstleister, Kunden im Freigabeprozess oder Kolleginnen im Homeoffice bekommen einen Zugang, ohne dass jemand ein VPN einrichten muss.
Wo Online-Projektmanagement-Tools an ihre Grenzen stoßen
Drei Einschränkungen tauchen in Auswahlprojekten regelmäßig auf, und keine davon steht auf den Produktseiten der Anbieter.
Die Kosten steigen mit dem Team, nicht mit dem Nutzen. Bei 10 Euro pro Nutzer und Monat kostet ein Zwölf-Personen-Team 1.440 Euro im Jahr. Bei 120 Personen sind es 14.400 Euro, jedes Jahr, für dieselbe Software. Ab etwa 50 bis 80 Nutzern lohnt es sich, das Mietmodell gegen eine Lizenz mit Eigenbetrieb zu rechnen. Der Punkt kommt früher, als die meisten erwarten.
Sie erben die Verfügbarkeit des Anbieters. Fällt der Dienst aus, können Sie nichts tun außer warten. Das ist selten, aber wenn es passiert, steht die Planung still. Prüfen Sie, ob der Anbieter eine Verfügbarkeit vertraglich zusichert oder nur eine Statusseite betreibt.
Der Export ist der schwierigste Teil eines Wechsels. Fast jedes Tool exportiert Aufgabenlisten als CSV. Deutlich seltener exportierbar sind Kommentarverläufe, Anhänge, Zeitbuchungen und Verknüpfungen zwischen Vorgängen, also genau das, was ein Projekt nach zwei Jahren wertvoll macht. Fragen Sie vor dem Vertragsabschluss nach einem vollständigen Export, nicht danach.
Welche Tools sich auch selbst betreiben lassen
Für die Auswahl ist vor allem eine Zahl relevant: Sechs der achtzehn Cloud-Tools lassen sich alternativ im eigenen Rechenzentrum betreiben. Das sind Allegra, OpenProject, Jira, ZenTao, ProjeQtOr und Projektron BCS.
Diese Gruppe ist interessant, wenn Sie heute schnell starten wollen, sich die Möglichkeit aber offenhalten möchten, das System später selbst zu betreiben. Sie vermeiden damit, den Anbieter wechseln zu müssen, nur weil sich die Betriebsanforderung ändert. Bei allen übrigen Anbietern ist der Mietbetrieb die einzige Option.
Welches Modell für Ihre Organisation das richtige ist, hängt an Betriebskosten, IT-Kapazität und Compliance. Diese Abwägung behandeln wir ausführlich unter Projektmanagement-Software: On-Premise vs. Cloud. Wer die kaufmännische Seite mitbewerten will, findet die passenden Kennzahlen bei den Projektcontrolling-Tools.
DSGVO: wo die Daten Ihres Online-Tools liegen
Für Unternehmen und Behörden in Deutschland ist das die relevanteste Frage an ein Cloud-Tool, und die Antwort fällt schlechter aus, als der Markt vermuten lässt.
Uneingeschränkt DSGVO-konform sind in unserem Vergleich Allegra, OpenProject, MeisterTask und Projektron BCS. Teilweise, meist über wählbare EU-Regionen, erfüllen Asana, Jira, Wrike, MS Project und ProjeQtOr die Anforderungen. Bei ClickUp, Notion, Trello, monday.com, Smartsheet, Quire, Freedcamp, Zoho Projects und ZenTao gibt es keine native DSGVO-Konformität.
Klären Sie drei Punkte konkret, statt sich auf ein Siegel zu verlassen: In welchem Land stehen die Server, wer ist Vertragspartner für die Auftragsverarbeitung, und wie lange werden gelöschte Daten in Backups vorgehalten. Beim Betrieb personenbezogener Projektdaten reicht die Aussage „Server in Europa” nicht aus, wenn der Mutterkonzern außerhalb der EU sitzt.
So wählen Sie ein Online-Projektmanagement-Tool aus
Drei Schritte genügen für eine belastbare Vorauswahl.
- Betriebsmodell festlegen. Reicht reine Cloud, oder brauchen Sie die Option auf Eigenbetrieb? Diese Frage halbiert die Liste sofort und ist später am teuersten zu korrigieren.
- Datenschutzanforderung prüfen. Wenn personenbezogene Daten oder Aufträge der öffentlichen Hand im Spiel sind, bleiben von achtzehn Tools vier.
- Auf zwei Kandidaten testen. Nicht mit einem Demo-Projekt, sondern mit einem echten laufenden Projekt und mindestens drei Personen aus dem Team. Zwei Wochen reichen, um zu sehen, ob die Struktur des Tools zu Ihrer Arbeitsweise passt.
Allegra deckt beide Betriebsmodelle ab und verbindet klassische und agile Planung in einem System. Wenn das zu Ihrer Anforderung passt, finden Sie die Details auf der Seite zur Projektmanagement-Software.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem Online-Projektmanagement-Tool und einer Projektmanagement-Software?
Es gibt keinen inhaltlichen Unterschied mehr. „Online” beschreibt nur den Betriebsmodus im Browser, der heute bei 18 von 19 getesteten Tools zur Verfügung steht. Unterschiede finden Sie bei Funktionsumfang, Hosting-Standort und Preismodell, nicht in der Frage online oder nicht.
Gibt es kostenlose Online-Projektmanagement-Tools?
Ja. Dauerhaft kostenlose Tarife bieten unter anderem Trello, Freedcamp, MeisterTask, Notion, Quire, Jira, Wrike und Zoho Projects, in der Regel begrenzt auf wenige Nutzer oder ohne fortgeschrittene Funktionen. Die Grenze liegt fast immer an derselben Stelle: Sobald Sie Auslastung über mehrere Projekte, Budgets oder rollenbasierte Berechtigungen brauchen, ist der Gratis-Tarif ausgereizt.
Was kostet ein Online-Projektmanagement-Tool?
Die Einstiegspreise liegen fast durchgängig zwischen 5 und 11 Euro pro Nutzer und Monat. MS Project ist mit 25 Euro der Ausreißer nach oben. Rechnen Sie die Summe auf drei Jahre und die volle Teamgröße hoch, bevor Sie vergleichen, denn genau dort entscheidet sich, ob sich ein Lizenzmodell mit Eigenbetrieb lohnt.
Welches Online-Projektmanagement-Tool ist DSGVO-konform?
Uneingeschränkt DSGVO-konform sind nach unserer Bewertung Allegra, OpenProject, MeisterTask und Projektron BCS. Asana, Jira, Wrike, MS Project und ProjeQtOr erfüllen die Anforderungen teilweise, meist über wählbare EU-Regionen. Bei den übrigen Anbietern besteht keine native DSGVO-Konformität.
Kann ich ein Online-Projektmanagement-Tool später selbst betreiben?
Nur, wenn der Anbieter beide Modelle unterstützt. Das trifft auf Allegra, OpenProject, Jira, ZenTao, ProjeQtOr und Projektron BCS zu. Bei reinen Cloud-Anbietern bedeutet der Wechsel zum Eigenbetrieb immer auch einen Wechsel des Tools, mit der Datenmigration als schwierigstem Teil.
Senior Advisor
Jörg Friedrich ist der ursprüngliche Autor der Projektmanagement-Software Allegra und begleitet die Entwicklung bis heute. Er hat viele Jahre Industrieerfahrung als Projekt- und Abteilungsleiter. Er ist darüber hinaus als Professor in der Fakultät Informatik und Informationstechnik an der Hochschule Esslingen tätig.
