Service-Desk Funktionen
Übertriff die Erwartungen Deiner Kunden. Allegra Service ist funktional vollständig und trotzdem einfach zu bedienen: vom ersten Kundenkontakt bis zur gelösten Anfrage.
State-of-the-Art Ticketing
Tickets priorisieren, kategorisieren und zuweisen, damit der Überblick gewahrt bleibt. Funktional vollständig und trotzdem einfach zu bedienen.
Team-Posteingang
Eingehende Support-Tickets aus verschiedenen Kanälen in einem gemeinsamen Posteingang verfolgen und verwalten. Dein Team verteilt die Arbeitslast gleichmäßig und behält jederzeit den Überblick.
Wächst mit Dir
Skalierbar vom Start mit wenigen Nutzern bis zum unbegrenzten Ausbau. Allegra wächst mit Deinem Team und Deinen Anforderungen.
Einfach zu benutzen
Benutzerfreundlich auch für Nicht-Experten. Neue Mitarbeiter finden sich schnell zurecht, ganz ohne lange Einarbeitung.
Strukturieren
Produktfamilien, Produktgruppen, Projekte und Aufgabenhierarchien übersichtlich verwalten. Auch komplexe Servicelandschaften bleiben beherrschbar.
Von der Produktidee bis zum Service
Den gesamten Produktlebenszyklus kostengünstig abdecken, von der ersten Idee über die Entwicklung bis zum laufenden Service.
Supportdesk mit RMA
Erstklassige Service-Schnittstelle mit RMA-Unterstützung für Deine Kunden. Rücksendungen und Reklamationen sauber abwickeln und nachverfolgen.
State-of-the-Art Ticketsystem
Dein Kunde meldet sich per E-Mail, über Dein Service-Portal oder per Telefon. Ist er schon bei Dir bekannt, wird die Meldung ihm zugeordnet. Ansonsten kannst Du frei entscheiden, ob Du den Kunden neu registrieren möchtest oder nur seine E-Mail-Adresse für diesen Support-Fall speichern möchtest.
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E-Mail, Service-Portal oder Telefon -
Automatische Zuordnung bekannter Kunden -
Flexible Registrierung neuer Kunden
Aus dem Inhalt der Kundenmeldung kann entweder automatisch, basierend auf Schlüsselwörtern oder Tags oder durch einen menschlichen Dispatcher das Ticket einem geeigneten Mitarbeiter zugewiesen werden.
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Automatische Zuweisung nach Schlüsselwörtern -
Manuelle Zuweisung durch Dispatcher -
Tag-basierte Verteilung
Es kann sein, dass der Mitarbeiter zur Lösung des Tickets Hilfe z.B. vom 2nd Level Support oder der Konstruktion benötigt. Dazu nutzt er die interne Kommentarfunktion, so dass der Kunde von diesem Austausch nichts mitbekommt. Von anderen Änderungen, z.B. dem Bearbeitungsstatus, wird der Kunde immer sofort informiert.
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Interne Kommentare ohne Kundeneinsicht -
Statusänderungen sind für Kunden sichtbar -
2nd Level Support nahtlos integriert
Der Mitarbeiter braucht zur Lösung des Kundentickets noch eine Information vom Kunden. Er schickt diesem eine E-Mail und der Zustand des Tickets wird auf 'Warte auf Antwort' gestellt. Dieser Zustand ist mit einem Time-out versehen, nach dessen Ablauf der Kunde noch einmal erinnert wird, bevor das Ticket dann irgendwann automatisch geschlossen wird.
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Status 'Warte auf Antwort' -
Automatische Erinnerung beim Time-out -
Automatisches Schließen nach Frist
Der Kunde erhält einen Lösungsvorschlag per E-Mail oder per Unterstützung via Telefon oder Videokonferenz. Das Ticket wird damit geschlossen.
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Lösung per E-Mail -
Telefon- oder Videosupport bei Bedarf -
Automatischer Ticketabschluss
Datengestützte Prozessanalyse
Schneller zu guten Entscheidungen
Mit den Visualisierungs- und Analysefunktionen von Allegra stellst Du Entscheidungen auf eine solide Basis. So erkennst Du schnell Engpässe und Spielräume und kannst Deine Prozesse messbar optimieren.
Basisfunktionen
Die folgenden Funktionen stellt die Allegra-Plattform grundsätzlich zur Verfügung.
Aufgabenverwaltung
Alle Arten von Vorgängen und Aufgaben an einem Platz. Wiedervorlage, regelmäßige Termine, Getting Things Done: alles dabei.
Hierarchische Vorgänge
Vorgänge (Aufgaben, offene Punkte etc.) beliebig tief strukturieren und den Überblick behalten.
Hierarchische Bereiche
Projekte beliebig tief in Teilbereiche unterteilen. Auch große Projekte bleiben beherrschbar.
Anpassbare Eingabemasken
Felder selbst anordnen und jedem nur das zeigen, was er braucht.
Anpassbare Attribute
Aus vielen Attributtypen genau die wählen, die Du pro Vorgangstyp brauchst.
Lückenloses Aktionsprotokoll
Jede Änderung wird dokumentiert. So ist jederzeit nachvollziehbar, was passiert ist.
Anhänge
Beliebig viele Anhänge zuweisen, direkt oder als URL. Auch die Volltextsuche berücksichtigt sie.
Dashboard
Alle Projekteckdaten an einem Ort in Echtzeit. Termine und Budgetüberschreitungen sofort erkennen.
Mehrsprachig
Alle Texte der Bedienoberfläche sind update-sicher lokalisierbar und stehen in mehreren Sprachen bereit.
