Aufgabenmanagement-Software Funktionen
Mit Allegra kannst Du Projektportfolios, Projekte mit Teilprojekten, klassische, agile und hybride Projekte zum Erfolg führen. Weil immer klar ist, wer was bis wann erledigt.
Kanban-Boards
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Vorgänge in der intuitiven Board-Ansicht darstellen -
Per Drag & Drop neu zuweisen oder den Zustand ändern -
Für große Aufgabenmengen verschiedene Listendarstellungen nutzen -
Ansichten flexibel an Deine Bedürfnisse anpassen
Diskussionen
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Alle Informationen und Diskussionen eines Vorgangs an einer Stelle -
Keine Suche mehr nach E-Mails -
Alle Beteiligten sind jederzeit informiert -
Problemlos in die Diskussion einbringen, ohne Kontext zu verlieren
Hierarchie
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Überblick durch hierarchische Strukturierung von Projekten und Aufgaben -
Auch große Vorhaben mit vielen Vorgängen beherrschbar -
Hierarchie für die Vergabe von Berechtigungen nutzen -
Jeder sieht genau das, was er braucht, und nicht mehr
Vorlagen
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Im Handumdrehen neue Projekte aus Projektvorlagen erstellen -
Durchgeführte Projekte als Vorlagen zur späteren Verwendung speichern -
Textvorlagen für die schnelle Beantwortung von Tickets nutzen -
Vorlagen für die Projektdokumentation hinterlegen, damit das Team alle nötigen Dokumente schnell zur Hand hat
Persönliche Dashboards
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Eine der hilfreichsten Funktionen: Dein eigenes Cockpit zusammenstellen -
Aus dem Vorlagenkatalog wählen oder selbst gestalten -
Vielfältige Kacheln und Diagramme nach Bedarf kombinieren -
Die für Dich wichtigsten Informationen auf einen Blick
Automatisierung
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Erinnerungen und Wiedervorlage von regelmäßigen Aufgaben -
Beantwortung von Tickets, Erstellung von Sprints, Weiterleitung von Genehmigungen -
Eskalationen und Schließen veralteter Aufgaben -
Alles, was Du über das Rest-API von außen steuern möchtest
Basisfunktionen
Die folgenden Funktionen stellt die Allegra-Plattform grundsätzlich zur Verfügung.
Aufgabenverwaltung
Alle Arten von Vorgängen und Aufgaben an einem Platz. Wiedervorlage, regelmäßige Termine, Getting Things Done: alles dabei.
Hierarchische Vorgänge
Vorgänge (Aufgaben, offene Punkte etc.) beliebig tief strukturieren und den Überblick behalten.
Hierarchische Bereiche
Projekte beliebig tief in Teilbereiche unterteilen. Auch große Projekte bleiben beherrschbar.
Anpassbare Eingabemasken
Felder selbst anordnen und jedem nur das zeigen, was er braucht.
Anpassbare Attribute
Aus vielen Attributtypen genau die wählen, die Du pro Vorgangstyp brauchst.
Lückenloses Aktionsprotokoll
Jede Änderung wird dokumentiert. So ist jederzeit nachvollziehbar, was passiert ist.
Anhänge
Beliebig viele Anhänge zuweisen, direkt oder als URL. Auch die Volltextsuche berücksichtigt sie.
Dashboard
Alle Projekteckdaten an einem Ort in Echtzeit. Termine und Budgetüberschreitungen sofort erkennen.
Mehrsprachig
Alle Texte der Bedienoberfläche sind update-sicher lokalisierbar und stehen in mehreren Sprachen bereit.
Branding-Anpassung
Serviceportal in bestehende Webseiten integrieren und an Deine Corporate Identity anpassen.
Portfolios
Übersicht über alle Aufgaben mit projektübergreifenden Abfragen und Berichten behalten.
Rollenbasierte Zugangskontrolle
Über Rollenzuweisungen steuern, wer was sehen und ändern darf. RACI-Methodik für vorgangsbezogene Rechtevergabe.
Delegieren und Wiedervorlage
Vorgänge delegieren und auf Wiedervorlage legen. Jederzeit Zugriff auf die delegierten Vorgänge.
Vorgangsverknüpfungen
Beziehungen zwischen Vorgängen erstellen, z.B. „ist Duplikat von“. Beliebig viele eigene Verknüpfungstypen definieren.
Wiederkehrende Aufgaben
Wiederkehrende Aufgaben einmalig definieren und sicherstellen, dass nichts vergessen wird.
Favoriten
Häufig gebrauchte Vorgänge als persönliche Favoriten markieren und in einer eigenen Liste führen.
Workflows
Viel Zeit sparen durch die Automatisierung von Workflows, etwa bei Freigabeprozessen oder im Kundensupport.
Getting Things Done
Persönliche und Team-Produktivität durch die bewährte Getting-Things-Done-Methode verbessern.
Wiedervorlage
Aufgaben an Teammitglieder abgeben und einen persönlichen Termin für die Wiedervorlage setzen.
Excel Import & Export
Vorgänge in Excel exportieren und bestehende Tabellen nach Allegra importieren.
Abhängigkeiten
Aufgaben verknüpfen, die voneinander abhängen. Nachfolger erst starten, wenn der Vorgänger fertig ist.
Zeiterfassung
Zeitaufwand für wichtige Vorgänge erfassen und kundenspezifische Tätigkeitsnachweise erstellen.