Branding-Anpassung
Serviceportal in bestehende Webseiten integrieren und an Deine Corporate Identity anpassen.
Portfolios
Übersicht über alle Aufgaben mit projektübergreifenden Abfragen und Berichten behalten.
Rollenbasierte Zugangskontrolle
Über Rollenzuweisungen steuern, wer was sehen und ändern darf. RACI-Methodik für vorgangsbezogene Rechtevergabe.
Delegieren und Wiedervorlage
Vorgänge delegieren und auf Wiedervorlage legen. Jederzeit Zugriff auf die delegierten Vorgänge.
Vorgangsverknüpfungen
Beziehungen zwischen Vorgängen erstellen, z.B. „ist Duplikat von“. Beliebig viele eigene Verknüpfungstypen definieren.
Wiederkehrende Aufgaben
Wiederkehrende Aufgaben einmalig definieren und sicherstellen, dass nichts vergessen wird.
Favoriten
Häufig gebrauchte Vorgänge als persönliche Favoriten markieren und in einer eigenen Liste führen.
Workflows
Viel Zeit sparen durch die Automatisierung von Workflows, etwa bei Freigabeprozessen oder im Kundensupport.
Getting Things Done
Persönliche und Team-Produktivität durch die bewährte Getting-Things-Done-Methode verbessern.
Wiedervorlage
Aufgaben an Teammitglieder abgeben und einen persönlichen Termin für die Wiedervorlage setzen.
Excel Import & Export
Vorgänge in Excel exportieren und bestehende Tabellen nach Allegra importieren.
Abhängigkeiten
Aufgaben verknüpfen, die voneinander abhängen. Nachfolger erst starten, wenn der Vorgänger fertig ist.
Zeiterfassung
Zeitaufwand für wichtige Vorgänge erfassen und kundenspezifische Tätigkeitsnachweise erstellen.
Kommunikation
Jeder erhält genau die Informationen, die er braucht.
RACI
Mit dem RACI-basierten Kommunikationsschema bekommt jeder genau die Informationen, die er braucht: nicht mehr und nicht weniger.
Followers
Teammitglieder als Leser oder Editoren zu Aufgaben hinzufügen. Sie sehen oder bearbeiten und werden über Änderungen benachrichtigt.
Chat-Integration
Mit der Slack- oder MS-Teams-Integration informiert bleiben und an Diskussionen teilnehmen, ohne in Allegra angemeldet zu sein.
Erinnerungen
Automatisch per E-Mail oder Chat-Programm an fällige und überfällige Aufgaben erinnert werden.
In App-Benachrichtigungen
Bei zu vielen E-Mails durch die Nachrichtenfunktion innerhalb von Allegra benachrichtigt werden.
Textvorlagen
Mit Textvorlagen schnell Standardantworten auf Standardanfragen erstellen.
Likes
Vorgänge, Dokumente oder Diskussionsbeiträge mit positiver oder negativer Rückmeldung bewerten.
Diskussionen
Mit Teammitgliedern, Partnern und Kunden über integrierte Kommentare, E-Mail oder Chat-Systeme wie Slack und Teams diskutieren.
Wiedervorlage
Aufgaben abgeben und einen persönlichen Termin für die Wiedervorlage setzen.
Verwaltung
Teams, Gastnutzer, Projekte und Service Desks verwalten. Jeder erhält die ihm zustehenden Informationen.
Benutzer
Benutzern Rollen in Projekten geben und so Berechtigungen erteilen. Synchronisation mit Active Directory oder LDAP-Verzeichnisserver für einfaches Benutzermanagement.
Gäste
Mit Kunden, externen Anbietern, Auftragnehmern und Partnern in Allegra zusammenarbeiten.
Gruppen
Benutzer in Gruppen organisieren und so die Benutzerverwaltung und Rechtevergabe vereinfachen.
Organisationen
Benutzer Abteilungen oder Firmen zuweisen. Abteilungen hierarchisch organisieren für passende Berechtigungen bei der Ressourcenplanung.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Zugangsschutz durch Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail oder gängige 2FA-Apps erhöhen.
Berechtigungen
Projektberechtigungen über frei definierbare Rollen vergeben. Systemrollen legen fest, wer was im System darf. Die hierarchische Grundstruktur erlaubt verteilte Verwaltung.
Projektverwaltung
Inaktive Projekte archivieren und Übersicht behalten. Daten bleiben jederzeit reaktivierbar.
Datensicherheit
Daten einzelner Bereiche oder ganze Server inklusive aller Konfigurationen exportieren und auf einem anderen Server importieren.
Investitionssicherheit
Selbst über 10 Jahre alte Versionen inklusive aller Konfigurationen und Daten auf den neuesten Stand bringen.
Integrationen
Allegra mit Deinen vorhandenen Tools verbinden.
Rest-API
Über das Rest-API auf alle Allegra-Daten zugreifen, in andere Tools integrieren und Vorgänge automatisieren.
Slack
Updates in einen Slack-Kanal posten, wenn sich Aufgaben ändern. Aufgaben über Slack erstellen, kommentieren, als erledigt markieren und bearbeiten.
E-Mail an Allegra senden
E-Mails an Allegra senden oder weiterleiten, um Aufgaben zu erstellen oder Diskussionen zu starten. E-Mails werden so zu ausführbaren Aktionen.
Gitlab
Gitlab-Commits mit Aufgaben verknüpfen, damit das Team über die jüngsten Codeänderungen informiert bleibt.
MS Power BI
Mit Microsoft Power BI komplexe Berichte auf Basis Deiner Allegra-Daten erstellen.