Darstellungen und Berichte
Aufgaben so visualisieren, wie es zum Arbeitsstil passt.
Deine Aufgaben
Mit einem Klick eine Liste aller Deiner Aufgaben. Häufig besuchte Vorgänge als Favoriten markieren.
Tabellensicht
Große Mengen an Aufgabeninformationen kompakt und strukturiert darstellen.
Boards
Aufgaben wie Haftnotizen organisieren und in jeder Phase verfolgen. Macht Arbeitsprozesse transparenter.
Zeitleisten
Zusammenhänge im interaktiven Gantt-Diagramm darstellen und Plan mit Ist vergleichen.
Workload
Ressourcen so planen, dass niemand überlastet oder unterfordert ist.
Portfolios
Übersicht über alle Aufgaben mit projektübergreifenden Abfragen und Berichten.
Berichte und KPIs
Aussagekräftige Berichte zusammen mit Microsoft Power BI erstellen und Prozesse anhand von KPIs verbessern.
Dashboard
Alle Projekteckdaten an einem Ort in Echtzeit. Termin- und Budgetüberschreitungen schnell erkennen.
Excel-Export
Projektdaten in Excel exportieren und dort für die gewünschte Darstellung aufbereiten.
Kommunikation
Jeder erhält genau die Informationen, die er braucht.
RACI
Mit dem RACI-basierten Kommunikationsschema bekommt jeder genau die Informationen, die er braucht: nicht mehr und nicht weniger.
Followers
Teammitglieder als Leser oder Editoren zu Aufgaben hinzufügen. Sie sehen oder bearbeiten und werden über Änderungen benachrichtigt.
Chat-Integration
Mit der Slack- oder MS-Teams-Integration informiert bleiben und an Diskussionen teilnehmen, ohne in Allegra angemeldet zu sein.
Erinnerungen
Automatisch per E-Mail oder Chat-Programm an fällige und überfällige Aufgaben erinnert werden.
In App-Benachrichtigungen
Bei zu vielen E-Mails durch die Nachrichtenfunktion innerhalb von Allegra benachrichtigt werden.
Textvorlagen
Mit Textvorlagen schnell Standardantworten auf Standardanfragen erstellen.
Likes
Vorgänge, Dokumente oder Diskussionsbeiträge mit positiver oder negativer Rückmeldung bewerten.
Diskussionen
Mit Teammitgliedern, Partnern und Kunden über integrierte Kommentare, E-Mail oder Chat-Systeme wie Slack und Teams diskutieren.
Wiedervorlage
Aufgaben abgeben und einen persönlichen Termin für die Wiedervorlage setzen.
Besprechungen dokumentieren und nachverfolgen
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Projektbesprechungen effektiv und sofort dokumentieren -
To Dos aus früheren Besprechungen in Echtzeit verfolgen -
Aufgaben direkt beim Schreiben des Protokolls erstellen -
Neue Protokolle aus Vorlagen oder früheren Dokumenten erzeugen -
Jour-Fixe-Protokolle automatisch anlegen -
Protokolle online oder als PDF zur Verfügung stellen
Verwaltung
Teams, Gastnutzer, Projekte und Service Desks verwalten. Jeder erhält die ihm zustehenden Informationen.
Benutzer
Benutzern Rollen in Projekten geben und so Berechtigungen erteilen. Synchronisation mit Active Directory oder LDAP-Verzeichnisserver für einfaches Benutzermanagement.
Gäste
Mit Kunden, externen Anbietern, Auftragnehmern und Partnern in Allegra zusammenarbeiten.
Gruppen
Benutzer in Gruppen organisieren und so die Benutzerverwaltung und Rechtevergabe vereinfachen.
Organisationen
Benutzer Abteilungen oder Firmen zuweisen. Abteilungen hierarchisch organisieren für passende Berechtigungen bei der Ressourcenplanung.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Zugangsschutz durch Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail oder gängige 2FA-Apps erhöhen.
Berechtigungen
Projektberechtigungen über frei definierbare Rollen vergeben. Systemrollen legen fest, wer was im System darf. Die hierarchische Grundstruktur erlaubt verteilte Verwaltung.
Projektverwaltung
Inaktive Projekte archivieren und Übersicht behalten. Daten bleiben jederzeit reaktivierbar.
Datensicherheit
Daten einzelner Bereiche oder ganze Server inklusive aller Konfigurationen exportieren und auf einem anderen Server importieren.
Investitionssicherheit
Selbst über 10 Jahre alte Versionen inklusive aller Konfigurationen und Daten auf den neuesten Stand bringen.
Integrationen
Allegra mit Deinen vorhandenen Tools verbinden.
Rest-API
Über das Rest-API auf alle Allegra-Daten zugreifen, in andere Tools integrieren und Vorgänge automatisieren.
Slack
Updates in einen Slack-Kanal posten, wenn sich Aufgaben ändern. Aufgaben über Slack erstellen, kommentieren, als erledigt markieren und bearbeiten.
E-Mail an Allegra senden
E-Mails an Allegra senden oder weiterleiten, um Aufgaben zu erstellen oder Diskussionen zu starten. E-Mails werden so zu ausführbaren Aktionen.
Gitlab
Gitlab-Commits mit Aufgaben verknüpfen, damit das Team über die jüngsten Codeänderungen informiert bleibt.
MS Power BI
Mit Microsoft Power BI komplexe Berichte auf Basis Deiner Allegra-Daten erstellen.